Uuden työntekijän perehdyttäminen sekä tarkistuslista, jonka avulla pysyt kärryillä

Uuden työntekijän perehdyttäminen on ensimmäinen virallinen kokemus, jonka uudet työntekijät saavat työnantajistaan liittyessään tiimiin. Sen pitäisi tarjota hyvä perehdytys yrityskulttuuriin, työntekijän työtehtäviin ja mahdollisuus täyttää kaikki tarvittavat paperityöt. Suosittelemme tarkistuslistan käyttämistä, jotta voit varmistaa, että tarjoat parhaan mahdollisen kokemuksen.

Olemme toimittaneet uuden työntekijän perehdytyksen tarkistuslistan, joka auttaa sinua muistamaan perustehtävät, kuten palkanlaskennan ja vaatimustenmukaisuuden edellyttämät paperityöt, toimiston perustamisen ja turvamerkit, sekä tärkeimmän tehtävän – sen, että uusi työntekijä tuntee itsensä tervetulleeksi.

Lataa uuden työntekijän perehdyttämisen tarkistuslista PDF- tai DOC-muodossa

Uuden työntekijän perehdyttämisen tarkistuslista auttaa yritystäsi pysymään uusien työntekijöiden perehdyttämistehtävistä kärryillä, jotta varmistat, että saat uusille työntekijöillesi hyvän alun. Se sisältää uusien työntekijöiden paperityöt, kuten I-9- ja W-4-lomakkeet, jotka on täytettävä. Se sisältää myös tehtäviä, kuten IT-järjestelmien käyttöönoton ja työntekijän työtilan valmistelun.

Uuden työntekijän perehdytysprosessiin tulisi sisällyttää vähintään seuraavat asiat:

• Työntekijän ja esimiehen esittäytyminen
• Yrityksen tiedotustilaisuus (tausta, tehtävä, arvot)
• Työharjoittelu
• Aika allekirjoittaa uuden työntekijän paperit
• Turvallisuusmenettelyjen läpikäynti
• Edut-paketti
• Työtilan läpikäynti (tarvittaessa)

Uuden työntekijän perehdyttämistoimien tarkistuslistamme on ladattavissa, ja voit muokata sitä yrityksesi tarpeiden mukaan. Näin varmistat, ettet unohda mitään tärkeitä vaadittavia uuden työntekijän paperitöitä perehdytysprosessin aikana. Se sisältää kaikki uuden työntekijän perehdyttämiseen liittyvät perustehtävät, kuten esittäytymiset, jotka on tehtävä, täytettävät paperityöt ja aikataulut.

Muokkaa mallia sisällyttämällä siihen yrityksesi kannalta olennaisia asioita, kuten toimistokierrokset, pysäköintiluvat, virkapukujen tilaaminen tai vaiheet valokuvien hankkimiseksi työntekijän nimilappua tai lehdistötiedotetta varten. Lataamalla mallimme säästyt siltä, että sinun ei tarvitse luoda omaa tarkistuslistaa tyhjästä.

Ohjautuminen ja perehdyttäminen uuden työntekijän palkkaamisprosessin aikana

Kun olet suorittanut työntekijöiden palkkaamisen, siirryt seuraaviin vaiheisiin: perehdyttämiseen ja perehdyttämiseen. Uuden työntekijän palkkaamisprosessi alkaa hyvissä ajoin ennen työntekijän ensimmäistä päivää. Se alkaa, kun työntekijä on hyväksynyt tarjouksesi, ja jatkuu koko ensimmäisen vuoden ajan perehdytyksellä ja koulutuksella. Tyypillisesti uudelta työntekijältä kestää noin kahdeksan kuukautta työssä, ennen kuin hän on täysin tuottava.

Varmalla perehdyttämisellä osana uuden työntekijän perehdyttämisprosessia varmistetaan, että aikaa ei mene hukkaan ja että työntekijä todennäköisesti pysyy. Katso alla olevasta kuvasta uuden työntekijän perehdytysprosessin perusvaiheet ja huomaa, että perehdytys alkaa työntekijän ensimmäisenä päivänä.

