Strategiset suunnitelmat auttavat tunnistamaan, mitä organisaatio pyrkii saavuttamaan, ja kartoittavat tarvittavat vaiheet, joita tarvitaan menestyksen saavuttamiseksi.
Taannoin strategiset suunnitelmat laadittiin kymmeneksi vuodeksi, mutta nykyään organisaatiot katsovat tyypillisesti 2-3 vuoden päähän tulevaisuudesta – joillakin toimialoilla suunnitellaan vain vuosi vuodelta.
Strategisen suunnitelman laatiminen on monivaiheinen prosessi, ja yksi vaihe rakentuu toisensa päälle.
Prosessin aloittamiseksi organisaatiolla on oltava intohimo siihen, mitä se tekee, ja selkeä käsitys siitä, mitä se toivoo saavuttavansa.
Tämä selkeys mahdollistaa strategian laatimisen.
- 5-vaiheinen prosessi strategisen suunnitelman kehittämiseksi
- Vaihe 1: Kirjoita visiojulistus
- Visiointisession helpottamiseksi:
- Esimerkki Vision Statement
- Vaihe 2: Kirjoita missiojulistus
- Lähetyslausumaprosessin helpottamiseksi:
- Vaihe 3: Suorita kuiluanalyysi
- Esimerkki organisaation nykytilasta:
- Vaihe 4: Kirjoita SMART-tavoitteet
- Esimerkki organisaation tavoitteista:
- Esimerkki tavoiteasiakirjasta
- Vaihe 5: Seuraa edistymistä
5-vaiheinen prosessi strategisen suunnitelman kehittämiseksi
Vaihe 1: Kirjoita visiojulistus
Visiojulistus on lausuma (tyypillisesti 2-3 lausetta), joka antaa lukijalle (ja mikä vielä tärkeämpää, organisaatiolle) mentaalisen kuvan siitä, mitä organisaatiosta toivotaan tulevan tai mitä organisaatio toivoo saavuttavansa.
On tärkeää ymmärtää, mihin organisaatio on menossa, ennen kuin se voi laatia strategisen suunnitelman siitä, miten sinne päästään.
Visiojulistuksen arvo on siinä, että se antaa johdolle ja työntekijöille yhteisen tavoitteen.
Visiointisession helpottamiseksi:
Kutsu visionäärit huoneeseen.
Pyydä heitä sulkemaan silmänsä ja kuvaamaan mielikuva, jonka he näkevät, kun organisaatio on saavuttanut optimaalisen tilansa.
Kirjoittakaa kuvaa kuvaavat ajatukset fläppitaululle.
Päättäkää yhteisymmärrykseen kaikesta kuvatusta.
Viekää aikaa sanamuotojen muokkaamiseen tai leikittelyyn sanamuodon kanssa, kunnes se kuvaa ajatuksia tarkasti.
Esimerkki Vision Statement
”ABC Dry Cleaners tulee olemaan pääkaupunkiseudun johtava ammattimainen pesula
tarjoamalla vertaansa vailla olevaa
asiakaspalvelua ja siivouspalveluita, jotka ylittävät kilpailun”.
Vaihe 2: Kirjoita missiojulistus
Missiojulistus on selitys siitä, miksi organisaatio on olemassa ja mitä polkua se kulkee saavuttaakseen visionsa.
Missiojulistukset ovat tyypillisesti lyhyempiä kuin visiojulistus, mutta eivät aina, ja ne ovat organisaatiokohtaisia.
Se on lausuma, jossa kuvataan, mitä organisaatio haluaa intohimoisesti tehdä ja miksi se on olemassa.
Lähetyslausumaprosessin helpottamiseksi:
Käskekää ryhmää tarkastelemaan visio-lausumaa ja aloittakaa prosessin ideoiminen lähetyslausumaksi.
Kulkekaa ympäri huonetta ja pyytäkää jokaista kuvaamaan ajatuksiaan lyhyesti (5 – 7 sanan verran) ja kirjatkaa vastaukset fläppitaululle.
