Come scrivere e aggiornare il tuo manuale per i dipendenti per il 2021

Aggiornato il 17 febbraio 2021

I manuali per i dipendenti nel 2021: La guida definitiva

Un buon manuale per i dipendenti è uno strumento prezioso. Tuttavia, molti imprenditori trascurano l’importanza di un manuale per i dipendenti ben scritto.

Il tuo manuale è uno strumento utile per la tua azienda? In effetti, un buon manuale per i dipendenti lo sarà:

• Stabilire le aspettative per i nuovi assunti
• Codificare, organizzare e aggiornare le politiche aziendali
• Semplificare l’imbarco
• Aiutare i nuovi assunti ad avere successo
• Facilitare la formazione e l’applicazione
• Proteggerti dai problemi di conformità

In questo articolo, facciamo un’immersione profonda nei manuali dei dipendenti: cosa, perché e come. Per aiutarvi a trovare ciò di cui avete bisogno, abbiamo organizzato questa guida in cinque sezioni:

1. Che cos’è un manuale per i dipendenti?
2. Cosa dovete includere legalmente nel vostro manuale per i dipendenti?
3. Esempi di manuale per ispirarti
4. La sfida di mantenere i manuali aggiornati
5. 20 motivi per cui potresti aver bisogno di aggiornare il tuo manuale per i dipendenti

Cos’è un manuale per i dipendenti?

In questa sezione, spieghiamo l’importanza di un buon manuale. In primo luogo, è essenziale per il buon funzionamento. Dovrebbe essere l’autorità di riferimento per le politiche. In secondo luogo, è fondamentale non solo per la formazione dei nuovi assunti. È il primo posto dove cercare chiarimenti legali, per esempio. In terzo luogo, puoi usarlo per mostrare la tua cultura aziendale.

Di cosa ho bisogno per un manuale del dipendente?

Ora che abbiamo discusso la sua importanza, cosa devi mettere nel tuo manuale?

In effetti, praticamente tutto. Dopo tutto, è un manuale d’uso per i nuovi dipendenti, i manager e la leadership. Certamente, se state partendo da zero, aspettatevi di fare diverse bozze. Prenditi il tuo tempo e ottieni input da tutti.

Infatti, un sistema di gestione delle risorse umane (HRMS) rende tutto più facile.

Ora, tuffiamoci dentro. La maggior parte delle grandi aziende copre quanto segue nel loro manuale:

• Politiche aziendali
• Compensazione/benefici
• Termini di impiego
• Detrazioni sul libro paga
• Disciplina
• Tempo libero pagato (PTO)
• Viaggi di lavoro
• Overtime
• Non discriminazione
• Conflitto di interessi
• COVID-19-misure di prevenzione delle infezioni
• Proprietà intellettuale
• Ritorsione
• Telecommuting
• Codice di condotta
• Orario e presenze
• Presenza Presenza
• Etica
• Codice di abbigliamento
• Sicurezza
• Dispositivi mobili
• Social Media
• Cannabis

Importante, un manuale per i dipendenti dovrebbe essere un documento vivo. Pertanto, rivedetelo spesso e aggiornatelo quando è necessario. Per esempio, quando viene approvata una nuova legge. Infatti, gli aggiornamenti proattivi prevengono i problemi. Per esempio, le aziende che hanno creato una politica sui social media 20 anni fa hanno risparmiato un sacco di problemi. Allo stesso modo, le aziende che hanno addestrato i loro responsabili delle assunzioni su domande di colloquio illegali hanno evitato cause legali. Inoltre, quelle che hanno affrontato le molestie sessuali sono state più avanti nel gioco.

Cosa devi avere legalmente nel tuo nuovo manuale per i dipendenti?

Ora che abbiamo discusso il ‘cosa’, discutiamo il ‘perché’. Perché avete bisogno di un manuale? Inoltre, la legge lo richiede? In realtà, il Dipartimento Federale del Lavoro non richiede di avere un manuale, di per sé. Tuttavia, richiedono di informare i dipendenti dei loro diritti. Di conseguenza, alcuni datori di lavoro rinunciano a un manuale per i segnali sul posto di lavoro. Durante l’inserimento, distribuiscono una pila di fogli. I datori di lavoro intelligenti hanno i segnali richiesti sul posto di lavoro più un buon manuale per i dipendenti.

