Wisconsin and Federal Family and Medical Leave Acts

Original Issuance Date: July 1, 2015
Last Revision Date:

Policy Purpose

Tässä politiikassa esitetään liittovaltion ja Wisconsinin perhe- ja sairauslomalain säännökset sekä työntekijöiden ja työnantajan oikeudet ja velvollisuudet molempien lakien mukaisesti.

Tässä politiikassa annettujen tietojen ei pitäisi toimia ainoana perhe- ja sairauslomalain resurssina. Koska lait voivat muuttua, tarkista aina tiedot vastaavista asetuksista, säädöksistä jne. varmistaaksesi, että ne ovat edelleen ajan tasalla, ennen kuin teet perhe- ja sairauslomaa koskevia päätöksiä.

Käytäntöjen tausta

Liittovaltion perhe- ja sairauslomalaki tuli voimaan useimpien työnantajien osalta 5. elokuuta 1993. Wisconsinin perhe- ja sairauslomalaki tuli voimaan 26. huhtikuuta 1988.

Wisconsinin perhe- ja sairauslomalain (WFMLA) säännökset ovat Wis. Stat. § 103.10 ja Wis. Admin. Code § DWD 225.

Liittovaltion perhe- ja sairauslomalain (FMLA) määräykset ovat 29 U.S.C. 2601, et seq. ja 29 CFR Part 825:ssä

Policy Definitions

Luettelo yleisistä termeistä ja määritelmistä on SYS 1225:ssä, Yleiset termit ja määritelmät.

Kohtaiset määritelmät tätä käytäntöä varten:

Lapsi sisältää kaikki henkilöt, jotka sisältyvät sekä WFMLA:n määritelmään, joka on esitetty Wis. Stat §103.10(1)(a) ja liittovaltion FMLA-määritelmä, joka on esitetty 29 C.F.R. § 825.122 §:ssä, (Katso ”poika tai tytär”). Ks. Yhdysvaltain työministeriön hallintovirkamiehen tulkinta (nro 2013-1) FMLA-vapaasta aikuisen lapsen (18-vuotias tai vanhempi) hoitamiseksi.

Tämän käytännön mukaan työntekijälle, joka on lapsen sijaisvanhempi 29 C.F.R. § 825.122:n ja Yhdysvaltain työministeriön palkka- ja työaikadivisioonan tietolehden N:o 28C määritelmän mukaisesti, myönnetään samat oikeudet FMLA:n ja WFMLA:n nojalla kuin biologiselle, adoptio- tai ottovanhemmalle.

Liittovaltion perhe- ja sairauslomalla (FMLA) tarkoitetaan kaikkia perhe- ja sairauslomalain (Family and Medical Leave Act) 29 U.S.C. 2601 ja sitä seuraavien artiklojen ja 29 C.F.R. Part 825:n mukaisia säännöksiä.

Palkallisella vapaalla tarkoitetaan sairauslomaa, lomaa, lomansiirtovapaata, henkilökohtaista lomaa, lakisääteistä vapaapäivää, korvaavaa työaikaa ja palkallisessa loma-ajanpankissa pidettävää vapaapäivää.

Raskas terveydellinen tila on määritelty Wis. Stat. § 103.10(1)(g) WFMLA:n tarkoituksiin ja määritelty 29 §§ C.F.R. 825.113-.115, 825.119 ja 825.113 §:ssä FMLA:n tarkoituksiin.

Wisconsinin perhe- ja sairauslomalla (WFMLA) tarkoitetaan kaikkia Wisconsinin perhevapaalain (Wisconsin Family Leave Act) Wis. Stat. § 103.10 ja Wis. Admin. Code § DWD 225.

Policy

Wisconsinin ja liittovaltion perhe- ja sairauslomalaki (W/FMLA) myöntävät kelpoisuusehdot täyttäville työntekijöille oikeuden työsuojattuun vapaaseen työntekijän tai työntekijän perheenjäsenen vakavan sairauden ja lapsen syntymän, adoption tai sijoituksen vuoksi. FMLA:n nojalla on myös mahdollista saada työsuojattua lomaa, kun perheenjäsen on vakavasti sairastunut tai loukkaantunut ja tarvitsee hoitoa.

Wisconsinin yliopistojärjestelmän laitosten on noudatettava kaikkia sovellettavia osavaltion ja liittovaltion lakeja, jotka liittyvät perhe- ja sairauslomaan, eivätkä ne saa syrjiä työntekijää tai estää häntä käyttämästä tällaista lomaa. Näiden lakien soveltaminen on sovitettava yhteen muiden UW-järjestelmän lomajärjestelyjen kanssa. Myös amerikkalaisten vammaislakia (ADA) ja Wisconsinin oikeudenmukaista työllistämistä koskevaa lakia saatetaan soveltaa tietyssä tilanteessa.

