A stratégiai tervezés 5 lépéses folyamata

A stratégiai tervek segítenek azonosítani, hogy egy szervezet mire törekszik, és feltérképezik a sikerhez szükséges lépéseket.

Régebben a stratégiai tervek tíz évre szóltak, de ma a szervezetek általában 2-3 évre előre tekintenek – egyes iparágak csak évről évre terveznek.

A stratégiai terv kidolgozása többlépcsős folyamat, és egyik lépés a másikra épül.

A folyamat megkezdéséhez a szervezetnek szenvedélyesen kell foglalkoznia azzal, amit csinál, és világos elképzeléssel kell rendelkeznie arról, hogy mit szeretne elérni.

Ez az egyértelműség teszi lehetővé a stratégia kidolgozását.

A stratégiai terv kidolgozásának ötlépéses folyamata

1. lépés: Víziós nyilatkozat írása

A víziós nyilatkozat egy olyan kijelentés (általában 2-3 mondat), amely mentális képet ad az olvasónak (és ami még fontosabb, a szervezetnek) arról, hogy a szervezet mivé szeretne válni vagy mit szeretne elérni.

Nagyon fontos megérteni, hogy egy szervezet hová tart, mielőtt stratégiai tervet dolgozhat ki arra vonatkozóan, hogyan juthat el oda.

A víziónyilatkozat értéke az, hogy közös célt ad a vezetésnek és az alkalmazottaknak.

A vízióalkotás elősegítése:

Hívja a vízióalkotókat egy szobába.

Kérje meg őket, hogy csukják be a szemüket, és írják le, milyen mentális képet látnak, amikor a szervezet elérte az optimális állapotot.

Dokumentálja a képet leíró gondolatokat egy flipcharton.

Egyezzenek meg mindenben, amit leírtak.

Foglaljon időt a megfogalmazással való játékra, vagy játsszon vele, amíg pontosan leírja a gondolatokat.

Példa Víziónyilatkozat

“Az ABC Dry Cleaners lesz a fővárosi terület első számú professzionális mosodája
azáltal, hogy páratlan ügyfél
kiszolgálást és a versenytársakat felülmúló tisztítási szolgáltatásokat nyújt”.

2. lépés: Küldetésnyilatkozat írása

A küldetésnyilatkozat annak magyarázata, hogy miért létezik egy szervezet, és milyen utat fog bejárni a jövőképének elérése érdekében.

A küldetésnyilatkozatok általában rövidebbek, mint a jövőképnyilatkozat, de nem mindig, és szervezetspecifikusak.

Ez egy olyan nyilatkozat, amely leírja, hogy mi az, amiért a szervezet szenvedélyesen küzd, és miért létezik.

A küldetésnyilatkozat folyamatának megkönnyítése:

Hívja a csoportot, hogy nézze meg a jövőképnyilatkozatot, és kezdje el a folyamatot a küldetésnyilatkozat ötleteléséhez.

Menjen körbe a teremben, és kérjen meg mindenkit, hogy röviden (5-7 szóval) írja le a gondolatait, és a válaszokat dokumentálja egy flipcharton.

Mihelyt mindenki leírta az ötleteit, keressük a hasonlóságokat, és általában egy természetes nyilatkozat fog magától kibontakozni.

Mondjuk újra és finomítsuk a nyilatkozatot, amíg mindenki egyetért azzal, hogy az tükrözi a szervezet küldetését.

Példa küldetésnyilatkozat

“Azért létezünk, hogy “segítsünk ügyfeleinknek ápolni
és meghosszabbítani ruhaberuházásaik élettartamát””.

3. lépés: Hiányelemzés elvégzése

A hiányelemzés egy olyan folyamat, amelyen egy szervezet végigmegy, hogy azonosítsa a jelenlegi állapota és a remélt cél – a jövőkép – közötti hiányosságokat.

A hiányelemzéshez egyszerűen meg kell nézni, hogy hol tart a szervezet, és össze kell hasonlítani azzal, hogy hol szeretne tartani.

Ez a folyamat általában magában foglal egy lépést, amely során a szervezeten kívüli adatokat kutatjuk, valamint alaposan megvizsgáljuk a szervezeten belüli adatokat.

Példák a hiányosságokra, amelyeket egy szervezet megvizsgálhat:

• Piaci részesedés

• Pénzügyi adatok

• Belső folyamatok/rendszerek

• Szakmai kapcsolatok

• Vevői elégedettség és a termékek/szolgáltatás minősége (ezeket is kritikus sikertényezőknek tekintik).

Példa a szervezet jelenlegi állapotára:

1. Vevői elégedettségi pontszám 65;
2. Profit árrés 1%
3. 10% piaci részesedés
4. 10% megtérülés a rossz minőségű takarításokból

4. lépés: Írjon SMART célokat

Írjon SMART célokat 2-3 évre előre (egyes szervezetek a szervezettől függően rövidebb vagy hosszabb időt választanak).

Példa a szervezeti célokra:

1. 20xx-re az ABC vegytisztító 85 %-os ügyfél-elégedettségi pontszámmal fog rendelkezni
2. 20xx-re az ABC vegytisztító 5%-os haszonkulccsal fog rendelkezni
3. 20xx-re az ABC vegytisztító 25%-os piaci részesedéssel fog rendelkezni
4. 20xx-re az ABC vegytisztítónak kevesebb, mint 2%-os lesz a rossz minőségű tisztítások megtérülése

Itt találkozik a gumi az úttal.

A célok csodálatos dolog, de hacsak nem hajtják végre őket, és valakit nem tartanak számon egy strukturált teljesítménymenedzsment-folyamaton keresztül, akkor nem többek, mint szavak egy darab papíron.

Hogy a céloknak legyen némi foguk, le kell vinni őket az osztályok és végső soron az alkalmazottak szintjére. Ez azt jelenti, hogy meg kell határozni, hogy ki fogja elvégezni a feladatokat.

Példány céldokumentum

5. lépés: A haladás ellenőrzése

A célokat legalább negyedévente ellenőrizni kell.

Ez lehet olyan egyszerű, mint megkérni a felelős személyt, hogy adjon helyzetjelentést a negyedéves célokról.

Ez azért nagyon fontos, mert manapság minden szervezet annyira elfoglalt, hogy a napi feladatok néha a hosszú távú célok teljesítésének útjába állnak.

Évente egyszer felül kell vizsgálni és frissíteni kell a stratégiai tervet és a célokat, hogy tükrözzék az aktuális piaci feltételeket és változásokat annak érdekében, hogy a célok a szervezet jelenlegi állapotára összpontosítsanak.

A céldokumentum segítségével nyomon követhető legyen a célok teljesítésének állapota.

A célokról minden munkatársi értekezleten beszélni kell, hogy mindenki megértse annak prioritását.

Néhány szervezet azért nem készít stratégiai tervet, mert a folyamat megfélemlíti őket.