Mikä on ostopyyntö?

Hankinnoissa on termejä, jotka ovat samankaltaisia mutta kuitenkin niin erilaisia, että ne aiheuttavat hämmennystä. Yleinen sekaannuksen aiheuttaja on ostopyynnön ja ostotilauksen välinen ero. Näiden kahden tärkeän asiakirjan eron ymmärtäminen on olennaista sujuvan työnkulun kannalta yrityksessäsi.

Mikä on ostopyyntö?

Ostopyyntö on virallinen asiakirja, jota käytetään, kun työntekijän on ostettava tai tilattava jotain organisaationsa puolesta. Tällä asiakirjalla ilmoitetaan osastopäälliköille tai ostohenkilöstölle päätöksestä, jotta osto-osasto voi aloittaa pyydettyjen tuotteiden tai palveluiden ostoprosessin. Talousosasto käyttää ostopyyntöä myös raportoinnin koordinointiin kirjanpito-osaston kanssa.

Miten ostopyyntö eroaa ostotilauksesta

Ostotilaukset (PO) puolestaan annetaan, kun ostopyyntö on hyväksytty. Ostotilaus toimii oikeudellisesti sitovana asiakirjana, joka lähetetään tavaroita tai palveluita koskevan pyynnön mukana toimittajalle.

”Kun ostotarve ilmenee, sitä tarvitseva henkilö tai osasto luo ostopyynnön ja lähettää sen asianmukaiselle tiimille hyväksyttäväksi. Kun pyyntö on hyväksytty, se voidaan muuntaa ostopyynnöksi.”

Miksi organisaatiosi on käytettävä ostopyyntöjä hankintaprosessissasi

Missä tahansa yrityksessä on aina liiketoiminnallinen tarve jollekin tuotteelle, olipa kyse sitten perustoimistotarvikkeista tai kulutustarvikkeista, laitteista, raaka-aineista tai palveluista.

Jos osastonjohtajat saavat tehdä tilauksia suoraan tavarantoimittajilta, petosten mahdollisuus kasvaa. Tämän ongelman estämiseksi monissa yrityksissä toimii hankintaosasto, joka vastaa tavarantoimittajien etsimisestä ja tarkastamisesta sekä valvoo koko tilausprosessia ostopyynnöstä tilaukseen ja tavaroiden vastaanottamiseen, minkä jälkeen kaikki luovutetaan kirjanpitovelvollisille laskujen maksamista varten. Hankintaosasto luo työnkulun, jolla varmistetaan petosten ehkäiseminen, mikä säästää yritykselle rahaa pitkällä aikavälillä ja pitää hankinnat tuottamassa yritykselle lisäarvoa.

Ostopyyntölomake on sisäinen asiakirja. Tällä asiakirjalla hankinta ei tilaa tavaroita suoraan myyjiltä, vaan käynnistää virallisen prosessin. Hankintapyyntö tulee osastolta, jossa tavaroita tai palveluja käytetään, ja käy sitten läpi hyväksymisprosessin – joka perustuu tarpeeseen, käytettävissä olevaan budjettiin ja niin edelleen. Prosessi takaa yritykselle ostoprosessin sisäisen valvonnan. Jos hyväksymisprosessia noudatetaan oikein ja ostopyyntö hyväksytään, prosessi jatkuu muuttamalla pyyntö viralliseksi ostotilaukseksi, joka lähetetään myyjälle. Jos se jostain syystä hylätään, ostopyynnöstä ei tule virallista tilausta, eikä raha vaihda omistajaa.

Tietotekniikkaosasto saattaa esimerkiksi olla kiinnostunut ostamaan uusia palvelinlaitteita turvallisuuden parantamiseksi ja heidän työnsä helpottamiseksi hieman. Joko IT-osaston päällikkö tai nimetty ostohenkilöstön jäsen käyttää ostopyyntölomaketta tehdäkseen virallisen pyynnön palvelimista. Sen jälkeen se lähetetään tarvittavalle henkilöstölle hyväksyntää varten. Kun se on hyväksytty, hankinta tekee tilauksen palvelintoimittajalle.

