Myönteisiä toimia koskevan suunnitelman osatekijät – OutSolve

Myönteisiä toimia koskevissa suunnitelmissa (AAP) on monia osatekijöitä ja yksityiskohtia. Kokonaisuutena AAP:t voivat vaikuttaa pelottavalta ja hyvin sekavalta. On parasta pilkkoa se osio osiolta, raportti raportilta ja todella ymmärtää jokainen osa erikseen. Toivottavasti ymmärtämällä kutakin yksittäistä raporttia voit paremmin ymmärtää koko suunnitelman.

AAP-suunnitelmia on periaatteessa kolme erillistä.

1. Executive Order 11246: Women and Minorities
2. Vietnam Era Veteran Readjustment Assistance Act (VEVRAA)
3. Section 503 of the Rehabilitation Act: Vammaiset henkilöt (IWD).

Jokainen suunnitelma koostuu selostusosasta, jota seuraavat tilastoraportit. Sukelletaanpa AAP:n osiin alkaen naisten ja vähemmistöjen suunnitelmasta.

Naiset ja vähemmistöt

Kerronta

Naisten ja vähemmistöjen suunnitelman ensimmäinen osa on kerronta, joka kuvastaa suunnitelman toteuttamiseen tarvittavia toimintatapoja ja menettelyjä. Jäljempänä on esitetty kielelliset kohdat, joissa viitataan EO 11246 -asetuksissa esitettyihin asioihin ja jotka on merkitty viittausnumerolla.

EO-periaatteista käy ilmi yrityksen sitoutuminen yhtäläisiin työllistymismahdollisuuksiin ja positiivisiin toimiin. Politiikka osoittaa ylimmän johdon tuen AAP:lle, ja se olisi asetettava kaikille työntekijöille ja hakijoille näkyville ilmoitustauluille. Parhaana käytäntönä ja osoituksena ylimmän johdon sitoutumisesta voidaan EEO-politiikkaan liittää yrityksen toimitusjohtajan tai pääjohtajan allekirjoitus. EEO-politiikan levittäminen on yrityksen suunnitelma sen varmistamiseksi, että yhtäläisistä työllistymismahdollisuuksista ja positiivisista toimista tiedotetaan asianmukaisesti koko organisaatiossa. Tämä osa selostuksesta jaetaan sisäiseen ja ulkoiseen levittämiseen, jotta voidaan hahmotella tarkasti, mitä yritys aikoo tehdä sisäisesti ja ulkoisesti monimuotoisen työvoiman varmistamiseksi.

Toinen keskeinen osa EO 11246:n selostusta on vastuun määrittäminen AAP:n täytäntöönpanosta. Ylin virkamies nimeää henkilön EEO-vastaavaksi varmistamaan toimintasuunnitelman tehokkaan täytäntöönpanon. Tässä yhteydessä EEO-hallinnoijan vastuualueet on lueteltu selonteon tässä osassa.

Keskustelualueiden määrittelyssä tuodaan esiin ne toimintasuunnitelman osa-alueet, joita on parannettava. Loppujen lopuksi kyseessä on toimintasuunnitelma, mikä tarkoittaa, että on ryhdyttävä toimiin ja pyrittävä korjaamaan mahdolliset ongelmat. Tämä voidaan toteuttaa vasta sitten, kun tilastolliset analyysit on tehty ja työllistämisprosessin huolellinen tarkastelu on saatu päätökseen. Kun ongelma-alueet on tunnistettu, yritys ilmoittaa, mihin toimiin on ryhdyttävä ongelmien korjaamiseksi. Toimintasuuntautuneiden ohjelmien kehittämistä ja toteuttamista (41 C.F.R. § 60-2.17(c)) kuvataan selostuksessa, jotta voidaan auttaa saavuttamaan nämä erityiset positiiviset toimintatavoitteet.

Kertomuksen sisäisen tarkastuksen ja raportointijärjestelmän (41 C.F.R. § 60-2.17(d)) osiossa keskitytään koko toimintaohjelman tehokkuuden mittaamiseen. Tässä jaksossa tukeudutaan prosesseihin, kuten henkilöstötoimien dokumentointiin, joiden avulla seurataan edistymistä koko suunnitelmavuoden ajan. Lisäksi toinen näkökohta perusteellisen sisäisen ja auditointiraportointijärjestelmän aikaansaamiseksi on varmistaa, että tavoitteet ja ongelma-alueet käydään läpi johdon kaikilla tasoilla.

Kertomuksen viimeisiä osia ovat sukupuoleen perustuvan syrjinnän ehkäisemistä koskevat ohjeet (41 C.F.R. § 60-20.1 et seq). Suunnitelmaan on sisällytettävä kieli, jossa annetaan ohjeita siitä, miten sukupuoleen perustuvaa syrjintää voidaan välttää organisaatiossa. Urakoitsijoiden on yksilöitävä toimintatavat, joilla edistetään ja taataan työntekijöiden ja hakijoiden yhtäläiset mahdollisuudet sukupuoleen katsomatta.

