Työselostus. Niin suoraviivaiselta kuin se kuulostaakin, sen laatiminen oikein ei ole helppo tehtävä. Mikään ei kuitenkaan ole olennaisempaa projektin onnistumisen kannalta. Jos työselitys on liian epämääräinen, liian laaja tai liian yleinen, se voi jättää tilaa erilaisille tulkinnoille, mikä voi johtaa myöhemmin ongelmiin. Tämä pätee sisäiseen projektiin, ja se pätee kaksinkertaisesti, kun mukana on toimittajia.
”Työselityksen puutteellinen toteuttaminen on usein syy siihen, että osapuolet päätyvät riitaan”, sanoo David M. Greenberg, Greenberg Traurig LLP:n New Yorkin toimiston teknologia-, media- ja televiestintäalan käytäntöryhmän asianajaja.
Jos haluat saada projektisi kuntoon ensimmäisellä kerralla, noudata näitä ohjeita tehokkaan työselostuksen eli SOW:n, kuten sitä kutsutaan, kirjoittamiseen.
Ymmärrä, mikä SOW on.
SOW:ssa määritellään vaaditun työn laajuus ja aika, jonka kuluessa se on suoritettava. Se on ”sopimuksen kulmakivi”, sanoo Nick Scafidi, IT-hankintapäällikkö energiantoimittaja National Grid USA:ssa Westborossa, Massissa. ”Siinä asetetaan odotukset, suoritteet, hyväksyttävät asiat, hinta ja hinnoitteluaikataulu. Ilman sitä on kuin sanoisi urakoitsijalle: ’Rakenna minulle talo’ ja kertoisi, milloin, minkälainen tai kuinka suuri se on.”
Tiedä, mitä sisällyttää.
Bruce Russell, joka allekirjoitti lukuisia SOW:ita ollessaan ohjelmistokehitysyrityksen operatiivisena johtajana, sanoo, että hyvä SOW sisältää seuraavat asiat:
- Tärkeimmät suoritteet ja milloin niitä odotetaan.
- Tehtävät, jotka tukevat suoritteita, sekä se, kumpi osapuoli – palkkaava yritys vai palveluntarjoaja – suorittaa nämä tehtävät.
- Hankkeen hallintoprosessi sekä se, kuinka usein hallintokomiteat kokoontuvat.
- Mitä resursseja projektissa tarvitaan, mitä tiloja käytetään ja kenen laitteita tarvitaan sekä testausvaatimukset.
- Kuka maksaa mitäkin kustannuksia ja milloin.
”Työselitys kokoaa kaikki elementit yhteen heti alussa”, sanoo Russell, joka toimii nykyään johtavana professorina Bostonin Northeastern-yliopiston kauppakorkeakoulussa. ”Ja mitä täsmällisemmäksi ja määrällisemmäksi sen voi tehdä, sitä parempi.”
Määrittele menestys.
Työselityksessä tulisi selventää kaikille osapuolille, mikä on menestys tai epäonnistuminen, sanoo Melise R. Blakeslee, lakimies McDermott Will & Emery LLP:n immateriaalioikeus-, media- ja teknologiakaupparyhmässä Washingtonissa.
”On kuvattava asianmukaisesti, mitä työ on, ja määriteltävä kriteerit sille, miten molemmat ovat yhtä mieltä”, että jokin asia on saatettu onnistuneesti päätökseen, sanoo Ruth Anne Guerrero, Newtown Squaressa, Paavalissa sijaitsevan Project Management Institute Inc:n standardijohtaja ja entinen IT-projektipäällikkö.
Hän sanoo esimerkiksi, että jos odotat toimittajasi kehittävän käyttäjävaatimuksia, SOW:ssa olisi mainittava, että toimittajan on haastateltava tiettyjä käyttäjäryhmiä ja saatava nämä hyväksymään vaatimukset ennen kuin työ katsotaan tehdyksi. Tämä määrittelee onnistumisen paremmin kuin pelkkä toteamus: ”Myyjä tuottaa käyttäjävaatimukset”.
Onnistumisen määritelmä riippuu projektista, Guerrero sanoo. IT-projektin johtajien on määriteltävä, määritelläänkö onnistunut toteutus nopeudella, vasteajalla, helppokäyttöisyydellä vai kaikilla kolmella, ja määriteltävä ne sitten määrällisesti SOW:ssa.
