Új munkatársak eligazítása plusz egy ellenőrzőlista, hogy ne tévessze szem elől

Az új munkatársak eligazítása az első hivatalos tapasztalat, amelyet az új alkalmazottak a munkáltatójukkal kapcsolatban szereznek, miután csatlakoztak a csapathoz. Megfelelő bevezetést kell nyújtania a vállalati kultúrába, a munkavállaló munkaköri feladataiba, és lehetőséget kell adnia a szükséges papírmunkák elvégzésére. Javasoljuk egy ellenőrzőlista használatát, hogy a lehető legjobb élményt nyújthassa.

Megadtuk az új alkalmazottak eligazításának ellenőrzőlistáját, amely segít emlékezni az olyan alapvető feladatokra, mint a bérszámfejtés és a megfelelőségi papírmunka, az iroda berendezése és a biztonsági jelvények, valamint a legfontosabb feladat – hogy az új alkalmazott úgy érezze, szívesen látják.

Töltse le az új alkalmazottak beilleszkedési ellenőrzőlistáját PDF vagy DOC formátumban

Az új alkalmazottak beilleszkedési ellenőrzőlista segít a vállalkozásának az új alkalmazottak beilleszkedési feladatainak áttekintésében, hogy biztosítsa az újonnan felvett munkatársak jó kezdését. Tartalmazza az új alkalmazottakkal kapcsolatos papírmunkát, például az I-9 és W-4 nyomtatványokat, amelyeket ki kell tölteni. Olyan feladatokat is tartalmaz, mint az informatikai rendszerek beállítása és a munkavállaló munkaterületének előkészítése.

Az új alkalmazottak eligazítási folyamatának legalább a következőket kell tartalmaznia:

• Munkavállaló-vezető bemutatkozása
• Vállalati tájékoztató (háttér, küldetés, értékek)
• Munkahelyi betanítás
• Idő az új munkatársak papírmunkájának aláírására
• Biztonsági eljárások áttekintése
• Juttatási csomag
• Munkahelyi bejárás (ha van)

Az új munkatársak beavatási ellenőrző listánk letölthető, és a vállalkozás igényeinek megfelelően módosíthatja. Ez segít abban, hogy az eligazítási folyamat során ne hagyjon ki egyetlen fontos, szükséges új munkavállalói papírmunkát sem. Tartalmazza az összes alapvető új munkavállalói eligazítási feladatot, például a szükséges bemutatkozásokat, a kitöltendő papírokat és az időkereteket.

A sablont úgy kell módosítania, hogy tartalmazza a vállalkozására vonatkozó elemeket, például az irodai túrákat, a parkolóbérleteket, az egyenruhák megrendelését, vagy a munkavállalói jelvényhez vagy sajtóközleményhez szükséges fényképek beszerzésének lépéseit. Sablonunk letöltésével megspórolhatja, hogy saját ellenőrzőlistát kelljen készítenie a semmiből.

Beszervezés és orientáció az új alkalmazottak felvételi folyamata során

Mihelyt befejezte az alkalmazottak felvételének folyamatát, következnek a következő lépések: az orientáció és a beszervezés. Az új felvételi folyamat jóval a munkavállaló első napja előtt kezdődik. Akkor kezdődik, amikor a munkavállaló elfogadta az ajánlatát, és az első évben a beszoktatással és a képzéssel folytatódik. Egy új alkalmazottnak általában körülbelül nyolc hónapot kell töltenie a munkahelyén, mielőtt teljes mértékben produktívvá válik.

Az új munkatársak beillesztési folyamatának részeként történő szilárd beillesztés biztosítja, hogy az idő ne vesszen kárba, és a munkavállaló valószínűleg maradni fog. Az alábbi képen láthatja az új munkatársak felvételi folyamatának alapvető lépéseit, és vegye figyelembe, hogy az eligazítás a munkavállaló első napján kezdődik.

