Hogyan írjunk munkautasítást

GLUU GUIDES

Tíz munkahelyi balesetből több mint kilenc emberi hiba miatt következik be. Ezek súlyos sérülésekkel járnak, és évente több milliárd dollárba kerülnek az iparágnak. Pedig ezek nagy része elkerülhető lenne jobb, egyértelműbb munkautasításokkal. Ez az útmutató megmutatja, hogyan írjon munkautasításokat – vagy szabványos működési eljárásokat.

Azzal, hogy tudja, hogyan írjon munkautasításokat vagy SOP-okat, világosan és tömören a munkatársai számára, biztosítja, hogy pontosan tudják, hogyan kell elvégezni a különböző feladatokat. Ez csökkenti a kockázatot, mert kisebb a valószínűsége annak, hogy a dolgok rosszul mennek. A hatékonyságot is javítja; a munkautasítások biztosítják, hogy a munka elvégzésének legjobb módja világos és ismert legyen a munkát végző emberek számára.

Ez az átfogó útmutató megmutatja, hogyan írjon olyan munkautasításokat, amelyeket a kollégái megérthetnek és hasznosíthatnak. Ne feledje, mit mondott Einstein:

Apropó egyszerűség: Ha az a típus vagy, aki könnyebben tanul dolgokat vizuális vagy hallható formában, nézd meg az alábbi videónkat arról, honnan indultak a munkautasítások és miért fontosak:

Mi a különbség a munkautasítások, munkafüzetek, SOP-ok és így tovább között?

A munkautasításokat munkafüzeteknek, szabványos működési eljárásoknak (SOP), munkasegédleteknek vagy felhasználói kézikönyveknek is nevezik, a helyzettől függően. A munkautasítások célja minden esetben az, hogy világosan elmagyarázzák, hogyan kell elvégezni egy adott munkafeladatot. Olyanok, mint azok a lépésről lépésre történő utasítások, amelyeket akkor kapunk, amikor megtanulunk autót vezetni: ellenőrizze, hogy a sebességváltó üres állásban van-e, indítsa be a gyújtást, nyomja meg a kuplungot, kapcsoljon első sebességbe és így tovább.

Az a fontos, hogy a munkautasításokat nem szabad összekeverni a folyamatokkal vagy folyamatábrákkal. Nézzük meg gyorsan, hogy a munkautasítások hol illeszkednek az általános folyamatdokumentációs szintjeinkbe:

1. A folyamathierarchia megmutatja a teljes folyamatarchitektúrát és azt, hogy az hogyan támogatja az üzleti tevékenységet. (Erről bővebben olvassa el az Útmutató a folyamathierarchiák létrehozásához című írásunkat)
2. A folyamat olyan tevékenységek láncolata, amelyek a bemeneteket kimenetekké alakítják. (Érdekli? olvassa el az Egyszerű folyamattérképezésről szóló útmutatót)
3. Az eljárás felvázolja, hogyan kell végrehajtani egy folyamatot – a sorrendet és azt, hogy ki mit csinál. A Gluu-ban a folyamatot és az eljárást egyetlen, egyszerű formátumban egyesítjük (mivel az emberek állandóan összekeverik őket).
4. A munkautasítás – vagy munkafüzet, munkasegédlet vagy szabványos működési eljárás – részletesen leírja, hogyan kell egy folyamaton (vagy eljáráson) belül egy tevékenységet elvégezni.

A munkautasításnak ezért egy átfogó folyamatfejlesztési terv részének kell lennie.

Ezzel a tisztánlátással térjünk rá arra a témára, hogyan kell munkautasítást írni. (Ó, még egy dolog: Az összes BPM szakkifejezés tisztázása érdekében lásd BPM szójegyzékünket)

Miért fontosak a szabványos működési eljárások?