Come fa un manuale incompleto a causare problemi? Considerate questa situazione descritta su Reddit:

Non sapevo di dovermi iscrivere prima dei tre mesi per l’assicurazione sanitaria. Non mi è mai stato detto questo, ho solo supposto che non potevo fino a quando non sono arrivati i miei tre mesi. Ho iniziato a curiosare in giro e ho scoperto che avrei dovuto farlo prima, a quanto pare. C’è qualcosa che posso fare? Potrei davvero usare la copertura sanitaria. Reddit

Leggi statali, federali, locali e sindacali sul posto di lavoro

Prima di iniziare a scrivere un nuovo manuale (o di aggiornarne uno), capire che molte leggi sul posto di lavoro sono in gioco. Se hai dipendenti in più di una città o stato, avrai bisogno di sezioni specifiche per ogni luogo, per esempio.

Clausola d’impiego At-Will

“At-Will” significa che entrambe le parti possono terminare il rapporto di lavoro in qualsiasi momento. In tutti gli stati tranne il Montana, si assume questo accordo per default. Pertanto, se hai dipendenti nel Montana, assicurati di specificarlo.

Pari impiego e anti-molestie

La Commissione per le pari opportunità dei dipendenti (EEOC) regola questo aspetto. Assicuratevi di descrivere in dettaglio il comportamento inaccettabile. Inoltre, dite ai vostri dipendenti cosa fare se sono soggetti a molestie o se le vedono subire da un collega. Inoltre, delineate cosa farete se un dipendente denuncia le molestie.

Federal Medical Leave Act (FMLA)

Oltre al poster FMLA, le informazioni devono essere fornite in forma scritta. Di conseguenza, se un dipendente ha bisogno di prendere un congedo, può consultare il vostro manuale per istruzioni dettagliate.

Occupational Safety and Health Administration (OSHA)

Per avere un posto di lavoro sicuro, i vostri dipendenti devono conoscere le vostre politiche di sicurezza. Come si fa? Innanzitutto, insegnatele in molti modi diversi. Usate la formazione in persona. E non dimenticate i manifesti, in modo che i dipendenti li tengano a mente. Soprattutto, presentatele nel manuale il primo giorno. Dopo tutto, vuoi che i tuoi nuovi assunti capiscano il tuo impegno per la sicurezza.

Politiche per un posto di lavoro libero da droghe

Il Drug-Free Workplace Act del 1988 è terminato nel 2010. Tuttavia, il tuo stato potrebbe avere un programma simile. Pertanto, è una buona idea avere una politica sull’abuso di sostanze, che sia o meno una legge nel vostro stato. Se fate test antidroga, per esempio, le vostre politiche non devono discriminare. In conclusione, assicurati di conoscere le leggi e spiegale nel tuo manuale.

Salario finale e PTO inutilizzato

Le questioni di fine lavoro possono essere soggette a una legge federale o statale a seconda di dove vivi. Per questo motivo, parlate con il vostro team legale. Alcuni stati, per esempio, richiedono ai datori di lavoro di pagare il PTO inutilizzato.

COBRA

Il tuo manuale dovrebbe descrivere cosa succede quando un dipendente si licenzia o viene terminato. Se offrite prestazioni sanitarie, gli ex dipendenti hanno il diritto di iscriversi al COBRA. (COBRA è l’acronimo di Federal Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act. Tra le altre cose, fornisce una copertura sanitaria continua dopo la separazione. Nell’uso pratico, si riferisce al piano di benefici offerto dall’azienda sotto COBRA). Gli ex dipendenti che fanno domanda per il COBRA avranno bisogno di moduli di iscrizione. Perciò, se hai un HRMS, includi un link a questi moduli nel tuo manuale.

Orario e presenze

Ricorda che le leggi sul salario e l’orario sono legate alla registrazione del tempo dei dipendenti. Di conseguenza, sapere come registrare le ore è essenziale. Il tuo manuale dovrebbe spiegare come i dipendenti registrano i turni. Includere le regole per i pasti e le pause, il PTO, il salario minimo, gli straordinari e la settimana lavorativa equa, per esempio.

