Mi az a beszerzési kérelem?

A beszerzésben vannak olyan kifejezések, amelyek hasonlóak, mégis eléggé különböznek ahhoz, hogy zavart okozzanak. A zűrzavar egyik gyakori forrása a beszerzési igénylés és a beszerzési rendelés közötti különbség. E két fontos dokumentum közötti különbség megértése elengedhetetlen a vállalkozáson belüli zökkenőmentes munkafolyamathoz.

Mi az a beszerzési igénylés?

A beszerzési igénylés egy hivatalos dokumentum, amelyet akkor használnak, amikor egy alkalmazottnak a szervezet nevében kell vásárolnia vagy megrendelnie valamit. Ez a dokumentum tájékoztatja az osztályvezetőket vagy a beszerzési munkatársakat a döntésről, így a beszerzési osztály megkezdheti a kért termékek vagy szolgáltatások beszerzésének folyamatát. A pénzügyi osztály is a beszerzési igénylést használja a számviteli osztállyal való jelentéstétel koordinálására.

Hogyan különbözik a beszerzési igénylés a megrendeléstől

A beszerzési megrendeléseket (PO) viszont a beszerzési igénylés jóváhagyása után adják ki. A PO szolgál jogilag kötelező érvényű dokumentumként, amelyet a szállítónak küldenek el az áruk vagy szolgáltatások igénylésével együtt.

“Amikor beszerzési igény merül fel, az a személy vagy részleg, akinek szüksége van rá, létrehoz egy beszerzési igénylést, és elküldi a megfelelő csapatnak jóváhagyásra. A jóváhagyást követően az igénylés PO-vá alakítható.”

Miért kell a szervezetének beszerzési igényléseket használnia a beszerzési folyamatban

Minden vállalatnál mindig van valamire üzleti igény, legyen szó alapvető irodaszerekről vagy fogyóeszközökről, berendezésekről, nyersanyagokról vagy szolgáltatásokról.

Ha az osztályvezetők közvetlenül a beszállítóknál rendelhetnek, megnő a csalás esélye. Ennek a problémának a megelőzése érdekében sok vállalat beszerzési részleggel működik, amely felelős a beszállítók felkutatásáért és ellenőrzéséért, valamint a teljes rendelési folyamat felügyeletéért, a beszerzési igényléstől a megrendelésen át az áru átvételéig, majd mindent átad a fizetendő számlák kifizetésére. A beszerzési osztály munkafolyamatot hoz létre a csalás megelőzése érdekében, ami hosszú távon pénzt takarít meg a vállalatnak, és a beszerzés továbbra is értéket teremt a vállalat számára.

A beszerzési igénylőlap egy belső dokumentum. Ezzel a dokumentummal a beszerzés nem rendel árut közvetlenül a szállítóktól, hanem egy hivatalos folyamatot kezdeményez. Az igénylés attól az osztálytól érkezik, ahol az árut vagy szolgáltatást fel fogják használni, majd egy jóváhagyási folyamaton megy keresztül – a szükséglet, a rendelkezésre álló költségvetés stb. alapján. Ez a folyamat biztosítja a vállalat számára a beszerzési folyamat belső ellenőrzését. Ha a jóváhagyási folyamatot helyesen követik, és a beszerzési igényt jóváhagyják, a folyamat azzal folytatódik, hogy az igényt hivatalos megrendeléssé alakítják át, amelyet elküldenek a szállítónak. Ha valamilyen okból elutasítják, az igénylés nem válik hivatalos megrendeléssé, és nem cserél gazdát pénz.

Az informatikai részleg például új szervereszközöket szeretne vásárolni a biztonság javítása és a munkájuk megkönnyítése érdekében. Vagy az informatikai osztály vezetője, vagy a kijelölt beszerzési munkatárs használja a beszerzési igénylőlapot a szerverekre vonatkozó hivatalos igényléshez. Ezután azt elküldik a szükséges munkatársaknak jóváhagyásra. A jóváhagyás után a beszerzés leadja a megrendelést a szerverszállítónak.

