Guida alla pianificazione organizzativa: Tipi di piani, passi ed esempi

La pianificazione organizzativa è come tracciare il percorso della tua azienda su una mappa. Avete bisogno di sapere in che direzione siete diretti per rimanere competitivi.

Ma cos’è esattamente la pianificazione organizzativa e come si fa a farla in modo efficace? Questa guida coprirà:

• I diversi componenti o tipi di piani organizzativi?
• Le 5 fasi del processo di pianificazione organizzativa
• Esempi di pianificazione organizzativa
• Strumenti di pianificazione organizzativa

Cosa è la pianificazione organizzativa?

La pianificazione organizzativa è il processo di definizione della ragione di esistere di un’azienda, la fissazione di obiettivi mirati a realizzare il pieno potenziale, e la creazione di compiti sempre più discreti per raggiungere questi obiettivi.

Ogni fase di pianificazione è un sottoinsieme della precedente, con la pianificazione strategica che è la più importante

Ci sono quattro fasi di un piano organizzativo corretto: strategica, tattica, operativa e di emergenza. Ogni fase di pianificazione è un sottoinsieme della precedente, con la pianificazione strategica che è la più importante.

Tipi di pianificazione organizzativa

Strategico

Un piano strategico è il quadro generale dell’azienda. Definisce gli obiettivi dell’azienda per un determinato periodo di tempo, che sia un anno o dieci, e assicura che questi obiettivi siano allineati con la missione, la visione e i valori dell’azienda. La pianificazione strategica di solito coinvolge i top manager, anche se alcune aziende più piccole scelgono di coinvolgere tutti i loro impiegati quando definiscono la loro missione, visione e valori.

Tattica

La strategia tattica descrive come un’azienda implementerà il suo piano strategico. Un piano tattico è composto da diversi obiettivi a breve termine, tipicamente eseguiti entro un anno, che supportano il piano strategico. Generalmente, è responsabilità dei manager intermedi impostare e supervisionare le strategie tattiche, come la pianificazione e l’esecuzione di una campagna di marketing.

Operativo

I piani operativi comprendono ciò che deve accadere continuamente, giorno per giorno, per eseguire i piani tattici. I piani operativi potrebbero includere orari di lavoro, politiche, regole o regolamenti che stabiliscono gli standard per i dipendenti, così come assegnazioni di compiti specifici che si riferiscono agli obiettivi all’interno della strategia tattica, come un protocollo per documentare e affrontare le assenze dal lavoro.

Piani di contingenza

I piani di contingenza aspettano nelle ali in caso di una crisi o un evento imprevisto. I piani di contingenza coprono una gamma di possibili scenari e risposte appropriate per questioni che variano dalla pianificazione del personale alla preparazione avanzata per eventi esterni che potrebbero avere un impatto negativo sul business. Le aziende possono avere piani di contingenza per cose come rispondere a un disastro naturale, un software malfunzionante, o l’improvvisa partenza di un dirigente di livello C.

Le 5 fasi del processo di pianificazione organizzativa

Il processo di pianificazione organizzativa include cinque fasi che, idealmente, formano un ciclo.

La pianificazione strategica, tattica, operativa e di contingenza rientrano in queste cinque fasi.

Sviluppare il piano strategico

I passi in questa fase iniziale includono:

• Rivedere la tua missione, visione e valori
• Raccogliere dati sulla tua azienda, come le metriche che indicano le prestazioni del tuo reparto vendite
• Eseguire un’analisi SWOT; fai un inventario dei punti di forza, delle debolezze, delle opportunità e delle minacce della tua azienda
• Fissa degli obiettivi generali che tengano conto della tua missione, visione, valori, dati e analisi SWOT

Trasforma il piano strategico in passi tattici

A questo punto, è il momento di creare piani tattici. Portate dei manager intermedi per aiutarvi a fare quanto segue:

• Definire gli obiettivi a breve termine – gli obiettivi trimestrali sono comuni – che supportano il piano strategico per ogni dipartimento, come ad esempio fissare una quota per il team di vendita in modo che l’azienda possa raggiungere il suo obiettivo strategico di entrate
• Sviluppare processi di revisione del raggiungimento degli obiettivi per assicurarsi che gli obiettivi strategici e tattici siano raggiunti, come l’esecuzione di un rapporto CRM ogni trimestre e la sua presentazione al Chief Revenue Officer per controllare che il reparto vendite stia raggiungendo la sua quota
• Sviluppare piani di emergenza, come cosa fare nel caso in cui il CRM del team di vendita non funzioni bene o ci sia una violazione dei dati

Pianificare le operazioni quotidiane

I piani operativi, o i processi che determinano come i singoli dipendenti trascorrono la loro giornata, sono in gran parte responsabilità dei middle manager e dei dipendenti che riportano a loro. Per esempio, il processo che un rappresentante di vendita segue per trovare, coltivare e convertire un lead in un cliente è un piano operativo. Gli orari di lavoro, i flussi di lavoro del servizio clienti, o le politiche GDPR che proteggono le informazioni dei potenziali clienti, aiutano il reparto vendite a raggiungere il suo obiettivo tattico – in questo caso, una quota di vendita – quindi rientrano nell’ombrello dei piani operativi.

