Haku Yleiset suodattimet Piilotettu etiketti Vain tarkat osumat Piilotettu etiketti Piilotettu etiketti Piilotettu etiketti Piilotettu etiketti Yläalue Sosiaalinen media ja navigaattorilinkit

Yhteenveto

Tämä liiketoiminta-asiakirja -malli tarjoaa hyvän lähtökohdan, jonka pohjalta voit laatia hanke- tai organisaatiokohtaisen liiketoiminta-asiakirjan. Voit ladata tämän mallin MS Word -version napsauttamalla yllä olevaa Word-kuvaketta.

Tässä osiossa olisi annettava yleistietoa liiketoimintaongelmaan liittyvistä kysymyksistä ja ehdotetusta hankkeesta tai aloitteesta, joka on luotu sen ratkaisemiseksi. Yleensä tämä osio täytetään viimeisenä sen jälkeen, kun kaikki muut liiketoiminta-asiakirjan osiot on kirjoitettu. Tämä johtuu siitä, että tiivistelmä on juuri sitä, tiivistelmä niistä yksityiskohdista, jotka esitetään asiakirjan myöhemmissä osissa.

Tässä liiketoiminta-asiassa hahmotellaan, miten Web Platform (WP) -hankkeella vastataan nykyisiin liiketoimintaongelmiin, hankkeen hyötyihin sekä suosituksiin ja hankkeen perusteluihin. Liiketoiminta-asiassa käsitellään myös hankkeen yksityiskohtaisia tavoitteita, suorituskykymittareita, oletuksia, rajoituksia ja vaihtoehtoisia vaihtoehtoja.

1.1 Ongelma

Tämässä liiketoiminta-asiakirjan osiossa on kuvailtava lyhyesti liiketoimintaongelma, johon ehdotetulla hankkeella vastataan. Tässä osiossa ei pitäisi kuvata, miten ongelmaan puututaan, vaan ainoastaan se, mikä ongelma on.

Laajentuvan asiakaskunnan vuoksi Smith Consulting on siirtynyt hajautettuun liiketoimintamalliin kahden viime vuoden aikana. Koska tuemme yhä useampia asiakkaita useammissa toimipisteissä, henkilöstömme hallinnoinnista on tullut vaikeampaa. Tähän asti monet sisäisistä vaatimuksistamme, kuten raportointi, palkanlaskenta ja resurssienhallinta, on hoidettu vanhojen suurtietokonejärjestelmien avulla. Kun henkilöstömme määrä ja pinta-ala ovat kasvaneet, nämä vanhat keskusyksikköjärjestelmät ovat tulleet riittämättömiksi hallinnollisten toimintojen tehokkaaseen hallintaan. Tämä riittämättömyys on näkynyt korkeampina kustannuksina ja työntekijöiden vaihtuvuuden lisääntymisenä, mitä olemme havainneet viimeisten 12 kuukauden aikana. Jotta voimme hallinnoida hallintoamme tehokkaammin, vähentää kustannuksia ja parantaa työntekijöiden vaihtuvuutta, Smith Consultingin on siirryttävä verkkopohjaiseen sovellukseen, kuten tässä WP-hankkeen liiketoiminta-asiassa esitetään. Näin työntekijät ottavat suuremman roolin hallinnollisten asioidensa hoitamisessa, heillä on pääsy työaikatauluihin turvallisesti verkossa, ja yritys voi hallita hallintoaan yhdeltä keskeiseltä ja yhteiseltä alustalta.

1.2 Odotetut tulokset

Tässä osiossa tulisi kuvata odotetut tulokset, jos ehdotettu hanke tai aloite toteutetaan. Sen tulisi sisältää, miten hanke hyödyttää liiketoimintaa, ja kuvata, mikä hankkeen lopputuloksen tulisi olla.

