Paystub Excel Template

Kaikki työntekijät nauttivat palkkashekin saamisesta, mutta myös rahan mukana tuleva palkkatosite on tärkeä. Tämä Paystub Excel -malli antaa yksityiskohtaiset tiedot heidän palkastaan palkkakaudelta. Ja vaikka palkkatodistukset eivät ole liittovaltion säädösten mukaan pakollisia, yli puolet osavaltioista vaatii palkkatodistuksia. Näistä yksitoista osavaltiota vaatii työnantajia toimittamaan fyysisen kopion palkkatodistuksesta digitaalisen kopion sijaan.

Mutta vaikka et toimisikaan yrityksessäsi jossakin näistä osavaltioista, Fair Labor Standards Act -laki (Fair Labor Standards Act) vaatii sinua pitämään tarkkaa kirjanpitoa tehdyistä työtunneista ja suoritetuista maksuista. Itse asiassa laissa luetellaan neljätoista erilaista perusrekisteriä, joita työnantajan on ylläpidettävä jokaisesta työntekijästä, jota ei ole vapautettu palkasta.

Nämä rekisterit ovat tietoja, jotka tyypillisesti sisältyvät palkkakuittiin. Vaikka et siis antaisikaan työntekijöillesi kopiota niistä, sinun on silti pidettävä kirjaa. Tämä tarkoittaa, että tarvitset järjestelmän, jolla voit seurata työnantajan palkkaa, vähennyksiä ja työtunteja.

Tämä Excel-palkkalaskuri voi auttaa sinua virtaviivaistamaan kirjanpitoprosessia yksinkertaisen tietokannan avulla. Ja jos haluat luoda palkkatodistuksia, jotka voit tulostaa ja antaa työntekijöillesi, siihen on olemassa suoraviivainen menetelmä.

Vaikka Excel on ensisijaisesti taulukkolaskentaohjelma, sitä voidaan käyttää myös yksinkertaisena tietokantana. Avain tämän työntekijätietokannan Excel-mallin saamiseksi toimimaan kunnolla on näissä tietokantaominaisuuksissa. Sitten palkkalaskelma käyttää VLOOKUPia tietojen hakemiseen tietokannasta.

Mallin sisältö

Kun lataat tämän työntekijätietokannan excel-mallin ZIP-tiedoston, saat kaksi erilaista laskentataulukkoa:

• Palkkalaskelman Excel-malli, jossa on tietokanta työntekijän nimen mukaan
• Palkkalaskelman Excel-malli, jossa on tietokanta työntekijän ID:n mukaan

Kummassakin laskentataulukossa on useita taulukkoja. Kummastakin palkkalaskelmamallin latauksesta löydät:

• Käyttöohjeet,
• Asetuslomake mallin mukauttamiseksi,
• Työntekijän palkkatietokanta työntekijätietueiden syöttämistä varten ja
• Palkkalaskelmamalli, jonka avulla voit tulostaa palkkalaskelmat kullekin työntekijälle,

Kahdessa tiedostossa ainoa ero on palkkalaskelmamallissa. Ne ovat lähes identtisiä käytössä, mutta yksi keskeinen ero erottaa ne toisistaan.

Palkkatodistus Excel-malli tietokannalla työntekijän nimen mukaan -taulukkolaskentataulukossa luot työntekijän palkkatodistukset työntekijän nimen perusteella.

Palkkatodistus Excel-malli tietokannalla työntekijän tunnuksen mukaan -taulukkolaskentataulukkolaskentataulukkolaskentataulukossa luot palkkatodistukset työntekijän tunnusnumeron perusteella.

Päättääksesi, kumpaa on järkevämpää työntekijätietokantasi hallinnointijärjestelmän kannalta. Kun olet päättänyt, voit alkaa muokata mallia ja ottaa sen käyttöön.

Ohjeita

Kunkin mallin takaosasta löydät työarkin, jossa on käyttöohjeet. Nämä työlehdet sisältävät yksinkertaistetun version näistä kirjallisista ohjeista.