Disconoscimenti generali

Potrebbero esserci molti documenti in giro. Proteggiti da politiche obsolete o scritte male che sono state create prima delle leggi attuali. Dichiarate chiaramente che il manuale sostituisce qualsiasi altra regola. Questo ti dà anche una misura di protezione da politiche informali o “presunte”. Entrambe potrebbero contraddire le politiche ufficiali o la legge. Come minimo, proteggetevi dichiarando che le politiche sono soggette a cambiamenti.

Riconoscimento e accordo del dipendente

HRMS con firma elettronica semplificano la formazione dei dipendenti. I dipendenti possono leggere le politiche in forma digitale. Poi firmano che le hanno capite e che le seguiranno. Dipendenti, manager e personale amministrativo possono cercare rapidamente nel database qualsiasi modulo. I documenti elettronici semplificano i rapporti.

Esempi di manuali per i dipendenti per ispirarti

Ora che abbiamo discusso i “doveri”, rivediamo alcuni esempi di manuali per i dipendenti. Guarda come questi dipartimenti HR hanno dato vita al loro manuale per i dipendenti. The Motley Fool Employee Handbook Siamo particolarmente orgogliosi di chiamarci “Foolish”, con la F maiuscola. È il nostro biglietto da visita per essere irriverenti. Per istruire e divertire. E dire la verità. Quindi i nostri valori fondamentali possono essere riassunti semplicemente come “Be Foolish”. Motley Fool Employee Handbook

Tesla Employee Anti-Handbook “Chiunque in Tesla può e dovrebbe parlare con chiunque altro in base a quello che pensa sia il modo più veloce per risolvere un problema a beneficio dell’intera azienda. Puoi parlare con il tuo manager. Inoltre, puoi parlare con il manager del tuo manager. E puoi parlare direttamente con un vicepresidente di un altro dipartimento. Inoltre, puoi parlare con Elon, puoi parlare con chiunque senza il permesso di nessun altro”. Anti-manuale del dipendente Tesla

Manuale del dipendente Trello I nuovi assunti a Trello ricevono un manuale organizzato in una bacheca Trello. Completo di immagini affascinanti di cani e gatti adorabili. Puoi vederlo qui.

La sfida di mantenere aggiornati i manuali

Ci vuole uno sforzo continuo per mantenere aggiornato il manuale dei dipendenti. Questo è particolarmente vero per le piccole aziende senza un direttore delle risorse umane. In primo luogo, la persona incaricata non ha sempre il tempo di occuparsi dei dettagli. In alcune aziende, scrivere e aggiornare il manuale è un compito temuto. Di conseguenza, nessuno è ansioso di assumersi la responsabilità e la responsabilità viene passata in giro. In secondo luogo, i costi di stampa affondano i budget limitati. Questo è un peccato. Dopo tutto, le piccole imprese hanno bisogno di un buon manuale tanto quanto quelle più grandi.

Problemi con manuali per dipendenti obsoleti

In questa sezione, parleremo dei problemi con manuali obsoleti. Un manuale obsoleto può fare più male che bene. Soprattutto se le politiche non sono conformi. Un manuale incompleto causa confusione. Inoltre, può essere particolarmente problematico per i nuovi assunti.

Considerate questo esempio: Cosa succede se un nuovo dipendente presume che i benefici sanitari inizino immediatamente? Supponiamo che la vostra azienda abbia un periodo di attesa di 60 giorni. Il dipendente termina la sua copertura precedente prima dell’inizio dei nuovi benefici. Poi il nuovo assunto ha una spesa medica importante. Avrete un dipendente arrabbiato con una montagna di fatture mediche.

Non è il modo di iniziare un nuovo lavoro. Ecco uno scenario migliore: Il manuale spiega chiaramente il periodo di attesa. I nuovi assunti ricevono per email un link al manuale del dipendente non appena accettano l’offerta di lavoro. Nell’e-mail, incoraggiate il nuovo assunto a leggere presto il manuale. Specialmente la sezione sulle politiche dei benefici. L’HR può usare l’HRMS per monitorare i progressi e ricordare al nuovo assunto di finirlo. Quando l’ha letto, il nuovo assunto firma per verificare che ha capito e accetta di rispettare le regole.