Keskitettyyn verkkopohjaiseen hallintoalustaan siirtyminen antaa Smith Consultingille mahdollisuuden hallinnoida työntekijöidensä palkanlaskentajärjestelmiä ja hallinnollisia toimintoja saumattomasti ja konsolidoidusti. Tämä teknologiaan siirtyminen vähentää yleiskustannuksia, jotka liittyvät näiden tehtävien hallintaan tällä hetkellä tarvittavaan suureen työvoimaan. Keskittämisestä luopuvilla työntekijöillä on enemmän itsenäisyyttä hallinnoida palkkavalintoja, koulutusta, raportointia ja erilaisia muita hallinnollisia tehtäviä. Yritys hyötyy myös ajantasaisemmasta ja tarkemmasta taloudellisesta raportoinnista, kun aluejohtajat voivat syöttää ja päivittää jatkuvasti taloudellisia mittareita. Tämä reaaliaikainen pääsy vähentää virheitä, parantaa läpimenoaikoja ja on helposti kaikkien valtuutettujen käyttäjien saatavilla.

1.3 Suositus

Tämässä liiketoiminta-asiamallimme kohdassa esitetään yhteenveto lähestymistavasta, jolla hanke ratkaisee liiketoimintaongelman. Tässä osiossa tulisi myös kuvata, miten toivotut tulokset saavutetaan etenemällä hankkeessa.

Vaihtelevia vaihtoehtoja ja vaihtoehtoja analysoitiin, jotta voitiin määrittää paras tapa hyödyntää teknologiaa liiketoimintaprosessien parantamiseksi ja Smith Consultingin yleiskustannusten vähentämiseksi. Tässä kuvatun lähestymistavan avulla voimme saavuttaa yritystavoitteemme, joita ovat tehokkuuden jatkuva parantaminen, kustannusten vähentäminen ja teknologian hyödyntäminen. Suositellussa WP-hankkeessa siirretään järjestelmällisesti nykyisen keskusyksikköjärjestelmämme tiedot ja toiminnot uuteen verkkopohjaiseen alustaan, jotta tietojen eheys säilyy ja jotta kaikilla työntekijöillä ja johtajilla on riittävästi aikaa kouluttaa vastuualueensa ja vastaavat hallinnolliset toiminnot. Verkkopohjainen järjestelmä on yhteensopiva kaikkien muiden nykyisten tietotekniikkajärjestelmien kanssa ja parantaa raportoinnin tehokkuutta ja tarkkuutta koko yrityksessä. Teknologian avulla saavutetaan muun muassa seuraavia toivottuja tuloksia:

• Työntekijät pystyvät syöttämään ja muokkaamaan tuntilistatietojaan milloin tahansa mistä tahansa paikasta sen sijaan, että he soittaisivat tietonsa aluepäällikölle syötettäväksi keskusjärjestelmään
• Tuntilistatiedot ja palkkatiedot ovat välittömästi saatavilla laadunvalvonta- ja raportointitarkoituksia varten, mikä vähentää henkilöstön tarvetta kerätä tietoja tehtävissä, joista ei voi tehdä laskutusta, analysoida ja koota tietoja
• Työntekijöillä on mahdollisuus ilmoittautua koulutukseen, mikä vähentää esimiesten ja koulutushenkilöstön taakkaa

1.4 Perustelut

Tässä osiossa perustellaan, miksi suositeltu hanke olisi toteutettava ja miksi se valittiin muiden vaihtoehtojen sijaan. Tarvittaessa olisi esitettävä määrällinen tuki ja ilmoitettava myös hankkeen toteuttamatta jättämisen vaikutukset.

Palkanlaskennan ja muiden hallinnollisten toimintojen siirtäminen vanhasta keskusyksikköjärjestelmästä verkkopohjaiseen alustaan johtaa yrityksen resurssien ja liiketoimintaprosessien tehostumiseen. WP-hanke on myös linjassa yrityksen strategian ja tavoitteiden kanssa, koska siinä käytetään teknologiaa liiketoimintatapojen parantamiseen. Vaikka muita vaihtoehtoja ja nykytilannetta analysoitiin, WP-hanke valittiin ehdotettavaksi tässä liiketoiminta-asiassa, koska se tarjoaa parhaan mahdollisuuden saavuttaa hyödyt nopeutetusti ja mahdollistaa samalla suurimmat tehokkuuden parannukset ja kustannusten vähentämisen. Muut vaihtoehdot sisälsivät suuremman riskin, tarjosivat vähemmän hyötyjä, olivat liian vaikeita määritellä tai eivät olleet sopivasti linjassa yrityksen nykyisen strategian ja/tai tavoitteiden kanssa.