Tässä on lyhyet ohjeet Asetukset-työlehdelle, Palkkalaskelma-työkirjalle ja Tietokanta-työlehdelle. Löydät myös joitakin hyödyllisiä huomautuksia kaikista kolmesta, jotta voit käyttää työarkkeja tehokkaammin.

Palkkalaskelmamallin mukana on esimerkkitietoja, joiden avulla sinun on helpompi nähdä, miten malli toimii ja miten voit luoda palkkalaskelmia omien tietojesi avulla. Poista esimerkkitiedot yksinkertaisesti tyhjän lomakkeen luomiseksi.

Kun olet ladannut ja purkanut mallin, voit nopeasti skannata nämä ohjeet. Näin saat paremman käsityksen siitä, mitä sinun tulee tehdä valmistellaksesi työntekijän palkkakuitit.

Template Setup

Kun olet lukenut How to Use -työkalun, voit siirtyä Setup-sivulle. Täällä voit mukauttaa päivämääriä, nimikkeitä ja luokkia.

Palkkalaskelmamalli kattaa kahdentoista kuukauden jakson, jossa on yksi palkkalaskelma joka kuukausi. Voit mukauttaa kuukausien nimet ja siirtopäivät yrityksesi tarpeiden mukaan. Siirtopäivämäärä on päivä, jolloin yrityksesi lähettää rahat työntekijöillesi. Tämä on yleensä yhdestä kolmeen arkipäivää ennen kuin rahat lisätään työntekijöidesi pankkitileille suoralla talletuksella.

Muussa osiossa voit seurata ansioita ja vähennyksiä. Tässä tietokannassa voidaan seurata jopa kahdeksaa näistä.

Palkanimikkeet-sarakkeessa voit dokumentoida, mitä ansioita ja vähennyksiä pitää tilittää. Sen jälkeen ”Palkkaluokka”-sarakkeessa voit käyttää pudotusvalikkoa ilmoittaaksesi, onko kukin tietty palkkaluokka ansio vai vähennys.

Mahdolliset muutokset, joita teet asetuslomakkeella, näkyvät Excel-tietokannassa ja työntekijän palkkatosite-generaattorissa.

TYÖNTEKIJÖIDEN PALKKATIETOKANTA

Kun sinulla on oikeat kuukaudet, siirtoamispäivämäärät, palkkaluokat, palkkatittelit ja -ryhmät, olet suorittanut alkuasetusten määritystyön. Nyt voit aloittaa työskentelyn henkilöstötietokannassa.

Yleiskatsaus

Kun avaat tietokannan ensimmäisen kerran, se voi olla hieman ylivoimainen. Koska tällä lomakkeella on tarkoitus seurata työntekijöiden palkkoja koko vuoden ajan, palkkojen kirjaamista varten on kaksitoista eri kuukausittaista osiota. Lisäksi on osio kutakin työntekijää koskevien perustietojen lisäämistä varten. Tässä on suurennettu kuva osasta tätä massiivista tietokantaa.

Tässä mallissa on tilaa 50 työntekijälle. Voit lisätä lisärivejä, mutta se on tehtävä ennen tietokannan viimeistä riviä. Näin myös kaavat lisätään automaattisesti.

Jos et tarvitse 50 riviä, voit myös poistaa rivejä tietokannasta. Seuraa tämän viestin ohjeita rivien lisäämiseksi tai poistamiseksi:

Rivien ja sarakkeiden lisääminen tai poistaminen

Jäädytä paneelit, jotta näet aina sarakkeiden ja rivien otsikot

Koska tämä laskentataulukko on niin suuri, saattaa olla hyödyllistä jäädyttää paneelit. Tämä lukitsee valitsemasi rivit ja sarakkeet, joten ne ovat aina näkyvissä, vaikka selaisisit. Paneelien jäädyttäminen voi nopeuttaa tietojen syöttämistä, koska et yritä muistaa, mitä kukin solu tarkoittaa, tai sinun ei tarvitse selata takaisin otsikoihin.

