Volt már része olyan projektben, amely nem a tervek szerint ment?
Nem jó érzés.
Pocsékolt idő, elpocsékolt erőforrások. Elég frusztráló minden érintett számára.
Ezért olyan fontos, hogy átfogó projektmenedzsmenttervet készítsen, mielőtt a projektje elindul.
Ezzel az útmutatóval azt vizsgáljuk meg, hogyan készítsen és tervezzen sikeres projektmenedzsmenttervet.
Egyszerűen testreszabható sablonokat is bemutatunk, amelyeket még ma létrehozhat a projektmenedzsment tervkészítőnkben.
- Mi a projektmenedzsment terv?
- Melyek a projektmenedzsment terv részei?
- A projektmenedzsment tervnek a következő részeket kell tartalmaznia:
- Hogyan írjon projekttervet?
- 1. Emelje ki a projektterv kulcselemeit a vezetői összefoglalóban
- Gantt-diagram segítségével vizuálisan ábrázolja a projekt ütemtervét
- Tisztázza a projektcsapat struktúráját a csapat szervezeti ábrájával
- Készítsen szervezeti ábrát szervezeti ábra készítőnkkel.
- Rendezze a projekt kockázati tényezőit egy kockázati bontási struktúrában
- Optimalizálja a munkafolyamatokat az üzleti folyamatokat kezelő szoftverekkel.
- Tervezzen előre: készítsen projektállapot-jelentéseket, hogy tájékoztassa az érdekelt feleket az előrehaladásról
- Projektmenedzsment terv sablonok
- Építési ajánlat sablon
- Egyszerű projektmenedzsment terv sablon
- Egyszerű projektmenedzsment kommunikációs terv sablon
- Kereskedelmi fejlesztési projektterv sablon
- A tanulság: A projektterv legjobb gyakorlatai
Mi a projektmenedzsment terv?
A projektmenedzsment terv egy hivatalos dokumentum, amely meghatározza, hogyan fog megvalósulni egy projekt. Körvonalazza a projekt hatókörét, céljait, költségvetését, ütemezését és eredményeit, és elengedhetetlenül fontos ahhoz, hogy a projektet a megfelelő irányban tartsuk.
A projekt életciklusának projekttervezési szakaszában írja meg a projekttervet, amelyet az érdekelt feleknek jóvá kell hagyniuk, mielőtt a projekt a végrehajtási szakaszba léphet.
Ha e kifejezések közül néhány új az Ön számára, akkor a projektmenedzsment szakkifejezésekről szóló bejegyzésben tájékozódhat.
Ez azt jelenti, hogy a projekttervnek magával ragadónak, szervezettnek és elég alaposnak kell lennie ahhoz, hogy elnyerje az érdekeltek támogatását.
További olvasmányok: Új a projektmenedzsmentben? Olvassa el a projekt életciklusának 4 szakaszáról szóló blogbejegyzésünket.
Melyek a projektmenedzsment terv részei?
Mielőtt elkezdené összeállítani saját tervét, ismernie kell egy tipikus projektterv főbb összetevőit.
A projektmenedzsment tervnek a következő részeket kell tartalmaznia:
- Vezetői összefoglaló: A jelentés tartalmának rövid leírása
- A projekt terjedelme & A végtermékek: A projekt határainak felvázolása, és annak leírása, hogy a projekt hogyan bontható mérhető eredményekre
- Projekt ütemterv: A projektfeladatok és mérföldkövek magas szintű áttekintése (ehhez jól használhatóak a Gantt-diagramok)
- Projekt erőforrásai: A projektcélok eléréséhez szükséges költségvetés, személyzet és egyéb erőforrások
- Kockázat- és problémakezelési terv: Azon tényezők listája, amelyek kisiklathatják a projektet, valamint a problémák azonosításának, kezelésének és ellenőrzésének terve
- Kommunikációkezelési terv: Egy terv arra vonatkozóan, hogy a csapat és az érdekelt felek kommunikációja hogyan fog zajlani a projekt során
A projekttervnek alapvetően azt kell megmondania az érdekelt feleknek, hogy mit kell elvégezni, hogyan kell elvégezni, és mikor kell elvégezni.
