Organisaatiosuunnittelun opas: Types of Plans, Steps, and Examples

Organisaatiosuunnittelu on kuin yrityksen polun kartoittamista kartalle. Sinun on tiedettävä, mihin suuntaan olet menossa pysyäksesi kilpailukykyisenä.

Mutta mitä organisaatiosuunnittelu tarkalleen ottaen on ja miten se tehdään tehokkaasti? Tässä oppaassa käsitellään:

• Organisaatiosuunnitelmien eri osat tai tyypit?
• Organisaatiosuunnittelun 5 prosessivaihetta
• Organisaatiosuunnittelun esimerkkejä
• Organisaatiosuunnittelun työvälineet

Mitä on organisaatiosuunnittelu?

Organisaatiosuunnittelu on prosessi, jossa määritellään yrityksen olemassaolon syy, asetetaan tavoitteet, joilla pyritään toteuttamaan täysi potentiaali, ja luodaan yhä erillisempiä tehtäviä näiden tavoitteiden saavuttamiseksi.

Jokainen suunnittelun vaihe on edellisen osajoukko, strategisen suunnittelun ollessa tärkein

Kunnollisessa organisaatiosuunnitelmassa on neljä vaihetta: strateginen vaihe, taktinen vaihe, operationaalinen vaihe ja varavaihe. Kukin suunnittelun vaihe on edellisen osajoukko, ja strateginen suunnittelu on etusijalla.

Organisaatiosuunnittelun tyypit

Strateginen

Strateginen suunnitelma on yrityksen kokonaiskuva. Siinä määritellään yrityksen tavoitteet tietyksi ajanjaksoksi, oli se sitten yksi vuosi tai kymmenen, ja varmistetaan, että nämä tavoitteet ovat linjassa yrityksen mission, vision ja arvojen kanssa. Strategiseen suunnitteluun osallistuu yleensä ylin johto, vaikka jotkin pienemmät yritykset päättävätkin ottaa kaikki työntekijänsä mukaan määritellessään missiotaan, visiotaan ja arvojaan.

Taktinen

Taktisessa strategiassa kuvataan, miten yritys toteuttaa strategisen suunnitelmansa. Taktinen suunnitelma koostuu useista lyhyen aikavälin tavoitteista, jotka yleensä toteutetaan vuoden kuluessa ja jotka tukevat strategista suunnitelmaa. Yleensä keskijohdon vastuulla on laatia ja valvoa taktisia strategioita, kuten markkinointikampanjan suunnittelua ja toteuttamista.

Operatiivinen

Operatiiviset suunnitelmat käsittävät sen, mitä on tapahduttava jatkuvasti, päivittäin, taktisten suunnitelmien toteuttamiseksi. Operatiiviset suunnitelmat voivat sisältää työaikatauluja, toimintatapoja, sääntöjä tai määräyksiä, jotka asettavat standardeja työntekijöille, sekä erityisiä työtehtäviä, jotka liittyvät taktiseen strategiaan sisältyviin tavoitteisiin, kuten protokolla työpoissaolojen dokumentointia ja käsittelyä varten.

Varautumissuunnitelmat

Varautumissuunnitelmat odottavat kriisitilanteiden tai odottamattomien tapahtumien varalta. Varautumissuunnitelmat kattavat erilaisia mahdollisia skenaarioita ja asianmukaisia reaktioita asioihin, jotka vaihtelevat henkilöstösuunnittelusta pitkälle menevään valmistautumiseen ulkopuolisiin tapahtumiin, jotka voivat vaikuttaa kielteisesti liiketoimintaan. Yrityksillä voi olla varasuunnitelmia esimerkiksi luonnonkatastrofiin, ohjelmiston toimintahäiriöön tai C-tason johtajan äkilliseen lähtöön reagoimiseksi.

Organisaatiosuunnittelun viisi prosessivaihetta

Organisaatiosuunnitteluprosessi käsittää viisi vaihetta, jotka muodostavat ideaalitilanteessa syklin.

Näihin viiteen vaiheeseen kuuluvat strateginen, taktinen, operatiivinen ja varautumissuunnittelusuunnittelu.