Az új munkatársak felvételi folyamata öt lépésben illusztrálva

A fenti új munkatársak ellenőrzési listája tartalmazza mindezeket a lépéseket. Az alábbiakban néhány feladatot részletesebben is ismertetünk, hogy legyen fogalma arról, mit és mikor kell tennie.

Első nap: Üdvözlés és eligazítás

Az első napon két fontos dolgot kell tennie minden új alkalmazottal. Az első feladat – az új alkalmazott papírmunkája – a legsürgősebb, de nem a legfontosabb. Ami a legfontosabb, az az, hogy az új alkalmazott úgy érezze, hogy szívesen látják. Az első nap végére szeretné, ha az új alkalmazottja meg lenne győződve arról, hogy nagyszerű döntést hozott, amikor csatlakozott a vállalkozásához.

Az első napon az a feladata, hogy inspirálja és motiválja őt, hogy a második napon is visszajöjjön. Ezt úgy teheti meg, hogy gondoskodik arról, hogy minden papírmunkát megfelelően elvégezzenek (ez a legsürgősebb), és arról, hogy úgy érezzék, szívesen látja őket az Ön vállalkozásában (ez a legfontosabb).

Az eligazítás első hetében megfontolandó tevékenységek a következők:

• Tervezzen személyes találkozókat azokkal a kulcsfontosságú munkatársakkal, akikkel az új alkalmazott együtt fog dolgozni
• Adjon puskát, például a cég telefonlistáját, az iroda térképét, vagy hangpostai utasításokat
• Adjon egy listát arról, hogy ki mit csinál a részlegükön, ha esetleg kérdéseik lennének
• Adjon nekik egy példányt a szervezeti diagramból, és magyarázza el, hogyan épül fel a vállalat
• Mutassa meg nekik, hol találhatók a munkajogi plakátok, és ajánlja fel, hogy válaszol a kérdésekre
• Tartsa meg az épületet, hogy tudják, hol vannak a konferenciatermek, másológépek és vészkijáratok vannak
• Magyarázza el, hogy milyen képzésben fognak részesülni, és hogy mikor/hol fog ez történni
• Győződjön meg róla, hogy tudják, hol találják meg a felhasználói kézikönyveket, dokumentumokat és referenciaanyagokat
• Hagyja, hogy egy munkatársat kísérjenek figyelemmel, hogy lássák, hogyan néz ki egy munkatárs életének egy napja
• Győződjön meg arról, hogy minden olyan eszközzel rendelkeznek, amire szükségük van a munkájukhoz: számítógép, VPN, jelvények, kulcsok, weboldal URL-címek és igazolványok
• Tájékoztassa őket a vállalat küldetéséről, jövőképéről, értékeiről és stratégiai tervéről
• Tervezzen időt a felettesükkel a munkaköri leírásuk áttekintésére és a kérdések megválaszolására

Helyezzen ki különböző csapattagokat, vezetőket és kollégákat, hogy segítsenek a fenti feladatokban. Még ha nincs is hivatalos mentorprogramja, válasszon ki egy kollégát, aki az első hetekben minden nap jelentkezik az új alkalmazottal. Ez a személy lehet az új alkalmazott számára az elsőszámú forrás, akitől kérdéseket tehet fel – mind a munkával kapcsolatos, mind a munkával nem kapcsolatos dolgokkal kapcsolatban, például hogyan kell faxot küldeni, vagy hova menjen ebédelni.

HR Tipp: Annak érdekében, hogy a munkavállaló úgy érezze, hogy szívesen látják, és ne fázzon, fontolja meg, hogy az első héten minden nap megkérjen egy kollégát, hogy hívja meg ebédelni. Az első napon akár az ebéd költségét is fedezheti, hogy a felettesük vagy a kortárs mentor elviszi őket. Használja ezt az első hetet arra, hogy segítse az új alkalmazottat abban, hogy kapcsolatokat építsen ki a munkatársaival, így elkezd hűséget érezni a vállalatához és a csapatához.