Älä unohda aikataulua.
Toteutusten onnistumista ei kuitenkaan voi määritellä pelkästään järjestelmän nopeuden tai reagointikyvyn perusteella. Loppujen lopuksi, mitä hyötyä on loistavasta sovelluksesta, jos sen rakentaminen vie vuosikymmenen? Siksi SOW:n on sisällettävä aikaelementtejä. Guerrero suosittelee käyttämään sanamuotoa, joka sallii jonkin verran joustavuutta sen sijaan, että kalenteriin olisi merkitty kiinteä päivämäärä. SOW:ssa olisi esimerkiksi määriteltävä, että loppukäyttäjän vaatimukset on toimitettava kaksi kuukautta sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen. Tämä on sanamuoto, jolla projekti saadaan silti etenemään ja jossa otetaan huomioon mahdolliset ongelmat, kuten sopimuksen allekirjoittamisen viivästyminen.
SOW:ssa olisi myös määriteltävä tietyt ajat virallisille tarkistuksille, jotta kaikki osapuolet voivat varmistaa, että he ovat aikataulussa, sanoo Matt Liberatore, professori päätöksenteko- ja tietotekniikan laitoksella ja John F. Connellyn johtamisen professuuri Villanovassa sijaitsevan Villanovan yliopiston kauppa- ja rahoituskorkeakoulussa.
Sido maksu välitavoitteisiin.
Toinen keskeinen tekijä työn pysymisessä aikataulussa on tiettyjen välitavoitteiden asettaminen SOW:ssa ja maksun sitominen onnistuneeseen valmistumiseen, Blakeslee sanoo.
Kun Scafidi kirjoittaa SOW:n, hän täsmentää, että maksut toimittajille suoritetaan, kun keskeiset suoritteet on hyväksytty. Hän toteaa myös, että hän pidättää osan maksusta, kunnes toimittaja osoittaa, että kaikki toimitukset toimivat yhdessä.
Käytä kieltä, jota kaikki ymmärtävät.
It-osasto ja sen toimittajat eivät ole ainoita, jotka käyttävät SOW:ta, Blakeslee sanoo. Älä siis kirjoita sitä ikään kuin vain IT-väki näkisi sen. ”Sen pitäisi olla ymmärrettävä loppukäyttäjille, palveluntarjoajille, johdolle ja tuomarille”, hän sanoo.
Ole tarkka.
Vaikka lukuisten osapuolten on ymmärrettävä työselitys, ole tarkka kuvatessasi projektin laajuutta ja vaatimuksia, Blakeslee sanoo. Hän on nähnyt asiakirjoja, joissa asetetaan epämääräisiä tavoitteita, kuten ”työskentelee parhaan kykynsä mukaan”. Hän vertaa tätä siihen, että kodinomistaja palkkaa maalarin, jonka ohjeena on ”parhaansa mukaan”.
”Jos maalari tekee näin, mutta maalaa talosi violetiksi valkoisen sijasta, sinulla ei ole oikeutta vaatia häntä vastaan”, hän sanoo.
Scafidi on ottanut tällaisen neuvon todesta. Sen sijaan, että Scafidi sanoisi tehtävän vievän ”kohtuullisen ajan”, hän kirjoittaa: ”Määritelty tehtävä kestää enintään neljä tuntia”.
”Asianajajista tuntuu hyvältä, kun meillä on selkeä, yksiselitteinen määritelmä tällaisista asioista”, hän sanoo.
Muista jälkituotannon tarpeet.
Guerrero suosittelee jälkituotantovaatimusten sisällyttämistä SOW:iin. Kerro tarkemmin, mitä testausta ja tukea tarvitset toimittajalta, hän sanoo. Jos suunnittelet, että sisäiset työntekijät tukevat järjestelmää asennuksen jälkeen, SOW:ssa on mainittava, kouluttaako myyjä henkilöstöäsi. Tällainen kieli takaa hänen mukaansa sen, ettei myyjä ”vain toimita järjestelmää ja kävele pois”.
Pratt on Computerworldin kirjoittaja Walthamissa, Massachusettsissa. Ota häneen yhteyttä osoitteessa [email protected].
.