Perché potresti aver bisogno di più versioni del manuale

Se hai lavoratori in molti stati, potresti aver bisogno di una sezione separata per ogni stato. Parla con il tuo avvocato d’affari o con il Dipartimento del Lavoro dello Stato. Per esempio, se hai la sede in California, potresti aver bisogno di una sezione separata per i lavoratori di specifiche città. Anche la California ha approvato di recente una nuova legge sulla formazione contro le molestie. Inoltre, lo stato di New York ha esteso il congedo qualificato oltre la legge federale.

Il tuo manuale rappresenta la tua azienda

Quando il tuo manuale per i dipendenti è obsoleto, si riflette male sulla tua azienda. Di conseguenza, ben presto tutti lo ignorano. I dipendenti devono chiedere al loro manager o al personale delle risorse umane ogni volta che hanno una domanda. Informazioni errate e politiche informali si diffondono nella forza lavoro.

20 motivi per cui potresti aver bisogno di aggiornare il tuo manuale per i dipendenti

In questo capitolo, discutiamo 20 motivi specifici per cui potresti aver bisogno di aggiornare il tuo manuale del personale.

Compliance

Tenere il tuo manuale per i dipendenti aggiornato non è semplicemente una questione di convenienza. È necessario per la conformità legale. È importante ricordare che può essere e sarà usato come un documento legale. Sarete tenuti a rispettare gli standard che documentate. Se non avete ancora aggiornato il vostro manuale per il congedo d’emergenza per malattia da coronavirus e l’estensione della FMLA, questo è il momento giusto.

Quando stabilite le vostre politiche di conformità, considerate come formare i vostri dipendenti e documentare la loro comprensione e il loro accordo a seguire le regole. Milioni di aziende statunitensi si stanno rivolgendo ai sistemi di gestione dell’apprendimento (LMS) per una formazione conveniente ed efficace sulla conformità dei dipendenti.

Legalizzazione della marijuana

Inoltre, molti stati hanno legalizzato la cannabis. Tuttavia, la cannabis rimane illegale a livello federale. Di conseguenza, c’è confusione su ciò che questo significa a livello locale. Se il vostro stato ha legalizzato la marijuana, è chiaro che è il momento di aggiornare il vostro manuale per i dipendenti. Per esempio, questo può influenzare le vostre politiche di test antidroga. Scoprire il THC in un test antidroga in uno stato che ha legalizzato l’uso ricreativo dell’erba potrebbe non implicare un crimine. Tuttavia, la vostra azienda potrebbe allinearsi alle leggi federali.

Aggiornamenti su Fair Scheduling, Overtime e FMLA

Certo, le leggi cambiano continuamente. Per esempio, recentemente ci sono stati cambiamenti significativi alle leggi relative alla programmazione. Questo include gli straordinari e il tempo libero pagato (PTO). La pratica migliore è quella di assegnare a un responsabile delle risorse umane il compito di seguire i cambiamenti nella legge sull’occupazione. Inoltre, assicuratevi di parlare con il vostro avvocato e con la vostra società di buste paga per avere aiuto in quest’area.

Modifiche nelle leggi statali sulla discriminazione

Parlando di leggi, per esempio, oltre 20 stati hanno attualmente leggi speciali relative alla discriminazione. Inoltre, molti stati ne stanno considerando di nuove. Poiché le leggi si evolvono, è importante tenere il passo nel vostro manuale per i dipendenti. A proposito, molte aziende hanno adottato una politica più severa di quella federale.

Nuova sede

Se la tua azienda ha aperto una nuova sede, è il momento di aggiornare il tuo manuale per i dipendenti. I dipendenti dovrebbero essere in grado di trovare l’indirizzo ufficiale della vostra nuova sede. Si dovrebbe anche comunicare lo scopo e la funzione, in modo che i dipendenti sappiano quali aree della vostra azienda sono responsabili per i problemi che si presentano. Il manuale è il posto migliore per elencare gli indirizzi ufficiali, le funzioni del sito e le informazioni di contatto.

Offrire un nuovo prodotto o servizio

Ogni dipendente dovrebbe capire il tuo prodotto o servizio offerto. Quando escono nuovi prodotti, aggiungili alla sezione prodotti del tuo manuale per i dipendenti. Inoltre, elencate i prodotti o servizi che non sono più offerti. Non rimuoveteli semplicemente, ma etichettateli come fuori produzione. I dipendenti hanno bisogno di un metodo ufficiale per la disponibilità del prodotto.