Miattuk csökken a hatás, ha a kulcsemberek távoznak

A munkautasítások, vagy SOP-ok építik és megőrzik a vállalaton belüli tudást. Amikor a “hogyan kell csinálni a dolgokat” szóban adják tovább, akkor van helye az értelmezésnek és az emberi hibáknak. A feladat leghatékonyabb elvégzésével kapcsolatos tudás pedig elvész, amikor az említett alkalmazott elhagyja a vállalatot, és magával viszi a tudást. A jó munkautasításokkal mindez elkerülhető.

A munkautasítások csökkentik a kockázatot

Azért csökkentik a kockázatot, mert a munka elvégzésének legbiztonságosabb módja egyértelmű és ismert a fontos emberek számára.

Kerüljük el a hibákat és a “hibáztatási játékot”

Az egyértelműség elkerüli a hibákat. Döntő fontosságú, hogy ezzel elkerülhető a hibáztatás. Amikor a dolgok rosszul mennek, az embereket hajlamos hibáztatni vagy felelőssé tenni, ami természetes. De ha ez gyakran előfordul, az hatással lehet a személyzet moráljára. Az egyértelmű munkautasítások minimalizálják ezt a problémát.

Időmegtakarítás

Az alábbi ábra a Gluu saját kutatását mutatja be a munkautasítások megírásának megtérüléséről. A lényeg az, hogy a kezdeti időbefektetés már akkor megtérül, ha a munkautasítást mindössze háromszor használták. Ez csak az időmegtakarításra vonatkozik – a hibák és az utómunka elkerülésének értékét még nem is említettük. Ezt a Lean keretében “standard munkának” is nevezik:

Milyennek kell lennie egy jó munkautasításnak?

A munkautasításoknak kristálytisztán ki kell fejteniük, hogyan végzik a dolgozók a feladataikat. Nem szabad teret engedni az értelmezésnek. Nem lehetnek homályosak. Minimalizálni szeretné annak az esélyét, hogy összezavarják a munkavállalókat. Ez azt jelenti, hogy az utasításoknak a lehető legrövidebbnek és legegyszerűbbnek kell lenniük. Az internet tele van mulatságos példákkal a rosszul megírt utasításokról, illetve olyanokról, amelyeknek vicces kettős jelentése van. Íme néhány alapszabály, hogy segítsen:

#1 világos

Ahogy George Orwell mondta…

“A jó írás olyan, mint egy ablaküveg.”

Az ember egyenesen átnézi, és azonnal felfogja a jelentést. Minden alkalmazottnak képesnek kell lennie arra, hogy megértse a munkautasításait. Kerülje a több szótagú szavakat, a bonyolult mondatokat, a szakzsargont, a rövidítéseket, a túl sok szakkifejezést (anélkül, hogy megmagyarázná őket) és a felesleges fecsegést.

A munkautasításait úgy írja meg, hogy azok minden, a feladatot végző munkavállaló számára könnyen érthetőek legyenek. Használja az aktív hangot, hogy segítse olvasóját, ami az alany, ige, főnév mondatszerkezetre utal. Például a férfi (alany) belekortyolt (ige) a sörébe (főnév), nem pedig, a sörét a férfi belekortyolt.”

#2 hozzáférhető

Minden szép és jó, ha vannak munkautasítások, de mit érnek, ha csak az irodában hozzáférhetőek, amikor a dolgozók, akiknek szükségük van rájuk, a gyárban vannak? A munkát végző embereknek könnyen hozzá kell férniük a munkautasításhoz, amikor és ahol szükségük van rá. Utazók vagy üzemi papírok?

(Itt segíthet egy olyan eszköz, mint a Gluu, hogy a megfelelő utasítás, a megfelelő formátumban, a megfelelő munkavállaló kezébe kerüljön a megfelelő időben.)

#3 hiteles

A munkavállalóknak hitelesnek, hasznosnak és pontosnak kell tekinteniük a munkautasításokat. Ellenkező esetben csak egy újabb szép ötlet, amivel senki sem törődik. Kérdezze meg a feladatot végző legtapasztaltabb alkalmazottat, és kérje meg, hogy magyarázza el, hogyan kell elvégezni a munkát. Győződjön meg róla, hogy az utasításai megfelelnek a valóságnak.

