How To Write And Update Your Employee Handbook For 2021

Updated February 17, 2021

Employee Handbooks in 2021:

Hyvä työntekijän käsikirja on arvokas työkalu. Monet yrityksen omistajat kuitenkin unohtavat hyvin kirjoitetun työntekijäkäsikirjan merkityksen.

Onko käsikirjasi hyödyllinen työkalu yrityksellesi? Hyvä työntekijän käsikirja todellakin on:

• Asettaa odotukset uusille työntekijöille
• Koodittaa, järjestää ja päivittää yrityksen toimintaperiaatteita
• Yksinkertaistaa työhönottoa
• Helpottaa uusia työntekijöitä menestymään
• Helpottaa kouluttamista ja noudattamisen valvontaa
• Suojaa sääntöjen noudattamiseen liittyviltä ongelmilta

Tämässä artikkelissa perehdymme syvällisesti työntekijän käsikirjaan: siihen, mitä se sisältää, mihin se riittää ja miten. Jotta löydät tarvitsemasi, olemme jakaneet tämän oppaan viiteen osaan:

1. Mikä on työntekijän käsikirja?
2. Mitä sinun on lain mukaan sisällytettävä työntekijän käsikirjaan?
3. Käsikirjaesimerkkejä inspiraation lähteeksi
4. Käsikirjojen ajan tasalla pitämisen haaste
5. 20 syytä, joiden vuoksi saatat tarvita työntekijöiden käsikirjan päivittämistä

Mikä on työntekijöiden käsikirja?

Tässä osiossa selvitämme hyvän käsikirjan merkitystä. Ensinnäkin se on välttämätön toiminnan sujuvuuden kannalta. Sen tulisi olla käytännöt sisältävä auktoriteetti. Toiseksi se on ratkaisevan tärkeä muunkin kuin uusien työntekijöiden kouluttamisen kannalta. Se on ensimmäinen paikka, josta etsitään esimerkiksi oikeudellisia selvennyksiä. Kolmanneksi voit käyttää sitä yrityskulttuurin esittelyyn.

Mitä tarvitsen työntekijän käsikirjaan?

Nyt kun olemme keskustelleet sen tärkeydestä, mitä käsikirjaan pitää laittaa?

Vastaan oikeastaan melkein kaikkea. Loppujen lopuksi se on käyttöopas uusille työntekijöille, esimiehille ja johdolle. Varmasti, jos aloitat tyhjästä, varaudu tekemään useita luonnoksia. Käytä aikaa ja pyydä panosta kaikilta.

Henkilöstöhallintajärjestelmä (HRMS) helpottaa tätä.

Nyt sukelletaan asiaan. Useimmat suuret yritykset käsittelevät käsikirjassaan seuraavia asioita:

• Yrityksen toimintaperiaatteet
• Korvaukset/edut
• Työsuhteen ehdot
• Palkan vähennykset
• Kuri

.

• Palkallinen vapaa-aika (PTO)
• Työmatkat
• Ylityötunnit
• Syrjintäkielto
• Esintressiristiriidat
• COVID-19-infektioiden ehkäisyyn liittyvät toimenpiteet
• Henkinen omaisuus
• Vastatoimet
• Tietotyö
• Käyttäytymissäännöt
• Aika- ja Läsnäolo
• Etiikka
• Pukeutumiskoodi
• Turvallisuus
• Mobiililaitteet
• Sosiaalinen media
• Kannabis

Tärkeää, työntekijän käsikirjan tulisi olla elävä asiakirja. Tarkista se siksi usein ja päivitä tarvittaessa. Esimerkiksi silloin, kun uusi laki hyväksytään. Ennakoivat päivitykset ehkäisevät nimittäin ongelmia. Esimerkiksi yritykset, jotka loivat sosiaalisen median käytännöt 20 vuotta sitten, säästyivät suurelta vaivannäöltä. Samoin yritykset, jotka kouluttivat rekrytointipäälliköitään laittomista haastattelukysymyksistä, välttyivät oikeusjutuilta. Lisäksi ne, jotka käsittelivät seksuaalista häirintää, olivat etuajassa.

Mitä sinun on laillisesti sisällytettävä uuteen työntekijäkäsikirjaasi?