Alustavat arviot WP-hankkeesta ovat:

• 15 %:n vähennys yleiskustannuksissa ensimmäisten 12 kuukauden aikana
• 10 %:n vähennys työntekijöiden vaihtuvuudessa ensimmäisten 12 kuukauden aikana
• 50 %:n välitön vähennys viikoittaisten ja kuukausittaisten talousraporttien laatimiseen kuluvassa ajassa
• 25 %. välitön väheneminen palkanlaskentaan liittyvien ongelmien ratkaisemiseen kuluvassa ajassa

Liiketoimintatapauksen analysointiryhmä

Liiketoimintatapauksen mallin tässä osiossa kuvataan liiketoimintatapauksen kehittäneiden ryhmän jäsenten roolit. On ehdottoman tärkeää, että osallistujat ja roolit on määritelty selkeästi liiketoiminta-asiakirjaa varten sekä koko projektin elinkaaren ajan.

Lisäksi liiketoiminta-analyysiryhmän muodostavat seuraavat henkilöt. He ovat vastuussa WP-projektin liiketoimintasuunnitelman analysoinnista ja luomisesta.

Rooli	Kuvaus	Nimi/Titteli
Johtava toimeksiantaja	Tarjoaa johtavan johdon tukea hankkeelle	John Doe, VP Operations
Teknologiatuki	Tarjoaa kaiken teknologiatuen projektille	Jane Smith, VP Information Technology
Prosessien parantaminen	Neuvoo tiimiä prosessien parantamistekniikoissa	Jim Jones, prosessiryhmän johtaja
Projektipäällikkö	Hallitsee liiketoiminta-asiakirjaa ja projektiryhmää	Steve Smith, Projektipäällikkö
Ohjelmistotuki	Tarjoaa kaiken ohjelmistotuen projektille	Amy White, ohjelmistoryhmän johtaja

3.1 Ongelmanasettelu

Tässä osiossa kuvataan liiketoimintaongelma, jonka ratkaisemiseksi tämä projekti luotiin. Ongelma voi olla prosessi-, teknologia- tai tuote-/palvelukeskeinen. Tässä osiossa ei pitäisi käsitellä ratkaisua.

Smith Consulting on perustamisestaan lähtien luottanut mainframe-järjestelmään palkanlaskennan ja muiden hallinnollisten työntekijätoimintojen hallinnoinnissa. Työntekijöiden määrän kasvaessa myös pääkonttoriin kohdistuva taakka yrityksen hallinnon tehokkaasta hallinnoinnista hyväksyttävällä tasolla kasvaa. Kahden viime vuoden aikana Smith Consulting on palkannut viisi työntekijää yleisiin tehtäviin auttamaan päivittäisten hallintotoimintojen hallinnoinnissa ja hoitamisessa. Näistä tehtävistä saadaan vain vähän tai ei lainkaan vastinetta sijoitukselle, koska ne eivät ole laskutettavia tehtäviä, ja ne vain ylläpitävät vallitsevaa tilannetta; ne eivät paranna millään tavoin yrityksen hallinnon hallintaa. Lisäksi työntekijöiden on tällä hetkellä soitettava aluepäälliköilleen ilmoittaakseen työaikansa ja ottaakseen esille kaikki palkanlaskentaan ja hallinnollisiin tehtäviin liittyvät huolenaiheet. Tämä aiheuttaa suuren taakan johtajille, jotka joutuvat tasapainottamaan nämä vaatimukset päivittäisten laskutettavien tehtäviensä kanssa.