Uuden työntekijän perehdytysprosessi havainnollistettu viidessä vaiheessa

Kaikki nämä vaiheet sisältyvät yllä olevaan uuden työntekijän tarkistuslistaan. Seuraavassa käymme tarkemmin läpi joitakin tehtäviä, jotta sinulla on hyvä käsitys siitä, mitä pitää tehdä ja milloin.

Ensimmäinen päivä: Tervetuloa ja perehdytys

Ensimmäisenä päivänä sinun on tehtävä kaksi tärkeää asiaa jokaisen uuden työntekijän kanssa. Ensimmäinen tehtävä – uuden työntekijän paperityöt – on kiireellisin mutta ei tärkein. Tärkeintä on saada uusi työntekijä tuntemaan itsensä tervetulleeksi. Ensimmäisen päivän loppuun mennessä haluat, että uusi työntekijäsi on vakuuttunut siitä, että hän on tehnyt hyvän päätöksen liittyessään yritykseesi.

Tehtäväsi ensimmäisenä päivänä on innostaa ja motivoida uusi työntekijä tulemaan takaisin toisena päivänä. Voit tehdä tämän varmistamalla, että kaikki paperityöt on tehty oikein (kiireellisintä) ja varmistamalla, että he tuntevat itsensä tervetulleiksi yritykseesi (tärkeintä).

Toimia, joita kannattaa harkita tehtäväksi ensimmäisen perehdytysviikon aikana, ovat:

• Suunnittele kahdenkeskiset tapaamiset niiden avainhenkilöiden kanssa, joiden kanssa uusi työntekijä tulee työskentelemään
• Tarjoa huijauslistoja, kuten yrityksen puhelinluettelo, toimistokartta, tai vastaajaohjeet
• Tarjoa luettelo siitä, kuka tekee mitä heidän osastollaan, jos heillä on kysyttävää
• Anna heille kopio organisaatiokaaviosta ja selitä, miten yritys on jäsennelty
• Näytä heille, missä työlainsäädäntöä koskevat julisteet sijaitsevat, ja tarjoa vastausta kysymyksiin
• Tarjoa rakennuskierros, jotta he tietävät, missä kokoustilat sijaitsevat, kopiokoneet ja hätäuloskäynnit ovat
• Kerro heille annettavasta koulutuksesta ja siitä, milloin ja missä se järjestetään
• Varmista, että he tietävät, mistä löytyvät käyttöoppaat, asiakirjat ja viitemateriaalit
• Pane heidät seuraamaan kollegaa, jotta he näkevät, miltä työtoverin päivä näyttää
• Varmista, että heillä on hallussaan kaikki työssä tarvittavat välineet: tietokone, VPN, virkamerkit, avaimet, verkkosivujen URL-osoitteet ja henkilöllisyystodistukset
• Orientoi heidät yrityksen tehtävään, visioon, arvoihin ja strategiseen suunnitelmaan
• Suunnittele heidän esimiehensä kanssa aikaa, jossa käydään läpi heidän työnkuvansa ja vastataan kysymyksiin

Valitse eri tiimin jäseniä, esimiehiä ja kollegoita auttamaan edellä mainituissa tehtävissä. Vaikka sinulla ei olisikaan virallista mentorointiohjelmaa, valitse vertainen, joka tarkistaa uuden työntekijän tilanteen päivittäin ensimmäisten viikkojen ajan. Tämä henkilö voi olla uuden työntekijän neuvonantaja, jolta hän voi kysyä kysymyksiä sekä työhön liittyvistä että muista kuin työhön liittyvistä asioista, kuten siitä, miten faksi lähetetään ja minne mennään lounaalle.

HR Vinkki: Auta työntekijää tuntemaan itsensä tervetulleeksi ja varmistaaksesi, ettei hän jää kylmäksi, harkitse, että pyydät jonkun vertaisesi kutsumaan hänet lounaalle joka päivä ensimmäisen viikon aikana. Ensimmäisenä päivänä voit jopa kattaa lounaskustannukset, jotta heidän esimiehensä tai vertaismentorisi vie heidät ulos. Käytä tämä ensimmäinen viikko siihen, että autat uutta työntekijääsi rakentamaan suhteita työtovereihinsa, jotta hän alkaa tuntea lojaalisuutta yritystäsi ja tiimiään kohtaan.