Nyt kun olemme keskustelleet siitä, mitä, keskustellaanpa siitä, miksi. Miksi tarvitset käsikirjan? Lisäksi, vaatiiko laki sitä? Itse asiassa liittovaltion työministeriö ei sinänsä vaadi käsikirjan laatimista. Se edellyttää kuitenkin, että työntekijöille tiedotetaan heidän oikeuksistaan. Tämän vuoksi jotkut työnantajat luopuvat käsikirjasta työpaikkakylttien vuoksi. Perehdytyksen aikana he jakavat pinon papereita. Fiksuilla työnantajilla on vaaditut työpaikkakyltit ja lisäksi hyvä käsikirja.

Miten puutteellinen käsikirja aiheuttaa ongelmia? Mieti tätä Redditissä kuvattua tilannetta:

En tiennyt, että minun piti ilmoittautua ennen kolmen kuukauden sairausvakuutusta varten. Minulle ei koskaan kerrottu tätä, oletin vain, etten voi tehdä sitä ennen kuin kolme kuukautta tulee täyteen. Aloin pähkäilemään ja sain selville, että minun pitäisi ilmeisesti tehdä se etukäteen. Voinko tehdä mitään? Tarvitsisin todella sairausvakuutusta. Reddit

Valtion, liittovaltion, paikallisviranomaisten ja ammattiliittojen työpaikkalakeja

Voit ennen kuin alat kirjoittaa uutta käsikirjaa (tai päivittää sitä), ymmärtää, että kyse on monista työpaikkalakeista. Jos sinulla on työntekijöitä useammassa kuin yhdessä kaupungissa tai osavaltiossa, tarvitset esimerkiksi paikkakuntakohtaisia osioita.

At-Will työsopimuslauseke

”At-will” tarkoittaa, että kumpi tahansa osapuoli voi lopettaa työsuhteen milloin tahansa. Kaikissa osavaltioissa paitsi Montanassa oletat tämän sopimuksen oletusarvoisesti. Jos sinulla on työntekijöitä Montanassa, varmista siis, että kirjoitat tämän selväksi.

Tasa-arvoinen työsuhde ja häirinnän torjunta

Tätäkin asiaa sääntelee Equal Employee Opportunity Commission (EEOC). Varmista, että kuvaat yksityiskohtaisesti käyttäytymisen, jota ei voida hyväksyä. Kerro lisäksi työntekijöillesi, mitä tehdä, jos he joutuvat häirinnän kohteeksi tai näkevät sen tapahtuvan työtoverilleen. Lisäksi hahmottele, mitä teet, jos työntekijä väittää häirintää.

Federal Medical Leave Act (FMLA)

FMLA-julisteen lisäksi tiedot on annettava kirjallisessa muodossa. Näin ollen, jos työntekijä tarvitsee lomaa, hän voi katsoa käsikirjastasi yksityiskohtaiset ohjeet.

Occupational Safety and Health Administration (OSHA)

Turvallisen työpaikan takaamiseksi työntekijöidesi on tunnettava turvallisuuspolitiikkasi. Miten teet tämän? Ensinnäkin, opeta ne monin eri tavoin. Käytä henkilökohtaista koulutusta. Äläkä unohda julisteita, jotta työntekijät pitävät ne päällimmäisenä mielessä. Ennen kaikkea esitä ne käsikirjassa heti ensimmäisenä päivänä. Haluathan, että uudet työntekijät ymmärtävät sitoutumisesi turvallisuuteen.

Drug-Free Workplace Policies

Drug-Free Workplace Act of 1988 päättyi vuonna 2010. Osavaltiossasi saattaa kuitenkin olla samanlainen ohjelma. Siksi on hyvä ajatus laatia päihteitä koskeva politiikka riippumatta siitä, onko se laki osavaltiossasi vai ei. Jos teet esimerkiksi huumetestejä, käytäntösi eivät saa olla syrjiviä. Pohjimmiltaan varmista, että tunnet lait ja selität ne käsikirjassasi.

Loppupalkka ja käyttämätön vapaa-aika

Työsuhteen päättymiseen liittyvät kysymykset voivat kuulua liittovaltion tai osavaltion lainsäädännön piiriin riippuen siitä, missä asut. Tämän vuoksi keskustele lakitiimisi kanssa. Jotkin osavaltiot esimerkiksi vaativat työnantajia maksamaan käyttämättömän PTO:n.

