Paystub Excel sablon

Míg minden alkalmazott örömmel veszi át a fizetését, a pénzt kísérő fizetési csekk is elengedhetetlen. Ez a Paystub Excel sablon részletesen tartalmazza a fizetésük részleteit a fizetési időszakból. És bár a fizetési csekkeket a szövetségi szabályozás nem írja elő, az államok több mint fele megköveteli a fizetési csekkek nyilvántartását. Ezek közül tizenegy állam megköveteli a munkáltatóktól, hogy a digitális helyett a bérjegyzék fizikai példányát nyújtsák be.

De még akkor is, ha nem az említett államok egyikében működteti vállalkozását, a Fair Labor Standards Act előírja, hogy pontos nyilvántartást kell vezetnie a ledolgozott órákról és a kifizetésekről. Valójában a törvény tizennégy különböző alapvető nyilvántartást sorol fel, amelyeket a munkáltatónak minden egyes nem mentesített munkavállalóról meg kell őriznie.

Ezek a nyilvántartások azok az információk, amelyeket jellemzően a bérjegyzék tartalmaz. Tehát még ha nem is ad át másolatot a munkavállalóinak, akkor is nyilvántartást kell vezetnie. Ez azt jelenti, hogy szüksége van egy rendszerre a munkáltatói fizetések, levonások és ledolgozott órák nyomon követésére.

Ez az Excel bérszámfejtő kalkulátor segíthet a nyilvántartási folyamat egyszerűsítésében egy egyszerű adatbázis segítségével. Ha pedig bérjegyzékeket szeretne készíteni, hogy azokat kinyomtassa és átadja az alkalmazottaknak, erre is van egy egyszerű módszer.

Az Excel ugyan elsősorban egy táblázatkezelő, de egyszerű adatbázisként is használható. A kulcs ahhoz, hogy ez a munkavállalói adatbázis excel sablon megfelelően működjön, ezekben az adatbázisfunkciókban rejlik. Ezután a bérjegyzék a VLOOKUP segítségével húzza ki az adatokat az adatbázisból.

A sablon tartalma

Az ehhez a munkavállalói adatbázis excel sablonhoz tartozó ZIP fájl letöltésekor két különböző munkalapot kap:

• Fizetési jegyzék Excel sablon adatbázisával a munkavállaló neve alapján
• Fizetési jegyzék Excel sablon adatbázisával a munkavállaló azonosítója alapján

Mindkét munkalap több munkalapot tartalmaz. Mindegyik letölthető fizetési csekk sablonban talál:

• használati útmutatót,
• egy beállítási lapot a sablon testreszabásához,
• egy alkalmazotti béradatbázist az alkalmazotti rekordok beviteléhez, és
• egy fizetési csekk sablont, hogy minden alkalmazottra bércsekket nyomtathasson

A két fájl között csak a fizetési csekk sablonban van különbség. Használatuk közel azonos, de egy lényeges különbség különbözteti meg őket egymástól.

A PayStub Excel Template with Database by Employee Name táblázatban a munkavállaló neve alapján hozza létre a munkavállalói fizetési bizonylatokat.

A PayStub Excel Template with Database by Employee ID táblázatban a munkavállaló azonosító száma alapján hozza létre azokat.

El kell döntenie, hogy melyiknek van a legtöbb értelme az Ön munkavállalói adatbázis-kezelő rendszere számára. Ha eldöntötte, elkezdheti a sablon testreszabását és használatba vételét.

Útmutató

Minden sablon hátoldalán talál egy munkalapot a használati útmutatóval. Ezek a munkalapok az írott utasítások egyszerűsített változatát tartalmazzák.

A beállítási munkalaphoz, a bérjegyzék munkalaphoz és az adatbázis munkalaphoz rövid utasításokat talál. Mindhárommal kapcsolatban talál néhány hasznos megjegyzést is, hogy hatékonyabban tudja használni a munkalapokat.

A bérjegyzék sablonhoz mintaadatok tartoznak, hogy könnyebben láthassa, hogyan működik a sablon, és hogyan készíthet bérjegyzékeket a saját adatai felhasználásával. Egyszerűen törölje a mintaadatokat egy üres űrlap létrehozásához.

A sablon letöltése és kicsomagolása után gyorsan átolvashatja ezeket az utasításokat. Így jobb képet kaphat arról, hogy mit kell majd tennie a munkavállalói bérjegyzékek elkészítéséhez.

Sablon beállítása

Mihelyt elolvasta a Használati útmutató munkalapot, navigálhat a Beállítás oldalra. Itt testre szabhatja a dátumokat, címeket és kategóriákat.

A bérjegyzék sablon egy tizenkét hónapos időszakot fed le, minden hónapban egy bérjegyzékkel. A hónapok nevét és az átutalási dátumokat a vállalati igényeknek megfelelően módosíthatja. Az átutalás dátuma az a dátum, amikor cége elküldi a pénzt az alkalmazottaknak. Ez általában egy-három munkanappal azelőtt lesz, hogy a pénz a közvetlen befizetéssel az alkalmazottai bankszámlájára kerülne.