(Ismét egy olyan eszköz, mint a Gluu segíthet abban, hogy bevonja a megfelelő embereket, és együttműködve naprakészen tartsa azt, ahogy tanul és fejlődik.)

#4 következetes

A munkautasításoknak egységes stílust kell követniük. A következetesség a terminológia, az elrendezés, a média és a módszer tekintetében könnyebben követhetővé és emészthetővé teszi őket. Szintén a következetesség jegyében a dolgozók készségeihez kell igazodniuk.

(A Gluu segít abban, hogy az egész szervezetben egységes formátumot biztosítson.)

#5 rövid és egyszerű

Ezt fentebb már érintettük, de valóban fontos pont. Ahogy Albert Einstein mondta: “Ha nem tudod egyszerűen elmagyarázni, akkor nem érted eléggé”. Szánj időt arra, hogy alaposan megértsd. Ezzel elkerülheted a későbbi hibákat. A munkautasítás megírása nem arról szól, hogy okosnak tűnjön. Ehelyett gondoljon a televízió használati útmutatójának nyelvezetére. Vagy ami még jobb, nézze meg egy gyerekkönyvben használt nyelvezetet. Próbáld meg minél rövidebbre és egyszerűbbre fogalmazni.

#6 ez vizuális

Vizuális kultúrában élünk. Sokan közülünk sokkal kényelmesebben mozognak a vizuális médiában, mint a könyvek és újságok olvasásában. Ennek megfelelően próbáljon meg képeket, rajzokat és videókat használni, ahol csak lehet, a munkautasításokban. Gondolja át, hogy kik azok, akik fogyasztják majd a munkautasításait, és próbálja meg ennek megfelelően elkészíteni azokat.

(A Gluu segítségével képeket és videókat adhat hozzá és mutathat meg közvetlenül a frontvonalban dolgozók által használt tableteken vagy telefonokon.)

#7 az írja, aki tudja

Az a személy írja a munkautasítást, akinek a legtöbb tapasztalata van a feladat elvégzésében. Ne bízza a munkautasítás megírását olyan személyre, aki nem ismeri 100%-osan a feladatot. Nem várhatja el egy operátortól, hogy teljes mértékben tudja, hogyan kell munkautasításokat írni, ha még nem ismeri teljesen a feladatot. Ez azt jelenti, hogy soha nem lehet egyetlen személy, aki megírja a vállalata munkautasításait, hacsak nem kis létszámú. Számos iparági szakértőt megkérdeztünk arról, hogy miért kulcsfontosságú a bevonás, és a válaszaikat ebben a cikkben itt olvashatja.

(A Gluu segítségével átruházhatja a felelősséget a hozzáértő emberekre – függetlenül attól, hogy hol vannak.)

Szóval, ha ezek az alapszabályok világosak, hogyan írja meg valójában? Erről szól a következő rész.

7 lépés a világos munkautasításokhoz

Vettél már valaha egy összeszereletlen bútordarabot, hazaérve megpróbáltad követni az összeszerelési útmutatót, és teljesen összezavarodtál? Ha igen, akkor nem vagy egyedül. Sokunkkal megtörtént már. Emiatt a jó műszaki írók nagyon keresettek. A műszaki írás nagy téma, és meghaladja ennek a cikknek a kereteit, de íme hét lépés a munkautasítások javításához:

1. LÉPÉS

Írd meg a világos címet

Mi van a bevezetőben? Nos, tulajdonképpen elég sok minden. Nagyon fontos, hogy ezt a részt jól csináld. Ehhez győződjön meg róla, hogy a következőket teszi:

• Adjon meg némi kontextust: röviden magyarázza el, hogy a feladat melyik folyamat része.
• Identifikálja a tulajdonosokat: röviden magyarázza el, hogy ki a folyamat tulajdonosa és ki a feladat tulajdonosa
• Adja meg a kimenetet: röviden magyarázza el, hogy mi a feladat kimenete vagy célja
• A címnek utalnia kell a feladatra: Jó példa lehet: “hogyan fertőtlenítsük a kezünket”.

