Grazie all’avvento della tecnologia, sono finiti i tempi in cui si usava l’inchiostro per firmare su carta. Ora abbiamo le firme elettroniche, conosciute anche come firme elettroniche o firme digitate. Il fatto che queste firme vengano timbrate, siano sicure, tracciabili e facciano risparmiare tempo e denaro le ha rese le preferite dalla comunità degli affari.
Secondo le statistiche, le transazioni fatte usando le firme elettroniche sono salite alle stelle a 754 milioni di dollari negli ultimi cinque anni da 89 milioni di dollari.
Anche se le firme digitate hanno aiutato a velocizzare e migliorare gli affari per circa 20 anni, non molte persone le comprendono. Questo articolo fornirà approfondimenti sul significato delle firme digitate e se sono legali o meno.
Ma andando con la definizione legale, una firma digitata significa un processo elettronico, simbolo o suono che viene associato o attaccato logicamente a un record di un contratto. In base al significato del dizionario di legge, è un modo di accordarsi elettronicamente senza usare carte.
Ma non qualsiasi firma digitata si qualifica come legale. Deve soddisfare alcune qualifiche per essere considerata legale, il che significa che prova la legittimità del vostro contratto. Come molte persone, potresti avere difficoltà a capire se le firme digitate sono legalmente vincolanti o meno. Fortunatamente, lo sono, ma la legge che regola la loro legalità differisce da paese a paese.
La legalità delle firme dattiloscritte
Secondo l’Electronic Signature and Records Association Act degli USA, una firma elettronica diventa pienamente legale solo quando tutte le parti sono d’accordo nell’usarla. Inoltre, in base all’Uniform Electronic Transactions Act, ogni stato dovrebbe avere uno schema di come le firme elettroniche dovrebbero essere usate. Questo vale anche per l’Unione europea.
Ma anche se esiste una legislazione in vari stati e paesi, è saggio fare una ricerca dettagliata online e indagare ulteriormente. In alternativa, è possibile cercare i servizi di consulenti legali per specifiche e chiarimenti. Negli Stati Uniti, le firme digitate sono usate per creare la legge. È possibile presentare una firma elettronica anche in tribunale come prova.
Nel Regno Unito, le firme dattiloscritte sono state accettate sotto la legge del paese dalla Electronic Signatures Regulations nell’anno 2002. Secondo questa legge, non è obbligatorio che un contratto consista in una firma scritta. Affinché un accordo sia valido, è sufficiente che tutte le parti siano d’accordo reciprocamente e comprendano il contratto a fondo. Quindi una firma dattiloscritta costituisce la prova che tutte le parti coinvolte hanno accettato i termini.
Nell’UE, la firma dattiloscritta è stata accettata come legalmente vincolante attraverso una direttiva quadro comunitaria per la firma elettronica. Secondo questa direttiva, una firma elettronica non può essere rifiutata per il semplice fatto che è stata creata elettronicamente.
Come rendere le tue firme dattiloscritte legalmente valide
L’uso di una firma dattiloscritta nel tuo business è legale e accettato. Ma perché sia legalmente valida, è necessario attenersi alle seguenti regole:
- Provare che il firmatario voleva firmare fornendo opzioni come “Annulla”.
- Provare che il firmatario voleva svolgere la sua attività elettronicamente. Assicuratevi di ottenere il consenso del firmatario prima di firmare che accetti di usare una firma digitata nelle vostre transazioni commerciali o nei contratti. Il modo migliore è anche dare l’opzione di firmare su carta e permettere al firmatario di scegliere.
- Dare un attributo preciso della firma digitata del firmatario. Registrare una traccia e-mail, un numero di cellulare, un timestamp e un indirizzo IP. Si può usare un sistema di identificazione come l’identificazione in due fasi per i firmatari. Il firmatario potrebbe vederlo come un passo in più, ma aiuta a migliorare lo standard di attribuzione del firmatario.
- Assicuratevi di collegare o associare la firma al documento firmato.
Se soddisfate tutti i requisiti di cui sopra, tutte le vostre firme digitate vengono definite legalmente vincolanti. Ma ci sono casi in cui le firme digitate non contano. Vi state chiedendo perché? Considerate quanto segue.
Quando le firme digitate sono considerate inappropriate?
Nei casi di cerimonie e documenti significativi come certificati di morte o nascita, divorzio e adozione, le firme digitate non sono considerate. Sono necessari un notaio o più testimoni. Le firme dattiloscritte vengono anche rifiutate se i firmatari non sono esperti di computer.
Comprensione delle firme dattiloscritte
Non c’è dubbio che le firme dattiloscritte hanno migliorato gli affari e aiutato a velocizzare le transazioni commerciali. Affinché la vostra firma elettronica venga riconosciuta come legalmente vincolante, è necessario soddisfare le condizioni spiegate sopra. Ma per alcuni documenti e occasioni particolari, le firme digitate non contano.