Työntekijät, jotka käyttävät W/FMLA:n mukaisia lomaetuuksia, käyttävät samanaikaisesti UW-järjestelmän lomapolitiikkojen mukaisia lomaetuuksia. Kaikki oikeuttavat lomat kulkevat samanaikaisesti, ja ne voidaan pitää yhtenä jatkuvana jaksona, jaksoittain tai tietyissä tilanteissa lyhennetyllä työaikataululla. UW-järjestelmän laitoksen vastuulla on määrätä täyttävä loma W/FMLA-vapaaksi. Laitos EI saa työntekijän pyynnöstä olla nimeämättä täyttävää lomaa W/FMLA-vapaaksi.

Jos työntekijä täyttää sekä WFMLA:n että FMLA:n kelpoisuusvaatimukset, työnantajan on noudatettava molempia lakeja samanaikaisesti. WFMLA:n, FMLA:n tai Wisconsinin yliopiston lomapolitiikan säännöstä, joka tarjoaa työntekijälle anteliaimman edun, on sovellettava. Jos työntekijä on oikeutettu vain yhden lain nojalla, työnantajan on noudatettava vain kyseistä lakia.

A. Työnantajan kattavuus

Jokainen UW-järjestelmän laitos on työnantaja sekä Wisconsinin että liittovaltion perhe- ja sairauslomalain (Family and Medical Leave Act) tarkoittamassa merkityksessä.

B. Työntekijän kelpoisuus

Kun laitos määrittää, onko työntekijä työskennellyt sekä tarvittavan määrän tunteja että aikaa ollakseen oikeutettu WFMLA:n tai FMLA:n saamiseen, kaikkia UW Systemin laitoksia sekä kaikkia Wisconsinin osavaltion virastoja pidetään yhtenä työnantajana. Kaikki kaikille laitoksille tai osavaltion virastoille tehdyt työtunnit ja -ajat on yhdistettävä kelpoisuuden määrittämiseksi.

Kelpoisuus WFMLA:n ja FMLA:n piiriin määräytyy haetun vapaan ensimmäisenä päivänä.

1. Wisconsin FMLA: Wis. Stat. § 103.10(2)(c) mukaan työntekijä on oikeutettu WFMLA-vapaaseen, jos työntekijä:
   • on ollut työsuhteessa johonkin UW:n laitokseen tai Wisconsinin osavaltion virastoon yli 52 peräkkäistä viikkoa; ja
   • on työskennellyt jollekin UW:n järjestelmän laitokselle tai Wisconsinin osavaltion virastolle vähintään 1000 tuntia (käytetty palkallinen lomapäivä lasketaan 1000 työtunnin määrään kuuluvaksi) edellisen 52-viikkoisen jakson aikana.
   • Työntekijä katsotaan edelleen ”työsuhteessa olevaksi”, vaikka työntekijä olisi hyväksytyllä virkavapaalla, sotilasvapaalla, työkyvyttömyyskorvauksella, tilapäisellä työkyvyttömyydellä, tilapäisellä lomautuksella tai pysyvällä lomautuksella, jos työntekijä otetaan takaisin palvelukseen.
2. Federal FMLA: 29 C.F.R. § 825 mukaisesti.110 mukaisesti työntekijä on oikeutettu FMLA-vapaaseen, jos työntekijä:
   • on ollut työsuhteessa johonkin UW-järjestelmän laitokseen tai Wisconsinin osavaltion virastoon vähintään 12 kuukautta (12 kuukauden ei tarvitse olla peräkkäisiä, ja kesäkuukaudet lasketaan lukuvuoden aikana työskentelevien työntekijöiden osalta); ja
   • on työskennellyt jollekin UW-järjestelmän laitokselle tai Wisconsinin osavaltion virastolle vähintään 1250 tuntia (käytettyä palkallista lomaa ei lasketa 1250 työtunnin määrään) pyydetyn vapaan alkamista välittömästi edeltävien 12 kuukauden aikana.
     • Kokoaikaisen lukuvuoden työntekijän oletetaan täyttävän 1250 tunnin vaatimuksen, ellei toisin todisteta.
     • Jos työntekijä on sotilasvapaalla UW:stä, joka kuuluu USERRA-lain (Uniformed Services Employment and Reemployment Rights Act) piiriin, kyseinen aika lasketaan sekä työnantajan palveluksessa työskentelyyn että tehtyjen työtuntien lukumäärää koskeviin vaatimuksiin.

