Senki sem szereti a változásokat, de ahogy a vállalkozása növekszik, nincs más választása, mint elfogadni őket. Meg kell fontolnia olyan hatékony megoldások elfogadását, mint az EDI a kereskedelmi partnerekkel folytatott tranzakciók racionalizálása érdekében. Tekintettel azonban a piacon ma kapható EDI-szoftverek és -szolgáltatások széles választékára, nehéz lehet megtalálni azt, amelyik a legjobban megfelel az Ön vállalatának igényeinek. Akár új az EDI területén, akár már régóta használja, ez a vásárlói útmutató segít Önnek jobban megérteni a választási lehetőségeket, hogy megtalálja a legmegfelelőbb EDI-megoldást, amely stratégiai előnyt biztosít vállalatának.
Ez az útmutató konkrétan a következő témákban nyújt Önnek információkat:
Mi az EDI-szoftver?
Az elektronikus adatcsere (EDI) szoftver egy olyan robusztus technológia, amely megkönnyíti az üzleti dokumentumok cseréjét egyik számítógépről a másikra szabványos elektronikus formátumban a kereskedelmi partnerek között, lehetővé téve számukra a hatékony együttműködést. Az EDI-szoftveren keresztül több ezer szabványos üzleti dokumentum küldhető el automatikusan. Néhány gyakori példa a szállítási státuszok, számlák, megrendelések, leltári dokumentumok és váminformációk.
Az EDI technológia megszünteti a kézi B2B kommunikációt, lehetővé téve a vállalatok számára, hogy időt és pénzt takarítsanak meg az ellátási láncban, növeljék a feldolgozási sebességet, csökkentsék a hibákat, javítsák a kereskedelmi partnerek közötti együttműködést, valamint növeljék az ügyfelek elégedettségét és hűségét. Mivel az EDI teljesen papírmentes és alig vagy egyáltalán nem igényel emberi beavatkozást, az üzleti dokumentumok közvetlenül a feladó számítógépes rendszeréből (pl. logisztikai rendszer vagy ERP szoftver) a címzett számítógépes rendszerébe (pl., rendeléskezelő rendszer).
Az EDI-szoftver jellemzői
| Jellemző | Leírás |
|---|---|
| EDI-fordítás | Az íráshoz szükséges adatok azonosítása, a szükséges információk lekérése bármely megfelelő rendszerből (pl. ERP vagy értékesítési megrendelés), az adatokat olyan struktúrába rendezi, amelyet az eladó megérthet (megfelel a rendszerük formátumának vagy egy előre egyeztetett rendelési struktúrának), és elküldi a kérést az eladónak |
| EDI leképezés | Az információt olyan formátumba fordítja, amelyet az új környezetekben könnyebben lehet használni. Ide tartoznak a flat-file, az XML és mások. |
| Biztonságos tranzakciók | A protokollok, például a Secured FTP és a HTTPS használata a kommunikáció biztonsága és a tranzakciók megtartása érdekében az érintett felek között. |
Az EDI szoftver előnyei
Az EDI az 1960-as évek vége óta létezik, és az előnyök mindig drámainak bizonyultak. Íme egy pillantás az EDI-szoftver néhány előnyére:
| előny | leírás |
|---|---|
| megnövekedett sebesség | Az üzleti ciklus körülbelül 61 százalékkal gyorsul. Az EDI-üzenetek előre konfigurált munkafolyamatok segítségével automatikusan elküldhetők, így a kereskedelmi partnerek közötti tranzakciók napok vagy hetek helyett néhány perc alatt befejezhetők. |
| Növekvő pontosság | A tranzakciók manuális feldolgozása nagyobb kockázatot jelent az emberi hiba szempontjából, ami nagyban befolyásolhatja az üzletmenetet. Szakértők becslése szerint az adatminőségi problémák évente körülbelül 3 billió dollárba kerülnek az amerikai vállalatoknak. Az EDI körülbelül 30-40 százalékkal csökkentheti a hibás tranzakciók számát. |
