Anche se gli apparecchi fax tradizionali vengono rapidamente sostituiti dalla posta elettronica e dai servizi fax via Internet, è ancora importante sapere come usare questo cavallo di battaglia. Ecco alcune istruzioni di base per inviare e ricevere un fax.
Inviare un fax:
Avviso
Avviso
- Assicurati che il fax sia collegato a una fonte di alimentazione e anche a una presa telefonica funzionante.
- Accendere il fax.
- Avere il numero di fax del fax di destinazione.
- Raccogliere i documenti che si desidera inviare e metterli nell’ordine in cui si desidera riceverli.
- Compilate un foglio di carta separato, chiamato coversheet, con il nome del destinatario, il numero di fax/numero di telefono, il vostro nome, il vostro numero di telefono, un breve messaggio e il numero di pagine (incluso il coversheet).
- Porre i documenti a faccia in su nel vassoio di alimentazione del fax con il coversheet in alto
- Fare il numero di fax del destinatario (istruzioni di composizione per le chiamate internazionali)
- Premere il tasto “fax” o “invio”, a seconda del modello di fax
A questo punto il fax scannerizza ogni pagina del documento nella sua memoria. Dopo che tutte le pagine sono state scansionate, sentirai una serie di toni fax. Questi toni segnalano la “stretta di mano” tra il fax mittente e quello ricevente, stabilendo un collegamento di comunicazione. Attendi qualche minuto mentre il fax viene inviato. Se la macchina fax ha un piccolo schermo, cerca una conferma che il fax è andato a buon fine. Alcune macchine fax stampano anche un breve rapporto di conferma.
Ecco come ricevere un fax:
- Assicurati che la macchina fax sia inserita, accesa e collegata a una presa telefonica funzionante. Questa presa telefonica può essere una normale linea telefonica o una linea fax dedicata. L’importante è che il mittente abbia il numero giusto.
- Assicurati che il fax abbia abbastanza inchiostro nella cartuccia del toner. Le cartucce di toner di solito hanno una sorta di indicatore quando il toner è basso. La maggior parte dei fax moderni ti avvisa anche quando il toner è basso.
- Assicurati che ci sia abbastanza carta da stampante caricata nel vassoio della carta del fax. Sventaglia la carta (fai scorrere il pollice lungo il fondo, separando le singole pagine) per evitare inceppamenti nella macchina.
- Se c’è un telefono sul fax, il telefono squillerà. Non rispondere.
- Aspetta i toni di “stretta di mano” che indicano che il fax sta parlando con la macchina del mittente.
- Il fax inizierà automaticamente a stampare ogni pagina del fax.
- Controlla il coversheet per assicurarti di aver ricevuto tutte le pagine che sono state inviate.
- Se si tratta di un documento importante, è il galateo dell’ufficio chiamare o inviare un’e-mail al mittente per confermare di aver ricevuto il fax.
Nella prossima pagina, parleremo di come risolvere i problemi comuni della macchina fax.