C. Loman syyt ja kesto

1. Wisconsin FMLA: Oikeutetuilla työntekijöillä on oikeus käyttää WFMLA:n kattamaa lomaa kunkin kalenterivuoden aikana Wis. Stat. §§ 103.10(3) ja (4). Lisätietoja on Wisconsinin osavaltion työvoimakehitysosaston (State of Wisconsin Department of Workforce Development Equal Rights Division (ERD) Comparison of Federal and Wisconsin Family and Medical Leave Laws) -julkaisussa ja ERD-7983-P-julkaisussa, joka on kaikkien UW-järjestelmän laitosten esillä pidettävä juliste.
2. Liittovaltion FMLA: Oikeutetuilla työntekijöillä on oikeus käyttää yhteensä enintään 12 viikkoa palkatonta FMLA-vapaata kunkin kalenterivuoden aikana 29 U.S.C. § 2612, 29 C.F.R. § 825.112(a) ja 29 C.F.R. § 825.200 §:ssä tarkoitetuista syistä. Lisätietoa loman perusteista on Department of Labor’s Wage and Hour Division Fact Sheet 28F.
3. Synnytys- ja adoptiovapaata koskeva huomautus: Useamman kuin yhden lapsen syntymä tai adoptio samanaikaisesti katsotaan yhdeksi tapahtumaksi. Tällöin työntekijä ei saa ylimääräistä kahdentoista viikon lomaa kutakin uutta lasta kohden. WFMLA ei sisällä lomaa, joka liittyy lapsen sijoittamiseen sijaishoitoon.

D. Keskeinen/osittainen loma

1. Työntekijä voi pitää perhe- tai sairauslomaa epäjatkuvissa jaksoissa (ts. osittainen poissaolo työstä). Osittaisen poissaolon on tapahduttava jaksoissa, jotka ovat yhtä lyhyitä kuin lyhyin jakso, jonka toimielin sallii muulle muulle kuin kiireelliselle lomalle, kunhan tällainen loma ei häiritse kohtuuttomasti työnantajan toimintaa.Kun työntekijä pitää jaksoittaista lomaa tai lyhennettyä loma-aikataulua, toimielimen on laskettava loma käyttäen jaksoa, joka ei ole pidempi kuin lyhin ajanjakso, jota työnantaja käyttää muiden lomamuotojen laskemiseen, edellyttäen, että jakso ei ole pidempi kuin yksi tunti. Laitos ei saa vaatia työntekijää pitämään lomaa enempää kuin on tarpeen loman tarpeen aiheuttaneiden olosuhteiden hoitamiseksi, ja FMLA-lomaa voidaan lukea työntekijän FMLA-oikeuteen vain pidetyn loman osalta eikä työnantajan hyväksi tehdyn työn osalta.Kaikkien UW-järjestelmän työntekijöiden jaksoittaista lomaa seurataan 15 minuutin jaksoissa.
2. Palkaton loma, joka on pidetty minkä tahansa tuntimäärän ajoittaisena lomana dokumentoituja FMLA:n täyttäviä tarkoituksia varten, ei vaikuta siihen oikeutetun työntekijän FLSA-vapaaseen asemaan.
3. Vuosittaiseen WFMLA:n tai FMLA:n jakoon voidaan laskea vain tosiasiallisesti pidetyn loman määrä (palkallisena tai palkattomana). Jos esimerkiksi työntekijä, joka normaalisti työskentelee viitenä kahdeksantuntisena päivänä viikossa, pitää yhden vapaapäivän, hän käyttää kahdeksan tuntia W/FMLA-oikeuttaan.
4. Vähemmän kuin kokoaikaisen työntekijän osalta hänen oikeutensa vapaaseen määräytyy suhteellisesti vertaamalla uutta aikataulua työntekijän normaaliin aikatauluun. Jos esimerkiksi työntekijä, joka normaalisti työskentelee 30 tuntia viikossa, työskentelee nyt 20 tuntia viikossa lyhennetyn työaikataulun mukaisesti, työntekijä käyttää kymmenen tuntia FMLA-vapaata viikossa. Sellaisen työntekijän normaali työviikko, jonka työvuoroluettelo vaihtelee, perustuu viikoittaisten työtuntien keskiarvoon, mukaan lukien mahdolliset lomatunnit, loman alkamista edeltäneiden 12 kuukauden aikana.
5. Jos jaksottaista lomaa käyttävän tai lyhennetyllä työvuoroluettelolla työskentelevän työntekijän on fyysisesti mahdotonta aloittaa tai lopettaa työskentely kesken työvuoron, koko ajanjakso, jonka työntekijä on pakotettu olemaan poissa, katsotaan FMLA-lomaksi, ja se lasketaan työntekijän FMLA-oikeuteen.

