Positive Tone: It’s How You Say It

by Leigh Geraghty

Kysyttäessä haasteita yrityskirjoittamisen suhteen monet työpajojiemme osallistujat sanovat, että heillä on vaikeuksia viestinsä sävyn kanssa. Sävyllä kuvataan kirjoittamisen emotionaalista laatua. Se kuvastaa kirjoittajan asennetta lukijaa kohtaan ja vaikuttaa siihen, miten lukija reagoi. Kirjoittajilla on tapana panostaa paljon siihen, että he kuulostavat päteviltä ja ammattimaisilta, mutta he eivät aina ole varmoja siitä, miten luoda myönteinen sävy.

Kolme vaihtoehtoa sävyyn

Sävyyn liittyen sinulla on kolme vaihtoehtoa: myönteinen, kielteinen tai neutraali.

Positiivinen sävy: Positiivinen sävy on aina paras valintasi. Kyse ei ole vain ystävällisyydestä – positiivinen sävy on selkeämpi ja auttaa meitä saamaan asiat tehtyä, koska sen muotoilu on yksinkertaisempaa ja siinä käytetään vähemmän sanoja. Muotoilemalla viestit myönteisesti rohkaiset ihmisiä hyväksymään ajatuksesi ja luomaan hyviä suhteita tulevaisuutta varten. Positiivinen sävy lisää uskottavuutta.

Negatiivinen sävy: Negatiivinen sävy saa lukijan yleensä tuntemaan itsensä vihaiseksi ja puolustautuvaksi, ja se voi vahingoittaa ammatillista imagoasi. Vaikka kielteisiä ilmaisuja sisältävät lauseet saattavat johtaa noudattamiseen, ne harvoin johtavat iloiseen yhteistyöhön. Negatiivinen sävy voi myös tehdä viestistäsi vaikeasti ymmärrettävän ja muistettavan.

Neutraali sävy: Neutraali sävy on positiivisen tai negatiivisen kielen puuttumista. Neutraalissa sävyssä ei ole tunteita – vain faktoja. Vaikka tämä saattaa vaikuttaa viattomalta, neutraaliin sävyyn liittyy riski, että se tulkitaan negatiivisesti lukijan mielialasta riippuen. Itse asiassa neutraali sävy voi vaikuttaa kylmältä tai jopa hyytävältä.

Yrityskirjoituksissa positiivinen sävy on aina paras valinta – myös silloin, kun viesti on negatiivinen. Kirjoita aina keskittyen siihen, että pyrit auttamaan lukijaa ja rakentamaan suhdetta, vaikka olisitkin ärsyyntynyt.

Miten luoda positiivinen sävy

Sävy välittyy sanavalinnoillasi ja lausekkeillasi, näkökulmallasi ja sillä, miten yhdistät sanoja ja lauseita. Seuraavassa on muutamia vinkkejä positiiviseen sävyyn kirjoittamiseen:

1. Vältä negatiivisten laukaisusanojen käyttöä, kuten:

.

argumentti paha mutta huolimaton valittaa vaarallinen velallinen velkaantunut virheellinen

viivästyminen vaikea epäily pyrkimys virhe epäonnistuminen virhe virhe vaikkakin

vastuullisuus virhe merkitty pitää ei ei koskaan selvää ongelma

hylätä surullisesti pitäisi lopettaa kauhea epäonnekseen haaskata väärin

1. Käyttäkää sen sijaan näitä positiivisia sanoja:

hyöty bonus valoisa selkeä

helppo tehokas energia varma

nopea keskittynyt juuri nyt voi

tehokas yksinkertainen vahva

1. Käyttäkää lauseen positiivista muotoa. Sen sijaan, että sanoisit ”Älä unohda varata kokoushuonetta”, välitä viesti positiivisesti: ”Muista varata kokoushuone.”

1. Keskity ongelmaan keskittymisen sijaan ratkaisuun tai toimintaan. Vaihda esimerkiksi ”Olen pahoillani, ettemme voi keskustella myyntihintojen ylärajasta, koska keskeinen päätöksentekijä on käytettävissä vasta maanantaina” muotoon ”Voimme keskustella myyntihintojen ylärajasta maanantaina, kun keskeinen päätöksentekijä on käytettävissä.”

1. Vältä pitkiä selityksiä ja keskity ratkaisuun. Sen sijaan, että sanoisit: ”Olen poissa kaupungista 13.2.-18.2., enkä voi tavata sinua ennen kuin sen jälkeen”, sano yksinkertaisesti: ”Voin tavata sinut 18.2. jälkeen.”

1. Käytä antonyymejä poistaaksesi sanan ”ei”. Esimerkiksi:

Sen sijaan, että Hän ei ottanut apua vastaan. Toimisto ei ole auki. He eivät olleet paikalla.

Käytä Hän kieltäytyi avusta. Toimisto suljetaan. He olivat poissa.

Tonus on läsnä kaikessa kirjallisessa viestinnässä, olipa kyseessä valinta tai vahinko. Valitsemalla myönteisen sävyn rakennat ja ylläpidät myönteisiä ihmissuhteita, annat itsestäsi ammattimaisen kuvan ja saavutat helpommin tavoitteesi.

Tammikuu 9, 2017 / Uravalmennus, Sähköpostin kirjoittaminen, Kokous- ja neuvottelutaidot, Esitystaidot, Kirjoitustaidot