Szóval, bulit rendezel! És rájöttél, hogy sok bulihoz kellenek dolgok (asztalok, székek, tányérok, szalvéták). Az említett dolgokat kétféleképpen szerezheted be: 1) megvenni őket 2) bérelni őket. (A 3. szám: “Kölcsönkérni valakitől, akit ismersz, aki már megvette őket”, talán szintén említésre méltó, de ez egy speciális forgatókönyv, amivel ma nem fogunk foglalkozni.) A kérdés most az Ön fejében az, hogy hogyan találja ki, hogy bérelje vagy vásárolja meg? És pontosan milyen dolgokról van szó?
A legtöbb ember az esküvője előtt csak lakást és autót bérelt. De az igazság az, hogy sok-sok-sok esküvőhöz legalább egy bérleti megbízás tartozik. (Igazából nehezen jut eszembe egyetlen olyan esküvő, amit én csináltam, amiben nem voltak bérelt tárgyak.) Ha teljes körű szolgáltatást nyújtó vendéglátósokat bérelsz, akkor jó eséllyel bérelnek dolgokat az esküvődre, ha pedig önellátó vagy csak ételkiszolgáló vendéglátósokat veszel igénybe, akkor jó eséllyel lehet, hogy még nem gondoltál rá, de a tervezési folyamat egy pontján végül bérelni akarsz majd valamit.
Tegyük fel tehát, hogy a fent említett párok közé tartozol, akiknek bérelni kell valamit az esküvődre. Az általunk kivitelezett esküvők többsége legalább a következőket tartalmazza: asztalok, terítők (az iparágban drapériának nevezik), szalvéták, székek, tányérok (gyakran vacsora, saláta és torta), villák, kések és poharak (víz, bor, sör, szükség szerint kövek). Kevésbé univerzális, de még mindig viszonylag gyakori elemek lehetnek a teraszfűtések, koktélasztalok, asztali számtartók, kenyérkosarak, italadagolók és kádak, társalgóbútorok és világítás.
Ha egy nagyobb nagyvárosi területen van, rengeteg kölcsönző cég áll az Ön rendelkezésére, és néhány különbség van közöttük. Meglepődhet, ha megtudja, hogy a legtöbb dolog esetében a legnagyobb különbség közöttük nem az ár, hanem a tárgyaik minősége. A legtöbb kölcsönző cég, akikkel együtt dolgozunk, rendkívül hasonló árakat kínál a legtöbb kölcsönzési tételre, de tapasztalatból tudom, hogy némelyikük hajlamos túl rövid, vagy foltos, vagy csak általában nem olyan jó minőségű ágyneműt küldeni, mint más cégeké. Ha nincs cateringes, tervező vagy más profi, akitől megkérdezhetné, érdemes lehet néhány bemutatóteremben személyesen megnézni a tárgyak minőségét.
A bérbeadó cégek közötti további kulcsfontosságú különbségek a szállítási ablakok és díjak; a minimális rendelési összeg; ha az edényeket/üvegeket/ezüsttárgyakat vissza kell kaparni, öblíteni vagy mosni (mindezek határozottan eltérő mennyiségű munkát jelentenek); és hajlandóság arra, hogy Önnel dolgozzanak anélkül, hogy Ön egy szakmai számlát hozna létre. Ha maga kezeli a bérleti megrendeléseket, valószínűleg érdemes felhívni néhány különböző céget, hogy feltegye nekik ezeket a kérdéseket, és elindítson egy általános árajánlatot.
Most, beszéljünk a számokról. A San Franciscó-i öböl környékén a szokásos bérleti díjak általában a következők szerint alakulnak:
- Tányérok: 55¢ fejenként
- Villák/kések/kanalak: 55¢ fejenként
- Poharak (bor/víz/kövek): 60¢ fejenként
- 60″ kerek asztali drapériák: $13 fejenként
- 60″ kerek asztalok: $9.50 fejenként
- Műanyag összecsukható székek: $1.65 darab
- Fából készült összecsukható székek: $3.60 darab
- Chiavari székek: $9 darab
(Kérjük, vegye figyelembe, minden szám hozzávetőleges.)
Meg tudná venni ezeket a dolgokat ugyanennyiért? Persze. A legjobb barátom harmincadik születésnapi partija júliusban volt, és ragaszkodott hozzá, hogy az emberek igazi poharakból igyanak (…személyes fura), így az azt megelőző két napban az összes poharat megvettük a takarékboltokban, átlagosan kb. 50 centért darabonként. Nem illettek egymáshoz, és személyenként egy pohár volt, ezért az embereknek egy filctollal rá kellett írniuk a nevüket. De ez egy parti volt egy ipari padláson, és nagyszerűek voltak. Nekünk sem volt igazán időnk vagy közlekedési forrásunk, hogy bérelhető poharakkal foglalkozzunk (a legtöbb kölcsönző cégnek van egy minimális rendelési összege a szállításhoz).