E. Palkallisen loman käyttö ja korvaaminen

Laitoksen on määriteltävä kaikki palkallinen tai palkaton loma W/FMLA:n mukaiseksi lomaksi, ja se luetaan työntekijän W/FMLA-oikeuksiin. Työntekijöillä on oikeus käyttää kaikki käytettävissä olevat palkalliset lomat W/FMLA-vapaan aikana. UW:n laitosten on kuitenkin määriteltävä kaikki palkallinen loma W/FMLA-vapaaksi. Työntekijät voivat myös käyttää palkatonta lomaa, jos he ovat W/FMLA-vapaalla, sen sijaan, että he käyttäisivät palkallista lomaa.

Vapaiden aikana, jotka ovat ainoastaan WFMLA-vapaita tai jotka ovat samanaikaisesti WFMLA- ja FMLA-vapaita, työntekijät voivat korvata kaiken käytettävissä olevan palkallisen loman, sairausloma mukaan luettuna, riippumatta siitä, mitkä ovat kyseistä palkallista lomaa koskevat UW:n järjestelmän ja laitoksen säännöt. Jos palkallinen loma ei kuitenkaan kelpaa WFMLA-vapaaksi, työntekijän on noudatettava kaikkia kyseistä palkallista lomaa koskevia UW-järjestelmän ja UW-instituution sääntöjä. Jos työntekijä on oikeutettu pitämään FMLA-vapaata mutta ei WFMLA-vapaata eikä hänellä ole käytettävissä palkalliseen lomaan oikeuttavaa lomaa, työntekijä voi pitää vain palkatonta lomaa.

F. Työntekijän etuuksien jatkuminen

Kaikki työntekijän edut voidaan säilyttää palkattoman tai palkallisen WFMLA- ja/tai FMLA-vapaan aikana. Työntekijän on jatkettava kaikkien työntekijän vaatimien vakuutusmaksujen maksamista ajallaan etuuksien säilyttämiseksi.

Valtion ryhmäsairausvakuutusturva on säilytettävä niillä ehdoilla, jotka olivat voimassa välittömästi ennen W/FMLA-vapaan alkamista. Työntekijän on edelleen maksettava työntekijän maksuosuus ja hänellä on oikeus saada työnantajan maksuosuus vakuutusmaksusta W/FMLA-vapaan ajalta.

G. WFMLA- ja FMLA-hallintoprosessi

UW-järjestelmän laitoksen vastuulla on varmistaa, että työntekijät toimittavat ja saavat asianmukaiset WFMLA- ja/tai FMLA-lomakkeet hyvissä ajoin.

(1) Työntekijän loma-anomus

1. Työntekijöiden on ilmoitettava 30 päivää etukäteen W/FMLA-loman tarpeesta, kun tarve on ennakoitavissa. Jos 30 päivän ennakkoilmoitus ei ole mahdollinen, työntekijän on ilmoitettava asiasta niin pian kuin se on käytännössä mahdollista, ja hänen on yleensä noudatettava UW:n laitoksen tavanomaisia ja tavanomaisia ilmoitus- ja menettelyvaatimuksia, jotka koskevat loman hakemista. Jos työntekijä ei noudata tavanomaisia ilmoitus- ja menettelyvaatimuksia, eikä noudattamatta jättäminen ole perusteltua epätavallisista olosuhteista johtuen, FMLA-suojatun loman myöntäminen voi viivästyä tai se voidaan evätä.
2. Työntekijöitä kannustetaan käyttämään lomaketta Employee Request for Family and/or Medical Leave (UWS 80) (Työntekijän pyyntö perhe- ja/tai sairauslomaa varten, UWS 80), kun he pyytävät laitokselta W/FMLA:n piiriin kuuluvaa lomaa. Työntekijän, joka pyytää WFMLA-vapaata kotitalouskumppanin tai kotitalouskumppanin vanhemman hoitamista varten, on täytettävä tämä lomake, jotta kotitalouskumppanuus voidaan vahvistaa WFMLA-tarkoituksiin.

