Konferenssi-teemat ovat olennaisen tärkeitä onnistuneen kokouksen kannalta, ja ne voivat tehdä eron tylsän tapahtuman ja energisoivan, mieleenpainuvan ohjelman välillä. Vuosi toisensa jälkeen voi olla vaikeaa keksiä jotain tuoretta, joka vetoaa tiimiisi. Kokousaiheesi edustaa ydinajatusta ja viestiä, jonka haluat välittää.
Hyvä lähtökohta tarjoaa keskipisteen tai keskipisteen, jonka varaan kaikki muu rakentuu, mukaan lukien pääpuheenvuorot, taukotilaisuudet, huoneen sisustus, ruoka, vastaanotot sekä kannustimet ja palkinnot osallistujille.
4 vaihetta konferenssiaiheiden määrittelyyn
#1 – Luo selkeä vetoomus toimintaan. Minkä viestin haluat välittää ja mihin toimiin haluat osallistujien ryhtyvän? Määrittele keskeinen viestisi, jotta kaikki osallistujat tietävät, mitä odotat konferenssin aikana ja sen jälkeen. Tämä on kestävän vaikutuksen omaavan vankan teeman valinnan ydin.
#2 – Tutustu Chipin luetteloon hyväksi havaituista teemoista. Chip kokosi tämän luettelon laadukkaista myyntikokousaiheista, joiden avulla voit ideoida tapahtumaasi. Voit myös ammentaa ajankohtaisista tapahtumista, elokuvista, televisiosta, urheilusta, musiikista, historiasta tai menestykseen ja voittamiseen liittyvistä teemoista.
#3 – Ole johdonmukainen imagon ja brändin kanssa. Varmista, että konferenssisi teemat ovat johdonmukaisia yrityksesi imagon tai brändin kanssa. Pidä otsikko yksinkertaisena, jotta kaikkien on helppo samaistua siihen ja käyttää sitä. Vähemmän on enemmän, joten älä pakota liikaa yhteen ohjelmaan.
#4 – Integroi kokousaiheesi. Sovella valittuja kokousaiheita kokouksen kaikkiin elementteihin ja sen jälkeen. Aloita kutsuista, materiaaleista, opasteista, PowerPoint-mallista, palkinnoista, lahjoista, aterioista ja vastaanotoista. Valitse puhujat, jotka pystyvät integroimaan teeman saumattomasti ohjelmaansa. Kietoudu kaikkiin kannustimiin, kilpailuihin ja palkintoihin, joita käytetään koko vuoden ajan, jotta kokousteemasi saa jalat alleen.
Ota puhujat mukaan jo varhaisessa suunnitteluvaiheessa
Muista viestiä myyntikonferenssin tai johtajakonferenssin teemat täysimääräisesti kaikille kokousesi esitelmöitsijöille, jotta he osaavat välittää tapahtuman keskeiset viestit. Jokaisen puhujan toistaminen vahvistaa kokouksen toimintakutsua, joten se vaikuttaa osallistujiin myös konferenssin päätyttyä.
Anna konferenssiteemoillesi jalat
On valtava haaste keksiä jännittäviä motivoivia kokousaiheita vuodesta toiseen. Kun olet valinnut konferenssin teemaidean, sinun kannattaa käyttää aikaa kokouksen jokaisen osan elementtien luovaan nivomiseen toisiinsa. Seuraa tätä vaiheittaista luetteloa, jotta jokainen osa-alue voidaan integroida täydellisesti ja saada aikaan mahdollisimman suuri vaikutus osallistujiin:
- Valitse värimaailma
- Luo logo ja PowerPoint-malli esitelmöitsijöille
- Selvitä johtoryhmän keskeiset viestit ja se, mihin teema merkitsee kaikille esitelmöitsijöille
- Tallenna esitelmöitsijöiden keskeiset viestit Mp3-ladattavaksi tai CD/DVD:lle viestien vahvistamiseksi
- Lähetä teaser-kutsut postitse, sähköpostitse ääni- ja videoleikkeiden kanssa
- Sido kaikki erityistapahtumat, ateriat ja kokemukset teemaan
- Tilaa teemaan liittyviä mainonnan erikoistuotteita, kuten paitoja, laukkuja, T-paitoja, hattuja, kyniä, muistitikkuja jne. ja sijoita ne hotellihuoneisiin
- Varusta henkilökuntasi teematunnuksin varustetuilla paidoilla, jotta he erottuvat muista
- Luo seurantaohjelma kyselytutkimuksella varmistaaksesi, että oikeat viestit on otettu vastaan