COBRA

Käsikirjassasi olisi esitettävä, mitä tapahtuu, kun työntekijä irtisanoutuu tai hänet irtisanotaan. Jos tarjoat terveydenhuoltoetuuksia, entisillä työntekijöillä on oikeus ilmoittautua COBRAan. (COBRA on lyhenne sanoista Federal Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act. Se tarjoaa muun muassa jatkuvan sairausvakuutuksen irtisanomisen jälkeen. Käytännössä sillä tarkoitetaan yrityksen COBRA:n nojalla tarjoamaa etuusjärjestelyä). Entiset työntekijät, jotka hakevat COBRAa, tarvitsevat ilmoittautumislomakkeita. Jos sinulla on HRMS-järjestelmä, sisällytä siksi linkki näihin lomakkeisiin käsikirjassasi.

Aika ja läsnäolo

Muista, että palkka- ja työaikalaki liittyy työntekijöiden ajanottoon. Tämän vuoksi tuntiseurannan osaaminen on olennaista. Käsikirjassasi tulisi selittää, miten työntekijät kirjautuvat työvuoroihin. Sisällytä siihen esimerkiksi aterioita ja taukoja, PTO:ta, vähimmäispalkkaa, ylityötä ja oikeudenmukaista työviikkoa koskevat säännöt.

Yleiset vastuuvapauslausekkeet

Käsikirjassa saattaa olla paljon asiakirjoja liikkeellä. Suojaudu vanhentuneilta tai huonosti kirjoitetuilta käytännöiltä, jotka on laadittu ennen nykyisiä lakeja. Ilmoita selvästi, että käsikirja syrjäyttää kaikki muut säännöt. Tämä suojaa sinua myös epävirallisilta tai ”oletetuilta” käytännöiltä. Molemmat voivat olla ristiriidassa virallisten toimintaperiaatteiden tai lakien kanssa. Suojaa itsesi vähintäänkin toteamalla, että käytäntöjä voidaan muuttaa.

Työntekijän kuittaus ja sopimus

HRMS-järjestelmä, jossa on sähköinen allekirjoitus, yksinkertaistaa työntekijöiden koulutusta. Työntekijät voivat lukea käytännöt digitaalisessa muodossa. Sitten he allekirjoittavat, että he ymmärtävät ja noudattavat niitä. Työntekijät, esimiehet ja hallintohenkilöstö voivat hakea tietokannasta nopeasti minkä tahansa lomakkeen. Sähköiset asiakirjat yksinkertaistavat raportointia.

Työntekijäkäsikirjaesimerkkejä inspiraation lähteeksi

Nyt kun olemme keskustelleet ”pakollisista” asioista, tarkastellaanpa muutamia esimerkkejä työntekijäkäsikirjoista. Katso, miten nämä henkilöstöosastot tekivät työntekijäkäsikirjastaan elävän. The Motley Fool Employee Handbook Olemme erityisen ylpeitä siitä, että kutsumme itseämme ”Foolish” – isolla F:llä kirjoitettuna. Se on käyntikorttimme, että olemme kunnioittamattomia. Opettaa ja huvittaa. Ja puhua totta. Keskeiset arvomme voidaan siis tiivistää yksinkertaisesti muotoon ”Be Foolish”. Motley Fool Employee Handbook

Tesla Employee Anti-Handbook ”Kuka tahansa Teslassa voi ja pitääkin puhua kenelle tahansa muulle sen mukaan, mikä on hänen mielestään nopein tapa ratkaista ongelma koko yhtiön eduksi. Voit puhua esimiehesi kanssa. Voit myös puhua esimiehesi esimiehen esimiehen kanssa. Ja voit puhua suoraan toisen osaston varatoimitusjohtajan kanssa. Lisäksi voit puhua Elonille – voit puhua kenelle tahansa ilman kenenkään muun lupaa.” Teslan työntekijän antikirja

Trellon työntekijän käsikirja Trellossa uusille työntekijöille annetaan Trello-tauluun järjestetty käsikirja. Täydennettynä hurmaavilla kuvilla ihastuttavista koirista ja kissoista. Voit katsoa sen täältä.

Käsikirjojen ajan tasalla pitämisen haaste

Työntekijän käsikirjan pitäminen ajan tasalla vaatii jatkuvaa työtä. Tämä pätee erityisesti pienissä yrityksissä, joissa ei ole henkilöstöjohtajaa. Ensinnäkin tehtävään määrätyllä henkilöllä ei aina ole aikaa pikkutarkkojen asioiden selvittämiseen. Joissakin yrityksissä käsikirjan kirjoittaminen ja päivittäminen on pelätty tehtävä. Tämän seurauksena kukaan ei ole innokas ottamaan vastuuta, ja vastuu siirtyy ympäriinsä. Toiseksi, painatuskustannukset nielevät tiukat budjetit. Tämä on valitettavaa. Loppujen lopuksi pienet yritykset tarvitsevat hyvää käsikirjaa yhtä paljon kuin suuremmatkin.