Paneelien lukitsemiseksi noudata tämän artikkelin ohjeita:

Paneelien jäädyttäminen rivejä ja sarakkeita lukitsemaan

Värilliset otsikot

Tietokannan eri osioiden erottamiseksi toisistaan otsikkorivillä on värejä. Violetilla merkitty osio on työntekijätietojen tallentamista varten. Sitten kukin kuukausi vuorottelee tiilenpunaisen ja ruskean välillä, jotta näet helposti, missä kukin kuukausi päättyy ja seuraava alkaa.

Kuukausiryhmien minimoiminen ja maksimoiminen

Tehdäksesi Excel-taulukkolaskentaohjelmasta helppokäyttöisemmän, voit myös minimoida kuukausia, joita et käytä. Kunkin kuukausiosan yläpuolella, sarakeotsikkorivillä, on plus- (+) ja miinusmerkit (-). Näitä klikkaamalla voit laajentaa tai minimoida kunkin ryhmän.

How to Use

Kun olet jäädyttänyt ruudut ja minimoinut kaikki kuukaudet, joita et käytä, olet valmis aloittamaan tietojen syöttämisen lomakkeen violettiin osaan.

Kunkin työntekijän osalta kirjaat hänen:

• Työntekijän tunnus
• Nimi
• Titteli
• Osasto
• Johtaja/Päällikkö
• Pankin nimi
• Pankkitilin nimi
• Pankkitilin numero

Tietoja syöttäessäsi on syytä olla huolellinen, varmistaaksesi tarkan tietojen syöttämisen.

Seuraavaksi voit siirtyä kuluvan kuukauden kuukausiryhmään. Tässä syötät kaikki työntekijöiden palkka- ja etuusnumerot. Jokaiselle Setup-sivulla sisällyttämällesi ansiolle ja vähennykselle on oma sarakkeensa. Jos haluat tehdä muutoksia näihin sarakeotsikoihin, muuta niitä Setup-sivulla. Näin muutokset heijastuvat koko tietokantaan eivätkä vain kuluvaan kuukauteen.

Kun olet syöttänyt kaikki palkanmaksukauden tiedot, voit aloittaa työntekijöiden palkkakuittien luomisen.

Palkkakuitti

Palkkakuitti-työskentelylomake on suunniteltu käytettäväksi palkkakuitin mallina, ja sen avulla voit tulostaa räätälöidyn työntekijän palkkakuitin kullekin tiimisi jäsenelle.

Palkkalaskelman malli näyttää seuraavalta:

Vasemmassa yläkulmassa olevaa solua, jossa lukee ”Taulukkolaskentataulukon sivu”, kannattaa päivittää niin, että siinä näkyy yrityksesi nimi. Voit kirjoittaa sen suoraan tai ladata logon.

Kun olet muuttanut kyseisen solun, palkkatosite on valmis käytettäväksi. Se vetää kaikki palkkaustiedot, jotka olet syöttänyt tälle työntekijälle, ja luo luottamuksellisen palkkatodistuksen.

Tämä sisältää:

• Tulot (palkka, ateriat, kuljetus, sairauspäiväraha jne.),
• Vähennykset (vakuutukset, verot jne.).),
• Bruttopalkka (malli käyttää kiinteää palkkaa, ei tuntipalkkaa),
• Nettopalkka,
• Palkkajakso (oletusarvo on kuukausipalkka, mutta voit tarvittaessa mukauttaa mallin sopimaan kahden viikon palkkajaksoon),
• Transfer date (päivämäärä, jolloin palkan suoratalletus tehtiin),
• Banking details, and
• Position details (their title, department, and manager).

Sinun on luotava jokaisesta työntekijästä erillinen palkkatosite ja tulostettava ne yksi kerrallaan. Tämä on yksinkertainen prosessi, joka vaatii vain yhden manuaalisen merkinnän.

Aloittaaksesi palkkatodistusten tulostamisen sinun on tiedettävä, mitä palkanlaskennan työkirjan versiota käytät.