Ugyanez vonatkozik arra az esetre is, ha az alapanyagok fogyóban vannak. Az osztályvezető kitölti a beszerzési igénylést, hogy jelezze, milyen anyagokra és milyen mennyiségben van szükség. Még azt is javasolhatja, hogy melyik beszállítótól kell megvásárolni az anyagokat. Ezt elküldik a beszerzési részlegnek, amely átnézi a kérést, és jóváhagyja, módosítja vagy elutasítja. Ha a kérelmet módosítják vagy elutasítják, meg kell indokolniuk, hogy miért döntöttek így. Ha jóváhagyják, az osztály zöld utat kap a beszerzési megrendelés létrehozására, és a tételek hivatalos megrendelésére a szállítótól.

A beszerzési kérvények indítják el a beszerzési folyamatot

A szervezet minden részlegének időről időre szüksége lesz dolgokra, és ez a dokumentum indítja el a folyamatot. A beszerzési csoport a dokumentum alapján fog eljárni a döntések meghozatalakor. Ha bármilyen probléma merül fel, a dokumentum a kommunikáció bizonyítékául szolgál.

A papírnyomok mindenkit elszámoltathatóvá tesznek

A megfelelő ellenőrzési és egyensúlyozási rendszer hiányában bármelyik munkatársnak megvan a lehetősége arra, hogy csalást kövessen el – a vállalat költségén rendeljen meg dolgokat személyes használatra. A hivatalos beszerzési folyamat megakadályozza ezt, és biztosítja mind a pontosságot, mind a szükségességet. Az osztályvezetők átnézik, mielőtt elküldik a beszerzési osztályra, hogy az hivatalossá tegye a rendelést a szállítóval.

Ez fontos az ellenőrzés szempontjából, mert így láthatja, hogy ki mit kér, ki mit hagy jóvá, és mikor, hogy megbizonyosodjon arról, hogy nincs túlkínálat vagy felesleges tételek problémája. A dokumentumokra mindig lehet hivatkozni a tények meghatározásához, ha valaha is felmerül egy probléma.

A vállalkozás védett

A beszerzési igénylések használatával kevesebb a csalás lehetősége. Nem valószínű, hogy olyan helyzet áll elő, hogy a munkatársak együttműködnek a szállítókkal, hogy ellopják a vállalkozást. A vállalat eszközei is védettek, mivel az igénylőlap bizonyítja, hogy az eszközöket megrendelték. A dokumentumot nyomon lehet követni a szállítás megtörténtének biztosítása érdekében. A beszerzési igénylés használata megkönnyíti az eszközök nyomon követését, ha valaha is probléma merülne fel.

Azzal, hogy időt szán a beszerzési rendszer központosítására, és megköveteli, hogy minden alkalmazott hivatalos igénylési dokumentumokat használjon a szükséges dolgok igénylésére, a munkafolyamat hatékonyabbá válik, és könnyebb lesz hatékonyan kezelni. A vevők is jól járnak, mivel a beszerzéseket össze tudják kötni, és kedvezőbb feltételeket tudnak kihasználni a szállítóknál.

A PLANERGY megkönnyíti, hogy a csapatában bárki létrehozzon egy igénylést, és elküldje azt a jóváhagyáson keresztül. A jóváhagyást követően az igénylés PO-vá alakul át, és egy beszerzési rendelésszámot kap, amely az eredeti beszerzési kérelemhez kapcsolódik, amely aztán könnyen átvezethető egy számlára a kifizetéshez. Minden dokumentum összekapcsolódik, így nyomon követheti egy tétel előrehaladását a munkafolyamaton keresztül, és az ellenőrzési nyomvonal megmutatja, hogy ki mikor és milyen műveleteket végzett.

A beszerzési igénylés ugyan “csak egy dokumentumnak” tűnhet, de fontos helyet foglal el egy szervezet beszerzési folyamatában. Ellenőrzési eszközként szolgál, segít a csalás megelőzésében, és biztosítja, hogy minden beszerzés engedélyezett legyen.