Uuden työntekijän paperityöt

Uuden työntekijän paperityöt ovat henkilöstöhallinnon osa-alue, joka on uusille yrittäjille kaikkein pelottavin. Tarkistuslista auttaa, jotta et unohda mitään ratkaisevaa. Tässä on luettelo kaikista asiakirjoista ja lomakkeista, jotka työntekijän on ehkä täytettävä, tarkistettava ja/tai allekirjoitettava. Alla olevien linkkien avulla löydät artikkeleita, malleja tai ohjeita jokaisesta näistä asiakirjoista, jotta työhönotto olisi helpompi hallita.

• I-9: Käytä työsuhteen kelpoisuuden tarkistamiseen. Pyydä työntekijää tuomaan henkilöllisyystodistus ensimmäisenä päivänä.
• W-4: Käytä työntekijän ennakonpidätysten keräämiseen. W-4:stä voi olla myös osavaltioveroversio, joka on myös täytettävä.
• Työntekijän käsikirja: Pyydä työntekijää tarkastamaan ja allekirjoittamaan työntekijän käsikirja.
• Muut yrityksen käytännöt: Yrityksellesi ominaiset käytännöt, joita ei ole käsitelty työntekijän käsikirjassa; esimerkkejä ovat seksuaalista häirintää koskevat käytännöt, äitiyslomaa koskevat käytännöt ja vapaapäiviä koskevat käytännöt.
• Työsuhde oman tahdon mukaan: Varmista, että työntekijä ymmärtää työsuhdekäytäntösi.
• Suora talletuslomake: Käytä tätä pankkitietojen keräämiseen työntekijän palkanmaksua varten, jos tarjoat suoraa talletusta.
• Työntekijän tietolomake, jossa on hätäyhteystiedot: Hätätapauksia varten.
• Allekirjoitettu tarjouskirje: Pyydä allekirjoitettu kopio, jos et ole vielä saanut sitä.

HR Vihje: Harkitse paperityön tarkastelun jaksottamista ensimmäisten päivien aikana sen sijaan, että annat uudelle työntekijälle pinon asiakirjoja ja kävelet pois. Harkitse jokaisen kohdan läpikäyntiä uuden työntekijän kanssa, jotta hän ei hukkuisi. Voisit esimerkiksi käydä palkanlaskennan ja I-9-asiakirjat läpi ensimmäisenä päivänä, etuusasiakirjat toisena päivänä, toimintaperiaatteet kolmantena päivänä, käsikirjan neljäntenä päivänä jne.

Jos useampi kuin yksi uusi työntekijä aloittaa samana päivänä, voit varata aikaa heidän kanssaan yhdessä tärkeiden toimintaperiaatteiden, kuten seksuaalisen häirinnän välttämisen, läpikäyntiin tai koko työntekijän käsikirjan läpikäyntiin ja antaa heille mahdollisuuden esittää kysymyksiä. Asiat, joita ei käytetä heti, kuten työntekijän kululomake, voivat odottaa ja ne voidaan käydä läpi, kun työntekijä sopii ensimmäisen työmatkansa.

Helping Your New Hire Feel Welcome

Kuten mainittiin, tämä on arvokkaampi osa uuden työntekijän perehdyttämiskokemusta, koska se auttaa työntekijää tuntemaan itsensä tervetulleeksi. Hän voi tavata tiiminsä, oppia esimiehensä prioriteetit, ymmärtää yrityksen mission ja tuntea olevansa osa yritystä.

Uusi työntekijä voi myös tuntea olevansa hukassa siitä, miten hän sopii yrityksen kokonaisuuteen. Pingboardin avulla voit luoda organisaatiokaavion, jonka voit jakaa kaikille työntekijöille, jotta he näkevät, mihin heidän työnsä sopii yrityksessä. Se on ilmainen enintään 50 työntekijälle, päivittyy automaattisesti integroitumalla ADP:hen, BambooHR:ään, Google G Suiteen ja muihin HR-ohjelmistoihin ja muuttaa organisaatiokaavion hakukelpoiseksi työntekijätietokannaksi, johon pääsee käsiksi Pingboard-sovelluksen kautta.