2. LÉPÉS

Írd le a célt – a miértet

Mi a célja a munkautasításnak? Miért készíted el? A miért kérdés feltevése segít visszalépni és elgondolkodni azon, hogy mit akarsz elérni. A miértre adott válasz nem egyszerűen a már meghatározott kimenet. A miértek megkérdezése a megértés elmélyítéséről szól, mielőtt beleugrana a részletekbe. A miért kérdések értékéről itt olvashat bővebben.”

A “hogyan fertőtlenítsd a kezed” egyértelmű célja tehát a következő lenne: “Kerüld el a baktériumok terjesztését, hogy mások megbetegedését kockáztasd.”

3. LÉPÉS

Írd le, hogyan kell csinálni

Először is fel kell sorolnod a feladat elvégzéséhez szükséges anyagokat. A könnyebb olvashatóság érdekében a legjobb, ha ezeket felsorolja felsorolásszerűen, és különbséget tesz a biztosított és a nem biztosított anyagok között. A felsorolást logikusan rendezze el a felsorolás pontok között. Például a kézfertőtlenítés esetében:

• Háztartási szappan
• Folyékony antimikrobiális szappan adagolóban
• Folyékony víz
• Törölköző

A releváns vagy hasznos hivatkozásokat közvetlenül a szövegbe építse be természetes hiperlinkként. Ez megkönnyíti az olvasó számára a dolgok tisztázását.

Hogy leírja, hogyan kell például a dolgozóknak fertőtleníteniük a kezüket, először olyan formátumot kell választania, amelyben ezt elmagyarázza. Három alapvető lehetőség van. A szakácskönyv formátum, a döntési táblázat és a folyamatábra. A különböző munkákhoz különböző formátumokat választhat, esetleg azok összetettsége szerint. Ne feledje itt, hogy sokan vizuálisan tanulnak, ezért a táblázatok és folyamatábrák, esetleg képekkel kiegészítve, lehetnek a legjobb megközelítés.

4. LÉPÉS

Formátum a könnyű olvashatóság érdekében

Gondoljon úgy a munkautasítás dokumentumára, mint egy oktatási eszközre. Képzelje magát az olvasó helyébe, és gondolja végig, mi segítene neki a dokumentum megemésztésében.

1. Válassza ki, hogyan fogja formázni a dokumentumot, és ragaszkodjon hozzá. Ha a Lean-t gyakorolja, akkor itt egy példa formátumra, amit érdemes megfontolni.
2. Bontja le az esetleges lépéseket számsorrendre. Ha több mint 10 lépés van, akkor ossza fel a különböző témaköröket. Egy lépés egy műveletet ír le, amelynek elvégzése legfeljebb 15 másodpercet vesz igénybe.
3. Használjon képeket vagy rajzokat. Ügyeljen arra, hogy a kép illeszkedjen a szöveghez. A szövegben hivatkozzon a képre. A képeket helyezze a papír bal oldalára, a szöveget pedig tartsa a jobb oldalon.
4. Kiemelje a fontos információkat nagybetűs, félkövér vagy dőlt betűs szöveggel.
5. Minden listát alakítson át felsorolássá vagy számozott listává.

Az olyan eszközök, mint például a Gluu Understand termékünk munkautasítás funkciója, beépített formázással rendelkeznek, amelyekkel könnyen biztosítható az egységesség mindenhol. Például hasznos a kockázatokat ugyanúgy formázni, hogy az emberek gyorsan megtanulják kiszúrni őket:

5. LÉPÉS

Újraírni és egyszerűsíteni

A jó írás fő szabálya a rövidség. Rövid, egyszerű és világos.