Viimeiseksi selostuksen lopuksi esitetään uskontoa tai kansallista alkuperää koskevat toimintatavat. Tässä jaksossa annetaan suuntaviivat uskonnon tai kansallisen alkuperän perusteella tapahtuvan syrjinnän kieltämiseksi. Tällä politiikalla pyritään varmistamaan, että yritys ei syrji eri uskontoihin ja/tai etnisiin ryhmiin liittyvissä työllistämiskäytännöissä.

Tilastollinen analyysi

AAP:n tilastollisessa osiossa määritetään käytettävissä oleva vähemmistöjen ja naisten prosenttiosuus urakoitsijan työvoiman eri tehtäväryhmissä ja verrataan niitä yrityksen vakinaiseen työvoimaan. Vakiintunut työvoima koostuu kaikista työntekijöistä, jotka ovat läsnä toimipaikassa valittuna suunnitelmapäivänä. Tilastollisten analyysien pääkomponentit ovat työvoima-analyysi, ammattiryhmäanalyysi, saatavuusanalyysi ja käyttöanalyysi. Tilastolliset osat seuraavat tätä yksinkertaista analyysia:

Työvoima-analyysi

Työvoima-analyysi on kuva urakoitsijan nykyisestä työvoimasta (suunnitelma-ajankohtana) osastoittain. Työvoima-analyysissä ei tehdä mitään varsinaista ”analyysiä”, vaan se on yksinkertaisesti rotuun ja sukupuoleen perustuva henkilöstömäärä osastojen sisällä eriteltynä työnimikkeen mukaan hierarkkisessa muodossa alimmasta palkasta korkeimpaan palkkaan. Kukin osasto on esitetty erillisellä sivulla, ja työtehtävät on luokiteltu alhaisimmasta korkeimpaan palkkaan. Palkkaluokat tai palkkaluokat ovat paras tapa luetella työpaikat peräkkäisessä järjestyksessä kullakin osastolla. Emme suosittele kunkin työpaikan todellisen palkan tai palkka-alueen ilmoittamista, koska palkkatiedot ovat arkaluonteisia ja työntekijät voivat nähdä ne. Jokaiseen tehtävään olisi sisällytettävä työntekijöiden lukumäärä sekä jakautuminen rodun ja sukupuolen mukaan. On tärkeää huomata, että naista ei välttämättä lasketa vähemmistöksi. Vähemmistö määritellään mieheksi tai naiseksi, jonka rotu on muu kuin valkoinen ja etninen alkuperä on muu kuin espanjalainen.

Organisaationäkymä on toinen, vähemmän suosittu vaihtoehto työvoima-analyysille. Se on yksityiskohtainen kaavio toimeksisaajan organisaatiorakenteesta, joka sisältää osastojen hierarkkiset suhteet. Kukin osasto sisältäisi esimiesten ja työntekijöiden rodun/sukupuolen lukumäärän. Urakoitsijat voivat halutessaan laatia joko organisaatiokuvauksen tai työvoima-analyysin, mutta eivät molempia.

Alhaalla on esimerkki työvoima-analyysistä.

Työryhmäanalyysi

Työryhmäanalyysissä, joka on samanlainen kuin työvoima-analyysi, luetellaan työtehtävät tehtäväryhmittäin tai EEO-1-luokittain osastorakenteen sijasta. Tehtäväryhmät ovat yksinkertaisesti EEO-1-luokkien alaluokkia, ja ne määritellään 41 CFR § 60-2.12 (b):ssä ”toimipaikan työpaikoiksi, joilla on samankaltainen sisältö, palkkataso ja mahdollisuudet”. On elintärkeää, että ammattiryhmät muodostetaan oikein, koska ammattiryhmäanalyysi luo puitteet saatavuusanalyysille ja käyttöasteanalyysille. Työpaikkaryhmäanalyysistä saatuja kokonaislukuja verrataan myöhemmin saatavuuteen, jotta voidaan määrittää mahdolliset vajaakäytössä olevat alueet.

Työryhmien määrä ja koko yrityksessä riippuu pitkälti organisaation koosta ja rakenteesta. Pienempien yritysten, joissa on yhteensä alle 150 työntekijää, ei tarvitse luoda tehtäväryhmiä, vaan ne voivat yksinkertaisesti käyttää tehtävälle osoitettuja EEO-1-luokkia. Ensimmäinen vaihe tehtäväryhmien määrittelyssä on työpaikkojen sijoittaminen oikeaan EEO-1-luokkaan. Nämä voidaan määritellä standardilomakkeessa 100 (Standard Form 100, Employer Information EEO-1 Survey) käytettyjen EEO-1-luokkien perusteella. Alla on luettelo 10 EEO-1-luokan määritelmistä:

1.1 – Toimeenpanevat/ylimmän tason virkamiehet ja johtajat – Henkilöt, jotka suunnittelevat, johtavat ja muotoilevat toimintalinjoja, määrittelevät strategiaa ja antavat yleissuuntauksen yrityksille/organisaatioille tuotteiden ja palvelujen kehittämiseksi ja toimittamiseksi hallintoneuvostojen tai muiden hallintoelinten hyväksymien parametrien puitteissa. Organisaatioiden ylimmillä tasoilla toimivat johtajat suunnittelevat, ohjaavat tai koordinoivat toimintaa alaistensa johtajien ja henkilöstöpäälliköiden tuella. Heihin kuuluvat suuremmissa organisaatioissa ne henkilöt, jotka ovat kahden raportointitason sisällä toimitusjohtajasta ja joiden vastuualueet edellyttävät usein vuorovaikutusta toimitusjohtajan kanssa. Esimerkkejä tällaisista johtajista ovat Toimitusjohtajat, operatiiviset johtajat, talousjohtajat, toimialajohtajat, toiminta-alueiden tai toimintaryhmien johtajat tai varatoimitusjohtajat, tietohallintojohtajat, henkilöstöpäälliköt, markkinointijohtajat, lakiasiainjohtajat, johtoryhmien johtajat ja toimitusjohtajat.

1.2 – Ensimmäisen/keskitason virkailijat ja johtajat – Henkilöt, jotka toimivat johtajina, lukuun ottamatta johtavassa asemassa olevia johtavia virkamiehiä ja ylemmän tason toimihenkilöitä sekä johtavia virkailijoita ja johtajia, mukaan luettuina ne henkilöt, jotka valvooovat ja johtavat tuotteiden, palveluiden tai toimintojen tarjoamista konserni-, alueellisella- tai osastotasolla organisaatiossa. Nämä johtajat saavat ohjeet toimeenpanevalta/ylemmän tason johdolta ja johtavat yleensä suuria liiketoimintayksiköitä. He toteuttavat toimeenpanevan johdon/ylemmän johdon politiikkoja, ohjelmia ja ohjeita alaistensa esimiesten kautta ja toimeenpanevan johdon/ylemmän johdon asettamien rajojen puitteissa. Esimerkkejä tällaisista johtajista ovat: Varatoimitusjohtajat ja johtajat, konserni-, alue- tai divisioonakontrollerit, rahastonhoitajat sekä henkilöstö-, tietojärjestelmä-, markkinointi- ja operatiiviset johtajat. Ensimmäisen/keskitason virkamiehet ja johtajat -alaryhmään kuuluvat myös ne, jotka raportoivat suoraan keskijohdolle. Nämä henkilöt työskentelevät toiminnallisella tasolla, toimialakohtaisella segmentti- tai toimialakohtaisella tasolla ja ovat vastuussa yritysten/organisaatioiden päivittäisten operatiivisten tavoitteiden johtamisesta ja toteuttamisesta, ylemmän tason virkamiesten ja johtajien ohjeiden välittämisestä alaiselleen henkilöstölle ja joissakin tapauksissa suoraan verovapaasti palkatun ja verovapaasti palkkaamattoman henkilöstön toiminnan valvomisesta. Esimerkkejä tällaisista johtajista ovat: Ensimmäisen linjan johtajat; tiimipäälliköt; yksikönjohtajat; toiminta- ja tuotantopäälliköt; konttoripäälliköt; hallintopalvelupäälliköt; osto- ja kuljetuspäälliköt; varasto- ja jakelupäälliköt; puhelinpalvelupäälliköt tai asiakaspalvelupäälliköt; teknisen tuen päälliköt; ja tuotemerkki- tai tuotepäälliköt. Joissakin tapauksissa vastaavanlainen kokemus voi määrittää henkilön pätevyyden. Esimerkkejä tämäntyyppisistä tehtävistä ovat mm: Kirjanpitäjät ja tilintarkastajat; lentokoneen lentäjät ja lentokoneinsinöörit; arkkitehdit; taiteilijat; kemistit; tietokoneohjelmoijat; suunnittelijat; ravitsemusterapeutit; toimittajat; insinöörit; lakimiehet; kirjastonhoitajat; matemaattiset tiedemiehet; luonnontieteilijät; rekisteröidyt sairaanhoitajat; fyysiset tiedemiehet; fyysiset tiedemiehet; lääkärit ja kirurgit; yhteiskuntatieteilijät; opettajat; ja maanmittarit.

