EDI Software

A nessuno piace il cambiamento, ma quando il tuo business cresce, non hai altra scelta che abbracciarlo. È necessario considerare l’adozione di soluzioni efficienti come EDI per semplificare le transazioni con i partner commerciali. Ma data la grande varietà di software e servizi EDI presenti oggi sul mercato, può essere difficile trovare quello che meglio si adatta alle esigenze della vostra azienda. Che siate nuovi all’EDI o utenti di lunga data, questa guida all’acquisto vi aiuterà a capire meglio le vostre scelte in modo da poter trovare la soluzione EDI più adatta a fornire un vantaggio strategico alla vostra azienda.

In particolare, questa guida vi fornirà informazioni sui seguenti argomenti:

Cos’è il software EDI?

Il software EDI (Electronic Data Interchange) è una robusta tecnologia che facilita lo scambio di documenti aziendali da un computer all’altro in un formato elettronico standard tra partner commerciali, permettendo loro di lavorare insieme in modo efficiente. Migliaia di documenti commerciali standard possono essere inviati automaticamente attraverso il software EDI. Alcuni esempi comuni includono stati di spedizione, fatture, ordini di acquisto, documenti di inventario e informazioni doganali.

La tecnologia EDI elimina le comunicazioni B2B manuali, permettendo alle aziende di risparmiare tempo e denaro in tutta la catena di approvvigionamento, aumentare la velocità di elaborazione, ridurre gli errori, migliorare la collaborazione tra i partner commerciali e aumentare la soddisfazione e la fedeltà dei clienti. Poiché EDI è completamente privo di carta e non richiede quasi nessun intervento umano, i documenti aziendali fluiscono direttamente dal sistema informatico del mittente (ad esempio, un sistema logistico o un software ERP) al sistema informatico del destinatario (ad esempio, un sistema di gestione degli ordini).

Caratteristiche del software EDI

Caratteristica	Descrizione
Traduzione EDI	Identifica i dati necessari per scrivere, recuperare le informazioni necessarie da qualsiasi sistema corrispondente (ERP o ordine di vendita, per esempio), organizza i dati in una struttura che il venditore può capire (soddisfa il formato del loro sistema o una struttura d’ordine pre-concordata), e invia la richiesta al venditore
EDI mapping	Traduce le informazioni in un formato che è più facilmente utilizzabile nei nuovi ambienti. Questo include flat-file, XML e altri.
Transazioni sicure	Utilizzo di protocolli come Secured FTP e HTTPS per rendere sicura la comunicazione e mantenere le transazioni tra le parti coinvolte.

Benefici del software EDI

EDI esiste dalla fine degli anni 60, e i benefici hanno sempre dimostrato di essere drammatici. Ecco uno sguardo ad alcuni dei benefici del software EDI:

Beneficio	Descrizione
Miglioramento della velocità	Accelerare il ciclo commerciale di circa il 61%. I messaggi EDI possono essere inviati automaticamente usando flussi di lavoro preconfigurati, così le transazioni tra partner commerciali possono essere completate in pochi minuti invece che in giorni o settimane.
Maggiore accuratezza	L’elaborazione manuale delle transazioni ha un rischio maggiore di errore umano, che può influenzare notevolmente il vostro business. Gli esperti stimano che i problemi di qualità dei dati costano alle aziende statunitensi circa 3 trilioni di dollari all’anno. EDI può fornire circa il 30-40 per cento di riduzione delle transazioni con errori.
Costi di transazione ridotti	Riducete i vostri costi di transazione di circa il 35 per cento. Per gli acquirenti che gestiscono numerose transazioni, il software EDI permette di risparmiare fino a milioni di dollari all’anno grazie agli sconti sui pagamenti anticipati.
Migliore esperienza del cliente	Assicurare la sincronizzazione delle aspettative tra il venditore e l’acquirente, riducendo così l’ambiguità tra le parti e raggiungendo livelli più alti di soddisfazione del cliente. Alcune stime suggeriscono che EDI può diminuire il tempo del ciclo order-to-cash di circa il 20%, migliorando le transazioni e le relazioni tra i partner commerciali.
Miglioramento della gestione dell’inventario	La gestione dell’inventario è fondamentale, in quanto influisce su ogni area della vostra attività, dal piano del magazzino al supporto clienti. Automatizzando il processo di scambio di documenti aziendali, è possibile aumentare facilmente la visibilità della catena di approvvigionamento. EDI ha una funzione di tracciamento che permette di determinare facilmente quale inventario si ha e dove si trova. E poiché EDI fornisce aggiornamenti in tempo reale, è possibile allocare efficacemente le risorse, prevenire le carenze e praticamente eliminare l’inventario in eccesso.

