Venngage

Oletko koskaan ollut mukana projektissa, joka ei mennyt suunnitelmien mukaan?

Ei tunnu hyvältä.

Tuhlaa aikaa, tuhlaa resursseja. Se on aika turhauttavaa kaikille osapuolille.

Sentähden on niin tärkeää luoda kattava projektinhallintasuunnitelma, ennen kuin projekti lähtee käyntiin.

Tässä oppaassa tutustumme siihen, miten onnistunut projektinhallintasuunnitelma luodaan ja suunnitellaan.

Esittelemme myös helposti muokattavia malleja, joita voit luoda jo tänään projektinhallintasuunnitelmamekanismillamme.

ALOITA LUOMINEN ILMAISEKSI

Mikä on projektinhallintasuunnitelma?

Projektinhallintasuunnitelma on muodollinen dokumentti, jossa määritellään, miten hanke aiotaan toteuttaa. Siinä hahmotellaan projektin laajuus, tavoitteet, budjetti, aikataulu ja tuotokset, ja se on välttämätön, jotta projekti pysyy aikataulussa.

Projektisuunnitelma laaditaan projektin elinkaaren projektisuunnitteluvaiheessa, ja sidosryhmien on hyväksyttävä se, ennen kuin projekti voi siirtyä toteutusvaiheeseen.

Jos jotkut näistä termeistä ovat sinulle uusia, voit tutustua niihin tämän projektinhallinnan termejä käsittelevän kirjoituksen avulla.

Tämä tarkoittaa, että projektisuunnitelmasi on oltava riittävän mukaansatempaava, organisoitu ja perusteellinen saadaksesi sidosryhmien tuen.

HANKI TÄMÄ ILMAINEN TEMPLATE

Lisälukemista: Uusi projektinhallinnassa? Lue blogikirjoituksemme projektin elinkaaren neljästä vaiheesta.

Mitkä ovat projektinhallintasuunnitelman osat?

Ennen kuin aloitat oman suunnitelmasi kokoamisen, sinun on hyvä tuntea tyypillisen projektisuunnitelman pääkomponentit.

Projektinhallintasuunnitelmassa tulisi olla seuraavat osiot:

• Tiivistelmä: Lyhyt kuvaus raportin sisällöstä
• Projektin laajuus & Tuotokset: Hahmotelma projektin rajoista ja kuvaus siitä, miten projekti jaetaan mitattaviin suoritteisiin
• Projektin aikataulu: Korkean tason näkymä projektin tehtävistä ja välitavoitteista (Gantt-kaaviot ovat käteviä tähän)
• Projektin resurssit: Budjetti, henkilöstö ja muut resurssit, joita tarvitaan projektin tavoitteiden saavuttamiseksi
• Riskien ja ongelmien hallintasuunnitelma: Luettelo tekijöistä, jotka voivat suistaa projektin raiteiltaan, ja suunnitelma siitä, miten ongelmat tunnistetaan, käsitellään ja hallitaan
• Viestinnän hallintasuunnitelma: Suunnitelma siitä, miten tiimin ja sidosryhmien viestintää hoidetaan projektin aikana

Periaatteessa projektisuunnitelman pitäisi kertoa sidosryhmille, mitä on tehtävä, miten se tehdään ja milloin se tehdään.

Tämän sanottuaan, yksi koko ei sovi kaikille. Jokainen projektinhallintasuunnitelma on räätälöitävä kunkin toimialan ja projektin olosuhteiden mukaan.

Tämä markkinointisuunnitelma näyttää esimerkiksi asiakaskohtaiselta. Se on räätälöity myymään asiakkaalle toimisto:

GET THIS TEMPLATE

Jos taas tässä kaupallisessa kehityssuunnitelmassa keskitytään tiettyihin tavoitteisiin ja yksityiskohtaiseen aikatauluun:

GET THIS TEMPLATE

Kun nuo perusasiat on selvitetty, siirrymme vinkkeihin, joiden avulla voit laatia projektinjohtosuunnitelman, joka on yhtä lailla houkutteleva kuin ammattimainenkin.

Lisälukemista: Jos haluat laatia ehdotuksen, lue perusteellinen yritysehdotuksen opas. Kokeile sitten työehdotusmallejamme tai yritysehdotusmallejamme.

Miten kirjoitat projektisuunnitelman?

1. Korosta projektisuunnitelmasi keskeiset elementit tiivistelmässä

Yhteenveto on lyhyt kuvaus projektisuunnitelman tärkeimmästä sisällöstä.