3 – Teknikot – Tähän ryhmään kuuluvat työt, jotka edellyttävät sovellettuja tieteellisiä taitoja, jotka on tavallisesti hankittu keskiasteen jälkeisellä koulutuksella, jonka pituus vaihtelee ammatista riippuen, ottaen huomioon, että joissakin tapauksissa vaaditaan lisäkoulutusta, todistusta tai vastaavaa kokemusta. Esimerkkejä tämäntyyppisistä tehtävistä ovat mm:

4 – Myyntityöntekijät – Näihin työtehtäviin kuuluvat muut kuin johtotehtävät, jotka sisältävät kokonaan ja pääasiassa suoraa myyntiä. Esimerkkejä tämäntyyppisistä tehtävistä ovat mm: Mainosmyyjät; vakuutusmyyjät; kiinteistönvälittäjät ja -myyjät; tukkukaupan edustajat; arvopapereiden, hyödykkeiden ja rahoituspalvelujen myyjät; puhelinmyyjät; esittelijät; vähittäismyyjät; tiski- ja vuokramyyjät; ja kassanhoitajat.

5 – Hallinnolliset tukityöntekijät (aiemmin toimisto- ja toimistotyöntekijät) – Näihin töihin kuuluu muita kuin johtotehtäviä, jotka tarjoavat hallinnollista ja tukipalvelua pääasiassa toimistoympäristöissä. Esimerkkejä tämäntyyppisistä tehtävistä ovat mm: Toimisto- ja hallintotukityöntekijät; kirjanpitäjät, kirjanpitäjät ja tilintarkastajat; rahti- ja rahdinvälittäjät; lähettäjät; kuriirit; tietojen syöttäjät; tietokoneenkäyttäjät; lähettämö-, vastaanotto- ja liikennöitsijät; tekstinkäsittelijät ja konekirjoittajat; tekstinkäsittelijät; oikolukijat; pöytätietokoneiden kustantajat; ja yleiset toimistovirkailijat.

6 – Käsityöläiset (ent. käsityöläiset (ammattitaitoiset työntekijät))

6 – Käsityöntekijät (ent. käsityöläiset (ammattitaitoiset työntekijät))

6 – Useimmat tämän luokan työtehtäviin sisältyvät korkeamman tason ammattiammattilaiset, jotka työskentelevät esimerkiksi seuraavilla aloilla Esimerkkejä tämäntyyppisistä työpaikoista ovat mm: Boilermakers; tiili- ja kivimuurarit; kirvesmiehet; sähköasentajat; maalarit (sekä rakennus- että kunnossapitotyöntekijät); lasittajat; putkimiehet, putkimiehet, putkiasentajat ja höyryasentajat; kipsimiehet; kattoasentajat; hissiasentajat; maansiirtoporausmiehet; porausporausmiehet; öljyn- ja kaasunporauksen operaattorit; räjäyttäjät ja räjähdystyöntekijät. Tähän luokkaan kuuluvat ammatit, jotka liittyvät laitteiden, koneiden ja työkalujen asennukseen, huoltoon ja osien vaihtoon, kuten: automekaanikot, lentokonemekaanikot sekä sähkö- ja elektroniikkalaitteiden korjaajat. Tähän luokkaan kuuluvat myös eräät tuotantoammatit, jotka eroavat toisistaan sen vuoksi, että niiden suorittaminen edellyttää suurta taitoa ja tarkkuutta selkeästi määriteltyjen tehtäväspesifikaatioiden perusteella, kuten: myllysepät; syövyttäjät ja kaivertajat; työkalujen ja muottien tekijät; ja mallien tekijät.

7 – Operatiivit (aiemmin Operatiivit (ammattitaidottomat työntekijät)) – Useimmat tämän luokan työpaikat sisältävät keskivaikean ammattitaidon omaavia ammatteja, ja niihin kuuluvat työntekijät, jotka käyttävät koneita tai tekijöihin liittyviä käsittelylaitteita. Useimmat näistä ammateista eivät yleensä vaadi kuin muutaman kuukauden koulutuksen. Esimerkkejä ovat mm: Tekstiilikoneiden kuljettajat, pesuloiden ja kuivapesuloiden työntekijät, valokuvaprosessityöntekijät, kutomakoneiden kuljettajat, sähkö- ja elektroniikkalaitteiden kokoonpanijat, puolijohteiden jalostajat, testaajat, lajittelijat ja lajittelijat, leipurit sekä lihakauppiaat ja muut lihaa, siipikarjaa ja kalaa jalostavat työntekijät. Tähän luokkaan kuuluvat myös yleensä keskitason ammatit, jotka liittyvät ihmisten tai materiaalien liikkumista helpottavien laitteiden käyttämiseen ja ohjaamiseen, kuten: Siltojen ja sulkujen hoitajat; kuorma-auton-, linja-auton- tai taksinkuljettajat; trukkien ja traktoreiden (haarukkatrukin) kuljettajat; parkkipaikkojen hoitajat; merimiehet; kuljetinoperaattorit; sekä käsinpakkaajat ja pakkaajat.