Ezzel együtt, egy méret nem illik mindenkire. Minden projektmenedzsmenttervet az adott iparágra és a projekt körülményeire kell szabni.
Ez a marketingterv például ügyfélközpontúnak tűnik. Arra van szabva, hogy eladja az ügyfélnek az ügynökséget:
Ez a kereskedelmi fejlesztési terv viszont konkrét célokra és részletes ütemtervre összpontosít:
Amivel ezek az alapok már az úton vannak, lássunk néhány tippet egy olyan projektmenedzsmentterv elkészítéséhez, amely éppoly magával ragadó, mint amilyen profi.
További olvasmányok: Ha ajánlatot szeretne készíteni, olvassa el mélyreható üzleti ajánlati útmutatónkat. Ezután próbálja ki állásajánlat-sablonjainkat vagy üzleti ajánlat-sablonjainkat.
Hogyan írjon projekttervet?
1. Emelje ki a projektterv kulcselemeit a vezetői összefoglalóban
A vezetői összefoglaló a projektterv legfontosabb tartalmának rövid leírása.
Általában ez az első, amit az érdekeltek elolvasnak, és úgy kell működnie, mint a teljes terv Cliff’s-notes változata.
Ez érintheti a projekt értékjavaslatát, céljait, eredményeit és fontos mérföldköveit, de tömörnek kell lennie (végül is ez egy összefoglaló). Először is győződjön meg róla, hogy kidolgozott egy koncepcióbizonylatot.
Ez a példa szerint az összefoglaló oszlopokra bontható, hogy szembeállítsa a meglévő problémát a projekt megoldásával:
A kétoszlopos formátum és az egyértelmű fejlécek segítenek az információk tagolásában, így rendkívül könnyen, egy pillantással olvashatóvá válik.
Itt egy másik példa a projektmenedzsmentterv vezetői összefoglalójára. Ez nagy betűtípusokkal és hasznos ikonokkal vizuálisan kiemeli a legfontosabb tudnivalókat:
Ebben az esetben a kiemelt tények és számok különösen könnyen átolvashatók (aminek az érdekeltek biztosan örülnek).
A vezetői összefoglaló azonban nem mindig lesz ilyen egyszerű.
Nagyobb projektek esetében a vezetői összefoglaló hosszabb és részletesebb lesz.
Ez a projektmenedzsment terv sablon szöveges összefoglalót tartalmaz, bár a félkövér fejlécek és az eltérő háttérszínek megakadályozzák, hogy túlterhelőnek tűnjön:
Az is jó ötlet, ha szakaszokra osztod, és minden szakasznak külön fejlécet adsz:
Függetlenül attól, hogy hogyan szervezi meg az összefoglalóját, annak előzetest kell adnia az érdekelt feleknek arról, hogy mi következik a projektmenedzsmentterv többi részében.
Gantt-diagram segítségével vizuálisan ábrázolja a projekt ütemtervét
A gondosan megtervezett projekt ütemterv minden projekt sikerének kulcsa. Enélkül a projektje valószínűleg a határidők elmulasztásának, a rossz csapatirányításnak és a terjedelmi kúszásnak a zűrzavarába omlik össze.
Szerencsére az olyan projekttervezési eszközök, mint a Gantt-diagramok és a projektidővonalak megkönnyítik a projekt ütemtervének elkészítését. Vizuálisan ábrázolhatja az egyes projektfeladatokat, hozzáadhatja a főbb mérföldköveket, majd megkeresheti az esetleges függőségeket vagy konfliktusokat, amelyeket nem vett figyelembe.
Ez a Gantt-diagram sablon például egy teljes negyedévre vonatkozóan vázolja fel a magas szintű projekttevékenységeket, a feladatok színkódolásával csapatonként:
A fentihez hasonló magas szintű ütemterv valószínűleg elegendő a projektirányítási tervéhez. Minden csapat vissza tud majd hivatkozni erre az ütemtervre a projekt során, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az ütemtervben haladnak.
De még a projekt kezdete előtt bele kell ásnia magát, és a projektfeladatokat az egyes csapattagok szerint kell lebontania, mint például ebben a Gantt-diagram-példában:
A projekt későbbi végrehajtási és ellenőrzési fázisaiban meg fogja köszönni, hogy részletes vizuális ütemtervet készített, amelyet nyomon követhet és módosíthat, ha a dolgok változnak.
