Che cos’è una richiesta d’acquisto?

Negli acquisti, ci sono termini che sono simili ma abbastanza diversi da causare confusione. Una fonte comune di confusione è la differenza tra una richiesta di acquisto e un ordine di acquisto. Capire la differenza tra questi due importanti documenti è essenziale per un flusso di lavoro regolare all’interno della vostra azienda.

Che cos’è una richiesta di acquisto?

Una richiesta di acquisto è un documento formale che viene utilizzato quando un dipendente deve acquistare o ordinare qualcosa per conto della sua organizzazione. Questo documento informa i responsabili di reparto o il personale addetto agli acquisti della decisione in modo che il reparto acquisti possa iniziare il processo di acquisto dei prodotti o servizi richiesti. L’ufficio finanziario utilizzerà la richiesta di acquisto anche per coordinare i rapporti con l’ufficio contabilità.

Come una richiesta di acquisto è diversa da un ordine di acquisto

Gli ordini di acquisto (PO), d’altra parte, vengono emessi dopo che una richiesta di acquisto è stata approvata. L’ordine di acquisto è il documento legalmente vincolante che viene inviato al fornitore con una richiesta di beni o servizi.

“Quando si presenta una necessità di acquisto, la persona o il dipartimento che ne ha bisogno crea una richiesta di acquisto e la invia al team appropriato per l’approvazione. Una volta approvata, la richiesta può essere convertita in un ordine di acquisto.”

Perché la tua organizzazione deve usare le richieste di acquisto nel tuo processo di approvvigionamento

In qualsiasi azienda, c’è sempre un bisogno di qualcosa, sia che si tratti di forniture per ufficio di base o materiali di consumo, attrezzature, materie prime o servizi.

Se ai manager di reparto è permesso fare ordini direttamente ai fornitori, c’è una maggiore possibilità di frode. Per prevenire questo problema, molte aziende operano con un dipartimento di approvvigionamento che è incaricato di trovare e valutare i fornitori e di supervisionare l’intero processo di ordinazione, dalla richiesta di acquisto all’ordine, alla ricezione della merce, passando poi tutto alla contabilità fornitori per il pagamento della fattura. L’ufficio acquisti crea un flusso di lavoro per assicurare la prevenzione delle frodi, il che fa risparmiare denaro all’azienda nel lungo periodo e fa sì che l’approvvigionamento aggiunga valore all’azienda.

Il modulo di richiesta di acquisto è un documento interno. Con questo documento, l’approvvigionamento non ordina beni direttamente dai fornitori, ma avvia un processo formale. La richiesta proviene dal dipartimento in cui i beni o i servizi saranno utilizzati, poi passa attraverso un processo di approvazione – basato sul bisogno, sul budget disponibile, e così via. Questo processo è ciò che fornisce all’azienda il controllo interno sul processo di acquisto. Se il processo di approvazione è seguito correttamente e la richiesta di acquisto è approvata, il processo continua convertendo la richiesta in un ordine di acquisto ufficiale che viene inviato al fornitore. Se viene negata per qualsiasi motivo, la richiesta non diventa un ordine ufficiale e il denaro non cambia di mano.

Per esempio, il dipartimento IT potrebbe essere interessato ad acquistare nuove apparecchiature server per migliorare la sicurezza e rendere il loro lavoro un po’ più facile. Il capo del dipartimento IT o il membro designato del personale addetto agli acquisti userà il modulo di richiesta di acquisto per fare una richiesta formale per i server. Poi, sarà inviata al personale necessario per l’approvazione. Una volta approvata, l’approvvigionamento farà un ordine con il fornitore del server.

Lo stesso vale quando i materiali di base stanno finendo. Un responsabile di reparto compilerà una richiesta di acquisto per indicare quali materiali sono necessari e in quale quantità. Può anche suggerire il fornitore dove i materiali dovrebbero essere acquistati. Verrà inviata all’ufficio acquisti, che esaminerà la richiesta e la approverà, la modificherà o la negherà. Se la richiesta viene modificata o negata, devono fornire una motivazione del perché si è giunti a questa decisione. Se approvata, il dipartimento ha il via libera per creare un ordine di acquisto e richiedere formalmente gli articoli dal fornitore.

Le richieste di acquisto iniziano il processo di acquisto

I dipartimenti di un’organizzazione hanno bisogno di cose di tanto in tanto, e questo documento inizia il processo. Il team di acquisto agirà sulla forza del documento per prendere le sue decisioni. Se sorgono problemi, il documento serve come prova della comunicazione.

I percorsi cartacei mantengono tutti responsabili

Senza un adeguato sistema di controlli e bilanci, qualsiasi membro del personale ha il potenziale per impegnarsi in frodi, ordinando cose a spese dell’azienda per uso personale. Il processo di acquisto formale impedisce che questo accada e assicura sia l’accuratezza che la necessità. I manager di reparto lo esamineranno prima di inviarlo all’ufficio acquisti per formalizzare l’ordine con il fornitore.

Questo è importante per scopi di auditing perché si può vedere chi richiede cosa, chi approva cosa e quando, per assicurarsi che non ci siano problemi con l’eccesso di scorte o articoli non necessari. I documenti possono sempre essere referenziati per determinare i fatti se si presenta un problema.

Il business è protetto

Utilizzando le richieste di acquisto, c’è meno potenziale di frode. Non è probabile che si verifichi una situazione in cui i membri dello staff lavorano con i fornitori per rubare dall’azienda. I beni aziendali sono anche protetti perché la requisizione è la prova che i beni sono stati ordinati. Il documento può essere seguito per assicurare che la consegna sia stata fatta. Usando una requisizione d’acquisto è più facile rintracciare i beni se si verifica un problema.

Prendendo il tempo per centralizzare il vostro sistema di approvvigionamento e richiedendo a tutti i dipendenti di usare documenti formali di requisizione per richiedere le cose di cui hanno bisogno, il flusso di lavoro diventa più efficiente ed è più facile da gestire efficacemente. Anche gli acquirenti ne beneficiano, perché possono raggruppare gli acquisti e sfruttare condizioni più favorevoli con i fornitori.

PLANERGY rende più facile per chiunque nel vostro team creare una richiesta e inviarla tramite approvazione. Una volta approvata, la richiesta si converte in un PO e riceve un numero d’ordine d’acquisto collegato alla richiesta d’acquisto originale, che viene poi facilmente trasferito in una fattura per il pagamento. Tutti i documenti sono collegati in modo da poter vedere la progressione di un articolo attraverso il flusso di lavoro, e la traccia di controllo mostra chi ha fatto quali azioni e quando.

Anche se una richiesta di acquisto può sembrare “solo un documento”, ha un posto importante nel processo di approvvigionamento di un’organizzazione. Serve come strumento di controllo, aiuta a prevenire le frodi e garantisce che tutti gli acquisti siano autorizzati.