Vaihe 3: Suorita kuiluanalyysi
Kuiluanalyysi on prosessi, jonka organisaatio käy läpi yksilöidäkseen kuilut sen nykytilan ja sen välillä, mitä se toivoo saavuttavansa – visionsa – välillä.
Tehdäksesi kuiluanalyysin tarkastellaan yksinkertaisesti sitä, missä organisaatio on nyt, ja verrataan sitä siihen, missä se toivoo olevansa.
Tämän prosessin vaiheeseen kuuluu tyypillisesti vaiheittaista organisaation ulkopuolisten tietojen tutkintaa sekä organisaation sisäisten tietojen tarkkaa ja tarkkaa tarkastelua.
Esimerkkejä puutteista, joita organisaatio voisi tarkastella, olisivat:
- Markkinaosuus
- Talous
- Sisäiset prosessit/järjestelmät
- Julkiset suhteet
- Asiakastyytyväisyys ja tuotteiden/palvelun laatu (näitä pidetään myös kriittisinä menestystekijöinä).
Esimerkki organisaation nykytilasta:
- Asiakastyytyväisyyspisteet 65;
- Voittomarginaali 1 %
- 10 % markkinaosuudesta
- 10 % tuotto huonolaatuisista puhdistuksista
Vaihe 4: Kirjoita SMART-tavoitteet
Kirjoita SMART-tavoitteet 2-3 vuoden päähän (jotkut organisaatiot valitsevat lyhyemmän tai pidemmän aikavälin organisaatiosta riippuen).
Esimerkki organisaation tavoitteista:
- Vuoteen 20xx mennessä ABC:n kemiallisen pesulan asiakastyytyväisyys on 85
- Vuoteen 20xx mennessä ABC:n kemiallisen pesulan voittomarginaali on 5 %
- Vuoteen 20xx mennessä ABC:n kemiallisen pesulan markkinaosuus on 25 %
- Vuoteen 20xx mennessä ABC:n kemiallisen pesulan palautusprosentti huonolaatuisten puhdistusten vuoksi on alle 2 %
Nyt tässä kohtaa kumit kohtaavat tien.
Tavoitteet ovat hieno asia, mutta jollei niitä panna täytäntöön ja jollei jotakuta pidetä tilivelvollisena jäsennellyn tulosjohtamisprosessin avulla, ne ovat pelkkiä sanoja paperilla.
Jotta tavoitteille saataisiin hampaat irvessä, ne on vietävä alaspäin osastolle ja viime kädessä työntekijätasolle. Tämä tarkoittaa, että on määriteltävä, kuka ne toteuttaa.
Esimerkki tavoiteasiakirjasta
Vaihe 5: Seuraa edistymistä
Tavoitteita tulisi seurata vähintään neljännesvuosittain.
Tämä voi olla niinkin yksinkertaista kuin pyytää vastuuhenkilöä antamaan tilannekatsauksen vuosineljänneksen tavoitteista.
On erittäin tärkeää, että näin tehdään, koska kaikki organisaatiot ovat nykyään niin kiireisiä, että jokapäiväiset velvollisuudet voivat toisinaan jäädä pitkän aikavälin tavoitteiden toteuttamisen tielle.
Kerran vuodessa strateginen suunnitelma ja tavoitteet olisi tarkistettava ja päivitettävä vastaamaan nykyisiä markkinaolosuhteita ja muutoksia, jotta voidaan varmistaa, että tavoitteet keskittyvät organisaation nykytilaan.
Käyttäkää tavoiteasiakirjaa, jotta voitte seurata tavoitteiden toteutumisen tilaa.
Keskustelkaa tavoitteista jokaisessa henkilöstökokouksessa, jotta varmistetaan, että kaikki ymmärtävät sen ensisijaisuuden.
Monet organisaatiot eivät laadi strategista suunnitelmaa, koska prosessi pelottaa niitä.