Egy projektmenedzsment eszközt is használhat, hogy a csapatát szervezetten tartsa.
További olvasmányok:
Tisztázza a projektcsapat struktúráját a csapat szervezeti ábrájával
A projekttervezés egyik legnehezebb része a csapat összeállítása és összehangolása a projekt elképzeléseivel.
A csapat összehangolása pedig a kommunikációról szól – a projektcélok kommunikálása, az érdekelt felek kéréseinek kommunikálása, a nagy döntések mögötti indoklás kommunikálása… a lista folytatható.
Ez az a pont, ahol a jó projektdokumentáció kulcsfontosságú! Olyan dokumentumokat kell létrehoznia, amelyekhez a csapata és az érdekelt felek hozzáférhetnek, ha kérdésük van, vagy útmutatásra van szükségük.
Az egyik könnyen dokumentálható dolog vizuálisan a csapat felépítése, egy ilyen szervezeti ábra segítségével:
A szervezeti ábrán néhány alapvető információt kell feltüntetnie, például a csapat hierarchiáját és a csapattagok elérhetőségét. Így az érdekelt felek minden szükséges információt kéznél tudnak tartani.
De ezen kívül feltüntetheti az egyes csapattagok magas szintű feladatait és a csapaton belüli kommunikációs csatornákat (így a csapata pontosan tudja, hogy mi a felelőssége).
Itt van egy másik egyszerű szervezeti struktúra sablon, amelyet kiindulópontként használhat:
Készítsen szervezeti ábrát szervezeti ábra készítőnkkel.
Rendezze a projekt kockázati tényezőit egy kockázati bontási struktúrában
A projekttervezés nagy része azon tényezők azonosítása, amelyek valószínűleg kisiklathatják a projektet, és olyan tervek és folyamatok kidolgozása, amelyekkel kezelni tudja ezeket a tényezőket. Ezt általában kockázatkezelésnek nevezik.
A kockázatkezelési terv kidolgozásának első lépése az összes tényező felsorolása, és itt jön jól egy kockázati bontási struktúra. A kockázati bontási struktúra a projektkockázatok hierarchikus ábrázolása, kategóriák szerint rendszerezve.
Ez a kockázati bontási struktúra sablon például a projektkockázatot műszaki kockázatra, vezetési kockázatra és külső kockázatra bontva mutatja be:
Amikor elkészítette a kockázati bontási struktúrát, készen áll arra, hogy minden egyes kockázatba mélyen belemerüljön (hogy felmérje és megtervezze az esetleges kiváltó okokat és következményeket).
Optimalizálja a munkafolyamatokat az üzleti folyamatokat kezelő szoftverekkel.
Tervezzen előre: készítsen projektállapot-jelentéseket, hogy tájékoztassa az érdekelt feleket az előrehaladásról
Amint korábban említettem, a kommunikáció minden projektben alapvető fontosságú.
De még így is, amit a projektvezetők gyakran figyelmen kívül hagynak, az a kommunikációs menedzsmentterv – egy terv arra vonatkozóan, hogy a projektcsapat hogyan fog kommunikálni a projekt érdekelt feleivel. A projektkommunikáció túl gyakran merül ki ad-hoc e-mailekben vagy az utolsó pillanatban tartott megbeszéléseken.
Ezt elkerülheti, ha előre tervez. Kezdje egy projektindító megbeszéléssel, és a kommunikációs terv részeként foglaljon bele egy projektállapot-jelentéssablont.
Itt egy példa egy egyszerű projektállapot-jelentésre, amelyet heti rendszerességgel küldhet az érdekelt feleknek:
Ez a jelentéstípus felbecsülhetetlen értékű a projekt előrehaladásáról szóló frissítések közléséhez. Világos, következetes formátumban mutatja be, hogy mit ért el, ami segíthet a problémák jelzésére, mielőtt azok felmerülnének, bizalmat építhet az érdekelt felekkel, és megkönnyíti a projektteljesítményre való reflektálást, ha elérte a célokat.