Di cosa ha bisogno la tua azienda?

Se la tua azienda è una piccola impresa, un’organizzazione no-profit o una multinazionale, devi avere un modo preciso, efficiente e tempestivo per scambiare documenti aziendali con i tuoi partner commerciali. Questo significa l’integrazione della soluzione EDI nel vostro attuale sistema di comunicazione B2B. Senza un sistema basato su EDI, il passaggio di ordini e altri documenti ai partner commerciali è costoso, richiede tempo ed è soggetto a errori.

Ci sono molti tipi diversi di EDI, tra cui EDI diretto (noto anche come point-to-point), EDI basato sul web, una rete EDI e una completa integrazione B2B. Ogni tipo di EDI ha i suoi vantaggi e svantaggi a seconda delle dimensioni e delle necessità del tuo business.

• Startup e altre piccole imprese: Le startup e altre piccole imprese che cercano di acquistare una soluzione EDI possono di solito cavarsela con un EDI basato sul web, a cui si può accedere e utilizzare tramite browser web come Google Chrome e Firefox. Usando i browser web, si possono semplicemente compilare moduli standardizzati con i dati aziendali che si vogliono condividere. L’EDI basato sul web è spesso il modo più semplice e conveniente per le piccole e medie imprese per iniziare a scambiare dati aziendali con i loro partner commerciali utilizzando l’EDI. Inoltre, poiché molte soluzioni EDI basate sul web collaborano con grandi rivenditori come Target e Walmart, le complessità che derivano da una tipica configurazione EDI sono ridotte.
• Utenti EDI esistenti che cercano funzionalità aggiuntive: Man mano che il tuo business si espande e ti connetti a più clienti, il tuo software EDI dovrebbe scalare senza la necessità di assumere personale dedicato per gestire le tue capacità EDI. Se hai piani di crescita poco chiari, potresti prendere in considerazione un EDI basato sul cloud per garantire una scalabilità illimitata insieme a strutture di prezzo gestibili e flessibili.
• Grandi aziende: Le grandi aziende in genere gestiscono un grande volume di transazioni, quindi probabilmente seguono un approccio ibrido in cui combinano diversi tipi di EDI per assicurarsi di essere in grado di lavorare in modo efficiente con tutti i loro partner commerciali. Sempre più spesso, le grandi aziende cercano di collaborare con fornitori EDI affidabili che possano gestire la gestione quotidiana del loro sistema EDI.

Miglior Software EDI

Scegliere la giusta soluzione EDI per la tua azienda è abbastanza difficile, poiché c’è una vasta gamma di scelte disponibili sul mercato. Mentre alcune organizzazioni preferiscono gestire il proprio sistema EDI interno, molte cercano di lavorare con un fornitore EDI. Qualunque sia la strada scelta, ecco alcune delle soluzioni EDI più popolari da considerare:

• TrueCommerce è un sistema EDI ed eCommerce che fornisce alle piccole e medie imprese una singola piattaforma da cui gestire tutte le loro transazioni EDI. Progettato per accelerare i processi della supply chain, TrueCommerce collega le aziende a una solida piattaforma commerciale con accesso a oltre 10.000 rivenditori in tutto il mondo.
• B2BGateway è una soluzione EDI conveniente e completamente gestita che consente di aggiungere partner commerciali che non sono EDI-capable. Aggiungere i vostri partner commerciali nel sistema è molto facile, in quanto devono solo pagare una tassa una tantum, più un piccolo costo di manutenzione mensile. Inoltre, se vuoi che il tuo EDI e i programmi di contabilità si interfaccino, B2BGateway si integra completamente con Microsoft SBA, QuickBooks e Sage 50c.