Se on tavallisesti ensimmäinen asia, jonka sidosryhmät lukevat, ja sen pitäisi toimia ikään kuin Cliff’s-Notes-versiona koko suunnitelmasta.

Se saattaa käsitellä projektin arvolupausta, tavoitteita, suoritteita ja tärkeitä virstanpylväitä, mutta sen on oltava ytimekäs (onhan se kuitenkin tiivistelmä). Varmista ensin, että kehität konseptin todisteen.

Tässä esimerkissä tiivistelmä voidaan jakaa sarakkeisiin, jotta olemassa oleva ongelma voidaan asettaa vastakkain projektin ratkaisun kanssa:

KÄYTTÖTÄ TÄSTÄ TEMPLAATISTA

Kahden sarakkeen formaatti, jossa on selkeitä otsikoita, auttaa hajottamaan tiedot, joten sitä on erittäin helppo lukea yhdellä vilkaisulla.

Tässä on toinen esimerkki projektinhallintasuunnitelman tiivistelmästä. Tässä korostetaan visuaalisesti tärkeimpiä asioita isolla fontilla ja hyödyllisillä kuvakkeilla:

KÄYTTÖTÄ TÄSTÄ TEMPLAATISTA

Tässä tapauksessa korostetut faktat ja luvut on erityisen helppo skannata (mikä varmasti ilahduttaa sidosryhmiäsi).

Mutta tiivistelmäsi ei aina ole näin yksinkertainen.

Suurissa hankkeissa tiivistelmäsi on pidempi ja yksityiskohtaisempi.

Tässä projektinhallintasuunnitelmamallissa on tekstipainotteinen tiivistelmä, mutta lihavoidut otsikot ja erilaiset taustavärit estävät sitä näyttämästä ylivoimaiselta:

TOIMITTAA TÄMÄ TEMPLATE

Se kannattaa myös jakaa osioihin, ja kullekin osiolle on varattu oma otsikko:

GET THIS TEMPLATE

Riippumatta siitä, miten järjestät tiivistelmän, sen pitäisi antaa sidosryhmille esimakua siitä, mitä projektinhallintasuunnitelman muissa osissa on luvassa.

Kuvaile projektiaikataulu visuaalisesti Gantt-kaavion avulla

Huolellisesti suunniteltu projektiaikataulu on avainasemassa minkä tahansa projektin onnistumisessa. Ilman aikataulua projektisi todennäköisesti romahtaa myöhästyneiden määräaikojen, huonon tiiminhallinnan ja laajuuden karkaamisen sotkuksi.

Onneksi projektisuunnittelutyökalut, kuten Gantt-kaaviot ja projektiaikataulut, tekevät projektiaikataulun laatimisesta helppoa. Voit piirtää visuaalisesti jokaisen projektitehtävän, lisätä tärkeimmät virstanpylväät ja etsiä sitten riippuvuuksia tai ristiriitoja, joita et ole ottanut huomioon.

Tässä Gantt-kaavio-mallissa esimerkiksi hahmotellaan korkean tason projektitoiminnot kokonaisen vuosineljänneksen ajalta, ja tehtävät on värikoodattu tiimeittäin:

TOIMITTAA TÄMÄ TEMPLATE

Ylläolevan kaltainen korkeatason etenemissuunnitelma riittää luultavasti projektinhallintasuunnitelmaksesi. Jokainen tiimi voi palata tähän aikatauluun koko projektin ajan varmistaakseen, että he ovat aikataulussa.

Mutta ennen projektin käynnistämistä sinun on syvennyttävä ja eriteltävä projektin vastuualueet yksittäisten tiimin jäsenten mukaan, kuten tässä Gantt-kaavioesimerkissä:

KÄYTTÖTÄ TÄSTÄ TEMPLAATISTA

Projektin myöhemmässä toteutus- ja seurantatilanteessa kiität itseäsi siitä, että olet luonut yksityiskohtaisen visuaalisen etenemissuunnitelman, jota voit seurata ja mukauttaa asioiden muuttuessa.

Voit myös käyttää projektinhallintatyökalua pitämään tiimisi järjestyksessä.

Lisälukemista:

Selkeytä projektiryhmäsi rakenne tiimiorganisaatiokaavion avulla

Yksi hankesuunnittelun vaikeimmista puolista on tiimin kokoaminen ja sen sovittaminen yhteen projektin vision kanssa.

Ja tiimin yhteensovittamisessa on kyse viestinnästä – projektin tavoitteiden viestimisestä, sidosryhmien pyyntöjen viestimisestä, suurten päätösten perustelujen viestimisestä… lista jatkuu.