Sama pätee myös silloin, kun perusmateriaalit ovat vähissä. Osastopäällikkö täyttää hankintapyynnön ilmoittaakseen, mitä materiaaleja tarvitaan ja missä määrin. Hän voi jopa ehdottaa myyjää, jolta materiaalit pitäisi ostaa. Pyyntö lähetetään hankintaosastolle, joka käy pyynnön läpi ja hyväksyy sen, muuttaa sitä tai hylkää sen. Jos pyyntöä muutetaan tai se hylätään, heidän on perusteltava päätöksensä. Jos se hyväksytään, osasto saa luvan luoda ostotilauksen ja virallisesti pyytää tuotteet myyjältä.

Ostopyynnöt aloittavat ostoprosessin

Organisaation osastot tarvitsevat aika ajoin tavaroita, ja tämä asiakirja aloittaa prosessin. Hankintaryhmä toimii asiakirjan perusteella tehdessään päätöksiä. Jos ongelmia ilmenee, asiakirja toimii todisteena kommunikaatiosta.

Paperiradat pitävät kaikki vastuullisina

Kunnollisen valvontajärjestelmän puuttuessa kenellä tahansa henkilökunnan jäsenellä on mahdollisuus syyllistyä petokseen – tilata tavaroita yrityksen kustannuksella henkilökohtaiseen käyttöön. Virallinen ostoprosessi estää tämän ja varmistaa sekä tarkkuuden että tarpeen. Osastopäälliköt tarkastavat sen ennen kuin se lähetetään hankintaosastolle, joka virallistaa tilauksen myyjän kanssa.

Tämä on tärkeää tilintarkastuksen kannalta, koska voit nähdä, kuka pyytää mitäkin, kuka hyväksyy mitäkin ja milloin, jotta voit varmistaa, ettei ylivarastoihin tai tarpeettomiin tuotteisiin liity ongelmia. Asiakirjoihin voidaan aina viitata tosiseikkojen selvittämiseksi, jos ongelmia ilmenee.

Liiketoiminta on suojattu

Käyttämällä ostopyyntöjä on vähemmän mahdollisuuksia petoksiin. On epätodennäköistä, että syntyy tilanne, jossa henkilökunta työskentelee myyjien kanssa varastellakseen yritykseltä. Yrityksen omaisuus on myös suojattu, koska ostopyyntö on todiste siitä, että omaisuus on tilattu. Asiakirjaa voidaan seurata sen varmistamiseksi, että toimitus on tapahtunut. Ostotarveasiakirjan käyttäminen helpottaa omaisuuden jäljittämistä, jos joskus ilmenee ongelmia.

Vietämällä aikaa hankintajärjestelmän keskittämiseen ja vaatimalla kaikkia työntekijöitä käyttämään virallisia tarveasiakirjoja pyytääkseen tarvitsemiaan asioita, työnkulusta tulee tehokkaampi ja sitä on helpompi hallita tehokkaasti. Myös ostajat hyötyvät, koska he voivat niputtaa hankintoja yhteen ja hyödyntää edullisempia ehtoja myyjien kanssa.

PLANERGY helpottaa kenen tahansa tiimissäsi olevan henkilön luomista ja sen lähettämistä hyväksynnän kautta. Kun tilauspyyntö on hyväksytty, se muuttuu ostotilaukseksi ja saa ostotilausnumeron, joka on linkitetty alkuperäiseen ostopyyntöön, joka on sitten helppo siirtää laskuksi maksua varten. Kaikki asiakirjat on linkitetty toisiinsa, joten voit nähdä kohteen etenemisen työnkulun läpi, ja kirjausketju osoittaa, kuka teki mitäkin toimenpiteitä ja milloin.

Vaikka ostopyyntö saattaa vaikuttaa ”pelkältä asiakirjalta”, sillä on tärkeä asema organisaation hankintaprosessissa. Se toimii valvontatyökaluna, auttaa petosten estämisessä ja varmistaa, että kaikki hankinnat ovat valtuutettuja.