Punti dolenti comuni dell’EDI

Mentre l’EDI promette molto, ci sono anche alcune sfide. Ecco alcuni dei problemi EDI più comuni:

• Problemi di sicurezza. Mentre EDI è ben stabilito e utilizzato in molte industrie e organizzazioni, ci sono ancora problemi relativi alla condivisione delle informazioni con partner EDI o organizzazioni EDI di terze parti. Tali problemi includono la mancanza di fiducia, il rischio che le informazioni riservate siano esposte a causa di violazioni della sicurezza, e i potenziali problemi legali dovuti a regolamenti governativi o organizzativi.
• Gli aggiornamenti delle applicazioni possono causare interruzioni dei dati. Alcuni software aziendali possono interrompere le connessioni EDI, anche quelle che funzionavano bene in passato. Il software di gestione delle relazioni con i clienti, i programmi di pianificazione delle risorse aziendali, il software di contabilità e molti altri sistemi avanzati possono ricevere aggiornamenti o miglioramenti regolari che li rendono incompatibili con il software usato dai tuoi partner commerciali.
• Problemi di integrazione software. Le soluzioni EDI possono impantanare le vostre risorse IT o imporre all’azienda un grande carico di formazione. Senza una formazione adeguata e una stretta osservanza del nuovo protocollo, la transizione dalla condivisione manuale dei documenti all’EDI può diventare disordinata. Inoltre, poiché ci sono diversi standard coinvolti nell’implementazione di EDI, le piccole imprese possono avere difficoltà a scambiare dati con aziende più grandi che fanno uso dell’ultima versione di uno standard di documenti.
• Costo di implementazione e manutenzione. Mentre EDI fornisce enormi benefici di risparmio sui costi, riprogettare e implementare applicazioni software per inserire EDI nel sistema corrente può essere abbastanza costoso, specialmente per le piccole e medie imprese. Anche il mantenimento di un sistema EDI può essere costoso, specialmente se il volume di dati da gestire sta crescendo rapidamente.

Tendenze di mercato del software EDI

• Aumento dell’uso di EDI basato sul cloud. Man mano che il cloud computing si fa strada in uno spettro più ampio di attività aziendali, si prevede che il sistema EDI basato su cloud aumenterà di utilizzo, soprattutto tra le piccole e medie imprese. Sempre più aziende oggi stanno cercando di migrare connessioni, applicazioni, dati e integrazione nel cloud. Il cloud computing sta cambiando le regole per l’implementazione della tecnologia EDI e i modelli di consumo dei servizi.
• Mobile EDI. I dispositivi mobili come smartphone e tablet stanno cambiando il modo in cui le aziende interagiscono con i loro partner commerciali. Alcune aziende stanno iniziando a sviluppare applicazioni per aiutare a mobilizzare la loro catena di approvvigionamento. Poiché le applicazioni aziendali stanno diventando popolari, è solo una questione di tempo prima di poter scaricare un’applicazione mobile legata all’EDI dagli app store.

Scegliere i servizi e il software EDI

Comprendere il flusso dei documenti EDI è fondamentale per considerare le diverse offerte di servizi e software disponibili sul mercato:

1. Un documento aziendale viene creato nel vostro sistema contabile o ERP.
2. Il documento aziendale viene tradotto dal suo formato nativo, quello del sistema contabile, in un file documento EDI.
3. Il nuovo documento EDI viene inviato al provider EDI VAN (rete a valore aggiunto).
4. Il provider EDI VAN consegna elettronicamente il documento alla mailbox EDI del destinatario
5. Il destinatario del documento traduce nuovamente il documento EDI in un documento aziendale leggibile e lo elabora.

Dato il numero di passaggi nel flusso del documento EDI, non sorprende che ci siano provider che si concentrano su ogni passaggio. Ci sono anche fornitori di soluzioni end-to-end. Infatti, alcuni sistemi ERP includono EDI come un modulo integrato che fa parte del sistema sottostante.

Il primo passo del flusso di documenti EDI è la conversione di un documento aziendale in un file EDI. Molte soluzioni software sul mercato forniscono la traduzione EDI. Una considerazione importante quando si esamina il software di traduzione EDI è la compatibilità con il tuo software di contabilità/ERP. L’interoperabilità è la preoccupazione chiave quando si valutano le offerte di traduzione EDI.

I fornitori VANEDI gestiscono la consegna del documento EDI. Il fornitore VAN mapperà il documento secondo gli standard del destinatario, fornirà servizi di test e assicurerà la corretta consegna del file.

Una delle considerazioni più importanti quando si acquista una soluzione EDI è l’ampiezza del servizio. Che tu stia cercando un software di traduzione, un fornitore VAN con cui collaborare o una soluzione ERP completa che incorpori le capacità EDI, ci sono un gran numero di opzioni disponibili per la tua azienda da considerare. Se stai cercando di scoprire quelle che sono appropriate per il tuo business, considera di utilizzare il nostro servizio gratuito di ricerca di software.