Pozitív hangnem: Az számít, hogyan mondod

by Leigh Geraghty

Az üzleti írás kihívásairól kérdezve, workshopjaink résztvevői közül sokan mondják, hogy gondjaik vannak az üzenetük hangnemével. A tónus az írás érzelmi minőségét írja le. Az írónak az olvasóhoz való hozzáállását tükrözi, és befolyásolja, hogy az olvasó hogyan fog reagálni. Az írók hajlamosak nagy erőfeszítéseket tenni annak érdekében, hogy kompetensnek és professzionálisnak tűnjenek, de nem mindig biztosak abban, hogyan teremtsenek pozitív hangnemet.

Három lehetőség a hangnemre

Ha a hangnemről van szó, három lehetőségünk van: pozitív, negatív vagy semleges.

Pozitív hangnem: A pozitív hangnem mindig a legjobb választás. Nem csak arról van szó, hogy kedvesek legyünk – a pozitív hangnem világosabb, és segít a dolgok elvégzésében, mert megfogalmazása egyszerűbb, és kevesebb szót használ. Az üzenetek pozitív megfogalmazásával arra ösztönzi az embereket, hogy elfogadják az elképzeléseit, és jó kapcsolatokat alakít ki a jövőre nézve. A pozitív hangnem növeli a hitelességet.

Negatív hangnem: A negatív hangnem hajlamos arra, hogy az olvasó dühösnek és védekezőnek érezze magát, és ronthatja az Ön szakmai megítélését. Bár a negatív kifejezéseket tartalmazó mondatok megfelelésre késztethetnek, ritkán eredményeznek boldog együttműködést. A negatív hangnem emellett megnehezítheti az üzenete megértését és megjegyzését.

Neutrális hangnem: A semleges hangnem a pozitív vagy negatív nyelvezet hiánya. A semleges hangnemnek nincsenek érzései – csak a tények. Bár ez elég ártatlannak tűnhet, a semleges hangnem magában hordozza a negatív értelmezés kockázatát, az olvasó hangulatától függően. Valójában a semleges hangnem ridegnek vagy akár ridegnek is tűnhet.

Üzleti írásokban mindig a pozitív hangnem a legjobb választás – még akkor is, ha az üzenet negatív. Mindig úgy írj, hogy az olvasónak próbálj segíteni, és építsd a kapcsolatot, még akkor is, ha bosszús vagy.

Hogyan teremts pozitív hangnemet

A hangnemet a szó- és kifejezésválasztásod, a nézőpontod, valamint a szavak és mondatok összerakásának módja közvetíti. Íme néhány tipp a pozitív hangvételű íráshoz:

1. Kerülje a negatív kiváltó szavak használatát, mint például:

.

vita rossz de gondatlanság panasz veszélyes adósság defekt

késleltetés nehéz kételkedés erőltetés hiba kudarc hiba mindegy

felelősség tévedés . megjelölt kell nem soha nyilvánvaló probléma

elutasítani szomorúan kell . megáll szörnyű szerencsétlen pazarlás hiba

1. Ehelyett használd ezeket a pozitív szavakat:

előny bonusz fényes tiszta

egyszerű hatékony energia biztos

gyors fókuszált most boldog

hatalmas egyszerű erős

1. A mondat pozitív alakját használja. A “Ne felejtsen el tárgyalótermet foglalni” helyett adja át az üzenetet pozitívan: “Ne felejtsen el tárgyalótermet foglalni.”

1. Ahelyett, hogy a problémára koncentrálna, inkább a megoldásra vagy a cselekvésre összpontosítson. Például változtassa meg a “Sajnálom, hogy nem tudjuk megvitatni az eladási árak felső határát, mert a kulcsfontosságú döntéshozó hétfőig nem ér rá” szöveget “Hétfőn, amikor a kulcsfontosságú döntéshozó ráér, megvitathatjuk az eladási árak felső határát.”

1. Kerülje a hosszú magyarázatokat, és koncentráljon a megoldásra. A “Február 13-tól február 18-ig nem leszek a városban, és csak ezután tudok önnel találkozni” helyett egyszerűen mondja azt, hogy “Február 18-a után tudok önnel találkozni.”

1. A “nem” szó elhagyásával használjon antonimákat. Például:

Instead of He did not accept help. The office will not be open. They were not present.

Use He declined help. A hivatal zárva lesz. Nem voltak jelen.

A hang minden írásbeli kommunikációban jelen van, akár választásról, akár véletlenről van szó. Ha pozitív hangnemet választ, pozitív kapcsolatokat épít és tart fenn, professzionális képet sugároz, és könnyebben megvalósítja céljait.