| csökkent tranzakciós költségek | A tranzakciós költségek körülbelül 35 százalékkal csökkennek. A számos tranzakciót kezelő vevők számára az EDI-szoftver a korai fizetési kedvezményeknek köszönhetően évente akár több millió dolláros megtakarítást is lehetővé tesz. |
| Jobb ügyfélélmény | Szavatolja az elvárások szinkronizálását az eladó és a vevő között, ezáltal csökkenti a felek közötti kétértelműségeket, és magasabb szintű ügyfélelégedettséget ér el. Egyes becslések szerint az EDI körülbelül 20 százalékkal csökkentheti a megrendeléstől a készpénzig tartó ciklusidőt, javítva az üzleti partnerek közötti tranzakciókat és kapcsolatokat. |
| Javított készletgazdálkodás | A készletgazdálkodás kulcsfontosságú, mivel a vállalkozás minden területét érinti – a raktártól a vevőszolgálatig. Az üzleti dokumentumok cseréjének automatizálásával könnyedén növelheti az ellátási lánc átláthatóságát. Az EDI rendelkezik egy nyomon követési funkcióval, amely lehetővé teszi, hogy könnyen megállapítsa, milyen készletei vannak és hol vannak. És mivel az EDI valós idejű frissítéseket biztosít, hatékonyan oszthatja be erőforrásait, megelőzheti a hiányt és gyakorlatilag megszüntetheti a felesleges készleteket. |
Mire van szüksége az Ön vállalkozásának?
Függetlenül attól, hogy cége kisvállalkozás, nonprofit szervezet vagy multinacionális vállalat, pontos, hatékony és időben történő üzleti dokumentumcserére van szüksége kereskedelmi partnereivel. Ez az EDI-megoldás integrálását jelenti az Ön jelenlegi B2B kommunikációs rendszerébe. EDI-alapú rendszer nélkül a megrendelések és egyéb dokumentumok továbbítása a kereskedelmi partnereknek költséges, időigényes és hibakockázatos.
Az EDI-nek számos típusa létezik, köztük a közvetlen EDI (más néven pont-pont közötti), a webalapú EDI, az EDI-hálózat és a teljes B2B integráció. Az EDI minden típusának megvannak az előnyei és hátrányai, a vállalkozás méretétől és igényeitől függően.
- Kezdő vállalkozások és más kisvállalkozások: A kezdő vállalkozások és más kisvállalkozások, amelyek EDI-megoldást szeretnének vásárolni, általában megelégedhetnek a webalapú EDI-vel, amely webböngészőkön, például a Google Chrome-on és a Firefoxon keresztül érhető el és használható. A webböngészők használatával egyszerűen kitöltheti a szabványosított űrlapokat a megosztani kívánt üzleti adatokkal. A webalapú EDI gyakran a legegyszerűbb és legolcsóbb módja annak, hogy a kis- és középvállalkozások elkezdjék az üzleti adatok cseréjét kereskedelmi partnereikkel az EDI segítségével. Továbbá, mivel sok webalapú EDI-megoldás olyan nagy kiskereskedőkkel működik együtt, mint a Target és a Walmart, a tipikus EDI-beállítással járó bonyolultságok csökkennek.
- A meglévő EDI-felhasználók további funkciókat keresnek: Az EDI-szoftverének anélkül kell skálázódnia, hogy külön személyzetet kellene felvennie az EDI-funkciók kezelésére. Ha nem egyértelműek a növekedési tervei, érdemes megfontolni egy felhőalapú EDI beszerzését a korlátlan skálázhatóság biztosítása érdekében, amelyhez kezelhető és rugalmas árstruktúrák társulnak.