Käy Pingboardissa

Organisaatiokaavio-Ensimmäinen työviikko

Ensimmäinen työviikko on useimmille uusille palkatuille henkilöstöresurssien haltijoille hermoja raastava. Sinun tehtäväsi on saada heidät tuntemaan itsensä tervetulleiksi, rohkaista heitä siihen, että he oppivat prosessit, järjestelmän ja kulttuurin, ja varmistaa, että heillä on yhteyshenkilö, joka auttaa heitä kysymyksissä ensimmäisten päivien aikana.

Kenen pitäisi tehdä perehdytys on kysymys, joka askarruttaa monia työnantajia. Vaikka henkilöstöhallinnolla on tärkeä rooli, on käynyt ilmi, että uudet työntekijät haluavat, että työhön osallistuu monenlaisia ihmisiä. Johto on tärkein. Ei ole yllätys, että työntekijät haluavat tietää, mitä yrityksen johtajat odottavat heiltä uudessa työssään. Yritysjohtajat, harkitkaa siis ajan varaamista uusien työntekijöidenne kanssa.

33 prosenttia uusista työntekijöistä pitää parempana, että johtoryhmä suorittaa perehdytyksen. Lähde: BambooHR

Tiheästi kysyttyjä kysymyksiä (FAQ) uusien työntekijöiden perehdyttämisestä

Mitä eroa on perehdyttämisellä ja perehdyttämisellä?

Työntekijän perehdyttäminen ja perehdyttäminen ovat molemmat hyvin samankaltaisia; perehdyttäminen tapahtuu kuitenkin silloin, kun työntekijä aloittaa työnsä – joissakin yrityksissä se kestää päivän ja toisissa viikon tai enemmän. Se on yleensä jäsenneltyä – joskus se pidetään luokkamuotoisena – ja koostuu työntekijän tervetulotoivotuksesta ja esittelystä yrityksessä sekä tarvittavien papereiden täyttämisestä, kuten palkanlaskennan tai etuuksien osalta.

Operehdyttäminen on enemmänkin jatkuva prosessi, jossa työntekijä perehdytetään prosesseihin ja autetaan häntä sitoutumaan paremmin; se jatkuu yleensä siihen asti, kunnes työntekijä on vakiinnuttanut asemansa yrityksessä.

Voinko järjestää useita perehdytyksiä kerralla?

Voit järjestää useita perehdytyksiä kerralla; itse asiassa sinun pitäisi pyrkiä tekemään niin aina, kun mahdollista. Näin säästät aikaa siitä, ettet joudu pitämään samaa istuntoa useaan kertaan, ja lisäksi uudet työntekijät saavat tilaisuuden tutustua kaltaisiinsa ihmisiin, jotka ovat uusia työntekijöitä yrityksessä. Kunhan noudatat jäsenneltyä muotoa, joka toimii kaikissa tehtävissä (voit aina järjestää erillisiä mini-istuntoja erityiskoulutusta varten), sen pitäisi toimia hyvin.

Mitä aiheita työntekijän perehdytysohjelmassa pitäisi käsitellä?

Sinun pitäisi toivottaa uudet työntekijät lämpimästi tervetulleiksi sen lisäksi, että käydään läpi tietoja yrityksen menettelytavoista (turvallisuuteen liittyvät ja muut kuin turvallisuuteen liittyvät työtehtävät), etuisuuksista ja palkkauksesta, uuden työntekijän paperiasioista, palkallisesta vapaa-ajasta, koulutuksesta, rakennuksen pohjapiirustuksesta ja niin edelleen. Ohjelma on räätälöitävä yritystäsi varten, mutta nämä ovat yleisiä tietoja, joita voidaan soveltaa mihin tahansa yritykseen.

Bottom Line

Työntekijät ovat yrityksesi voimavara, jos he pystyvät suorittamaan sen työn, johon heidät olet palkannut. Varmistaaksesi tämän, varmista, että uudet työntekijäsi saavat hyvän alun. Uuden työntekijän perehdyttämisen tarkistuslistamme tekee muutakin kuin varmistaa, että hoidat kaikki uuden työntekijän paperityöt. Jos sitä käytetään, se auttaa vähentämään vaihtuvuutta, sitouttamaan uudet työntekijät ja lyhentää aikaa, joka kuluu uusien työntekijöiden tuottavuuteen.