I temi per le conferenze sono essenziali per una riunione di successo e possono fare la differenza tra un evento noioso e un programma energizzante e memorabile. Anno dopo anno, può essere una lotta per trovare qualcosa di fresco che risuoni con il vostro team. Il tema della tua convention rappresenta l’idea centrale e il messaggio che vuoi trasmettere.
Una buona premessa fornisce un punto focale o un pezzo centrale da cui si costruisce tutto il resto, inclusi i discorsi, le sessioni di breakout, l’arredamento della sala, il cibo, i ricevimenti e gli incentivi e i premi per i partecipanti.
4 passi per definire i temi della conferenza
#1 – Crea una chiara chiamata all’azione. Quale messaggio vuoi trasmettere e quale azione vuoi che i partecipanti compiano? Determina il tuo messaggio centrale in modo che tutte le persone coinvolte sappiano cosa ti aspetti durante e dopo la conferenza. Questo è il fulcro della scelta di un tema solido con un impatto duraturo.
#2 – Rivedere l’elenco di Chip di temi provati. Chip ha compilato questo elenco di temi di qualità per le riunioni di vendita per aiutare il brainstorming di idee per il tuo evento. Si può anche attingere da eventi attuali, film, TV, sport, musica, storia, o temi sul successo e la vittoria.
#3 – Essere coerenti con l’immagine e il marchio. Assicurati che i temi della tua conferenza siano coerenti con la tua immagine aziendale o il tuo marchio. Mantieni il titolo semplice in modo che tutti lo trovino facile da collegare e da usare. Meno è meglio, quindi non forzare troppo in un programma.
#4 – Integra il tema della tua riunione. Applica i temi della conferenza scelti ad ogni elemento della riunione e oltre. Inizia con gli inviti, i materiali, la segnaletica, il modello di PowerPoint, i premi, i regali, i pasti e i ricevimenti. Seleziona i relatori che hanno la capacità di integrare il tema senza soluzione di continuità nel loro programma. Intreccia tutti gli incentivi, i concorsi e i premi che saranno usati durante l’anno per dare gambe al tema della tua convention.
Viene coinvolto dai relatori già nella fase di pianificazione
Assicurati di comunicare pienamente i temi della tua conferenza sulle vendite o sulla leadership a tutti i relatori in modo che possano trasmettere i messaggi chiave dell’evento. La ripetizione da parte di ogni oratore rafforza la chiamata all’azione della riunione in modo che continui ad influenzare i partecipanti anche dopo la fine della conferenza.
Dai ai tuoi temi della conferenza delle gambe
E’ una sfida enorme trovare dei temi motivanti per la riunione anno dopo anno. Dopo aver selezionato la vostra idea di tema per la conferenza, vorrete prendere tempo per intrecciare creativamente gli elementi per ogni parte della vostra riunione. Seguite questa lista di passi per integrare completamente ogni aspetto per il maggior impatto sui partecipanti:
- Scegliete una combinazione di colori
- Create un logo e un modello PowerPoint per i presentatori
- Chiarite i messaggi chiave del team di leadership e ciò che il tema significa per tutti i presentatori
- Registra i messaggi chiave dei presentatori per il download di Mp3 o CD/DVD per rafforzare i messaggi
- Invia gli inviti teaser per posta, e-mail, con clip audio e video
- Raccorda tutti gli eventi speciali, i pasti e le esperienze con il tuo tema
- Ordina oggetti speciali legati al tema come magliette, borse, t-shirt, cappelli, penne, chiavette, ecc. e metteteli nelle camere d’albergo
- Adeguate il vostro staff con magliette con logo a tema in modo che si distinguano
- Create un programma di follow-up con un sondaggio per garantire che i messaggi appropriati siano stati ricevuti