Raportointi on toinen ongelma-alue, joka liittyy vanhaan keskusyksikköjärjestelmään. Kaikki viikoittaiset ja kuukausittaiset talousraportit on laadittava manuaalisesti, mikä aiheuttaa suuren virhetodennäköisyyden ja vaatii paljon aikaa. Nämä manuaaliset tehtävät lisäävät entisestään yrityksen taakkaa ja kustannuksia.

3.2 Organisaatioon kohdistuvat vaikutukset

Mallimme tässä osassa kuvataan, miten ehdotettu hanke muuttaa organisaation prosesseja, työkaluja, laitteistoja ja/tai ohjelmistoja tai vaikuttaa niihin. Siinä on myös selostettava, mitä uusia rooleja syntyy tai miten nykyiset roolit voivat muuttua hankkeen seurauksena.

WP-hanke vaikuttaa Smith Consultingiin monin tavoin. Seuraavassa esitetään korkean tason selitys siitä, miten WP-hankkeen toteuttaminen vaikuttaa organisaatioon, työkaluihin, prosesseihin sekä rooleihin ja vastuualueisiin:

Työkalut: Nykyinen perinteinen hallintoalusta poistetaan kokonaan käytöstä, kun WP-hanke otetaan käyttöön ja siitä tulee toimiva. Tämä edellyttää työntekijöiden kouluttamista WP-työkaluihin ja niiden käyttöön muiden organisaatiotyökalujen tukena.

Prosessit: WP-hankkeen myötä hallinto- ja palkanlaskentaprosessit tehostuvat ja virtaviivaistuvat. Tehokkuuden paraneminen vähentää johtajien taakkaa ja antaa työntekijöille itsenäisyyttä hallinnollisten ja palkanlaskennan tehtävien ja toimien hallinnoinnissa.

Roolit ja vastuualueet: Sen lisäksi, että WP-hanke antaa työntekijöille enemmän itsenäisyyttä ja vähentää johtajien taakkaa, henkilöstö- ja palkanlaskentaosastojen asianmukaiseen henkilöstöön tarvittava työvoima vähenee. Arvostamme suuresti työntekijöitämme, mutta laskuttamattomien yleiskustannusten vähentäminen heijastuu suoraan tulokseen ja tuottaa välittömän tuoton investoinnillemme. Tietotekniikkaryhmä hallinnoi uutta alustaa, emmekä odota muutoksia tietotekniikan henkilöstötarpeisiin.

Hardware/ohjelmistot: Hankkeen ohjelmistojen ja lisenssien lisäksi Smith Consultingin on hankittava lisää palvelimia, jotta se pystyy käyttämään alustaa ja sen ennakoitua kasvua seuraavien 10 vuoden aikana.

3.3 Teknologiasiirto

Tämä Business Case Template -asiakirjan osa sisältää korkean tason yleiskatsauksen siitä, miten uusi teknologia otetaan käyttöön ja miten vanhan teknologian tiedot siirretään. Tässä osiossa on myös selostettava kaikki jäljellä olevat tekniset vaatimukset ja esteet, jotka on ratkaistava.

Jotta olemassa olevat tiedot voidaan siirtää tehokkaasti vanhasta järjestelmästä uuteen verkkopohjaiseen järjestelmään, on kehitetty vaiheittainen lähestymistapa, joka johtaa mahdollisimman vähäisiin tai olemattomiin häiriöihin päivittäisessä toiminnassa, hallinnossa ja palkanlaskennassa. Seuraavassa on yleiskatsaus vaiheittaisesta lähestymistavasta:

Vaihe I: Laitteisto/ohjelmisto hankitaan ja WP-järjestelmä luodaan web-pohjaiseen ympäristöön ja tietotekniikan kehitysryhmä testaa sen.

Vaihe II: Tietotekniikkaryhmä perustaa teknologialaboratorioon väliaikaisen vanhan alustan, jota käytetään päivittäisessä toiminnassa palkanlaskentaan ja hallintoon liittyviin toimiin. Tätä käytetään varmuuskopiojärjestelmänä ja myös arkistoimaan kaikki yrityksen keskusyksikön tiedot.