Az esküvődön biztosan megteheted ugyanezt, ha rendben vagy azzal, hogy időt töltesz a takarékossági boltok átkutatásával, és van hely a tárolásukhoz. Mert, barátaim, a tárolás az esküvők egyik piszkos titka – rengeteg cucc van, és ha nem egy bérelt raktárban lakik, akkor valószínűleg a házatokban kell élnie. Van pincéd/garázsod/pót hálószobád, amit nyugodtan elfoglalhatsz esküvői cuccokkal néhány hónapra az esküvőd előtt? Rad. Ha nem, ez valószínűleg egy újabb ok a bérlés mellett. Valami más, amire érdemes gondolni, amikor a bérlés vs. vásárlás szempontjait vizsgáljuk, az a mosás és a takarítás. A bérelt edények elmosogatva, a bérelt ágyneműk pedig vasalva jelennek meg. Általában mosatlanul is visszaküldheti őket. De ha megveszi ezeket a dolgokat? Az esküvő előtt és után is ki kell mosni őket, ezért győződjön meg róla, hogy van-e elég munkaerő, hogy ezt kezelni tudja. (Bárki, aki már csinált ilyet, elmondhatja, hogy 220 tányér elmosása még mosogatógéppel sem kis feladat.)
Még néhány általános dolog, amit érdemes megjegyezni a bérléssel kapcsolatban:
- Gondolkoztál már azon, hogy a legtöbb esküvőn miért van padlóhosszú terítő? A szabványos rendezvény/kölcsönző asztalok… rondák, még akkor is, ha nincsenek összeverve. Eléggé le kell takarni azt a szart. (lásd fentebb)
- A pamut és poliészter terítők szinte mindig ugyanannyiba kerülnek. A pamut mindig sokkal, sokkal szebb, ezért kérje, ha tudja (és győződjön meg róla, hogy ezt kérje a cateringesétől, ha ők végzik a bérleti rendelést).
- Ha nincs valaki, aki az egész rendezvény alatt mosogatja a pohárállványokat, akkor vagy egy tonna poharat kell rendelnie (gondoljon: vendégenként hármat), vagy ki kell találnia egy olyan rendszert, ami tényleg ráveszi az embereket, hogy csak egy poharat használjanak. (Javaslom a névtáblák és a bárpultnál elhelyezett egyértelmű tábla kombinációját, amely arra kéri az embereket, hogy tartsák meg és használják újra a poharaikat!)
- Mindig rendelj körülbelül tíz extra tányért/villát/kést/szalvétát. Előfordulhat, hogy egy vagy két tányér csorba lesz, vagy egy vendég elejt egyet, vagy rájössz, hogy elfelejtetted az árusokat is beleszámolni a létszámba (és valamiről enniük kell!).
- Ha tortát szolgálsz fel, ne feledkezz meg egy extra tányér- és villakészletről, amin tálalhatod! ha a megrendelést még azelőtt adja le, hogy a válaszok beérkeznének), akkor a kezdeti bérleti rendelést a magas összegre adja le. A kölcsönző cégek túlnyomó többsége a kiszállítás előtt körülbelül három nappal engedélyezi, hogy büntetés nélkül megváltoztassa a megrendelését, ami azt jelenti, hogy ha két terítőt le kell adnia, az sem jelent problémát. Ha azonban az utolsó pillanatban kell kettőt hozzáadni? Van rá esély, hogy teljesen kifogynak a választott színből.
- Általában egy átalány szállítási és átvételi díjat fogsz fizetni, függetlenül attól, hogy hány darab van a rendelésben. Emiatt a legjobb, ha csak egy bérleti rendelésed lehet, így ha speciális elemeket szeretnél bérelni, beszélj a cateringeseddel vagy a helyszínnel, hogy megtudd, adnak-e bérleti rendelést, és hozzáadhatod a meglévő rendelésükhöz. (Megjegyzés: A legtöbb vendéglátóipari cég valójában nem rendelkezik teljes tányér/üvegedény/neműkészlettel; ezeket minden egyes eseményre bérlik. Lásd: Raktározás.) Ez megkönnyíti a visszaküldési oldalt is. Két megrendelés esetén ügyelnie kell arra, hogy a dolgok megfelelően szétváljanak, és ne küldje vissza őket a rossz cégnek.
- Egy héttel az esemény előtt gondosan olvassa el sorban a bérleti megrendelését. És esetleg valaki mással is alaposan olvastasd el. Azt akarod, hogy rájöjj, hogy rossz átvételi időpontot írtak a megrendelésbe, mielőtt még egy órát ültél volna az este végén, és vártad volna, hogy a teherautó megjelenjen. (Hm, mondjuk úgy: személyes tapasztalat.)