8 – Työntekijät ja apulaiset (aiemmin Työntekijät (kouluttamattomat työntekijät)) – Tähän luokkaan kuuluviin ammatteihin kuuluvat työntekijät, joilla on rajoitetumpi ammattitaito kuin muilla työntekijöillä, ja jotka edellyttävät vain lyhyttä koulutusta suorittaakseen työtehtäviään, jotka edellyttävät vain vähäistä tai ei lainkaan itsenäistä harkintaa. Esimerkkejä ovat mm: Tuotanto- ja rakennustyöntekijöiden avustajat; ajoneuvojen ja laitteiden puhdistajat; työmiehet; rahdin, varastojen ja materiaalin siirtäjät; huoltoasemanhoitajat; rakennustyöntekijät; jätteiden ja kierrätettävien materiaalien kerääjät; sakokaivojen huoltajat; ja viemäriputkien puhdistajat.

9 – Palvelutyöntekijät – Tähän luokkaan kuuluvat mm. ravintola-, siivous-, henkilö- ja suojelupalvelutehtävät. Taidot voidaan hankkia muodollisen koulutuksen, työhön liittyvän koulutuksen tai suoran kokemuksen kautta. Esimerkkejä ruokapalvelutehtävistä ovat mm: Kokit, baarimikot ja muut ruokapalvelutyöntekijät. Esimerkkejä henkilökohtaisen palvelun tehtävistä ovat: lääkintäavustajat ja muut terveydenhuollon avustavien ammattien harjoittajat, kampaajat, vahtimestarit ja kuljetusapulaiset. Esimerkkejä siivouspalvelutehtävistä ovat: siivoojat, vahtimestarit ja vahtimestarit. Esimerkkejä suojelupalvelutehtävistä ovat: Kun kaikki työtehtävät on luokiteltu johonkin EEO-1-luokkaan, voit alkaa eritellä työtehtäviä kunkin EEO-1-luokan sisällä. Tehtäväryhmien tulisi jälleen koostua EEO-1-luokan sisällä olevista tehtävistä, joilla on samankaltainen sisältö, palkkataso ja mahdollisuudet.

Pitäkää mielessä, että tehtäväryhmien kehittäminen on yrityskohtaista ja että mitään tiettyä standardia ei ole olemassa. Alla on joitakin OutSolven parhaita käytäntöjä tehtäväryhmien luomiseksi:

• Älä jaa EEO-koodeja, joissa on pieni määrä työntekijöitä. Älä muodosta alle 10-15 työntekijää sisältäviä ryhmiä. OFCCP paheksuu usein pieniä ryhmiä, koska niiden tilastollinen merkitys on vähäinen.

• Jaa hyvin suuret ryhmät. Jos näet EEO-koodin, johon sisältyy huomattava määrä työpaikkoja ja työntekijöitä, voit halutessasi jakaa sen pienempiin ryhmiin, jotka ovat samankaltaisemmassa asemassa, jotta saatavuusvertailut olisivat mielekkäämpiä. On tilanteita, joissa hyvin suuri ryhmä on hyväksyttävä. Sinulla voi esimerkiksi olla 200 asiakaspalvelijaa. Koska he kaikki tekevät samaa työtä ja ansaitsevat suunnilleen saman verran rahaa, heitä ei tarvitse jakaa.

• Katso joko tasoja tai toimintoja EEO-luokituksen sisällä. Suuret EEO-koodit voidaan jakaa pienempiin tehtäväryhmiin kahdella tavalla. Näiden EEO-koodien jakaminen tasojen mukaan tarkoittaa, että koodin sisällä on merkittävä ero palkassa ja vastuussa. Voit jakaa johtoryhmän alempaan, keskijohtoon ja ylempään johtoon, jos työntekijöitä on todellakin niin paljon, että jakoa voidaan kohtuudella odottaa. Toinen tapa jakaa EEO-koodit osiin on toimintojen mukaan. Ammattiryhmäsi voidaan joutua jakamaan. Hyvä tapa tehdä tämä voi olla tason mukaan, kuten edellä on kuvattu. Toinen ehdotus olisi jakaa kaikki tekniset ammattilaiset hallinnollisista ammattilaisista. Tällä tavoin pidät samankaltaisen vastuun sisältävät työtehtävät yhdessä.

• Käytä symmetriaa mahdollisuuksien mukaan. Jos olet jakanut kolme johtotasoa (alempi, keskijohto ja ylempi johto), voit halutessasi jakaa ammattilaiset samalla tavalla, jotta ylennyskuvioita on helpompi määrittää saatavuutta määritettäessä. Muista, että alempi todennäköisesti ylentää keskijohtoon, joka lopulta ylentää ylempään johtoon.

Alhaalla on esimerkki työpaikkaryhmäanalyysistä:

Käytettävyysanalyysi

Käytettävyysanalyysi kuvaa sitä, mitä yrityksellä pitäisi olla työvoimassaan, arvioimalla, kuinka monta prosenttia vähemmistöistä ja naisista on käytettävissä tiettyyn työpaikkaryhmään. Vähemmistöjen ja naisten saatavuuden määrittämiseen liittyy kaksi tekijää.