- Nagyvállalatok: A nagyobb vállalatok jellemzően nagy mennyiségű tranzakciót bonyolítanak le, ezért valószínűleg hibrid megközelítést követnek, amelyben kombinálják a különböző EDI-típusokat annak érdekében, hogy minden kereskedelmi partnerükkel hatékonyan tudjanak együttműködni. A nagyvállalatok egyre inkább olyan jó hírű EDI-szolgáltatókkal keresnek partnerséget, amelyek képesek EDI-rendszerük napi szintű irányítására.
A legjobb EDI-szoftver
A vállalat számára megfelelő EDI-megoldás kiválasztása meglehetősen nehéz, mivel a piacon széles választék áll rendelkezésre. Míg egyes szervezetek inkább saját belső EDI-rendszerüket kezelik, sokan EDI-szolgáltatóval kívánnak együttműködni. Bármelyik utat is választja, íme néhány népszerű EDI-megoldás, amelyet érdemes megfontolni:
- A TrueCommerce egy olyan EDI- és e-kereskedelmi rendszer, amely a kis- és középvállalkozások számára egyetlen platformot biztosít, amelyről az összes EDI-tranzakciójukat kezelhetik. Az ellátási lánc folyamatainak felgyorsítására tervezett TrueCommerce egy robusztus kereskedelmi platformhoz kapcsolja a vállalkozásokat, amely világszerte több mint 10 000 kiskereskedőhöz biztosít hozzáférést.
- A B2BGateway egy megfizethető és teljes körűen kezelt EDI-megoldás, amely lehetővé teszi, hogy olyan kereskedelmi partnereket is felvegyen, amelyek nem rendelkeznek EDI-képességgel. Kereskedelmi partnereinek hozzáadása a rendszerhez nagyon egyszerű, mivel csak egyszeri díjat kell fizetniük, valamint egy kis havi karbantartási díjat. Továbbá, ha azt szeretné, hogy az EDI és a könyvelési programok összekapcsolódjanak, a B2BGateway teljes mértékben integrálható a Microsoft SBA, a QuickBooks és a Sage 50c programokkal.
Az EDI gyakori fájdalmas pontjai
Míg az EDI sok ígéretet rejt magában, vannak kihívások is. Íme néhány a leggyakoribb EDI-problémák közül:
- Biztonsági aggályok. Bár az EDI jól bevált és számos iparágban és szervezetben használatos, még mindig vannak problémák az EDI-partnerekkel vagy harmadik fél EDI-szervezetekkel való információmegosztással kapcsolatban. Ilyen problémák közé tartozik a bizalom hiánya, a bizalmas információk kiszolgáltatottságának kockázata a biztonsági rések miatt, valamint a kormányzati vagy szervezeti előírásokból eredő lehetséges jogi problémák.
- Az alkalmazásfrissítések adatzavarokat okozhatnak. Egyes vállalati szoftverek megszakíthatják az EDI-kapcsolatokat, még azokat is, amelyek korábban jól működtek. Az ügyfélkapcsolat-kezelő szoftverek, a vállalati erőforrás-tervezési programok, a számviteli szoftverek és sok más fejlett rendszer rendszeres frissítéseket vagy fejlesztéseket kaphat, amelyek miatt nem kompatibilisek a kereskedelmi partnerei által használt szoftverekkel.
- Szoftverintegrációs problémák. Az EDI-megoldások leköthetik az informatikai erőforrásokat, vagy nagy képzési többletköltséget róhatnak a vállalatra. Megfelelő képzés és az új protokoll szigorú betartása nélkül a kézi dokumentummegosztásról az EDI-re való átállás zűrös lehet. Továbbá, mivel az EDI bevezetésénél több szabvány is szerepet játszik, a kisvállalkozásoknak nehézséget okozhat az adatcsere olyan nagyobb vállalatokkal, amelyek egy dokumentumszabvány legújabb verzióját használják.