Vaihe III: Verkkopohjainen alusta täytetään kaikilla nykyisillä palkanlaskenta- ja hallintotiedoilla. Tämä on tehtävä palkkakierroksen päättymisen yhteydessä.

Vaihe IV: Kaikki työntekijät saavat koulutusta uudesta verkkopohjaisesta järjestelmästä.

Vaihe V: Verkkopohjainen järjestelmä otetaan käyttöön, ja perinteinen keskusyksikköjärjestelmä arkistoidaan ja poistetaan käytöstä.

Projektin yleiskatsaus

Tässä osiossa kuvataan korkeatasoisia tietoja projektista, mukaan luettuina kuvaus, päämäärät ja tavoitteet, suorituskriteerit, olettamukset, rajoitukset ja välietapit. Liiketoiminta-asiakirjan tässä osiossa kootaan kaikki hankekohtaiset tiedot yhteen lukuun, ja se mahdollistaa hankkeen helpon ymmärtämisen, koska liiketoiminnan perusongelma, vaikutukset ja suositukset on jo määritetty.

Projektin yleiskatsaus WP:ssä kerrotaan yksityiskohtaisesti, miten tämä hanke ratkaisee Smith Consultingin liiketoimintaongelman. Yleiskatsaus koostuu projektin kuvauksesta, WP-projektin päämääristä ja tavoitteista, projektin suorituskriteereistä, projektin oletuksista, rajoituksista ja tärkeimmistä välitavoitteista. Kun hanke hyväksytään ja etenee, kutakin näistä osista laajennetaan siten, että ne sisältävät enemmän yksityiskohtia projektisuunnitelmaa kohti pyrittäessä.

4.1 Hankkeen kuvaus

Tässä osiossa kuvataan lähestymistapa, jota hanke käyttää liiketoimintaongelman (-ongelmien) ratkaisemiseen. Tämä sisältää sen, mistä projekti koostuu, yleisen kuvauksen siitä, miten se toteutetaan, ja sen tarkoituksen.

WP-projektissa tarkastellaan ja analysoidaan useita potentiaalisia tuotteita, joilla korvataan Smith Consultingin vanhentunut palkanlaskenta- ja hallintojärjestelmä (mainframe) web-pohjaisella alustalla. Tämä tehdään määrittelemällä ja valitsemalla tuote, joka korvaa asianmukaisesti nykyisen järjestelmämme ja mahdollistaa silti kasvun seuraavien 10 vuoden aikana. Kun hanke on valittu, se korvaa nykyisen järjestelmämme vaiheittain, ja se saatetaan päätökseen, kun uusi järjestelmä on toiminnassa ja vanha järjestelmä on arkistoitu eikä sitä enää käytetä.

Hankkeen tuloksena päivittäiset palkanlaskenta- ja hallintotoiminnot ja raportointi tehostuvat, yleiskustannukset alenevat merkittävästi ja työntekijöiden vaihtuvuus vähenee, koska työntekijöille annetaan enemmän itsenäisyyttä ja joustavuutta. Lisäksi johtajat voivat jälleen keskittyä laskutettaviin tehtäviin sen sijaan, että he käyttäisivät merkittävän osan ajastaan muihin kuin laskutettaviin hallinnollisiin tehtäviin.

Smith Consulting tekee tietopyynnön selvittääkseen, mitkä tuotteet ovat välittömästi saatavilla liiketoimintamme tarpeisiin. Kun tuote on hankittu, kaikki toteutus ja tietojen keruu toteutetaan sisäisillä resursseilla.

4.2 Päämäärät ja tavoitteet

Tässä mallin osassa luetellaan ne liiketoiminnalliset päämäärät ja tavoitteet, joita hanke tukee, sekä se, miten hanke vastaa niihin.