Palkkalaskelman luominen työntekijän nimen mukaan

Jos käytät PayStub Excel-mallia, jossa on tietokanta työntekijän nimen mukaan, näet työntekijän nimi -kentän vieressä pudotusnuolen:

Valitset yksinkertaisesti oikean työntekijän pudotusvalikoimasta, ja kaikki muut tämän henkilön tiedot täyttyvät automaattisesti. Sitten tämä lomake on valmis tulostettavaksi.

Valitse sitten uusi nimi ja tulosta seuraava palkkatosite. Toistat tämän valinta- ja tulostusprosessin jokaiselle yrityksen työntekijälle.

Palkkalaskelman luominen työntekijän ID-numeron mukaan

Jos käytät PayStub Excel-mallia, jossa on tietokanta työntekijän ID-numeron mukaan, näet pudotusnuolen työntekijän ID-kentän vieressä:

Valitset yksinkertaisesti sen työntekijän ID-numeron, jota haluat tarkastella, ja tulostat lomakkeen. Voit tehdä tämän jokaiselle työntekijälle.

Lisää työntekijän palkkatietoja kuukausittain

Kun olet saanut tulostettua palkkakuitit jokaiselle työntekijälle, voit minimoida juuri päättyneen kuukauden. Sitten, kun on aika ajaa palkanlaskentamalli uudelleen, voit maksimoida seuraavan kuukauden.

Valmistellaksesi palkanlaskentaa joka kuukausi sinun on:

• päivitettävä kaikki työntekijän henkilö- tai maksutiedot,
• päivitettävä palkanmaksujakso,
• lisättävä mahdolliset uudet työntekijät,
• syötettävä kaikki vähennykset ja kulut,
• luodattava palkkatosite kullekin työntekijälle ja
• tulostettava palkkatosite jokaiselle työntekijälle.

Pitämällä koko vuoden tiedot tässä yksittäisessä tietokannassa voit helposti palata taaksepäin ja vastata kaikkiin työntekijän palkkaa koskeviin kysymyksiin. Sinulla on tarvitsemasi tiedot helposti saatavilla.

Pitäkää lomake luottamuksellisena

Koska kyseessä on virallinen työntekijän palkkatieto, sinun on pidettävä tietokantasi turvallisena. Et halua, että kuka tahansa tekee siihen muutoksia.

Voidaksesi varmistaa, ettei luvattomia muutoksia tehdä, voit harkita asiakirjan suojaamista salasanalla ja antaa käyttöoikeuden vain palkkahenkilöstöllesi. Voit luoda suojatun työarkin noudattamalla tämän viestin ohjeita:

Työarkin suojaaminen

Työarkin suojaaminen estää ihmisiä tekemästä muutoksia. He voivat kuitenkin edelleen avata tiedoston ja tarkastella luottamuksellisia tietoja. Jos haluat estää luvattomia henkilöitä avaamasta laskentataulukkoa, voit suojata Excel-dokumentin tiedostotasolla.

Teknisestä järjestelmästä riippuen voit harkita:

• Tiedoston salaamista,
• Pyytää salasanaa tiedoston avaamiseen tai
• rajoittaa pääsyä tiedostoon Information Rights Management -oikeuksilla.

Lisätietoa Excel-taulukoiden suojauksesta saat lukemalla tämän postauksen:

Suojaus ja tietoturva Excelissä

Työntekijöiden palkanseuranta

Kun saat suojaukset käyttöön, sinulla on luottamuksellinen tapa seurata työntekijöiden palkkoja. Tämä auttaa sinua noudattamaan osavaltion ja paikallisia työlainsäädäntöjä ja kirjaamaan kunkin työntekijän palkkatiedot.

Vuosittain voit aloittaa uuden mallin ja antaa työntekijöille mahdollisuuden päivittää maksutietonsa. Sitten voit alkaa käyttää mallia luodaksesi palkkakuitit jokaiselle palkkalistoilla olevalle henkilölle.