A másik részben nyomon követheti a kereseteket és a levonásokat. Ez az adatbázis ezek közül akár nyolcat is nyomon tud követni.

A “Fizetési jogcímek” oszlopban dokumentálhatja, hogy milyen kereseteket és levonásokat kell elszámolni. Ezután a “Fizetéskategória” oszlopban a legördülő menü segítségével megadhatja, hogy az egyes fizetési címek keresetnek vagy levonásnak minősülnek-e.

A beállítási űrlapon végzett módosítások megjelennek az Excel-adatbázisban és a munkavállalói fizetési csekkgenerátorban.

Munkavállalói fizetési adatbázis

Amint megadja a megfelelő hónapokat, átutalási dátumokat, fizetési címeket és fizetési kategóriákat, befejezte a kezdeti beállítási folyamatot. Most már elkezdheti a munkát a személyzeti adatbázisban.

Áttekintés

Az adatbázis első megnyitásakor kissé túlterhelő lehet. Mivel ez az űrlap arra szolgál, hogy az alkalmazottak fizetését egy teljes éven keresztül nyomon kövesse, tizenkét különböző havi szakasz van a fizetések rögzítésére. Van egy szakasz az egyes alkalmazottakra vonatkozó alapvető információk hozzáadására is. Íme egy kinagyított kép ennek a hatalmas adatbázisnak egy részéről.

Ez a sablon 50 alkalmazott számára biztosít helyet. További sorokat is hozzáadhat, de ezt az adatbázis utolsó sora előtt kell megtennie. Így a képletek is automatikusan hozzáadásra kerülnek.

Ha nincs szüksége 50 sorra, akkor sorokat is törölhet az adatbázisból. A sorok beszúrásához vagy törléséhez kövesse az ebben a bejegyzésben található utasításokat:

Sorok és oszlopok beszúrása vagy törlése

A panelek befagyasztása, hogy mindig láthassa az oszlop- és sorfejléceket

Mivel ez a munkalap olyan nagy, hasznosnak találhatja a panelek befagyasztását. Ez zárolja a kijelölt sorokat és oszlopokat, így azok mindig láthatóak, még görgetés közben is. A panelek befagyasztása segíthet felgyorsítani az adatbevitelt, mivel nem kell megpróbálnia megjegyezni, hogy melyik cella mire való, és nem kell visszagörgetnie a címsorokhoz.

A panelek befagyasztásához kövesse az ebben a cikkben található utasításokat:

Panelek befagyasztása a sorok és oszlopok zárolásához

Színes címsorok

Az adatbázis egyes részeinek megkülönböztetése érdekében a címsorokon színek vannak. A lila színű szakasz a munkavállalói információk rögzítésére szolgál. Ezután az egyes hónapok között váltakozik a teáskék és a barna szín, hogy könnyebben láthassa, hol végződik az egyes hónapok sora, és hol kezdődik a következő.

Hónapcsoportok minimalizálása és maximalizálása

Az Excel-táblázat áttekinthetőbbé tétele érdekében minimalizálhatja a nem használt hónapokat is. Az egyes hócsoportok felett, az oszlopcímsorokban plusz (+) és mínusz (-) jelek találhatók. Ezekre kattintva bővítheti vagy minimalizálhatja az egyes csoportokat.

Hogyan kell használni

Mihelyt befagyasztotta a paneleket és minimalizálta azokat a hónapokat, amelyekkel nem dolgozik, elkezdheti az adatok beírását az űrlap lila részébe.

Minden egyes munkavállaló esetében rögzíti a:

• Munkavállalói azonosító
• Név
• Cím
• Tartomány
• igazgatóság/vezető
• Bank neve
• Bankszámla neve
• Bankszámlaszám

Az adatok beírásakor óvatosan kell eljárnia, a pontos adatbevitel érdekében.

A következő lépésben az aktuális hónap hócsoportjához navigálhat. Itt adja meg a munkavállalók bérének és juttatásainak összes számát. Minden egyes keresetnek és levonásnak, amelyet a Beállítás oldalon felvett, van egy-egy oszlopa. Ha módosítania kell ezeket az oszlopcímeket, módosítsa őket a Beállítás oldalon. Így a módosítások az egész adatbázisban tükröződnek, nem csak az aktuális hónapban.

Mihelyt megadta az összes adatot a béridőszakra vonatkozóan, megkezdheti az alkalmazottak bérjegyzékének elkészítését.

Bérjegyzék

A bérjegyzék munkalap bérjegyzék sablonként használható, és lehetővé teszi, hogy a csapat minden egyes tagjának személyre szabott bérjegyzéket nyomtasson.

Íme, így néz ki a bérjegyzék sablon:

A bal felső sarokban lévő “A táblázat lapja” feliratú cellát frissíteni kell, hogy a cég neve szerepeljen benne. Ezt közvetlenül beírhatja, vagy feltölthet egy logót.