Nuovi tipi di dipendenti

Potete definire ruoli lavorativi e tipi di dipendenti per chiarire l’ammissibilità dei benefici. Per esempio, potresti avere appaltatori indipendenti, lavoratori stagionali, interinali o non residenti. Delineate considerazioni speciali o esclusioni dove necessario. Per esempio, i nuovi appaltatori indipendenti potrebbero non essere idonei per un beneficio specifico.

Politiche sui social media

L’uso dei social media continua ad evolversi con l’emergere di nuove piattaforme. Alcune generazioni usano i social media come mezzo primario di comunicazione. Certamente, i social media possono essere una forma potente di comunicazione, promozione e marketing. Ma possono anche essere una perdita di produttività. Quindi, chiarite la vostra politica sull’uso personale e aziendale dei social media. Siate particolarmente specifici sulle conseguenze delle violazioni.

Aumentata consapevolezza delle molestie sessuali e delle implicazioni legali

In effetti, la consapevolezza delle molestie sessuali sul posto di lavoro è aumentata negli ultimi anni. I casi pubblici, l’attivismo e le notizie notturne hanno fatto sì che tutti ci pensassero. Ora è un momento perfetto per aggiornare il vostro manuale per i dipendenti sulle politiche di molestie sessuali. Se non un aggiornamento, forse un chiarimento. Può aiutare i dipendenti a capire meglio la vostra politica. I dipendenti avranno delle domande dopo aver visto le notizie e sentito parlare di conseguenze terribili. Assicuratevi che il vostro manuale per i dipendenti sia chiaro e conciso sulle molestie sessuali.

Ritorsione

La ritorsione del datore di lavoro è ora l’accusa più frequentemente presentata all’EEOC. La ritorsione è quando un datore di lavoro punisce un dipendente per un’azione protetta. Per esempio, denunciando o presentando un reclamo. Rivedete le vostre politiche. Assicurate ai vostri dipendenti che possono sollevare i problemi. Inoltre, spiegate le procedure per segnalare i problemi. Se il vostro manuale ha delle istruzioni, è meno probabile che vi troviate in una situazione incasinata. Questo aiuterà il tuo staff ad affrontare i problemi in modo standardizzato.

Politica dei colloqui

Molti stati hanno vietato le domande sulla storia salariale durante i colloqui. In effetti, il vostro team di gestione e assunzione deve saperlo. La violazione può farvi finire in una causa costosa. È anche un buon momento per pensare al coinvolgimento dei dipendenti. Non è sufficiente aggiornare il manuale dei dipendenti con le nuove leggi. Dovete anche assicurarvi che i dipendenti siano effettivamente coinvolti nel contenuto.

Telecommuting

La vostra azienda ha iniziato a permettere il lavoro a distanza? Chiaramente, è il momento di aggiornare il tuo manuale per molte ragioni. Uno dei principali riguarda le regole di presenza e orario. Infatti, il telelavoro richiede un proprio set di regole. La cosa più importante è delineare quando vi aspettate che i dipendenti remoti siano al lavoro. Spiegate le procedure di registrazione degli orari e delle presenze. Allo stesso modo, aggiorna le politiche sulle pause e sul tempo flessibile.

Controlli dei precedenti penali

Ci sono nuove leggi statali sui controlli dei precedenti. Questa è un’area da tenere d’occhio, specialmente se stai facendo controlli penali di routine. Quindi, aggiornate il vostro manuale per i dipendenti per includere istruzioni, politiche sulla privacy e pratiche accettabili. Inoltre, assicuratevi che i vostri manager siano aggiornati. Infatti, se si fa casino, questo può mettervi in acqua calda. Inoltre, parlate con il vostro consulente legale per sapere come il vostro stato li sta gestendo.

Leggi sui pasti e sulle pause a livello statale

Rivedere e aggiornare spesso le vostre leggi sui pasti e sulle pause. Perché la mancata comunicazione di queste ai vostri dipendenti può comportare delle multe. Certamente, è un’area importante da tenere sotto controllo.