Problems With Outdated Employee Handbooks

Tässä osiossa puhumme vanhentuneiden käsikirjojen ongelmista. Vanhentuneesta käsikirjasta voi olla enemmän haittaa kuin hyötyä. Varsinkin, jos käytännöt eivät ole sääntöjen mukaisia. Puutteellinen käsikirja aiheuttaa sekaannusta. Lisäksi se voi olla erityisen ongelmallinen uusille työntekijöille.

Harkitse tätä esimerkkiä: Entä jos uusi työntekijä olettaa terveysetuuksien alkavan heti? Oletetaan, että yrityksessänne on 60 päivän odotusaika. Työntekijä lopettaa aikaisemman vakuutusturvansa ennen uusien etuuksien alkamista. Sitten uudelle työntekijälle tulee suuri sairauskulu. Tulet saamaan vihaisen työntekijän, jolla on vuori sairauskuluja.

Sellainen ei ole hyvä tapa aloittaa uutta työtä. Tässä on parempi skenaario: Käsikirjassa kerrotaan selkeästi odotusajasta. Uusille työntekijöille lähetetään sähköpostitse linkki työntekijän käsikirjaan heti, kun he hyväksyvät työtarjouksen. Kannusta sähköpostissa uutta työntekijää lukemaan käsikirja pian. Erityisesti etuuskäytäntöjä koskeva osa. Henkilöstöhallinto voi seurata edistymistä HRMS:n avulla ja muistuttaa uutta työntekijää sen loppuun lukemisesta. Kun hän on lukenut sen, uusi työntekijä vahvistaa allekirjoituksellaan, että hän ymmärtää ja suostuu noudattamaan sääntöjä.

Miksi saatat tarvita useita käsikirjaversioita

Jos sinulla on työntekijöitä useissa osavaltioissa, saatat tarvita erillistä osiota kutakin osavaltiota varten. Keskustele yrityksen asianajajan tai osavaltion työministeriön kanssa. Jos toimipaikkasi on esimerkiksi Kaliforniassa, saatat tarvita erillisen osion tiettyjen kaupunkien työntekijöitä varten. Kaliforniassa hyväksyttiin hiljattain myös uusi häirinnän vastaista koulutusta koskeva laki. Lisäksi New Yorkin osavaltiossa laajennettiin pätevää lomaa liittovaltion lakia laajemmaksi.

Käsikirjasi edustaa yritystäsi

Kun työntekijäkäsikirjasi on vanhentunut, se antaa huonon kuvan yrityksestäsi. Tämän seurauksena melko pian kaikki jättävät sen huomiotta. Työntekijät joutuvat kysymään esimieheltään tai henkilöstöhallinnosta aina, kun heillä on kysyttävää. Väärät tiedot ja epäviralliset käytännöt leviävät työntekijöiden keskuudessa.

20 syytä, joiden vuoksi sinun on ehkä päivitettävä työntekijäkäsikirja

Tässä luvussa käsittelemme 20 erityistä syytä, joiden vuoksi sinun on ehkä päivitettävä työntekijäkäsikirjaasi.

Säännösten noudattaminen

Henkilöstökäsikirjan pitäminen ajan tasalla ei ole pelkkä mukavuuskysymys. Se on välttämätöntä lainsäädännön noudattamisen kannalta. On tärkeää muistaa, että sitä voidaan käyttää ja tullaan käyttämään oikeudellisena asiakirjana. Sinua tullaan pitämään kiinni standardeista, jotka dokumentoit. Jos et ole päivittänyt käsikirjaasi koronaviruksen aiheuttaman hätäsairausloman ja laajennetun FMLA:n osalta, nyt on sen aika.

Kun määrittelet sääntöjen noudattamista koskevia käytäntöjä, mieti, miten koulutat työntekijäsi ja dokumentoit heidän ymmärryksensä ja suostumuksensa sääntöjen noudattamiseen. Miljoonat yhdysvaltalaiset yritykset käyttävät oppimisen hallintajärjestelmiä (Learning Management Systems, LMS) kohtuuhintaisen ja tehokkaan työntekijöiden vaatimustenmukaisuuskoulutuksen tarjoamiseksi.