WP-hanke tukee suoraan useita Smith Consultingin asettamia yritystavoitteita. Seuraavassa taulukossa luetellaan ne liiketoiminnalliset päämäärät ja tavoitteet, joita WP-projekti tukee, ja miten se tukee niitä:

Liiketoiminnan päämäärä/tavoite	Kuvaus
Ajanmukainen ja tarkka raportointi	Verkkopohjainen työkalu mahdollistaa reaaliaikaisen-ajantasainen ja tarkka raportointi kaikista palkanlaskennan ja hallinnon mittareista
Henkilöstön tehokkuuden parantaminen	Toimintojen hallinnointiin tarvittavan henkilöstö- ja palkanlaskentahenkilöstön vähentäminen parantaa tehokkuutta
Vähentää työntekijöiden määrää
. vaihtuvuutta	Suurempi itsenäisyys ja joustavuus ratkaisevat työntekijöiden huolenaiheet ja antavat johtajille mahdollisuuden keskittyä laskutettaviin tehtäviin
Vähentää yleiskustannuksia	Vähentää tarvittavaa henkilöstöä vähentää yrityksen yleiskustannuksia

4.3 Projektin suorituskyky

Tässä osiossa kuvataan toimenpiteet, joilla mitataan projektin suorituskykyä ja tuloksia suhteessa keskeisiin resursseihin, prosesseihin tai palveluihin.

Seuraavassa taulukossa on lueteltu keskeiset resurssit, prosessit tai palvelut ja niiden odotettavissa olevat liiketoiminnalliset tulokset projektin suorituskyvyn mittaamisessa. Nämä suorituskykymittarit kvantifioidaan ja määritellään tarkemmin yksityiskohtaisessa hankesuunnitelmassa.

Keskeinen resurssi/prosessi/palvelu	Toimintakykymittari
Raportointi	Verkkopohjainen järjestelmä vähentää raportoinnin epäjohdonmukaisuuksia (päällekkäisyyksiä ja aukkoja) ja edellyttää täsmäytystä kuuden kuukauden välein kuukausittaisen sijaan.
Työaikataulujen/Adminin tietojen syöttö	Vähentää johtajien laskuttamatonta työtä antamalla työntekijöiden syöttää tietonsa suoraan.
Ohjelmiston ja järjestelmän ylläpito	Kustannusten ja henkilöstötarpeiden väheneminen, koska järjestelmän ylläpito vähenee uuden järjestelmän myötä kerran kuukaudessa tapahtuvasta kerran 6 kuukaudessa tapahtuvaan ylläpitoon.
Henkilöstöresurssit	Henkilöstö- ja palkanlaskentaan liittyvien viiden toimen vähentäminen, joita ei enää tarvita, koska useat toiminnot automatisoidaan.

4.4 Hankkeen oletukset

Tässä kohdassa luetellaan ehdotetun hankkeen alustavat oletukset. Kun hanke valitaan ja siirrytään yksityiskohtaiseen hankesuunnitteluun, oletusten luettelo todennäköisesti kasvaa hankesuunnitelmaa kehitettäessä. Liiketoimintasuunnitelmaa varten pitäisi kuitenkin olla ainakin alustava luettelo, jonka pohjalta voidaan lähteä liikkeelle.

Seuraavat oletukset koskevat WP-hanketta. Kun hankesuunnittelu alkaa ja uusia oletuksia tunnistetaan, niitä lisätään vastaavasti.

• Koko henkilökunta ja työntekijät koulutetaan vastaavasti tietojen syöttöön, työaikakirjanpitoon, ja raportointitehtäviin uudessa verkkopohjaisessa järjestelmässä
• Rahoitus on käytettävissä koulutukseen
• Rahoitus on käytettävissä verkkopohjaisen järjestelmän laitteiston/ohjelmiston hankkimiseen
• Kaikki osastopäälliköt antavat tarvittavan tuen projektin menestyksekkääseen läpivientiin
• Hankkeella on toimeenpanovallan tason tuki ja tuki

4.5 Hankkeen rajoitteet

Tämässä liiketoimintasuunnitelman mallin osassa luetellaan ehdotetun hankkeen alustavat rajoitteet. Kun hanke valitaan ja siirrytään yksityiskohtaiseen hankesuunnitteluun, rajoitusten luettelo todennäköisesti kasvaa, kun hankesuunnitelmaa kehitetään. Liiketoiminta-asiakirjaa varten olisi kuitenkin oltava ainakin alustava luettelo, jonka pohjalta voidaan rakentaa.