(2) Työntekijän varmennuslomakkeet

1. Kaikkien terveydenhuollon tarjoajien varmennuslomakkeiden on täytettävä vuoden 2008 geneettisten tietojen syrjimättömyyslain (Genetic Information Nondiscrimination Act of 2008, GINA) luottamuksellisuutta koskevat vaatimukset. Katso liitteessä A tiedot, jotka on liitettävä kaikkiin terveydenhuollon tarjoajille esitettäviin lääketieteellisiä tietoja koskeviin pyyntöihin.
2. Työntekijä tai työntekijän edustaja (esim, jos työntekijä on työkyvytön, työntekijän puoliso, täysi-ikäinen lapsi, vanhempi, lääkäri jne.) on annettava riittävät tiedot työntekijän lomahakemuksen syystä, jotta UW:n laitos voi päättää, onko W/FMLA-loma aiheellinen.
3. Laitos voi vaatia työntekijää toimittamaan todistuksen ja säännöllisin väliajoin annettavan uusintatodistuksen, jotka tukevat loman tarvetta.Jos lääkärintodistus vaaditaan, työntekijän on toimitettava lääkärintodistus toimielimen nimeämälle henkilölle 15 kalenteripäivän kuluessa siitä, kun lomaa on pyydetty, paitsi jos se ei ole olosuhteisiin nähden käytännössä mahdollista. Lupa myönnetään, kunnes mahdollinen lääkärintodistus on saatu. (Huomautus: jos lääkärintodistus on riittämätön, työntekijällä on 7 päivää aikaa toimittaa lisää selventäviä lääketieteellisiä asiakirjoja).
4. Jos lääkärintodistuslomaketta vaaditaan, suositellaan, että työntekijä tai työntekijän tiedottaja täyttää jonkin seuraavista lomakkeista tai vastaavan lomakkeen.
   • Certification of Health Care Provider for Employee’s Serious Health Condition (DOL WH-380-E)
     Huomautus koskien työntekijöitä, jotka pitävät vain WFMLA-vapaata – Jos työntekijä pitää vain WFMLA-vapaata (työntekijä ei ole oikeutettu liittovaltion FMLA-vapaan piiriin), työntekijän tulisi käyttää WFMLA:n mukaista lomaketta, UWS 82a, oman vakavan terveydentilansa varmentamiseen.
   • Certification of Health Care Provider for Family Member’s Serious Health Condition (DOL WH-380-F)
     Huomautus työntekijöistä, jotka pitävät vain WFMLA-vapaata – Jos työntekijä pitää vain WFMLA-vapaata (työntekijä ei ole oikeutettu liittovaltion FMLA-vapaaseen ja/tai työntekijä pitää vapaata kotitalouskumppanin tai kotitalouskumppanin vanhemman hoitamiseksi), työntekijän on käytettävä WFMLA:n mukaista lomaketta UWS 83a perheenjäsenen vakavan terveydentilan todentamiseksi.
   • Certification of Qualifying Exigency for Military Family Leave (DOL WH-384)
   • Certification for Serious Injury or Illness of Current Servicemember – for Military Family Leave (DOL WH-385)
   • Todistus nykyisen sotilasjäsenen vakavasta vammasta tai sairaudesta – sotilasperhevapaata varten (DOL WH-385)
   • Työntekijän on täytettävä tämä lomake, jos hän haluaa FMLA:lla suojattua lomaa hoitamaan nykyistä armeijan palveluksessa ollutta sotilasvelvollista, joka on perheensä perheenjäsentä tai lähisukulaista, ja joka on sairastunut tai loukkaantunut vakavasti asevelvollisuutensa vuoksi.
   • Certification for Serious Injury or Illness of a Veteran for Military Caregiver Leave (DOL WH-385-V) – työntekijän on täytettävä tämä lomake, jos hän haluaa FMLA-suojattua lomaa hoitaakseen sotaveteraania, joka on perheenjäsen tai lähiomainen ja joka on vakavasti sairas tai loukkaantunut asepalveluksen vuoksi.

(3) UW-instituution velvollisuudet

(a) Oikeudet & velvollisuudet Ilmoitus

UW-instituution on toimitettava työntekijälle ilmoitus kelpoisuudesta ja oikeuksista & velvollisuudet (UWS 81) -lomake (Notice of Eligibility and Rights & Responsibilities (UWS 81)) tai vastaava lomake työntekijälle viiden arkipäivän kuluessa (silloin kun se on mahdollista) siitä, kun työntekijä on pyytänyt lomaoikeutta, joka voi olla WFMLA:n ja/ tai FMLA:n alainen. Jos työntekijä ei ole esittänyt pyyntöä ennen loman pitämistä, lomake on toimitettava viiden päivän kuluessa siitä päivästä, jolloin WFMLA:n ja/tai FMLA:n mukaiseen lomaan oikeuttava loma on ensimmäisen kerran pidetty (ks. takautuva nimeäminen jäljempänä).

(b) Designation Notice

UW-instituutin on toimitettava W/FMLA-suojattua lomaa pyytäneelle työntekijälle Designation Notice (UWS 86) tai vastaava ilmoitus, jossa työntekijälle ilmoitetaan, onko lomaa hyväksytty ja/tai tarvitseeko työntekijän toimittaa lisätietoja, ennen kuin loma voidaan hyväksyä.