Marihuanan laillistaminen

Monissa osavaltioissa on lisäksi laillistettu kannabis. Kannabis on kuitenkin edelleen laitonta liittovaltion tasolla. Tämän seurauksena on epäselvyyttä siitä, mitä tämä tarkoittaa paikallisella tasolla. Jos osavaltiosi on laillistanut marihuanan, on selvästi aika päivittää työntekijöiden käsikirja. Tämä voi vaikuttaa esimerkiksi huumetestauskäytäntöihisi. THC:n löytyminen huumetestissä osavaltiossa, joka on laillistanut pilven virkistyskäytön, ei välttämättä merkitse rikosta. Yrityksesi voi kuitenkin mukautua liittovaltion lakeihin.

Työn oikeudenmukainen aikataulutus, ylityöt ja FMLA-päivitykset

Lait muuttuvat toki koko ajan. Esimerkiksi aikataulutukseen liittyviin lakeihin on viime aikoina tehty merkittäviä muutoksia. Näihin kuuluvat ylityöt ja palkallinen vapaa-aika (PTO). Paras käytäntö on määrätä henkilöstöpäällikkö seuraamaan työlainsäädännön muutoksia. Muista lisäksi keskustella asianajajasi ja palkanlaskentayrityksesi kanssa saadaksesi apua tällä alalla.

Syrjintälakien muutokset osavaltioissa

Lakeista puheen ollen, esimerkiksi yli 20 osavaltiossa on tällä hetkellä syrjintään liittyviä erityislakeja. Lisäksi monet osavaltiot harkitsevat uusia. Lakien kehittyessä on tärkeää pysyä tahdissa työntekijöiden käsikirjassa. Monet yritykset ovat muuten ottaneet käyttöön liittovaltion lakeja tiukemmat käytännöt.

Uusi toimipaikka

Jos yrityksesi on avannut uuden toimipaikan, on aika päivittää työntekijöiden käsikirja. Työntekijöiden pitäisi löytää uuden toimipaikkasi virallinen osoite. Sinun tulisi myös kertoa tarkoitus ja tehtävä, jotta työntekijät tietävät, mitkä liiketoimintasi osa-alueet ovat vastuussa esiin tulevista asioista. Käsikirja on paras paikka luetella viralliset osoitteet, toimipaikan toiminnot ja yhteystiedot.

Uuden tuotteen tai palvelun tarjoaminen

Kaiken työntekijän tulisi ymmärtää tuote- tai palvelutarjontasi. Kun uusia tuotteita tulee markkinoille, lisää ne työntekijöiden käsikirjan tuoteosioon. Luettele myös tuotteet tai palvelut, joita ei enää tarjota. Älä vain poista niitä, vaan merkitse ne lopetetuiksi. Työntekijät tarvitsevat virallisen menetelmän tuotteiden saatavuudesta.

Uudet työntekijätyypit

Voit määritellä työtehtäviä ja työntekijätyyppejä selventääksesi etuuksien kelpoisuutta. Sinulla voi esimerkiksi olla itsenäisiä urakoitsijoita, kausityöntekijöitä, määräaikaisia tai ulkomailla asuvia työntekijöitä. Hahmottele tarvittaessa erityishuomioita tai poissulkemisia. Esimerkiksi uudet itsenäiset työnsuorittajat eivät ehkä ole oikeutettuja tiettyyn etuuteen.

Sosiaalisen median käytännöt

Sosiaalisen median käyttö kehittyy jatkuvasti uusien alustojen ilmaantuessa. Jotkut sukupolvet käyttävät sosiaalista mediaa ensisijaisena tapana kommunikoida. Sosiaalinen media voi varmasti olla tehokas viestinnän, myynninedistämisen ja markkinoinnin muoto. Se voi myös heikentää tuottavuutta. Selventäkää siis sosiaalisen median henkilökohtaista ja yrityskäyttöä koskevat käytännöt. Olkaa erityisen tarkkoja rikkomusten seurauksista.