- A bevezetés és karbantartás költségei. Bár az EDI hatalmas költségmegtakarítási előnyökkel jár, a szoftveralkalmazások újratervezése és bevezetése az EDI-nek a jelenlegi rendszerbe való illesztése érdekében meglehetősen költséges lehet, különösen a kis- és középvállalkozások számára. Az EDI-rendszer fenntartása is költséges lehet, különösen, ha a kezelt adatmennyiség gyorsan növekszik.
Az EDI-szoftverek piaci trendjei
- A felhőalapú EDI fokozott használata. Ahogy a felhőalapú számítástechnika a vállalati tevékenységek egyre szélesebb körébe kerül, a felhőalapú EDI-rendszer használata várhatóan növekedni fog, különösen a kis- és középvállalkozások körében. Napjainkban egyre több vállalkozás igyekszik a kapcsolatokat, alkalmazásokat, adatokat és integrációt a felhőbe migrálni. A felhőalapú számítástechnika megváltoztatja az EDI-technológia bevezetésének és a szolgáltatásfogyasztási modelleknek a szabályait.
- Mobil EDI. A mobil eszközök, például az okostelefonok és a táblagépek megváltoztatják a vállalkozások és a kereskedelmi partnereik közötti interakció módját. Néhány vállalat elkezdett olyan alkalmazásokat fejleszteni, amelyek segítik az ellátási lánc mobilizálását. Mivel a vállalati alkalmazások mostanában egyre népszerűbbek, csak idő kérdése, hogy mikor tölthet le egy EDI-vel kapcsolatos mobilalkalmazást az alkalmazásboltokból.
Az EDI-szolgáltatások és szoftverek kiválasztása
Az EDI-dokumentumáramlás megértése kulcsfontosságú a piacon elérhető különböző szolgáltatási és szoftverajánlatok mérlegeléséhez:
- A számviteli vagy ERP-rendszerben létrehoznak egy üzleti dokumentumot.
- Az üzleti dokumentumot az eredeti, számviteli rendszer formátumából lefordítják egy EDI-dokumentumfájlba.
- Az új EDI-dokumentumot elküldik az EDI VAN (értéknövelt hálózat) szolgáltatónak.
- Az EDI VAN szolgáltató elektronikusan eljuttatja a dokumentumot a címzett EDI-postafiókjába.
- A dokumentum címzettje az EDI-dokumentumot visszafordítja olvasható üzleti dokumentumra és feldolgozza.
Az EDI dokumentumáramlás lépéseinek számát tekintve nem meglepő, hogy vannak szolgáltatók, akik minden egyes lépésre összpontosítanak. Vannak végponttól végpontig terjedő megoldások szolgáltatói is. Sőt, egyes ERP-rendszerek az EDI-t a mögöttes rendszer részét képező integrált modulként tartalmazzák.
Az EDI-dokumentumáramlás első lépése az üzleti dokumentum EDI-fájllá alakítása. A piacon számos szoftvermegoldás nyújt EDI-fordítást. Az EDI-fordító szoftverek áttekintésekor fontos szempont a kompatibilitás a könyvelési/ERP-szoftverrel. Az EDI fordítási ajánlatok értékelésénél az interoperabilitás a legfontosabb szempont.
Az EDI VAN szolgáltatók kezelik az EDI dokumentum kézbesítését. A VAN szolgáltató képezi le a dokumentumot a címzett szabványainak megfelelően, tesztelési szolgáltatásokat nyújt, és biztosítja a fájlok megfelelő kézbesítését.
Az EDI-megoldás megvásárlásakor az egyik legfontosabb szempont a szolgáltatás terjedelme. Akár fordítási szoftvert keres, akár egy VAN-szolgáltatót, akivel együttműködhet, vagy egy teljes ERP-megoldást, amely EDI-funkciókat is tartalmaz, számos lehetőség áll a vállalat rendelkezésére, amelyeket mérlegelnie kell. Ha szeretné feltárni a vállalkozása számára megfelelőket, fontolja meg ingyenes szoftverkereső szolgáltatásunk igénybevételét.