Srategisen suunnitelman laatiminen

Vaiheita tässä alkuvaiheessa ovat mm. seuraavat:

• Katso läpi missio, visio ja arvot
• Kerää tietoja yrityksestäsi, kuten suorituskykyä osoittavia mittareita myyntiosastoltasi
• Toteuta SWOT-analyysi; kartoita yrityksesi vahvuudet, heikkoudet, mahdollisuudet ja uhat
• Aseta kokonaistavoitteet, joissa otetaan huomioon missio, visio, arvot, tiedot ja SWOT-analyysi

Käännä strateginen suunnitelma taktisiksi vaiheiksi

Tässä vaiheessa on aika laatia taktiset suunnitelmat. Ota keskijohto mukaan auttamaan seuraavien toimien toteuttamisessa:

• Määrittele lyhyen aikavälin tavoitteet – neljännesvuositavoitteet ovat yleisiä -, jotka tukevat strategista suunnitelmaa kullekin osastolle, kuten kiintiön asettaminen myyntitiimille, jotta yritys voi saavuttaa strategisen liikevaihtotavoitteensa
• Kehitä prosesseja tavoitteiden saavuttamisen tarkastelemiseksi, jotta voidaan varmistua siitä, että strategiset ja taktiset tavoitteet saavutetaan, kuten CRM-raportin tekeminen neljännesvuosittain ja sen toimittaminen liikevaihtojohtajalle sen tarkistamiseksi, että myyntiosasto saavuttaa kiintiönsä
• Kehitä varasuunnitelmia, kuten mitä tehdään, jos myyntitiimin CRM-järjestelmä ei toimi tai tapahtuu tietomurto

Päivittäisten toimintojen suunnittelu

Toimintasuunnitelmat eli prosessit, jotka määrittelevät sen, miten yksittäiset työntekijät viettävät päivänsä, ovat suurelta osin keskijohdon ja heille raportoivien työntekijöiden vastuulla. Esimerkiksi prosessi, jota myyntiedustaja noudattaa löytääkseen, hoitaakseen ja muuttaakseen liidin asiakkaaksi, on operatiivinen suunnitelma. Työaikataulut, asiakaspalvelun työnkulut tai GDPR-käytännöt, jotka suojaavat potentiaalisten asiakkaiden tietoja, auttavat myyntiosastoa saavuttamaan taktisen tavoitteensa – tässä tapauksessa myyntikiintiön – joten ne kuuluvat operatiivisten suunnitelmien piiriin.

Tässä vaiheessa olisi asetettava päämäärät ja tavoitteet, jotka yksittäisten työntekijöiden olisi saavutettava tietyn ajanjakson aikana.

Päälliköt voivat halutessaan asettaa jotkin suunnitelmat, kuten työaikataulut, itse. Toisaalta yksittäiset tehtävät, joista myyntisuunnitelma koostuu, saattavat vaatia koko tiimin panosta. Tässä vaiheessa olisi myös asetettava päämäärät ja tavoitteet, jotka yksittäisten työntekijöiden olisi saavutettava tietyn ajanjakson aikana.

Suunnitelmien toteuttaminen

On aika panna suunnitelmat täytäntöön. Teoriassa päivittäisten toimintojen (jotka on määritelty operatiivisessa suunnitelmassa) pitäisi auttaa saavuttamaan taktiset tavoitteet, mikä puolestaan tukee yleistä strategista suunnitelmaa.

Valvo edistymistä ja mukauta suunnitelmia

Kään suunnitelma ei ole täydellinen ilman pohdinta- ja mukautusjaksoja. Kunkin vuosineljänneksen tai lyhyen aikavälin tavoitejakson lopussa keskijohdon olisi tarkasteltava, ovatko he saavuttaneet vaiheessa kaksi asetetut vertailuarvot, ja toimitettava sitten tietoihin perustuvia raportteja C-tason johtajille. Tällöin esimerkiksi myyntiosaston johtaja laatii raportin, jossa analysoidaan, auttoiko uusi myyntiputken hallintaprosessi tiimiä saavuttamaan kiintiönsä. Markkinointitiimi taas voisi analysoida, onnistuivatko sen ponnistelut mainonnan ja laskeutumissivujen optimoimiseksi tuottamaan myyntiosastolle tietyn määrän liidiä.