Chiarimenti legali

Se la vostra azienda ha politiche ‘non scritte’ o ‘presunte’, siete su un terreno legale sottile. Certamente, non sono politiche in senso legale e non saranno difendibili. Di conseguenza, potrebbero minare l’integrità del vostro intero manuale per i dipendenti.

Per esempio, c’è un linguaggio ambiguo? O circostanze implicite? Se è così, state aprendo la porta all’interpretazione. Certamente, l’interpretazione può andare in un milione di modi diversi. Prendetevi il tempo di rivedere il vostro manuale dei dipendenti per trovare un linguaggio ambiguo. Aggiornatelo per chiarire la vostra posizione. Non lasciate nulla di intentato (o non modificato). Infatti, quando i dipendenti hanno un punto di forza, c’è spazio per la disputa.

Politiche eque

Il tuo manuale per i dipendenti dovrebbe contenere politiche eque. In particolare, quelle che definiscono le interazioni tra la gestione, i dipendenti e l’azienda. In effetti, rivedete il vostro manuale per assicurarvi che le vostre politiche siano eque. Allo stesso modo, assicurati che i manager capiscano le politiche. Se un manager mostra favoritismi, il vostro manuale per i dipendenti viene minato. Pertanto, rivedete il vostro manuale e rivedete tutte le aree che non sono chiare. Soprattutto, assicurati che tutte le politiche siano uguali e applicate equamente.

Accesso al cloud

Stai sfruttando l’accesso al cloud per il tuo manuale dei dipendenti? Se no, questo è il momento perfetto per iniziare. I manuali del personale basati su cloud sono facili da consultare e disponibili sempre e ovunque. Inoltre, è possibile aggiornarli in tempo reale, se necessario. Non c’è niente di meglio. Di conseguenza, non sarà necessario ristamparlo o distribuire sezioni aggiuntive.

Identificazione dei ruoli lavorativi

I tuoi dipendenti dovrebbero essere sempre in grado di rivedere i ruoli lavorativi aggiornati. Pertanto, ogni ruolo lavorativo dovrebbe includere responsabilità e aspettative di base. In un sistema basato sul cloud, è possibile dare l’accesso secondo necessità. In questo modo, solo i dipendenti con quel ruolo possono vederli.

Streamline Onboarding

Come discusso in precedenza, i manuali basati su cloud migliorano l’onboarding. Il tuo manuale per i dipendenti è il modo migliore per impostare le aspettative. Di conseguenza, date ai nuovi assunti l’accesso al vostro manuale immediatamente. Poi puoi leggere i progressi nel tuo HRMS.

Pietre miliari della crescita

Potresti essere diventato recentemente soggetto alle regole del ‘grande datore di lavoro’. Queste sono federali nella maggior parte dei casi e sono principalmente legate alle leggi sulla discriminazione e all’Affordable Care Act (ACA). I vostri obblighi, tuttavia, dipendono da quanti dipendenti avete. In primo luogo, se hai almeno un dipendente, devi fornire la stessa paga per lo stesso lavoro ai dipendenti maschi e femmine. (Dovresti farlo comunque.) In secondo luogo, se hai da 15 a 19 dipendenti, sei coperto dalle leggi che vietano la discriminazione. In base a razza, colore, religione, sesso (inclusi gravidanza, orientamento sessuale o identità di genere). Più l’origine nazionale, la disabilità e le informazioni genetiche (compresa la storia medica familiare). Inoltre, sei soggetto alla legge che richiede ai datori di lavoro di fornire la stessa paga per lo stesso lavoro.

WorkforceHub per i manuali dei dipendenti

In conclusione, vogliamo presentarti Swipeclock’s HRMS WorkforceHub. WorkforceHub ti aiuta a gestire il tuo manuale per i dipendenti in modo efficiente. Per maggiori informazioni, programmate una demo oggi stesso.

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Stratega dei contenuti e blogger aziendale (oltre 2000 post). Il suo lavoro è stato presentato su G2’s Learning Hub, Human Resources Today, CloserIQ, Better Buys e oltre 500 siti web aziendali. Suona il mandolino bluegrass e le piace fare escursioni nel deserto di roccia rossa del sud dello Utah. Connect with me on LinkedIn

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