1. Ulkoinen saatavuus on niiden vähemmistöjen ja naisten prosenttiosuus, joilla on vaadittava pätevyys kohtuullisella rekrytointialueella (RRA). RRA määritellään maantieteelliseksi alueeksi, jolta toimeksisaaja tavallisesti hakee tai voisi kohtuudella hakea työntekijöitä paikan täyttämiseksi (41 C.F.R. § 60-2.14(c)). Useimmissa tapauksissa U.S. Census Bureaun tilastoista saadaan tarvittavat tiedot ulkoisen saatavuuden määrittämiseksi. Yhdysvaltain väestölaskentatoimistosta saadut tilastot tarjoavat ammatteja rodun, etnisen alkuperän ja sukupuolen mukaan jaoteltuna sekä asuinpaikan maantieteellisen sijainnin mukaan. Pelkästään nämä tilastot riittäisivät, mutta tämän lisäksi urakoitsijat voivat tarvittaessa käyttää myös muita saatavilla olevia tilastotietoja, kuten korkeakoulujen tai oppilaitosten tietoja. Toimeksisaaja ei saa laatia RRA:ta siten, että se sulkee pois vähemmistöjä tai naisia.

2. Sisäinen saatavuus, jolla tarkoitetaan henkilöitä, jotka ovat käytettävissä (ylennyskelpoisia, siirrettävissä, koulutettavissa) tuleviin avoimiin työpaikkoihin toimeksisaajan organisaatiossa. Sisäistä saatavuutta määritettäessä urakoitsijan olisi otettava huomioon ne tehtäväryhmät tai työpaikat, joita kutsutaan myös syöttöryhmiksi ja jotka voisivat kohtuullisesti ”syöttää” tai ylentää kyseiseen tehtäväryhmään.

Kakkosvaihe saatavuuden määrittämisessä on kahden edellä kuvatun tekijän painottaminen. Tähän ei ole olemassa yhtä ainoaa tapaa. Jotkin yritykset tukeutuvat historiatietoihin saadakseen laskennallisen, rajallisemman luvun. Näin menetellen saadaan toimintatietoja (rekrytoinnit ja ylennykset) tietyn ajanjakson ajalta, jotta voidaan määrittää sisäisen ja ulkoisen rekrytoinnin painotettu suhde. Tämä menetelmä on hyvin spesifinen, eikä siinä oteta huomioon muuttuvia liiketoimintaolosuhteita. Toinen tapa arvioida painotuksia on tehdä aiempiin käytäntöihin perustuvia kohtuullisia oletuksia. Tässä lähestymistavassa vastataan yksinkertaisesti kysymykseen: ”Mistä tähän ryhmään kuuluvat ihmiset tulevat?”, ja painotukset määritetään asiaankuuluvien tekijöiden kohtuullisen huomioon ottamisen perusteella.

Alhaalla on esimerkki käytettävyysanalyysistä:

Käyttöanalyysi

Käyttöanalyysi on AAP:n keskeinen osa ja lopputulos. Se on pohjimmiltaan AAP:n yhteenveto, ja siinä verrataan yrityksen työllisyyttä sen saatavuuteen osoittaakseen nimenomaan sen, mihin ammattiryhmiin sijoittamistavoite kohdistuu. Tässä analyysissä verrataan työpaikkaryhmäanalyysissä edustettuina olevien vähemmistöjen ja naisten prosentuaalista osuutta (mitä yrityksellä on) siihen prosentuaaliseen osuuteen, jonka arvioidaan olevan käytettävissä saatavuusanalyysissä (mitä yrityksellä pitäisi olla). Jos yritys työllistää vähintään sen määrän työntekijöitä, joka on määritetty saatavissa olevaksi, tavoitetta ei tarvitse asettaa. Jos työllisyys on kuitenkin alle saatavuuden, tarvitaan lisäanalyysiä sen määrittämiseksi, onko kyseessä vajaakäyttö. On olemassa monia tilastollisia menetelmiä, joita käytetään vajaakäytön määrittämiseen vertaamalla työllisyyttä saatavuuteen:

• Jokaista eroa koskeva sääntö
• Kokonaista henkilöä koskeva sääntö
• 80-prosenttisääntö
• 2 standardipoikkeamaa

Kaikkien työllistämistavoitteet asetetaan siten, että ne ovat yhtä suuret tai suuremmat kuin saatavuus. Ne ovat tavoitteita, jotka ovat kohtuullisesti saavutettavissa hyvän tavan mukaisilla ponnisteluilla. Tavoitteet eivät saa olla jäykkiä ja joustamattomia kiintiöitä, ja kiintiöt on nimenomaisesti kielletty (41 C.F.R. § 60-2.16(e)). Toimeksisaajan on dokumentoitava ja toteutettava tarvittavat toimenpiteet tavoitteen lieventämiseksi.