Tässä kohtaa hyvä projektidokumentointi on ratkaisevan tärkeää! Sinun on luotava asiakirjoja, joita tiimisi ja sidosryhmät voivat käyttää, kun heillä on kysyttävää tai kun he tarvitsevat opastusta.

Yksi helppo asia, joka on helppo dokumentoida visuaalisesti, on tiimisi rakenne tällaisen organisaatiokaavion avulla:

KÄYTTÄMÄLLÄ TÄTÄ TEMPLATEa

Organisaatiokaavioon kannattaa sisällyttää joitain perustietoja, kuten tiimin hierarkia ja tiimin jäsenten yhteystiedot. Näin sidosryhmilläsi on kaikki tarvitsemansa tiedot käden ulottuvilla.

Mutta tämän lisäksi voit ilmoittaa kunkin tiimin jäsenen korkean tason vastuualueet ja tiimin sisäiset viestintäkanavat (jotta tiimisi tietää tarkalleen, mistä he ovat vastuussa).

Tässä on toinen yksinkertainen organisaatiorakennemalli, jota voit käyttää lähtökohtana:

HANKI TÄMÄ TEMPLATE

Luo organisaatiokaavio organisaatiokaavio-ohjelmallamme.

Organisoi projektin riskitekijät riskinjakorakenteeseen

Suuri osa projektisuunnittelua on niiden tekijöiden tunnistaminen, jotka todennäköisesti suistavat projektin raiteiltaan, ja suunnitelmien ja prosessien laatiminen näiden tekijöiden käsittelemiseksi. Tätä kutsutaan yleisesti riskienhallinnaksi.

Riskienhallintasuunnitelman laatimisen ensimmäinen vaihe on kaikkien asiaan vaikuttavien tekijöiden luetteloiminen, jolloin riskien erittelyrakenne on kätevä. Riskien erittelyrakenne on hierarkkinen esitys projektin riskeistä, jotka on järjestetty luokittain.

Tässä riskinjakorakennemallissa projektin riskit on esimerkiksi jaoteltu teknisiin riskeihin, johtamisriskeihin ja ulkoisiin riskeihin:

HANKI TÄMÄ RAKENNEMALLI

Kun olet laatinut riskinjakorakenteen, olet valmis syventymään kuhunkin riskiin (arvioimaan ja suunnittelemaan mahdollisia laukaisevia tekijöitä ja lopputuloksia).

Virtaviivaista työnkulkujasi liiketoimintaprosessinhallintaohjelmiston avulla.

Suunnittele eteenpäin: Luo projektin tilanneraportteja, jotta voit viestiä etenemisestä sidosryhmille

Kuten aiemmin mainitsin, viestintä on olennaisen tärkeää kaikissa projekteissa.

Mutta siitä huolimatta projektipäälliköt jättävät usein huomiotta viestinnän hallintasuunnitelman – suunnitelman siitä, miten projektiryhmä aikoo viestiä projektin sidosryhmien kanssa. Liian usein projektiviestinnässä turvaudutaan tilapäisiin sähköposteihin tai viime hetken kokouksiin.

Voit välttää tämän suunnittelemalla etukäteen. Aloita projektin aloituskokouksesta ja sisällytä projektin tilanneraporttimalli osaksi viestintäsuunnitelmaa.

Tässä on esimerkki yksinkertaisesta projektin tilanneraportista, jonka voisit lähettää sidosryhmille viikoittain:

KÄYTTÄMÄLLÄ TÄMÄ TEMPLATE

Tyyppinen raportti on korvaamattoman arvokas, kun haluat viestiä päivityksistä projektin edistymisestä. Siitä käy ilmi, mitä olet saavuttanut selkeässä ja johdonmukaisessa muodossa, mikä voi auttaa havaitsemaan ongelmat ennen niiden syntymistä, rakentaa luottamusta sidosryhmien kanssa ja helpottaa projektin suorituskyvyn pohtimista, kun olet saavuttanut tavoitteesi.

Voit myös sisällyttää laajemman tilanneraportin suurempia päivityksiä varten kuukausittain tai neljännesvuosittain, kuten tämän mallin:

TOIMITTAA TÄMÄ TEMPLATE

Yllä olevan mallin avulla voit tiedottaa sidosryhmille tärkeämmistä päivityksistä, kuten uusista budjetointivaatimuksista, tarkistetuista valmistumispäivämääristä ja projektin suoritusluokituksista.