Új alkalmazott papírmunkája

Az új alkalmazott papírmunkája a HR-nek az a része, amely a leginkább ijesztő az új vállalkozók számára. Egy ellenőrző lista segít abban, hogy ne felejtsen el semmi döntő fontosságú dolgot. Íme egy lista azokról a dokumentumokról és nyomtatványokról, amelyeket a munkavállalónak ki kell töltenie, át kell néznie és/vagy alá kell írnia. Az alábbi linkek segítségével cikkeket, sablonokat vagy utasításokat talál az egyes dokumentumokhoz, hogy könnyebben kezelhetővé tegye a beszervezést.

• I-9: A foglalkoztatási jogosultság ellenőrzésére használja. Kérje meg a munkavállalót, hogy az első napon hozza magával az igazolványát.
• W-4: Használja a munkavállaló adólevonásainak összegyűjtésére. Lehet, hogy a W-4-nek van egy állami adóváltozata is, amelyet szintén ki kell tölteni.
• Munkavállalói kézikönyv: A munkavállalónak át kell néznie és alá kell írnia a munkavállalói kézikönyvet.
• Egyéb vállalati irányelvek: A vállalkozásra jellemző egyedi irányelvek, amelyek nem szerepelnek a munkavállalói kézikönyvben; ilyenek például a szexuális zaklatásra vonatkozó irányelvek, a szülési szabadságra vonatkozó irányelvek és a szabadidőre vonatkozó irányelvek.
• Akármilyen munkaviszony: Győződjön meg arról, hogy a munkavállaló megértette a saját akaratából történő foglalkoztatásra vonatkozó irányelveit.
• Közvetlen befizetési formanyomtatvány: Használja ezt a banki adatok összegyűjtésére a munkavállaló bérszámfejtéséhez, ha közvetlen befizetést kínál.
• Munkavállalói adatlap a vészhelyzeti kapcsolattartási adatokkal: Vészhelyzet esetére.
• Aláírt ajánlati levél: Kérjen egy aláírt példányt, ha még nem kapta meg.

HR Tipp: Fontolja meg, hogy a papírmunka áttekintését az első néhány nap során ütemezze, ahelyett, hogy átadna az új alkalmazottnak egy halom dokumentumot és elsétálna. Fontolja meg az egyes tételek áttekintését az új alkalmazottal, hogy megelőzze a túlterhelést. Például az első napon elvégezheti a bérszámfejtést és az I-9 dokumentációt, a második napon a juttatások dokumentációját, a harmadik napon az irányelveket, a negyedik napon a kézikönyvet stb.

Ha egynél több új alkalmazott kezd ugyanazon a napon, akkor ütemezzen velük együtt időt a fontos irányelvek, például a szexuális zaklatás elkerülése vagy a teljes munkavállalói kézikönyv átnézésére, lehetővé téve számukra, hogy kérdéseket tegyenek fel. Azok a tételek, amelyeket nem használnak azonnal, mint például a munkavállalói költségtérítési nyomtatvány, várhatnak és átnézhetők, amint a munkavállaló megtervezte az első üzleti útját.

Helping Your New Hire Feel Welcome

Mint említettük, ez az új alkalmazott eligazításának értékesebb része, mert ez segít az alkalmazottnak abban, hogy úgy érezze, szívesen látják. Megismerkedhet a csapatával, megismerheti a felettesének prioritásait, megértheti a vállalat küldetését, és a vállalat részének érezheti magát.

Az új alkalmazott elveszettnek érezheti magát azzal kapcsolatban is, hogy hogyan illeszkedik be a vállalat nagy egészébe. A Pingboard segítségével létrehozhat egy szervezeti ábrát, amelyet megoszthat az összes alkalmazottal, hogy lássák, hol illeszkedik a munkájuk a vállalaton belül. Az alkalmazás 50 alkalmazottig ingyenes, automatikusan frissül az ADP, a BambooHR, a Google G Suite és más HR-szoftverek integrálásával, és a Pingboard alkalmazáson keresztül elérhető, kereshető alkalmazotti adatbázissá alakítja a szervezeti ábrát.