Näiden tarkastelujen tuloksista riippuen organisaatiosi saattaa haluta mukauttaa strategisten, taktisten tai operatiivisten suunnitelmiensa osia. Jos esimerkiksi myyntitiimi ei saavuttanut kiintiötään, heidän esimiehensä voi päättää tehdä muutoksia myyntiputken operatiiviseen suunnitelmaan.

Organisaatiosuunnitteluesimerkkejä

Nämä mallit ja esimerkit voivat auttaa sinua miettimään, miten muotoilet organisaatiosuunnitelmasi.

STRATEGIASUUNNITELMA

Tämä on yksisivuinen kaksivuotinen strateginen suunnitelma kuvitteelliselle yritykselle. Huomaa, että kohdassa ”Strategiset tavoitteet ja organisaation tavoitteet” luetellut tavoitteet noudattavat SMART-tavoitemallia: Ne ovat täsmällisiä, mitattavia, toteuttamiskelpoisia, relevantteja ja aikaperusteisia.

Työvoiman suunnittelu

Yritysten on käytettävä työvoimasuunnittelua henkilöstönsä tulevaisuuden analysoimiseksi, ennustamiseksi ja suunnittelemiseksi. Työvoiman suunnittelu auttaa tunnistamaan osaamisvajeita, tehottomuutta, työntekijöiden kasvumahdollisuuksia ja valmistautumaan tuleviin henkilöstötarpeisiin.

Tässä on esimerkki elävästä organisaatiokaaviosta, jossa yritykset voivat visualisoida hallintorakennettaan ja suunnitella tulevaisuutta

Käytä Pingboardia työkaluna työvoiman suunnitteluun ja yhdistämiseen. Aloita jo tänään ilmaiseksi!

Taktinen

Tämä on hallinnon kaksivuotinen toimintasuunnitelma, jota voisi kuvata myös taktiseksi suunnitelmaksi. Organisaation laajuiset tavoitteet – eli strategiset tavoitteet – jotka koskevat tätä osastoa, on lueteltu yläosassa, kun taas taktisemmat tavoitteet tämän osaston johtajalle on lueteltu alapuolella.

Operatiivinen

Katso tämä strategisen suunnitelman malli. Huomaat, että yksittäisen työntekijän tehtävät kuuluvat operatiiviseen suunnitteluun. Huomaa, että kunkin kohdan sisällä on tilaa, johon esimies voi jättää palautetta työntekijälle.

Varautumissuunnitelma

Tässä varautumissuunnitelmassa käsitellään sitä, miten arkaluonteisia terveystietoja suojataan tietoteknisen hätätilanteen sattuessa. Yksityiskohdat hahmotellaan, mukaan lukien monisivuisen asiakirjan tarkoitus, standardit, jotka on täytettävä, ja vaiheet näiden standardien täyttämiseksi.

Organisaatiosuunnittelu on elintärkeää menestyksekkäälle liiketoiminnalle

Organisaatiosuunnittelu on pitkä ja monimutkainen prosessi, mutta se on olennainen osa yrityksesi menestystä. Onneksi prosessi muuttuu automaattisemmaksi ja intuitiivisemmaksi säännöllisten suunnittelu- ja tarkistuskokousten avulla.

Käytä Pingboardin organisaatiokaavio-ohjelmistoa, joka auttaa sinua suunnittelemaan ja viestimään strategiastasi. Pingboardin avulla käyttäjät voivat rakentaa ja jakaa useita versioita organisaatiokaaviostaan, mikä auttaa seuraajasuunnitelmissa, organisaation uudelleensuunnittelussa sekä fuusio- ja yritysostosuunnitelmissa. Pingboard auttaa myös rekrytointisuunnitelmissa, sillä sen avulla voit viestiä avoimista rooleista elävässä organisaatiokaaviossasi, jotta työntekijät ymmärtävät, missä heidän yrityksensä kasvaa ja mihin tehtäviin he voivat hakea. Pingboardin työntekijähakemisto auttaa löytämään jatkajia tiettyihin rooleihin, sillä johtajat voivat hakea työntekijöistään ne taidot ja kokemuksen, joita tarvitaan tehtävän täyttämiseen.

Aloita suunnittelu jo tänään – ilman riskejä!