Mihelyt módosította ezt a cellát, a bérjegyzék készen áll a használatra. Kiveszi az összes bérinformációt, amit az adott alkalmazottra vonatkozóan megadott, és létrehoz egy bizalmas bérelszámolást.

Ez tartalmazza:

• A keresetet (fizetés, étkezés, utazás, egészségügyi juttatás stb.),
• A levonásokat (biztosítás, adó stb.).),
• Bruttó fizetés (a sablon fix fizetést használ, nem órabért),
• Nettó fizetés,
• Fizetési időszak (alapértelmezett a havi fizetés, de szükség esetén testre szabhatja a sablont a kétheti fizetési időszakhoz),
• Átutalás dátuma (a fizetés közvetlen befizetésének dátuma),
• Banki adatok, és
• Pozíció adatai (a cím, az osztály és a vezető).

Minden alkalmazottról külön bérjegyzéket kell készítenie, és ezeket egyenként kell kinyomtatnia. Ez egy egyszerű folyamat, csak egy kézi bejegyzést igényel.

A bérjegyzékek nyomtatásának megkezdéséhez tudnia kell, hogy a bérszámfejtési munkafüzet melyik verzióját használja.

Fizetési bizonylat generálása a munkavállaló neve alapján

Ha a PayStub Excel-sablont használja az Adatbázis a munkavállaló neve alapján címmel, akkor a munkavállaló neve mező mellett egy legördülő nyíl látható:

Egyszerűen válassza ki a megfelelő munkavállalót a legördülő lehetőségek közül, és az adott személy összes többi adata automatikusan feltöltődik. Ezután ez az űrlap készen áll a nyomtatásra.

Ezután válasszon ki egy új nevet, és nyomtassa ki a következő bérjegyzéket. Ezt a kiválasztási és nyomtatási folyamatot megismétli a vállalat minden egyes alkalmazottjánál.

Fizetési bizonylat generálása munkavállalói azonosítószám alapján

Ha a PayStub Excel-sablon adatbázisával a munkavállalói azonosító alapján használja, akkor a munkavállalói azonosító mező mellett egy legördülő nyíl látható:

Egyszerűen válassza ki a kívánt munkavállalói azonosítószámot, majd nyomtassa ki az űrlapot. Ezt minden egyes alkalmazott esetében megteheti.

Az alkalmazottak bérinformációinak hozzáadása minden hónapban

Mihelyt befejezte az egyes alkalmazottak bérpapírjainak nyomtatását, minimalizálhatja az éppen befejezett hónapot. Ezután, amikor eljön az ideje a bérszámfejtési sablon újbóli futtatásának, maximalizálhatja a következő hónapot.

A bérszámfejtés elkészítéséhez minden hónapban a következőkre van szüksége:

• A munkavállalók bármely személyes vagy fizetési adatának frissítése,
• A fizetési időszak frissítése,
• Új munkavállalók felvétele,
• A levonások és kiadások bevitele,
• A bérjegyzék generálása minden munkavállaló számára, és
• A bérjegyzék nyomtatása minden munkavállaló számára.

Azzal, hogy ebben az egyetlen adatbázisban egy teljes év rekordjait tárolja, könnyen visszamehet és megválaszolhatja az alkalmazottak fizetésével kapcsolatos kérdéseket. Könnyen hozzáférhet a szükséges információkhoz.

Tartsd bizalmasan a nyomtatványt

Mivel ez a munkavállalói bér hivatalos nyilvántartása, az adatbázist biztonságban kell tartanod. Nem szeretné, ha bárki változtatásokat eszközölne rajta.

Az illetéktelen változtatások elkerülése érdekében megfontolhatja, hogy jelszóval védje a dokumentumot, és csak a bérszámfejtők számára biztosítson hozzáférést. A védett munkalap létrehozásához kövesse az ebben a bejegyzésben található utasításokat:

Munkalap védelme

A munkalap védelme megakadályozza, hogy bárki változtatásokat hajtson végre. De ettől még meg tudják nyitni a fájlt, és megtekinthetik a bizalmas információkat. Ahhoz, hogy illetéktelenek ne nyithassák meg a táblázatot, az Excel-dokumentumot fájlszinten is védheti.

A beállított technológiai rendszertől függően megfontolhatja:

• A fájl titkosítása,
• jelszó megkövetelése a fájl megnyitásához, vagy
• A fájlhoz való hozzáférés korlátozása az Információs jogok kezelése engedélyekkel.

Az Excel táblázatok biztonságával kapcsolatos további részletekért olvassa el ezt a bejegyzést:

Védelem és biztonság az Excelben

A dolgozók fizetésének nyomon követése

Mihelyt beállította a védelmeket, bizalmas módon nyomon követheti a dolgozók fizetését. Ez segít az állami és helyi munkaügyi törvények betartásában, és az egyes alkalmazottak béradatainak rögzítésében.

Minden évben új sablont kezdhet, és lehetőséget adhat az alkalmazottaknak, hogy frissítsék fizetési adataikat. Ezután elkezdheti használni a sablont a bérjegyzékben szereplő minden egyes személy bérjegyzékének elkészítéséhez.