Alhaalla on esimerkki käyttöanalyysistä.

Haittavaikutusanalyysi

Haittavaikutusanalyysi (Adverse Impact Analysis, AIA) on työkalu, jota käytetään mittaamaan tilastollista suhdetta kahden valitun ryhmän välillä. AAP:ssä valitut ryhmät ovat palkatut ja hakijat, irtisanotut ja irtisanottavissa olevat sekä ylennettävät ja ylennettävissä olevat. Raportissa analysoidaan näitä tapahtumia sen määrittämiseksi, vaikuttavatko yrityksen valintapäätökset haitallisesti johonkin rotu- tai sukupuoliryhmään. Vaikutussuhdetesti (Impact Ratio Test, IRA), joka tunnetaan myös nimellä 80 prosentin testi, on yleisimmin käytetty testi, jolla määritetään haitallinen vaikutus ainakin ensimmäisenä indikaattorina mahdollisesta ongelmasta. OFCCP ja urakoitsijat käyttävät tyypillisesti kahden standardipoikkeaman testiä lopullisena ja lopullisena tuloksena.

”Kyllä”-merkinnällä ilmoitettu haitallinen vaikutus ei automaattisesti merkitse syrjintää. Kun haitallinen vaikutus on olemassa, urakoitsijan on tutkittava valinnat, joilla on vaikutusta, ja dokumentoitava havainnot ja ratkaisut. On pakko tutkia kaikki tapaukset, joissa haitallisia vaikutuksia esiintyy, ja yrittää korjata tai selittää mahdollinen ongelma. Joissakin tapauksissa ”kyllä”-merkinnällä osoitetun haitallisen vaikutuksen syy on tietojen ristiriitaisuus, kun taas toisissa tapauksissa tilastollinen ero voi johtua perustelluista tekijöistä, kuten validoidusta testistä. Syystä riippumatta lukijoiden on tiedettävä, että OFCCP tutkii kaikki toimitetuissa tiedoissa havaitut epäsuotuisat vaikutukset.

Tyypillisesti epäsuotuisten vaikutusten analyysissä käytetty ajanjakso on nykyistä positiivista toimintasuunnitelmaa edeltävä vuosi. Jotkin toimeksisaajat päättävät tehdä neljännesvuosittain tai puolivuosittain epäsuotuisten vaikutusten analyysit, jotta ongelma-alueet voitaisiin tunnistaa ennen kuin koko vuosijakso on kulunut.

Edistyminen kohti tavoitteita

Edistyminen kohti tavoitteita -raportin avulla voidaan tarkastella edellisen vuoden AAP:tä sen määrittämiseksi, saavutettiinko sijoitustavoitteet vai ei. Raportti sisältää työpaikkojen edustuksen edellisen vuoden AAP:ssä, työpaikkojen edustuksen nykyisessä AAP:ssä ja toteaa edistymisen kohti tavoitteita. Tämän raportin asianmukaiseen toteuttamiseen kuuluu kaikkien ammattiryhmien luettelointi, tavoitteiden korostaminen, mahdollisuuksien mittaaminen ja kauden lopussa tapahtuva virka-asemien luettelointi sen määrittämiseksi, onko edistystä todella tapahtunut. OFCCP määrittelee mahdollisuudet palkkauksiksi ja ylennyksiksi tehtäväryhmään.

Alla on esimerkki edistymistä kohti tavoitteita koskevasta raportista.

The Vietnam Era Veteran Readjustment Assistance Act (VEVRAA) and Section 503 of the Rehabilitation Act Individuals with Disabilities

Narrative

Naisten ja vähemmistöjen AAP:n tapaan suojeltujen veteraanien (VEVRAA) ja vammaisten yksilöiden (IWD) AAP:t alkavat selostavalla osiolla, joka kuvastaa suunnitelman toteuttamisen edellyttämiä toimintatapoja ja menettelyjä. Selostuksen keskeiset kohdat on lueteltu jäljempänä.

VEVRAA & IWD-kertomuksen osat:

• Equal Employment Opportunity Policy Statement
• Review of Personnel Processes
• Physical and Mental Job Qualifications
• Reasonable Accommodation
• Anti-Harassment Procedures
• External Dissemination of Policy, Outreach, and Positive Recruitment
• Internal Dissemination of Policy
• Auditointi- ja raportointijärjestelmä
• Responsibility for Implementation of the Plan
• Aaffirmative Action Training

Tämä osioiden narratiiviset osiot selitetään yksityiskohtaisesti Patrick Savoyn tuoreessa artikkelissa, joka käsitteli OFCCP:n mallia positiivisista toimista, ja se on luettavissa täällä.