Jos UW-instituutti edellyttää, että työntekijän on esitettävä todistus siitä, että työntekijä soveltuu työkykyiseksi, jotta hänet voidaan palauttaa työhön, laitoksen on ilmoitettava tällaisesta vaatimuksesta nimeämisilmoituksen yhteydessä. UW:n laitoksen on sisällytettävä luettelo työntekijän työpaikan olennaisista tehtävistä ja ilmoitettava nimeämisilmoituksessa, että todistuksessa on käsiteltävä työntekijän kykyä suoriutua näistä olennaisista tehtävistä.

Jos laitoksen työntekijälle nimeämisilmoituksessa antamat tiedot muuttuvat (esim, työntekijä käyttää W/FMLA-lomaoikeutensa loppuun), laitoksen on ilmoitettava muutoksesta kirjallisesti viiden arkipäivän kuluessa siitä, kun se on vastaanottanut työntekijän ensimmäisen mahdollisen muutoksen jälkeisen ilmoituksen loman tarpeesta.

Laitoksen on ilmoitettava työntekijälle sen loman määrä, joka on laskettu työntekijän W/FMLA-lomaoikeuteen. Jos loman määrää ei ole mahdollista määrittää etukäteen, laitoksen on annettava työntekijän pyynnöstä ilmoitus työntekijän W/FMLA-lomaoikeuteen luettavan loman määrästä, kuitenkin enintään kerran 30 päivän jakson aikana, jonka aikana loma on pidetty. Ilmoitus pidetyn W/FMLA-vapaan määrästä voi olla suullinen tai kirjallinen. Jos ilmoitus on suullinen, se on vahvistettava kirjallisesti viimeistään seuraavana palkkapäivänä, joka on vähintään viikkoa myöhemmin. Kirjallinen ilmoitus voi olla missä tahansa muodossa.

Jos lomaa voidaan pitää sekä nykyisen sotilaan tai veteraanin hoitamiseen tarkoitettuna lomana yhden 12 kuukauden jakson aikana että vakavasta terveydentilasta kärsivän perheenjäsenen hoitamiseen tarkoitettuna lomana, loma merkitään ja luetaan nykyisen sotilaan hoitamiseen tarkoitetuksi lomaksi eikä vakavasta terveydentilasta kärsivän perheenjäsenen hoitamiseen tarkoitetuksi lomaksi.

Takautuva määrittely: Jos laitos ei määrittele lomaa ajoissa, laitoksen on määriteltävä loma taannehtivasti W/FMLA-lomaksi ilmoittamalla siitä asianmukaisesti työntekijälle, paitsi jos työnantajan laiminlyönti määritellä loma ajoissa aiheuttaa haittaa tai vahinkoa työntekijälle. Kaikissa tapauksissa työnantaja ja työntekijä voivat yhdessä sopia, että loma määritetään takautuvasti W/FMLA-vapaaksi.

H. Loman päättyminen

Kalenterivuoden aikana käytettävissä oleva loma on käytettävä kyseisen kalenterivuoden aikana. Loma, joka on käytettävissä yhden 12 kuukauden jakson aikana nykyisen sotilaan tai veteraanin hoitamiseksi, on käytettävä kyseisen yhden 12 kuukauden jakson aikana. Jos lomaa ei käytetä, työntekijän oikeus vapaaseen päättyy sen 12 kuukauden jakson lopussa, jonka aikana loma on ansaittu. Työntekijän oikeus synnytys- tai adoptiovapaaseen päättyy 12 kuukauden kuluttua synnytyksestä tai adoptioon sijoittamisesta.

Jos työntekijä on palkattu määräajaksi tai työskentelemään vain tietyssä projektissa, toimielimellä ei ole velvollisuutta palauttaa työntekijää, jos työsuhteen kesto tai projekti on päättynyt eikä virasto muutoin olisi jatkanut työntekijän palkkaamista.

I. FMLA ja työkorvaus

Kun vakava terveydentila on seurausta työntekijän loukkaantumisesta työpaikalla, työntekijän FMLA-oikeus on voimassa samanaikaisesti työkorvausetuuksien kanssa. Jos työntekijää työkorvausvamman vuoksi hoitava terveydenhuollon tarjoaja todistaa, että työntekijä pystyy palaamaan ”kevyeen työhön”, mutta ei pysty palaamaan samaan tai vastaavaan työhön, työntekijä voi kieltäytyä tarjoamasta kevyttä työtä. Tämän seurauksena työntekijä saattaa menettää työntekijän korvaukset, mutta hänellä on oikeus jäädä palkattomalle FMLA-vapaalle, kunnes 12 viikon oikeus on käytetty loppuun.

Mitä tahansa ajanjaksoa, jonka työntekijä on poissa työstä ollessaan työkorvausvapaalla, ei pitäisi laskea WFMLA:n mukaisesti käytetyksi ajaksi.

