Még ha a hagyományos faxgépeket gyorsan fel is váltják az e-mail és az internetes faxszolgáltatások, még mindig fontos tudni, hogyan kell használni ezt a munkahelyi munkaeszközt. Íme néhány alapvető utasítás a fax küldéséhez és fogadásához.
Fax küldése:
Hirdetés
Hirdetés
- GYőződjön meg róla, hogy a faxkészülék be van-e dugva áramforrásba és be van-e dugva egy működő telefoncsatlakozóba is.
- Kapcsolja be a faxkészüléket.
- Kérdezze meg a célfaxkészülék faxszámát.
- Gyűjtse össze az elküldeni kívánt dokumentumokat, és helyezze őket a kívánt sorrendbe.
- Töltsön ki egy különálló, fedőlapnak nevezett papírlapot a címzett nevével, faxszámával/telefonszámával, az Ön nevével, telefonszámával, egy rövid üzenettel és az oldalak számával (fedőlappal együtt).
- Fektesse a dokumentumokat képpel felfelé a faxkészülék adagolótálcájába úgy, hogy a fedőlap legyen felül
- Tárcsázza a címzett faxszámát (tárcsázási utasítások nemzetközi hívások esetén)
- Nyomja meg a “fax” vagy “küldés” gombot, az adott faxkészülék modelltől függően
A faxkészülék most már minden egyes dokumentumoldalt beolvas a memóriájába. Miután az összes oldal beolvasása megtörtént, egy sor faxhangot fog hallani. Ezek a hangok a küldő és a fogadó faxkészülék közötti “kézfogást” jelzik, a kommunikációs kapcsolat létrehozását. Várjon néhány percet, amíg a fax elküldésre kerül. Ha a faxkészüléknek van egy kis kijelzője, keressen egy megerősítést arról, hogy a fax átment. Néhány faxkészülék egy rövid visszaigazoló jelentést is kinyomtat.
Íme, így fogadhat faxot:
- GYőződjön meg róla, hogy a faxkészülék be van dugva, be van kapcsolva, és működő telefoncsatlakozóhoz van csatlakoztatva. Ez a telefoncsatlakozó lehet a normál telefonvonal vagy egy külön faxvonal. A lényeg, hogy a feladónak a megfelelő számot kell megadnia.
- GYőződjön meg arról, hogy a faxkészülék tonerkazettájában elegendő tinta van. A tonerkazetták általában valamilyen jelzéssel jelzik, ha a toner fogytán van. A legtöbb modern faxkészülék figyelmeztet is, ha kevés a toner.
- GYőződjön meg arról, hogy elegendő nyomtatópapír van-e betöltve a faxkészülék papírtálcájába. Szellőztesse a papírt (futtassa végig a hüvelykujját az alján, szétválasztva az egyes lapokat), hogy elkerülje a papírelakadást a készülékben.
- Ha a faxkészüléken telefon van, a telefon csörögni fog. Ne vegye fel.
- Várjon a “kézfogás” hangjaira, amelyek azt jelzik, hogy a faxkészülék beszél a feladó készülékével.
- A faxkészülék automatikusan elkezdi kinyomtatni a fax minden egyes oldalát.
- Tekintse meg a fedőlapot, hogy meggyőződjön arról, hogy annyi oldalt kapott, ahányat küldött.
- Ha fontos dokumentumról van szó, az irodai etiketthez tartozik, hogy felhívja vagy e-mailben megerősíti a feladóját, hogy megkapta a faxot.
A következő oldalon arról lesz szó, hogyan kell elhárítani a faxkészülék gyakori hibáit.