Seuraavat rajoitteet koskevat WP-projektia. Kun hankesuunnittelu alkaa ja uusia rajoitteita tunnistetaan, niitä lisätään vastaavasti.

• Tietotekniikkaresurssit ovat rajalliset WP-hankkeen ja muiden meneillään olevien tietotekniikka-aloitteiden tukemiseen.
• Palkanlaskennan ja hallinnollisten toimintojen tukemiseen on rajallinen määrä kaupallisia tuotteita (COTS).
• Koska toteutus tehdään sisäisesti eikä tuotekehittäjien tai -toimittajien toimesta, laitteisto-/ohjelmistotoimittajien tuki on rajallista.

4.6 Hankkeen tärkeimmät virstanpylväät

Mallimme tässä osiossa luetellaan hankkeen tärkeimmät virstanpylväät ja niiden tavoitteelliset valmistumisajat. Koska kyseessä on liiketoimintasuunnitelma, nämä välitavoitteet ja tavoitepäivät ovat yleisiä eivätkä missään tapauksessa lopullisia. On tärkeää huomata, että hankesuunnittelun edetessä valmistuu perusaikataulu, joka sisältää kaikki virstanpylväät.

Seuraavassa on lueteltu hankkeen tärkeimmät virstanpylväät, jotka on tunnistettu tällä hetkellä. Kun hankesuunnittelu etenee ja aikataulua kehitetään, virstanpylväitä ja niiden tavoiteltuja valmistumispäiviä muutetaan, mukautetaan ja viimeistellään tarpeen mukaan perustason aikataulun laatimiseksi.

.

.

Välietapahtumat/tavoitteet	Tavoiteajankohta
Hankkeen peruskirja	01/01/20xx
Hankesuunnitelman tarkistaminen ja loppuunsaattaminen	03/01/20xx
Projektin aloitus	03/10/20xx
Vaihe I valmis	04/15/20xx
Vaihe II valmis	06/15/20xx
Vaihe II valmis	06/15/20xx
Vaihe III vaihe valmis	08/15/20xx
Vaihe IV valmis	10/15/20xx
Vaihe V valmis	12/15/20xx
Vaiheen päättäminen/projektin loppuun saattaminen	12/31/20xx

Strateginen linjaus

Kaikkien projektien tulisi tukea organisaation strategiaa ja strategisia suunnitelmia, jotta ne tuottaisivat lisäarvoa ja säilyttävät johdon ja organisaation tuen. Liiketoiminta-asiamallin tässä osiossa esitetään yleiskatsaus organisaation strategisiin suunnitelmiin, jotka liittyvät projektiin. Tämä sisältää strategisen suunnitelman, mitä suunnitelma edellyttää ja miten hanke tukee strategista suunnitelmaa.

WP-hanke tukee suoraan useita Smith Consultingin strategisia suunnitelmia. Tukemalla suoraan näitä strategisia suunnitelmia tämä hanke parantaa liiketoimintaamme ja auttaa yritystä siirtymään seuraavalle kypsyystasolle.