J. Työntekijän oikeus työhön palauttamiseen

W/FMLA-vapaalta palatessaan työntekijällä on yleensä oikeus palata samaan tehtävään, joka työntekijällä oli loman alkaessa, tai vastaavaan tehtävään, jossa on vastaavat edut, palkka ja muut työehdot. Työntekijällä on oikeus tällaiseen palauttamiseen, vaikka työntekijä olisi korvattu tai hänen asemaansa olisi muutettu työntekijän poissaolon vuoksi. Työntekijällä ei kuitenkaan ole suurempaa oikeutta työhön palauttamiseen tai muihin työsuhteen etuihin ja ehtoihin kuin jos työntekijä olisi ollut työsuhteessa jatkuvasti FMLA-loman aikana. Työnantajan on pystyttävä osoittamaan, että työntekijä ei muuten olisi ollut työsuhteessa silloin, kun työhön palauttamista pyydetään, jotta hän voisi kieltäytyä palauttamasta työntekijää työhön.

K. WFMLA:n ja FMLA:n edellyttämät ilmoitukset

(1) WFMLA

In accordance with Wis. Stat. § 103.10(14) mukaan jokaisen UW:n laitoksen on asetettava yhteen tai useampaan näkyvään paikkaan, johon työntekijöille tarkoitetut ilmoitukset tavallisesti asetetaan, DWD:n hyväksymässä muodossa oleva ilmoitus, jossa esitetään osavaltion työntekijöiden WFMLA:n mukaiset oikeudet.

(2) FMLA

Kunkin UW:n laitoksen on asetettava yhteen tai useampaan näkyvään paikkaan, johon työntekijöille tarkoitetut ilmoitukset tavallisesti asetetaan, ilmoitus, jossa esitetään työntekijöiden FMLA:n mukaiset oikeudet. Ilmoitus on julkaistava sekä englanniksi että espanjaksi.

L. Kirjanpito

UW-laitosten on pidettävä kirjaa kaikista WFMLA:n ja FMLA:n nojalla myönnetyistä lomista vähintään kolmen vuoden ajan. Säilytettäviin tietoihin kuuluvat:

• Perusluonteiset palkanlaskenta- ja työntekijän tunnistetiedot, mukaan lukien nimi, osoite ja ammatti; palkka ja korvausehdot (eli palkka vs. tuntipalkka); päivittäiset ja viikoittaiset työtunnit palkanmaksujaksoa kohti; palkkaan tehdyt lisäykset tai vähennykset sekä maksettujen korvausten yhteismäärä.
• Päivämäärät, jolloin työntekijät ovat pitäneet FMLA-vapaata. Loma on merkittävä kirjanpitoon FMLA-vapaaksi.
• Vapaan kesto, jos FMLA-vapaa on pidetty alle yhden kokonaisen päivän pituisina jaksoina.
• Kopiot työntekijöille FMLA:n nojalla toimitetuista lomailmoituksista ja kopiot kaikista FMLA:n edellyttämistä työntekijöille annetuista ilmoituksista. Nämä jäljennökset voidaan säilyttää työntekijän henkilökansiossa.
• Kaikki asiakirjat (mukaan lukien kirjalliset ja sähköiset tallenteet), joissa kuvataan työntekijän etuuksia tai viraston toimintatapoja ja käytäntöjä palkallisen ja palkattoman vapaan pitämiseen liittyen.
• Työntekijän etuuksien vakuutusmaksut.
• Tallenteet kaikista viraston ja työntekijän välisistä erimielisyyksistä, jotka koskevat loman määrittelemistä FMLA-vapaaksi, mukaan lukien viraston tai työntekijän kirjalliset lausunnot määrittelyn syistä ja erimielisyyksistä.
• Tallenteet ja asiakirjat, jotka liittyvät työntekijän tai työntekijän perheenjäsenten lääkärintodistuksiin, uusintatodistuksiin tai sairauskertomuksiin, jotka on laadittu FMLA:n tarkoituksia varten, on säilytettävä luottamuksellisina lääketieteellisinä tallenteina tavanomaisista henkilöstökansioista erillään. Jos myös ADA:ta sovelletaan, tällaiset asiakirjat on säilytettävä ADA:n luottamuksellisuusvaatimusten mukaisesti, paitsi että:
  • Esimiehille ja johtajille voidaan ilmoittaa työntekijän työtä tai tehtäviä koskevista tarpeellisista rajoituksista ja tarvittavista mukautuksista.
  • Ensiapu- ja turvallisuushenkilöstölle voidaan tarvittaessa ilmoittaa, jos työntekijän fyysinen tai terveydentila saattaa vaatia hätätilanteessa annettavaa hoitoa.
  • Hallinnon virkamiehille, jotka tutkivat FMLA:n säännösten noudattamista, on pyydettäessä annettava asiaankuuluvat tiedot.

