Munkarendet. Bármennyire is egyszerűnek hangzik, a helyes elkészítése nem könnyű feladat. Pedig semmi sem alapvetőbb egy projekt sikere szempontjából. Ha a munkaköri leírás túl homályos, túl széleskörű vagy túl általános, akkor teret engedhet a különböző értelmezéseknek, ami később bajokhoz vezethet. Ez igaz egy belső projektre, és kétszeresen igaz, ha beszállítók is részt vesznek benne.
“A munkaköri leírás nem megfelelő végrehajtása gyakran az oka annak, hogy a felek vitába keverednek” – mondja David M. Greenberg, a Greenberg Traurig LLP New York-i irodájának technológiai, média és távközlési csoportjának ügyvédje.
Azért, hogy a projektje már az első alkalommal jól sikerüljön, kövesse az alábbi iránymutatásokat a hatékony munkaköri leírás, vagy ahogyan szeretettel nevezik, a SOW megírásához.
Tudja meg, hogy mi is az a SOW.
A SOW meghatározza a szükséges munkák körét és az elvégzésük idejét. Ez “a megállapodás sarokköve” – mondja Nick Scafidi, a Westboro, Massachusetts állambeli National Grid USA energiaszolgáltató informatikai beszerzési vezetője. “Meghatározza az elvárásokat, a teljesítendő feladatokat, azt, hogy mi az elfogadható, az árat, az árképzési ütemtervet. Enélkül olyan, mintha azt mondanánk egy vállalkozónak: “Építs nekem egy házat”, és megmondanánk neki, hogy mikor, milyen típusú vagy mekkora legyen.”
Tudja, hogy mit kell tartalmaznia.
Bruce Russell, aki számos SOW-t írt alá, amikor egy szoftverfejlesztő cég operatív igazgatója volt, azt mondja, hogy a jó SOW a következő dolgokat tartalmazza:
- A főbb eredmények és azok várható időpontja.
- Az eredményeket támogató feladatok, valamint az, hogy melyik fél – a megbízó cég vagy a szolgáltató – fogja elvégezni ezeket a feladatokat.
- A projekt irányítási folyamata, valamint az, hogy az irányító bizottságok milyen gyakran fognak ülésezni.
- Milyen erőforrásokra van szükség a projekthez, milyen létesítményeket használnak majd, és kinek a felszerelésére lesz szükség, valamint a tesztelési követelményekre.
- Ki és mikor fogja kifizetni a költségeket.
“A munkaköri leírás már az elején összefogja az összes elemet” – mondja Russell, aki jelenleg a bostoni Northeastern University üzleti főiskolájának vezető professzora. “És minél pontosabbá, minél kvantitatívabbá tudja tenni, annál jobb”.
Definiálja a sikert.
A munkamegállapodásnak minden fél számára tisztáznia kell, hogy mi számít sikernek vagy kudarcnak, mondja Melise R. Blakeslee, a washingtoni McDermott Will & Emery LLP szellemi tulajdon, média és technológiai tranzakciók csoportjának ügyvédje.
“Megfelelően le kell írni, hogy mi a munka, és hogy milyen kritériumok alapján állapítják meg mindketten, hogy valami sikeresen befejeződött” – mondja Ruth Anne Guerrero, a Newtown Square-i Project Management Institute Inc. szabványmenedzsere és korábbi informatikai projektvezető.
Elmondása szerint például, ha azt várja el a szállítójától, hogy felhasználói követelményeket dolgozzon ki, a SOW-nak ki kell mondania, hogy a szállítónak interjút kell készítenie bizonyos felhasználói csoportokkal, és jóvá kell hagyatnia velük a követelményeket, mielőtt a munkát befejezettnek tekinti. Ez jobban meghatározza a sikert, mintha egyszerűen azt mondaná, hogy “a szállító felhasználói követelményeket készít”.
A siker definíciója a projekttől függ, mondja Guerrero. Az informatikai projektvezetőknek meg kell határozniuk, hogy a sikeres megvalósítást a sebesség, a válaszidő, a könnyű használat vagy mindhárom határozza meg, majd ezeket számszerűsíteniük kell a SOW-ban.