Tiedonkeruuanalyysi

Kertomuksen jälkeen on tiedonkeruuanalyysi, joka on johdettu säännösten 41 C.F.R. § 60-300.44(k) ja 41 C.F.R. § 60-741.44(k) kohdista. Toimeksisaajien on dokumentoitava laskelmat tai vertailut työpaikkaa hakeneiden veteraanien ja sisäisten ammattihenkilöiden määrästä ja palkattujen veteraanien ja sisäisten ammattihenkilöiden määrästä vuosittain ja säilytettävä nämä tiedot kolmen vuoden ajan. Näiden tietojen säilyttäminen auttaa toimeksisaajia mittaamaan tiedotus- ja rekrytointitoimiensa tehokkuutta.

Tiedot, jotka on dokumentoitava ja säilytettävä:

• suojelluiksi veteraaneiksi tai sisäisiksi ammattihenkilöiksi ilmoittautuneiden hakijoiden määrä
• Avoimien työpaikkojen kokonaismäärä ja täytettyjen työpaikkojen kokonaismäärä;
• kaikkiin työpaikkoihin hakeneiden hakijoiden kokonaismäärä;
• palkattujen suojeltujen veteraanien tai sisäisiksi ammattihenkilöiksi ilmoittautuneiden hakijoiden määrä; ja
• palkattujen hakemusten hakijoitten lukumäärä yhteensä.

Alhaalla on esimerkkejä kolmen vuoden tiedonkeruusta suojattuja veteraaneja ja sisämaassa asuvia henkilöitä varten:

Suojattujen veteraanien palkkaamista koskevat vertailuarvot

Henkilöstön palkkaamista koskevat vertailuarvot kuuluvat uusiin säännöksiin, jotka edellyttävät, että urakoitsijat laativat vuosittaisen vertailuarvion palkkaamisesta mitatakseen edistymistään suojatuille veteraaneille tarjottavien yhdenvertaisten mahdollisuuksien toteuttamisessa. Rekrytoinnin vertailuarvoja mitataan kokonaisuutena, eikä niitä eritellä tehtäväryhmittäin. Nämä vertailuarvot asetetaan vuosittain, ja ne voidaan määrittää kahdella tavalla.

Ensimmäinen ja helpoin vaihtoehto on ottaa käyttöön vertailuarvo, joka vastaa veteraanien kansallista prosenttiosuutta siviilityövoimassa, joka on tällä hetkellä 7,0 prosenttia. Toisen vaihtoehdon mukaan toimeksisaajat voivat kehittää oman vertailuarvonsa, joka perustuu alla oleviin viiteen vaadittuun tekijään. Tämä edellyttäisi toimeksisaajalta lisätilastoja ja yksityiskohtaisia tietoja.

1. Keskimääräinen VETS-osuus osavaltioittain viimeisten kolmen vuoden ajalta Bureau of Labor Statisticsista

2. Työllisyyspalvelujärjestelmään osallistuneet veteraanit neljältä edelliseltä vuodelta vuosineljänneksiltä

3. Toimeksisaajien hakija- ja rekrytointisuhteet veteraanien osalta edellisenä vuonna

4. Toimeksisaajan viimeaikaiset arviot toiminnan tehokkuudesta

5. Muut tekijät, kuten urakoitsijan avoimien työpaikkojen luonne ja sijainti

Alhaalla on esimerkki suojattujen veteraanien palkkaamisen vertailuarvosta.

Sisäisten veteraanien käyttöanalyysi

Sisäisten veteraanien AAP:n viimeisessä osassa urakoitsijat vertaavat sisäisten veteraanien työllistymistä valtakunnalliseen 7 prosentin käyttötavoitteeseen kussakin tehtäväryhmässään (tai koko työvoimassaan, jos urakoitsijan palveluksessa on 100 työntekijää tai vähemmän). Urakoitsijoiden on laadittava erityisiä toimintaohjelmia havaittujen ongelmien ratkaisemiseksi (esim. henkilöstöprosessien muuttaminen yhtäläisten työllistymismahdollisuuksien varmistamiseksi, vaihtoehtoiset tai täydentävät tiedotus- ja rekrytointitoimet ja/tai muut toimet, joilla pyritään korjaamaan havaitut ongelma-alueet ja saavuttamaan asetettu tavoite).

Alhaalla on esimerkki sisävesiväestöä koskevasta hyödyntämisanalyysistä.

Olemme käsitelleet tässä paljon materiaalia keskustelemalla yksityiskohtaisesti jokaisesta positiivisen toimintasuunnitelman osatekijästä, jotka muodostavat kolme positiivista toimintasuunnitelmaa (vähemmistöt & naiset/VEVRAA/IWD). AAP:n kehittäminen on varmasti ylivoimaista urakoitsijoille erityisesti uusien säännösten ja vaatimusten valossa. Vaikka toimeksisaaja voi valita useita tapoja kehittää ja muotoilla myönteisiä toimia koskevat raporttinsa, edellä esitetyn yleiskatsauksen kustakin AAP:n osatekijästä ja esimerkkikertomuksista pitäisi antaa opastusta tarvitseville jonkinlaista näkemystä.