Määritelmä: Materiaalipyyntölomake on lähdeasiakirja, jota tuotanto-osasto käyttää pyytäessään materiaaleja valmistusprosessia varten. Tuotantopäällikkö täyttää yleensä materiaalitarvelomakkeen ja toimittaa sen materiaali- tai varasto-osastolle, jossa kaikki raaka-aineet varastoidaan. Kun materiaalipäällikkö on allekirjoittanut pyynnön, raaka-aineet siirretään varastosta ja sijoitetaan tuotantotiloihin.
Mitä materiaalipyyntö tarkoittaa?
Tyypillisessä materiaalipyyntölomakkeessa on työnumero, pyynnön päivämäärä, materiaalin kuvaus, määrä ja asianmukaiset johdon allekirjoitukset. Yrityksen koosta riippuen materiaalipyyntölomakkeita täytetään viikoittain, päivittäin tai jopa tunneittain.
Esimerkki
Materiaalipyyntölomakkeella on kaksi päätarkoitusta. Ensinnäkin sitä käytetään materiaalien liikkumisen kirjaamiseen koko valmistusprosessin ajan. Kun yritys tilaa tavaroita, ne toimitetaan varastoon ja täytetään asianmukaiset lomakkeet. Näin saadaan kirjausketju, josta käy ilmi, milloin tavarat on ostettu ja milloin ne on toimitettu. Kun tuotanto tarvitsee lisää materiaaleja, se pyytää niitä varastosta materiaalihakemuslomakkeella. Tämäkin lisää paperikirjaa, josta käy ilmi, milloin tavarat on siirretty varastosta tuotantoon. Nämä asiakirjat voivat myös auttaa johtajia määrittämään, milloin materiaaleja on tilattava lisää. Jos he esimerkiksi näkevät, että tavarat seisovat varastossa kuukausia ennen kuin ne pääsevät tuotantoon, he luultavasti lopettavat kyseisten materiaalien tilaamisen niin usein.
Toiseksi, tilauslomaketta käytetään tuotantokustannusten kohdistamiseen keskeneräisille tuotteille. Kaikki keskeneräiset varastot eivät valmistu kuluvan vuoden aikana. Toisin sanoen tuotantoprosessissa on aina joitakin tavaroita. Vaatimuslomakkeiden avulla voidaan kohdistaa kustannukset ja arvot näille materiaaleille.
Kun tavarat siirretään varastosta tuotantoon, raaka-ainetiliä hyvitetään ja keskeneräiset tavarat -varastotiliä veloitetaan.