Teknologian kehittymisen ansiosta ovat jo kauan sitten menneet ne ajat, jolloin ihmiset käyttivät mustetta allekirjoittaakseen paperille. Meillä on nyt käytössä sähköiset allekirjoitukset, joita kutsutaan myös sähköisiksi allekirjoituksiksi tai koneella kirjoitetuiksi allekirjoituksiksi. Se, että nämä allekirjoitukset saavat aikaleiman, ovat turvallisia, jäljitettävissä ja säästävät sekä aikaa että rahaa, on tehnyt niistä liike-elämän suosikkeja.
Tilastojen mukaan sähköisten allekirjoitusten avulla tehdyt transaktiot ovat nousseet viimeisten viiden vuoden aikana 754 miljoonaan dollariin, kun ne aiemmin olivat olleet 89 miljoonaa dollaria.
Vaikka konekirjoitetut allekirjoitukset ovatkin auttaneet nopeuttamaan ja parantamaan liike-elämää noin 20 vuoden ajan, vain harvat ymmärtävät niitä. Tässä artikkelissa kerrotaan, mitä koneella kirjoitetut allekirjoitukset tarkoittavat ja ovatko ne laillisia.
Mutta juridisen määritelmän mukaan koneella kirjoitettu allekirjoitus tarkoittaa sähköistä prosessia, symbolia tai ääntä, joka liitetään tai kiinnitetään loogisesti tietueeseen sopimukseen. Lain sanakirjan merkityksen perusteella se on tapa sopia sähköisesti ilman papereita.
Mutta kaikki koneella kirjoitetut allekirjoitukset eivät ole laillisia. Sen on täytettävä tietyt edellytykset, jotta sitä voidaan pitää laillisena, mikä tarkoittaa, että se todistaa sopimuksesi laillisuuden. Monien ihmisten tavoin saatat kamppailla selvittääksesi, ovatko koneella kirjoitetut allekirjoitukset oikeudellisesti sitovia vai eivät. Onneksi ne ovat, mutta niiden laillisuutta koskeva lainsäädäntö vaihtelee maittain.
Kirjoitettujen allekirjoitusten laillisuus
Yhdysvaltalaisen Electronic Signature and Records Association Act -lain mukaan sähköisestä allekirjoituksesta tulee täysin laillinen vasta, kun kaikki osapuolet ovat yhtä mieltä niiden käytöstä. Lisäksi Uniform Electronic Transactions Act -lain perusteella jokaisessa osavaltiossa pitäisi olla hahmotelma siitä, miten sähköisiä allekirjoituksia tulisi käyttää. Tämä koskee myös Euroopan unionia.
Mutta vaikka eri osavaltioissa ja maissa on olemassa lainsäädäntöä, on viisasta tehdä yksityiskohtaista tutkimusta verkossa ja tutkia asiaa tarkemmin. Vaihtoehtoisesti voit pyytää oikeudellisten neuvonantajien palveluja yksityiskohtien ja selvennysten saamiseksi. Yhdysvalloissa käytetään koneellisia allekirjoituksia lain luomiseen. Voit esittää sähköisen allekirjoituksen myös tuomioistuimessa todisteena.
Yhdistyneessä kuningaskunnassa koneella kirjoitetut allekirjoitukset hyväksyttiin maan lakiin Electronic Signatures Regulations -säädöksellä vuonna 2002. Tämän lain mukaan sopimuksen ei tarvitse sisältää kirjallista allekirjoitusta. Jotta sopimus olisi pätevä, riittää, että kaikki osapuolet sopivat siitä vastavuoroisesti ja ymmärtävät sopimuksen perusteellisesti. Näin ollen koneella kirjoitettu allekirjoitus on todiste siitä, että kaikki osapuolet ovat hyväksyneet ehdot.
EU:ssa koneella kirjoitetut allekirjoitukset hyväksyttiin oikeudellisesti sitoviksi sähköistä allekirjoitusta koskevan yhteisön puitedirektiivin myötä. Tämän direktiivin mukaan sähköistä allekirjoitusta ei voida hylätä pelkästään sillä perusteella, että se on luotu sähköisesti.
How to Make Your Typed Signatures Legalally Valid
Konekirjoitetun allekirjoituksen käyttäminen yrityksessäsi on laillista ja hyväksyttyä. Mutta jotta se olisi oikeudellisesti pätevä, sinun on noudatettava seuraavia sääntöjä:
- Todista, että allekirjoittaja halusi allekirjoittaa tarjoamalla vaihtoehtoja, kuten ”Peruuta”.
- Todista, että allekirjoittaja halusi toteuttaa liiketoimensa sähköisesti. Varmista, että saat allekirjoittajalta ennen allekirjoittamista suostumuksen siihen, että hän suostuu käyttämään konekirjoitettua allekirjoitusta liiketoimissa tai sopimuksissa. Paras tapa on myös antaa mahdollisuus allekirjoittaa paperilla ja antaa allekirjoittajan valita.
- Anna allekirjoittajan koneelliselle allekirjoitukselle selvä ominaisuus. Kirjaa sähköpostin jälki, matkapuhelinnumero, aikaleima ja IP-osoite. Voidaan käyttää tunnistusjärjestelmää, kuten allekirjoittajien kaksivaiheista tunnistamista. Allekirjoittaja saattaa pitää sitä ylimääräisenä vaiheena, mutta se auttaa parantamaan allekirjoittajan tunnistamisstandardia.
- Varmista, että liität tai yhdistät allekirjoituksen allekirjoitettuun asiakirjaan.
Jos täytät kaikki edellä mainitut vaatimukset, kaikki koneella kirjoittamasi allekirjoitukset ovat oikeudellisesti sitovia. On kuitenkin tapauksia, joissa koneella kirjoitettuja allekirjoituksia ei lasketa. Mietitkö miksi? Mieti seuraavaa.
Milloin koneella kirjoitettuja allekirjoituksia pidetään sopimattomina?
Tapauksissa, joissa on kyse merkittävistä seremonioista ja asiakirjoista, kuten kuolin- tai syntymätodistuksista, avioerosta ja adoptiosta, koneella kirjoitettuja allekirjoituksia ei oteta huomioon. Tarvitaan notaari tai useita todistajia. Konekirjoitetut allekirjoitukset hylätään myös, jos allekirjoittajat eivät osaa käyttää tietokonetta.
Konekirjoitettujen allekirjoitusten ymmärtäminen
Konekirjoitetut allekirjoitukset ovat epäilemättä parantaneet liiketoimintaa ja nopeuttaneet liiketoimia. Jotta sähköinen allekirjoituksesi tunnustetaan oikeudellisesti sitovaksi, sinun on täytettävä edellä selostetut ehdot. Mutta joissakin erityisissä asiakirjoissa ja tilaisuuksissa koneella kirjoitettuja allekirjoituksia ei kuitenkaan lasketa.