Kansallisen arkisto- ja arkistohallinnon (National Archives and Records Administration) määräykset edellyttivät tuolloin, että kaikki henkilökohtaisilta tileiltä lähetetyt tai vastaanotetut sähköpostit säilytetään osana viraston arkistoja.
Mutta rouva Clinton ja hänen avustajansa jättivät tekemättä niin.
Ei ole selvää, kuinka monta sähköpostia rouva Clintonin tilillä oli, kuten ei myöskään prosessi, jolla hänen neuvonantajansa määrittivät, mitkä sähköpostit liittyivät työhönsä Ulkoministeriössä, ennen kuin he luovuttivat ne.
”On sääli, ettei se tapahtunut automaattisesti silloin, kun hän oli ulkoministerinä, kuten sen olisi pitänyt tapahtua”, sanoi Thomas S. Blanton, George Washingtonin yliopistossa toimivan, hallitusten avoimuutta ajavan National Security Archive -ryhmän johtaja. ”Joku ulkoministeriössä ansaitsee tunnustusta siitä, että hän teki aloitteen ja pyysi asiakirjat takaisin. Useimmiten se vaatii oikeudenkäynnin ja nolostumisen uhkaa.”
Hra Blanton sanoi, että korkean tason virkamiesten pitäisi toimia kuten presidentti Obaman, eli lähettää sähköpostia hallituksen suojatulta tililtä, jolloin jokainen tietue säilytetään historiallisia tarkoituksia varten.
”Henkilökohtaiset sähköpostit eivät ole turvallisia”, hän sanoi. ”Korkeat virkamiehet eivät saisi käyttää niitä.”
Rangaistukset liittovaltion arkistointivaatimusten laiminlyönnistä ovat harvinaisia, koska Kansallisarkistolla on vain vähän lainvalvontakeinoja.
Rouva Clintonin tiedottaja Merrill ei halunnut kertoa tarkemmin, miksi hän oli päättänyt hoitaa ulkoministeriön asioita henkilökohtaiselta tililtään. Hän sanoi, että koska rouva Clinton oli lähettänyt sähköpostiviestejä muille ulkoministeriön virkamiehille heidän valtiollisilla tileillään, hänellä oli ”kaikki odotukset, että ne säilytettäisiin”. Hän ei puhunut sähköposteista, joita rouva Clinton on saattanut lähettää ulkomaisille johtajille, yksityisen sektorin ihmisille tai hallituksen virkamiehille ulkoministeriön ulkopuolella.
Paljastus yksityisestä sähköpostitilistä toistaa pitkäaikaista kritiikkiä, jota on kohdistettu sekä entiseen sihteeriin että hänen aviomieheensä, entiseen presidenttiin Bill Clintoniin, avoimuuden puutteesta ja taipumuksesta salailuun.