Questa fase dovrebbe includere la definizione di obiettivi e traguardi che i singoli dipendenti dovrebbero raggiungere durante un determinato periodo.

I manager possono scegliere di impostare alcuni piani, come gli orari di lavoro, direttamente. D’altra parte, i singoli compiti che compongono un piano di vendita possono richiedere l’input dell’intera squadra. Questa fase dovrebbe anche includere la definizione di obiettivi e traguardi che i singoli dipendenti dovrebbero raggiungere durante un periodo stabilito.

Eseguire i piani

È il momento di mettere in azione i piani. Teoricamente, le attività svolte su base giornaliera (definite dal piano operativo) dovrebbero aiutare a raggiungere gli obiettivi tattici, che a loro volta sostengono il piano strategico generale.

Monitorare i progressi e aggiustare i piani

Nessun piano è completo senza periodi di riflessione e aggiustamento. Alla fine di ogni trimestre o del periodo dell’obiettivo a breve termine, i manager intermedi dovrebbero rivedere se hanno colpito o meno i punti di riferimento stabiliti nella fase due, quindi presentare rapporti basati sui dati ai dirigenti di livello C. Per esempio, questo è il momento in cui il manager del reparto vendite potrebbe eseguire un rapporto che analizza se un nuovo processo di gestione della pipeline di vendita ha aiutato il team a raggiungere la sua quota. Un team di marketing, d’altra parte, potrebbe analizzare se i loro sforzi per ottimizzare la pubblicità e le landing page sono riusciti o meno a generare un certo numero di lead per il reparto vendite.

A seconda del risultato di queste revisioni, la vostra organizzazione potrebbe voler aggiustare parti dei suoi piani strategici, tattici o operativi. Per esempio, se il team di vendita non ha raggiunto la sua quota, il suo manager può decidere di fare dei cambiamenti al piano operativo della pipeline di vendita.

Esempi di pianificazione organizzativa

Questi modelli ed esempi possono aiutarti a pensare a come formattare il tuo piano organizzativo.

Strategico

Questo è un piano strategico biennale di una singola pagina per una società fittizia. Notate che gli obiettivi elencati nella sezione “Obiettivi strategici e obiettivi dell’organizzazione” seguono il modello degli obiettivi SMART: Sono specifici, misurabili, perseguibili, rilevanti e basati sul tempo.

Pianificazione della forza lavoro

Le aziende devono usare la pianificazione della forza lavoro per analizzare, prevedere e pianificare il futuro del loro personale. La pianificazione della forza lavoro aiuta a identificare le carenze di competenze, le inefficienze, le opportunità di crescita dei dipendenti e a prepararsi per le future esigenze di personale.

Qui c’è un esempio di un organigramma dal vivo dove le aziende possono visualizzare la loro struttura di gestione e pianificare il futuro

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Tattico

Questo è un piano d’azione biennale per un’amministrazione, che potrebbe anche essere descritto come un piano tattico. Gli obiettivi dell’organizzazione, detti strategici, che sono rilevanti per questo dipartimento sono elencati nella sezione superiore, mentre gli obiettivi più tattici per il manager di questo dipartimento sono elencati sotto.

Operativo

Guarda questo modello di piano strategico. Noterete che i compiti per un singolo dipendente rientrano nella pianificazione operativa. Nota lo spazio all’interno di ogni voce per il manager per lasciare un feedback al dipendente.

Contingenza

Questo piano di contingenza copre come proteggere le informazioni sanitarie sensibili in caso di un’emergenza informatica. I dettagli sono delineati, compreso lo scopo del documento di più pagine, gli standard che devono essere soddisfatti e i passi per soddisfare tali standard.

La pianificazione organizzativa è vitale per un business di successo

Mentre la pianificazione organizzativa è un processo lungo e complesso, è integrale per il successo della vostra azienda. Fortunatamente, il processo diventa più automatico e intuitivo con incontri regolari di pianificazione e revisione.

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