A nagyobb, havi vagy negyedéves frissítésekhez érdemes lehet egy szélesebb körű állapotjelentést is mellékelnie, mint például ezt:
A fenti sablon lehetővé teszi, hogy tájékoztassa az érdekelteket az olyan fontosabb frissítésekről, mint az új költségvetési követelmények, a módosított befejezési dátumok és a projekt teljesítményének értékelése.
Még a projekt aktuális mérföldköveinek vizuális megjelenítését is beillesztheti, mint az alábbi példa:
Kér további tippeket a kommunikációját javító vizuális elemek létrehozásához? Olvassa el a vállalkozásoknak szóló vizuális kommunikációs útmutatónkat.
Projektmenedzsment terv sablonok
A projektmenedzsment terv valószínűleg a legfontosabb dokumentum, amelyet az érdekelt felek Öntől kapnak (magán a projekten kívül).
Ez tartalmazza az összes olyan információt, amely alapján az érdekeltek eldöntik, hogy a projektje előrehalad-e, vagy a kukába kerül.
Ezért érdemes egy projektmenedzsment tervsablonnal kezdeni. Egy sablon használata segíthet az információk logikus rendszerezésében, és biztosíthatja, hogy azok elég vonzóak legyenek ahhoz, hogy lekössék az érdekelt felek figyelmét.
Építési ajánlat sablon
Az építési ajánlat valószínűleg több más ajánlattevővel versenyez. Ezért fontos, hogy jól csinálja.
Kezdje a projekt aprólékos áttekintésével, mint ennek a sablonnak a második oldalán:
Még ha úgy gondolja, hogy ez a projekt hasonló lesz a többihez, amit korábban már csinált, fontos, hogy a részletekre is ügyeljen.
Ez segít abban is, hogy megértse a munkaterületet, így megfelelően fel tudja becsülni a költségeket, és olyan árajánlatot kap, amely nem túl magas vagy alacsony. Az Ontario Construction News nagyszerű tanácsokat ad ehhez a folyamathoz.
Egyszerű projektmenedzsment terv sablon
Ez az egyszerű projektmenedzsment terv sablon, amely világosan meghatározza az összes információt, amelyre az érdekelt feleknek szüksége lesz:
Egyszerű projektmenedzsment kommunikációs terv sablon
A projektmenedzsment fontos része, hogy mindenki képben legyen. Egy projektkommunikációs terv biztosítja, hogy mindenki tudja, hogyan, hol, kivel és mikor fog kommunikálni a csapat a projekt során.
A kulcs az, hogy kitaláljuk, milyen kommunikáció értékes az érdekeltek számára, és mi az, ami egyszerűen túlterhelő, és nem vezet jobb döntésekhez.
Ez a sablon világosan felvázolja mindezeket a tényezőket, hogy segítsen az elvárások kezelésében, és megszüntesse a zavart azzal kapcsolatban, hogy mit és mikor fognak kommunikálni:
Kereskedelmi fejlesztési projektterv sablon
Az alábbi projektmenedzsment terv sablon egyszerű és minimális, mégis egyedi elrendezést és egyszerű vizuális elemeket használ, hogy könnyen olvasható, szkennelhető projekt áttekintést készítsen.
Ez a sablon tökéletesen alkalmas épület- vagy építésmenedzsmenthez, illetve bármilyen műszaki projekthez:
A projektterv sablon kiválasztásakor olyan sablont keressen, amely elég rugalmas ahhoz, hogy az érdekelt felek bármilyen változtatást kérhetnek, mielőtt jóváhagyják a projektet. Soha nem tudhatja, mi változhat a projekt korai tervezési szakaszában!
A tanulság: A projektterv legjobb gyakorlatai
- Használjon fejléceket, oszlopokat, és kiemeléseket, hogy a vezetői összefoglaló könnyen olvasható legyen
- Pontozza a projekt ütemezését Gantt-diagrammal (a feladatok színkódolásával osztályonként vagy csapattagonként)
- Használjon vizuális eszközöket, például szervezeti diagramokat és kockázati bontási struktúrákat a csapaton belüli és az érdekeltekkel való kommunikációhoz
- Válasszon egy rugalmas sablont, amelyet az érdekeltek kéréseihez igazítva frissíthet