Látogasson el a Pingboardra

Beépítés – Az első hét a munkahelyen

A legtöbb új alkalmazott számára az első hét a munkahelyen idegőrlő. Az Ön feladata, hogy éreztesse velük, hogy szívesen látja őket, bátorítsa őket, hogy képesek lesznek megtanulni az Ön folyamatait, rendszerét és kultúráját, és gondoskodjon arról, hogy legyen egy olyan személy, aki segít nekik kérdéseikkel az első napokban.

Az, hogy ki végezze az onboardingot, sok munkaadóban felmerül. Bár a HR-nek fontos szerepe van, kiderült, hogy az újonnan felvett munkatársak vegyesen szeretnének részt venni. A vezetőség a legfontosabb. Nem meglepő, hogy a munkavállalók tudni akarják, hogy a vállalat vezetői mit várnak el tőlük az új munkahelyükön. Az üzleti vezetők tehát fontolják meg, hogy időt szánnak az újonnan felvett munkatársakra.

Az újonnan felvettek 33%-a jobban szereti, ha a vezetőség végzi az eligazítást. Forrás: V: BambooHR

Gyakran ismételt kérdések (GYIK) az új alkalmazottak eligazításáról

Mi a különbség az eligazítás és az eligazítás között?

A munkavállalói eligazítás és a beszoktatás nagyon hasonló; azonban az eligazítás akkor történik, amikor a munkavállaló megkezdi a munkát – egyes vállalatoknál ez egy napig tart, másoknál pedig egy hétig vagy tovább. Általában strukturált – néha tanórai formában tartják -, és abból áll, hogy üdvözlik és bemutatják őket a vállalatnak, valamint kitöltik a szükséges papírokat, például a bérszámfejtéshez vagy a juttatásokhoz.

A beszoktatás inkább egy folyamatos folyamat, amelynek során a munkavállaló megismerkedik a folyamatokkal, és segít neki elkötelezettebbé válni; általában addig tart, amíg a munkavállaló be nem épül a vállalatnál.

Megtehetem-e egyszerre több munkavállalói orientációt is?

Megtehet egyszerre több orientációt is; sőt, amikor csak lehetséges, törekednie kell erre. Ezzel időt takaríthat meg, hogy ne kelljen ugyanazt a foglalkozást többször is megtartania, és az új alkalmazottaknak lehetőséget ad arra is, hogy kapcsolatba kerüljenek a hozzájuk hasonló, a vállalatnál újonnan dolgozó emberekkel. Mindaddig, amíg egy strukturált formátumot követ, amely minden pozíció esetében működik (a speciális képzésekhez mindig külön mini-üléseket szervezhet), jól fog működni.

Milyen témákról kell szólnia a munkavállalói orientációs programban?

Azt követően, hogy átbeszéli a vállalati eljárásokat (biztonsági és nem biztonsági jellegű feladatok), a juttatásokat és a juttatásokat, az új alkalmazottak papírmunkáját, a fizetett szabadidőt, a képzést, az épület elrendezését és így tovább, szívélyes üdvözlést kell biztosítania. A programot az Ön vállalkozására kell személyre szabnia, de ezek olyan általános információk, amelyek bármely vállalatra alkalmazhatók.

Lényeges mondanivaló

A munkavállalók akkor jelentenek értéket a vállalat számára, ha képesek ellátni azt a munkát, amelyre felvették őket. Ennek biztosítása érdekében gondoskodjon arról, hogy újonnan felvett munkatársai jól induljanak. Az új alkalmazottak eligazításának ellenőrző listája többet tesz annál, minthogy gondoskodik az új alkalmazottakkal kapcsolatos összes papírmunkáról. Ha használja, segít csökkenteni a fluktuációt, elkötelezi új alkalmazottait, és csökkenti az időt, amíg új munkatársai produktívak lesznek.