Seuraavat asiakirjat

Työntekijän lomakkeet

Työntekijän hakemus perhe- ja/tai sairauslomasta (UWS 80)
Terveydenhuoltopalvelujen tarjoajan todistus työntekijän vakavasta terveydentilasta (DOL WH-380-E)
Certification by a Health Care Provider for Employee’s Serious Health Condition – WFMLA only (UWS 82a)
Certification of Health Care Provider for Family Member’s Serious Health Condition (DOL WH-380-F)
Terveydenhuollon tarjoajan todistus perheenjäsenen vakavasta terveydentilasta – vain WFMLA (UWS 83a)
Todistus sotilasperhevapaaseen oikeuttavasta olosuhteesta (DOL WH-384)
Todistus sotilasperhevapaaseen oikeuttavasta nykyisen palveluksessa olevan sotilaan vakavasta vammasta tai sairaudesta (DOL WH-384-385)
Certification for Serious Injury or Illness of a Veteran for Military Caregiver Leave (DOL WH-385-V)

Employer Forms

Notice of Eligibility and Rights & Responsibilities (UWS 81)
Designation Notice (UWS 86)

Universiteettijärjestelmän asiakirjat

SYS 1210, Lomat, palkalliset lomapankit ja lomarahan maksaminen
SYS 1211, Henkilökohtainen loma & Lakisääteinen lomahallinto
SYS 1212, Sairausloma
SYS 1214, Katastrofivapaaohjelma
SYS 1215, Paid Leave of Absence for Bone Marrow and Human Organ Donation

State WFMLA and Federal FMLA Information

Comparison of Federal and Wisconsin Family and Medical Leave Laws
Department of Labor – Family and Medical Leave
Wisconsin HR Handbook Chapter 724 – Family and Medical Leave

Politiikkahistoriaa

Regentsin johtokunta on tarkastanut, April 10, 2015

Appendix A

Notice to FMLA Administrators at UW Institutions
Oheinen Genetic Information Nondiscrimination Act (GINA) -ilmoitus on liitettävä kaikkiin terveydenhuollon palveluntarjoajille esitettäviin lääketieteellisiä tietoja koskeviin pyyntöihin. Ilmoitus voidaan sisällyttää lääkärintodistuslomakkeeseen tai työhönsoveltuvuuslomakkeeseen, tai se voidaan toimittaa kirjeessä tai muistiossa, joka liitetään lääketieteellisiä tietoja koskevaan pyyntöön.

GINA-ilmoituksen toimittaminen antaa ”turvasataman” silloin, kun geneettisiä tietoja hankitaan epähuomiossa, mutta ne eivät välttämättä ole välttämättömiä täydellisen lääkärintodistuksen saamiseksi FMLA:n nojalla.

Genetic Information Nondiscrimination Act of 2008 Notification
Genetic Information Nondiscrimination Act of 2008 (GINA) kieltää työnantajia ja muita GINA:n II osaston piiriin kuuluvia yhteisöjä pyytämästä tai vaatimasta geneettisiä tietoja yksilöltä tai yksilön perheenjäseneltä, lukuun ottamatta tämän lain nimenomaisesti sallimia tapauksia, mukaan lukien muun muassa, mutta ei rajoittuen, kun työntekijä pyytää lomaa perheenjäsenen terveydentilan vuoksi, jotta voidaan 1. dokumentoida sairausloman tarkoituksenmukainen käyttö; ja (2) kun ”perheen sairaushistoriaa” vaaditaan siinä määrin kuin on tarpeen, jotta lääkärintodistus olisi täydellinen ja riittävä FMLA:n ja WFMLA:n mukaisesti.

Tämän lain noudattamiseksi pyydämme, ettette anna mitään geneettisiä tietoja vastatessanne tähän lääketieteellisiä tietoja koskevaan pyyntöön, elleivät ne täytä edellä mainittuja perheenjäsentä koskevia poikkeuksia.

GINA:n määritelmän mukaisiin ”geneettisiin tietoihin” kuuluvat yksilön perheen sairaushistoria, yksilön tai perheenjäsenen geneettisten testien tulokset, se, että yksilö tai hänen perheenjäsenensä on hakenut tai saanut geneettisiä palveluita, sekä geneettiset tiedot sikiöstä, jota yksilö tai hänen perheenjäsenensä kantaa, tai alkiosta, joka on lainmukaisesti avustavia lisääntymispalveluita saavan yksilön tai perheenjäsenen hallussa.