Seksuaalista häirintää koskevan tietoisuuden lisääntyminen ja oikeudelliset seuraukset

Tietoisuus työpaikoilla tapahtuvasta seksuaalisesta häirinnästä on todellakin lisääntynyt viime vuosina. Julkiset tapaukset, aktivismi ja iltauutiset ovat saaneet kaikki ajattelemaan asiaa. Nyt on täydellinen aika päivittää työntekijöiden käsikirjaa seksuaalista häirintää koskevien käytäntöjen osalta. Jos ei päivittää, niin ehkä selventää. Se voi auttaa työntekijöitä ymmärtämään käytäntöjäsi paremmin. Työntekijöillä on kysymyksiä nähtyään uutisia ja kuultuaan kauheista seurauksista. Varmista, että työntekijäkäsikirjassasi on selkeät ja ytimekkäät tiedot seksuaalisesta häirinnästä.

Vastatoimet

Työnantajan vastatoimet ovat nykyään yleisin EEOC:lle esitetty syyte. Kosto tarkoittaa sitä, että työnantaja rankaisee työntekijää suojatusta toiminnasta. Esimerkiksi ilmiantamisesta tai valituksen tekemisestä. Tarkista politiikkasi. Vakuuta työntekijöillesi, että he voivat ottaa asioita esille. Selitä lisäksi menettelyt ongelmista ilmoittamista varten. Jos käsikirjassasi on ohjeet, joudut harvemmin sotkuiseen tilanteeseen. Tämä auttaa henkilöstöäsi puuttumaan ongelmiin standardoidulla tavalla.

Haastattelukäytännöt

Monissa osavaltioissa on kielletty palkkahistoriaa koskevat kysymykset haastatteluissa. Johto- ja rekrytointitiimisi on todellakin tiedettävä tämä. Rikkominen voi johtaa teidät kalliisiin oikeudenkäynteihin. Nyt on myös hyvä aika miettiä työntekijöiden sitoutumista. Ei riitä, että työntekijöiden käsikirjaa päivitetään uusilla laeilla. Sinun on myös varmistettava, että työntekijät todella sitoutuvat sisältöön.

Tietyö

Onko yrityksesi alkanut sallia etätyön? On selvää, että on aika päivittää käsikirja monestakin syystä. Yksi tärkeimmistä on aika- ja läsnäolosäännöt. Etätyö vaatii nimittäin omat sääntönsä. Tärkeintä on hahmotella, milloin etätyöntekijöiden odotetaan olevan töissä. Selitä ajan ja läsnäolon kirjaamismenettelyt. Samoin päivitä taukoja ja joustavaa työaikaa koskevat käytännöt.

Rikosoikeudelliset taustatarkastukset

Taustatarkastuksia koskevat osavaltioiden uudet lait. Tämä on ala, jota kannattaa pitää silmällä, varsinkin jos teet rutiininomaisesti rikollisten taustojen tarkistuksia. Päivitä siksi työntekijäkäsikirjasi sisältämään ohjeet, tietosuojakäytännöt ja hyväksyttävät käytännöt. Varmista lisäksi, että esimiehesi ovat ajan tasalla. Jos tässä mokataan, voit joutua vaikeuksiin. Keskustele lisäksi oikeudellisen neuvonantajasi kanssa saadaksesi tietää, miten osavaltiosi käsittelee näitä asioita.

Valtion tason ateria- ja taukolainsäädäntö

Tarkista ja päivitä ateria- ja taukolainsäädäntösi usein. Koska niiden ilmoittamatta jättäminen työntekijöille voi johtaa sakkoihin. Se on varmasti tärkeä alue, jota kannattaa seurata.

Lainsäädännön selvennykset

Jos yrityksellänne on ’kirjoittamattomia tai ’oletettuja’ käytäntöjä, olette ohuella oikeudellisella pohjalla. Ne eivät varmastikaan ole käytäntöjä oikeudellisessa mielessä, eikä niitä voi puolustaa. Näin ollen ne voivat heikentää koko työntekijäkäsikirjasi eheyttä.

Onko siinä esimerkiksi epäselvää kieltä? Tai implisiittisiä olosuhteita? Jos näin on, avaat oven tulkinnalle. Tulkinta voi toki mennä miljoonaan eri suuntaan. Ota aikaa tarkistaa työntekijäkäsikirjasi monitulkintaisen kielen varalta. Päivitä se selkeyttämään kantaasi. Älä jätä kiveäkään kääntämättä (tai muokkaamatta). Kun työntekijöillä on nimittäin vipuvoimaa, riidoille on tilaa.