Voit jopa sisällyttää visualisoinnin projektin ajantasaisista virstanpylväistä, kuten tässä alla olevassa esimerkissä:

GET THIS TEMPLATE

Tahdotko lisää vinkkejä visuaalisten elementtien luomiseen viestinnän tehostamiseksi? Lue visuaalisen viestinnän oppaamme yrityksille.

Projektinhallintasuunnitelmamallit

Projektinhallintasuunnitelma on todennäköisesti tärkein tuotos, jonka sidosryhmät saavat sinulta (itse projektin lisäksi).

Se sisältää kaikki tiedot, joita sidosryhmät käyttävät päättäessään, eteneekö projektisi vai hylätäänkö se.

Sentähden on hyvä aloittaa projektinhallintasuunnitelman mallin avulla. Mallin käyttäminen voi auttaa sinua järjestämään tietosi loogisesti ja varmistamaan, että ne ovat tarpeeksi mukaansatempaavia pitämään sidosryhmien huomion.

Rakennustarjousehdotusmalli

Rakennustarjousehdotuksesi kilpailee luultavasti useita muita tarjoajia vastaan. On siis tärkeää, että se tehdään oikein.

Aloita huolellisella projektin yleiskatsauksella, kuten tämän mallin toisella sivulla:

KÄYTTÖTÄ TÄSTÄ TEMPLAATISTA

Vaikka saatat ajatella, että tämä hanke on samanlainen kuin muutkin aiemmin tekemäsi hankkeet, on tärkeää paneutua yksityiskohtiin.

Tämä auttaa sinua myös ymmärtämään työn laajuuden, jotta voit arvioida kustannukset oikein ja päätyä tarjoukseen, joka ei ole liian korkea eikä liian alhainen. Ontario Construction Newsilla on hyviä neuvoja tähän prosessiin.

Yksinkertainen projektinjohtosuunnitelmamalli

Tämä yksinkertainen projektinjohtosuunnitelmamalli, jossa esitetään selkeästi kaikki sidosryhmiesi tarvitsemat tiedot:

TOIMITTAA TÄMÄ MALLI

Yksinkertainen projektinjohtoviestintäsuunnitelmamalli

Keskeistä projektinjohtotyössä on huolehtia siitä, että kaikki ovat mukana. Projektin viestintäsuunnitelmalla varmistetaan, että kaikki tietävät, miten, missä, kenelle ja milloin tiimi viestii projektin aikana.

Vain tärkeää on selvittää, millainen viestintä on arvokasta sidosryhmille ja millainen on yksinkertaisesti ylivoimaista eikä johda parempiin päätöksiin.

Tässä mallissa hahmotellaan selkeästi kaikki nämä tekijät, mikä auttaa hallitsemaan odotuksia ja poistamaan epäselvyyttä siitä, mitä viestitään ja milloin:

TOIMITTAA TÄMÄ TEMPLATE

Kaupallisen kehittämisen projektisuunnitelmamalli

Alhaalla oleva projektinjohtosuunnitelmamalli on yksinkertainen ja minimaalinen, mutta se käyttää silti ainutlaatuista ulkoasua ja yksinkertaisia visuaalisia elementtejä luodakseen helpommin luettavissa olevan, skannauksen kannalta merkittävän yleiskatsauksen projektista.

Tämä malli sopii erinomaisesti rakennus- tai rakennushallintoon tai mihin tahansa tekniseen projektiin:

HANKI TÄMÄ TEMPLATE

Kun valitset projektisuunnitelmamallia, etsi sellainen, joka on tarpeeksi joustava, jotta siihen voidaan tehdä muutoksia, joita sidosryhmät saattavat vaatia ennen projektin hyväksymistä. Koskaan ei voi tietää, mikä saattaa muuttua projektin suunnittelun alkuvaiheessa!

Toteutuma: Projektisuunnitelman parhaat käytännöt

• Käytä otsikoita, sarakkeita, ja korostuksia, jotta tiivistelmäsi olisi helppolukuinen
• Kuvioi projektin aikataulu Gantt-kaavion avulla (jossa tehtävät on värikoodattu osastoittain tai tiimin jäsenittäin)
• Käytä visuaalisia keinoja, kuten organisaatiokaavioita ja riskinjakorakenteita, kommunikoidaksesi tiimisi ja sidosryhmien kanssa
• Valitse joustava malli, jota voit päivittää sidosryhmien toiveiden mukaan

PROJEKTISUUNNITELMAN LAATIMINEN