Come gestire le deduzioni fiscali per attrezzature e forniture aziendali

Quando arriva il momento per un imprenditore di compilare i moduli per le tasse aziendali, può diventare un po’ confuso quando si cerca di capire come gestire le attrezzature e le forniture acquistate per scopi aziendali. Questi due tipi di acquisti sono considerati in modi diversi per scopi contabili e fiscali.

Alcuni acquisti, specialmente quelli di piccola entità, possono essere spesi, mentre altri acquisti, di solito attrezzature, devono essere ammortizzati (distribuiti nel tempo).

Attrezzature e forniture solo per uso aziendale

Prima di tutto, si noti che questi acquisti sono solo per scopi aziendali, non per uso personale.

Le forniture, come la carta della stampante, non possono essere utilizzate per scopi personali. Anche se questa non sembra una distinzione importante, un controllo dell’IRS potrebbe trovare questi acquisti non deducibili se non si può dimostrare il loro uso come una spesa aziendale.

L’attrezzatura aziendale che può essere utilizzata sia per scopi personali che aziendali è chiamata proprietà elencata. Si può essere in grado di dedurre una certa percentuale del costo delle attrezzature aziendali se si può dimostrare la quantità di uso aziendale.

Spensing vs. Deprezzamento

La cosa più importante da ricordare sulla differenza tra forniture e attrezzature aziendali è che le forniture sono un bene a breve termine o corrente, mentre le attrezzature sono un bene a lungo termine.

I beni correnti sono quei beni utilizzati entro un anno (più o meno), mentre i beni a lungo termine sono utilizzati per diversi anni. Sì, la carta per fotocopie può stare su uno scaffale per più di un anno, ma questa è solo una linea guida generale per classificare i beni a fini fiscali.

Deduci le spese per le forniture

Siccome le forniture sono presumibilmente usate entro l’anno dell’acquisto, il costo delle forniture come attività correnti è elencato come una spesa sul tuo conto economico aziendale (P&L) e preso come deduzione sulle tue tasse aziendali nell’anno in cui sono state acquistate.

Deprezzare le spese per l’attrezzatura

Poiché l’attrezzatura può essere usata per un lungo periodo di tempo, il valore di questa attrezzatura è classificato come un’attività a lungo termine sul bilancio, e il costo è ammortizzato nel tempo (preso come deduzione in incrementi sulla vita utile dell’attrezzatura).

Cosa sono le forniture aziendali?

Le forniture aziendali sono articoli acquistati e tipicamente utilizzati durante l’anno. I tipi più comuni di forniture aziendali sono forniture per ufficio, tra cui spillatrici, note adesive, penne evidenziatrici, e forniture utilizzate per far funzionare fotocopiatrici, stampanti e altre macchine per ufficio.

Se si acquistano forniture per l’uso in prodotti che si producono o vendono, tra cui forniture per imballaggio e spedizione, queste forniture sono gestite in modo diverso per scopi contabili e fiscali.

I rifornimenti per la fabbricazione, la spedizione e l’imballaggio dei prodotti sono contati come inventario e fanno parte del calcolo del costo delle merci vendute. Alla fine di un anno, viene fatto un inventario di queste forniture come parte di questo calcolo.

A fini contabili, le forniture aziendali sono considerate attività correnti. Gli acquisti di forniture aziendali sono dedotti sulla vostra dichiarazione dei redditi aziendale nella sezione “Spese” o “Deduzioni”.

Cos’è l’attrezzatura aziendale?

L’attrezzatura aziendale è una proprietà tangibile utilizzata in un business. L’attrezzatura è considerata più permanente e più duratura delle forniture, che si consumano rapidamente. Le attrezzature includono macchinari, mobili, infissi, veicoli, computer, dispositivi elettronici e macchine da ufficio. L’attrezzatura non include terreni o edifici di proprietà di un’azienda.

L’acquisto di attrezzatura non è contabilizzato come una spesa in un anno; piuttosto la spesa è distribuita lungo la vita dell’attrezzatura. Questo è chiamato deprezzamento. Da un punto di vista contabile, le attrezzature sono considerate beni capitali o beni fissi, che sono usati dall’azienda per fare un profitto.

Tasse sulle vendite di attrezzature aziendali

I guadagni o le perdite sulle vendite di beni capitali, comprese le attrezzature, sono gestiti diversamente, sia dal punto di vista fiscale che contabile, dal regolare reddito di un’azienda dalle vendite. Il guadagno o la perdita sulla vendita è soggetto alle tasse sui guadagni di capitale, tassato ad un tasso diverso dal reddito. Il tasso dipende da quanto tempo il bene è stato venduto, ma di solito non è più alto del 15%. Dovete segnalare le plusvalenze sul vostro Schedule D della vostra dichiarazione dei redditi.

Nuovo modo di dedurre le attrezzature a basso costo

Mentre le attrezzature aziendali, come altre proprietà aziendali, devono essere solitamente ammortizzate, in alcune circostanze potreste essere in grado di dedurre l’intero costo delle attrezzature aziendali. Questa deduzione è chiamata de minimis safe harbor, il che significa che è un’eccezione per piccoli importi. Ecco i requisiti:

Se la vostra azienda ha quello che l’IRS chiama un “rendiconto finanziario applicabile”, potete prendere una deduzione fiscale nell’anno in cui avete acquistato l’attrezzatura per importi pagati per attrezzature aziendali fino a 5.000 dollari per articolo, con una fattura.

Se la vostra azienda non ha un rendiconto finanziario applicabile, potete prendere una deduzione fiscale per 2.500 dollari per articolo, con una fattura, nell’anno in cui avete comprato l’attrezzatura.

Dovete anche notificare all’IRS sulla vostra dichiarazione dei redditi che state prendendo questa deduzione.

Le questioni fiscali sono sempre complicate, e la svalutazione e i guadagni di capitale sono in cima alla lista. Questo articolo è una panoramica generale, non una consulenza fiscale o legale. Fatevi aiutare da un professionista delle tasse per l’ammortamento delle attrezzature o per la segnalazione delle tasse sui guadagni di capitale.