1. Rövid és egyszerű mondatokat használj. A mondatok ne legyenek hosszabbak 15 szónál, és ne tartalmazzanak záradékokat.
2. Használj rövid és egyszerű szavakat. A több szótagú szavak agyafúrtnak hangzanak, de lelassítják az olvasót. Könnyítsd meg a dolgukat, és képzeld el, hogy egy ötévesnek írsz.
3. Kerüld a rövidítéseket, és ha mégis használnod kell egyet, akkor első alkalommal írd ki, és a rövidítést zárójelbe tedd mellé. Ettől kezdve használd a rövidítést.
4. Tartalmazz egy listát a rövidítésekről, amelyekre az olvasó hivatkozhat.
5. Döntsd el, hogy melyik szót vagy kifejezést fogod használni valaminek a leírására, és ragaszkodj ehhez. Ne használjon különböző szavakat ugyanarra a dologra. Ha például a “háztartási szappan” kifejezést használja, akkor az egész dokumentumban csak ezt használja.

A fentiek szerint használjon aktív mondatokat, ne passzívat:

Korrekt: Szárítsa meg a kezét alaposan.

Hibás: A kezeidet alaposan meg kell szárítani.

STEP 6

Hivatkozások hozzáadása

Mindig hasznos, ha forrásokat és javaslatokat adsz meg a további olvasáshoz és tanuláshoz. Vagy lábjegyzeteket adjon hozzá, vagy legyen egy függelék a dokumentum végén.

STEP 7

Tesztelje egy kollégával!

Hogy megbizonyosodjon arról, hogy a munkautasításai könnyen érthetők és követhetők, kérjen meg egy kollégát, hogy a feladatot követve végezze el azt. Így megtudhatja, ha bizonyos részek vagy magyarázatok zavarosak vagy további pontosításra szorulnak.

1. Kérjen meg egy megfelelő kollégát, hogy olvassa el a munkautasítás tervezetét, és adjon visszajelzést róla. Megfelel-e a munkautasítás annak, ahogyan a feladatot a valóságban végzik? Zavarba ejtő? Mi lehetne egyértelműbb?
2. Kérje fel a kollégát, hogy a munkautasítás-tervezetet követve végezze el a feladatot. NEM segít neki, vagy ad további magyarázatokat. Figyelje meg.
3. Készítsen jegyzeteket arról, hogy mit kellene hozzáadni vagy megváltoztatni a munkautasítás másolatán.

Példa egy bevált SOP formátumra

A Lean.org oldalon található néhány hasznos sablon a szabványos munkautasítások megírásához. Ezek többnyire haladóbb gyári beállításokra vonatkoznak:

Forrás:

Source: https://www.lean.org/Search/Documents/53.pdf

Munkautasítás ellenőrzőlista

Összefoglalva és egyszerűsítve, íme egy ellenőrző lista, amelyet kéznél tarthat, amikor megtervezi, hogyan írja meg a következő munkautasítást.

• meghatározta a folyamatot, amelynek a feladat része
• meghatározta a feladat célját
• megértette a feladat hatókörét
• megnevezte a feladatért felelős személyeket
• megnevezte a feladathoz szükséges eszközöket
• megemlítette a feladatot. az esetleges biztonsági követelményeket
• megfelelő és hasznos formátumot választott
• hasznos vizuális segédeszközöket használt
• ellenőrizte az egyszerű nyelvezetet és a rövid mondatokat
• eltávolította a felesleges szakzsargont és szakkifejezéseket
• Tesztelte egy kollégán.

Most itt az ideje, hogy a gyakorlatba ültessük!

Mint gyakran mondjuk, fontos, hogy ne feledjük, hogy

“A tökéletes a jó ellensége.”

El kell kezdeni, és menet közben tanulni és javítani. Az egyik ötlet az, hogy tájékoztasd a kollégáidat arról, hogy mit csinálsz, és kérd meg őket, hogy mutassanak rá az esetleges hibákra vagy mulasztásokra. Ez biztosítja, hogy a munkautasításodat jól fogadják. Mi itt a Gluu-nál hiszünk abban, hogy a munkautasításokat egy integrált rendszeren belül kell megírni az üzleti folyamatok kezelése érdekében.

Hasznosnak találta ezt?
Ha igen, akkor nagyra értékelnénk, ha megosztanád velünk:

…vagy ha úgy érzi, készen áll, nézze meg a munkautasítás funkciót, hogy már most elkezdhesse a saját munkautasításait.