Ne feledkezzen meg a menetrendről.
A sikeres megvalósítást azonban nem csak a rendszer sebessége vagy válaszkészsége határozhatja meg. Elvégre mit ér egy nagyszerű alkalmazás, ha egy évtizedig tart az elkészítése? Ezért kell a SOW-nak időelemeket is tartalmaznia. Guerrero azt ajánlja, hogy a naptárban rögzített dátum helyett olyan nyelvezetet használjunk, amely lehetővé teszi a rugalmasságot. A SOW-nak például meg kell határoznia, hogy a végfelhasználói követelmények a szerződés aláírása után két hónappal esedékesek – ez a megfogalmazás még mindig előreviszi a projektet, miközben figyelembe veszi az olyan lehetséges problémákat, mint például a szerződés aláírásának késése.
A SOW-nak meghatározott időpontokat kell kijelölnie a hivatalos felülvizsgálatokra is, hogy minden érintett megerősíthesse, hogy a tervek szerint haladnak, mondja Matt Liberatore, a Villanova Egyetem (Villanova, Pa) kereskedelmi és pénzügyi főiskolájának döntési és információs technológiák tanszékének professzora és a John F. Connelly vezetési tanszék vezetője.
Kössük a fizetést mérföldkövekhez.
A munka ütemben tartásának másik kulcsfontosságú eleme a SOW-ban meghatározott mérföldkövek meghatározása és a kifizetés sikeres teljesítéshez kötése, mondja Blakeslee.
Amikor Scafidi SOW-t ír, meghatározza, hogy a szállítóknak történő kifizetések a kulcsfontosságú eredmények elfogadásakor történjenek. Azt is megjegyzi, hogy a fizetés egy részét mindaddig visszatartja, amíg a szállító nem bizonyítja, hogy az összes szállított termék együtt működik.
Mindenki számára érthető nyelvet használjon.
Blakeslee szerint nem csak az informatikai osztály és annak szállítói használják a SOW-t. Ezért ne úgy írja meg, mintha csak az informatikusok látnák. “Érthetőnek kell lennie a végfelhasználók, a szolgáltatók, a vezetőség és a bíró számára is” – mondja.
Legyen konkrét.
Bár számos félnek meg kell értenie a munkaköri leírást, legyen pontos a projekt hatókörének és követelményeinek leírásában, mondja Blakeslee. Látott már olyan dokumentumokat, amelyek homályos célokat fogalmaztak meg, például “a legjobb képességeik szerint fognak dolgozni”. Ezt ahhoz hasonlítja, mintha egy háztulajdonos egy festőt bízna meg azzal az utasítással, hogy “a lehető legjobb teljesítményt nyújtsa”.
“Ha a festő ezt megteszi, de fehér helyett lilára festi a házát, akkor nem lesz követelése vele szemben” – mondja.
Scafidi megszívlelte az ilyen tanácsokat. Ahelyett, hogy azt mondaná, hogy egy feladat “ésszerű mennyiségű időt vesz igénybe”, Scafidi azt írja: “A megadott feladat legfeljebb négy órát vesz igénybe”.
“Az ügyvédek jól érzik magukat, ha az ilyen dolgokban világos, egyértelmű meghatározásunk van” – mondja.
Ne feledkezzen meg az utómunka igényeiről.
Guerrero azt javasolja, hogy a SOW-ba foglalják bele az utómunka követelményeit. Pontosítani kell, hogy milyen tesztelésre és támogatásra lesz szüksége a szállítótól – mondja. Ha pedig azt tervezi, hogy a telepítés után belső munkatársak fogják támogatni a rendszert, a SOW-nak ki kell térnie arra, hogy a szállító ki fogja-e képezni a személyzetet. Szerinte ez a nyelvezet garantálja, hogy a szállító nem “csak úgy leszállítja a rendszert és elsétál”.
Pratt a Computerworld munkatársa a massachusettsi Walthamban. Elérhetősége: [email protected].