Tasa-arvoiset käytännöt

Työntekijäkäsikirjassasi tulisi olla tasa-arvoisia käytäntöjä. Erityisesti sellaisia, jotka määrittelevät johdon, työntekijöiden ja yrityksen välistä vuorovaikutusta. Tarkista todellakin työntekijäkäsikirjasi varmistaaksesi, että politiikkasi ovat tasapuolisia. Vastaavasti varmista, että esimiehet ymmärtävät politiikat. Henkilöstökäsikirjaa heikentää, jos esimies suosii työntekijöitä. Tarkista siis käsikirjasi ja tarkista kaikki epäselvät kohdat. Varmista ennen kaikkea, että kaikki käytännöt ovat yhdenvertaisia ja että niitä noudatetaan tasapuolisesti.

Pilviyhteys

Hyödynnätkö pilvipalvelua työntekijöiden käsikirjassasi? Jos et, nyt on täydellinen aika aloittaa. Pilvipohjaisia henkilöstökäsikirjoja on helppo käyttää, ja ne ovat käytettävissä aina ja kaikkialla. Lisäksi voit päivittää niitä reaaliajassa tarpeen mukaan. Parempaa ei olekaan. Näin ollen sinun ei tarvitse tulostaa sitä uudelleen tai jakaa ylimääräisiä osioita.

Työroolien tunnistaminen

Työntekijöilläsi pitäisi olla aina mahdollisuus tarkastella päivitettyjä työrooleja. Siksi jokaisen työroolin tulisi sisältää perusvastuut ja -odotukset. Pilvipohjaisessa järjestelmässä voit antaa käyttöoikeuksia tarpeen mukaan. Näin vain kyseisen roolin omaavat työntekijät näkevät ne.

Virtaviivaistetaan perehdytystä

Kuten aiemmin todettiin, pilvipohjaiset käsikirjat parantavat perehdytystä. Työntekijän käsikirja on paras tapa asettaa odotukset. Anna näin ollen uusille työntekijöille pääsy käsikirjaasi välittömästi. Sen jälkeen voit lukea edistymistä HRMS-järjestelmästäsi.

Kasvun virstanpylväät

Sinuun on ehkä hiljattain sovellettu ”suuren työnantajan” sääntöjä. Nämä ovat useimmiten liittovaltion sääntöjä, ja ne liittyvät pääasiassa syrjintälainsäädäntöön ja Affordable Care Actiin (ACA). Velvollisuutesi riippuvat kuitenkin siitä, kuinka monta työntekijää sinulla on. Ensinnäkin, jos sinulla on vähintään yksi työntekijä, sinun on tarjottava mies- ja naispuolisille työntekijöille sama palkka samasta työstä. (Sinun pitäisi tehdä niin joka tapauksessa.) Toiseksi, jos sinulla on 15-19 työntekijää, sinuun sovelletaan syrjinnän kieltäviä lakeja. rodun, ihonvärin, uskonnon, sukupuolen (mukaan lukien raskaus, seksuaalinen suuntautuminen tai sukupuoli-identiteetti) perusteella. Lisäksi kansalliseen alkuperään, vammaisuuteen ja geneettisiin tietoihin (mukaan lukien perheen sairaushistoria). Lisäksi sinua koskee laki, joka velvoittaa työnantajia tarjoamaan samasta työstä samansuuruista palkkaa.

WorkforceHub for Employee Handbooks

Lopuksi haluamme esitellä sinulle Swipeclockin HRMS WorkforceHubin. WorkforceHub auttaa sinua hallinnoimaan työntekijöiden käsikirjoja tehokkaasti. Jos haluat lisätietoja, varaa demo jo tänään.

• Author
• Recent Posts

Content-strategi ja yritysbloggaaja (2000+ viestiä). Hänen työnsä on ollut esillä G2:n Learning Hubissa, Human Resources Todayssä, CloserIQ:ssa, Better Buysissa ja yli 500 yrityssivustolla. Hän soittaa bluegrass-mandoliinia ja harrastaa patikointia Etelä-Utahin punaisen kallion erämaassa. Connect with me on LinkedIn

Latest posts by Liz Strikwerda (see all)

• Miksi strukturoidut haastattelut ovat kriittisiä – 25.3.2021
• Paras HRMS pienyrityksille – 18.3.2021
• Miten biometriset aikakellot pienentävät palkanlaskennan kustannuksia? – maaliskuu 11, 2021