Suunnitelma	Päämäärät/tavoitteet	Suhde projektiin
20xx Smith Consultingin strateginen suunnitelma tietohallinnolle	Tietueiden pitämisen ja tietohallinnon parantaminen	Tämä hanke mahdollistaa reaaliaikaisen tiedonkeruun ja -syötön sekä tietojen tarkkuuden lisäämisen, ja kaikkien palkka- ja hallintotietojen konsolidoitu arkisto
20xx Smith Consulting Strategic Plan for Information Management	Hyödynnetään uutta teknologiaa yrityksen ja osastojen tehtävien tukemiseksi tehokkaammin	Uuden teknologian avulla monet palkka- ja hallintotoiminnot voidaan automatisoida, mikä vähentää näiden järjestelmien hallintaan tarvittavaa henkilöstöä
20xx Smith Consulting Strategic Plan for Information Management	. Consulting Strategic Plan for Human Capital	Työvoiman sitouttaminen ja työntekijöiden sitouttamisen parantaminen	Tässä hankkeessa työntekijä voi ottaa aktiivisen roolin palkanlaskennan ja hallinnollisten valintojensa hallinnoinnissa

Kustannus-hyötyanalyysi

Monien mielestä tämä on yksi liiketoiminta-analyysin tärkeimmistä osista, sillä usein hankkeen tuottamat kustannukset tai säästöt ovat ne, jotka voittavat lopullisen suostumuksen etenemiselle. Liiketoiminta-asiassa on tärkeää kvantifioida hankkeen taloudelliset hyödyt mahdollisimman tarkasti. Tämä tehdään yleensä kustannus-hyötyanalyysin muodossa. Tarkoituksena on havainnollistaa hankkeen kustannukset ja verrata niitä hyötyihin ja säästöihin sen määrittämiseksi, kannattaako hanketta jatkaa.

Seuraavaan taulukkoon on koottu WP-hankkeeseen liittyvät kustannus- ja säästötoimet, näiden toimien kuvaukset ja niihin liittyvät kustannukset tai säästöt ensimmäisen vuoden aikana. Taulukon alaosassa on hankkeen ensimmäisen vuoden nettosäästöt.

Toimenpide	Toimenpidetyyppi	Kuvaus	Ensimmäisen vuoden kustannukset (- tarkoittaa ennakoituja säästöjä)
Web-pohjaisen tuotteen ja lisenssien hankinta	Kustannukset	Alkuinvestoinnit WP-projektiin	400 000 dollaria.00
Ohjelmiston asennus ja koulutus	Kustannukset	Tietotekniikkaryhmän kustannukset uuden ohjelmiston asentamiseksi ja koulutusryhmän kustannukset kaikkien työntekijöiden kouluttamiseksi	100 000 dollaria.00
Henkilöstö- ja palkanlaskentahenkilöstön vähentäminen viidellä työntekijällä	Säästöt	Yleiskustannusten välitön vähennys, joka vastaa 3 HR-asiantuntijan ja 2 palkka-analyytikon vuosipalkkaa.	-$183,495.00
Johtajien ei enää tarvitse tehdä laskuttamattomia palkanlaskenta- ja hallintotehtäviä	Säästöt	18 aluepäällikköä tekee tällä hetkellä keskimäärin 16 tuntia viikossa laskuttamatonta aikaa. Tämän määrän odotetaan vähenevän enintään 2 tuntiin viikossa. Kun tuntihinta on keskimäärin 36,00 dollaria, tuloksena on (36,00 dollaria x 14 tuntia/viikko vähemmän laskuttamatonta aikaa x 18 johtajaa) 9072,00 dollaria lisää tuloja viikossa.	– 471 744,00 dollaria
Järjestelmän ylläpito vaaditaan kuuden kuukauden välein kuukausittaisen sijaan	Säästöt	Tietoteknisten resurssien harvinaisempi käyttö muihin kuin lisäarvoa tuoviin tehtäviin tuottaa noin 42 000 dollarin säästöt vuodessa.	-$42,000
Vähentää työntekijöiden vaihtuvuutta 10 %:lla	Säästöt	Säästöt kustannuksissa, jotka aiheutuvat lähtevän työntekijän poistamisesta ja uusien työntekijöiden rekrytoinnista, palkkaamisesta ja kouluttamisesta, ovat noin $50,000 ensimmäisenä vuonna.	-$50,000
Nettosäästöt ensimmäisenä vuonna			$247,239.00

Yllä olevan kustannus-hyöty-analyysin perusteella näemme, että hyväksymällä WP-hankkeen Smith Consulting säästää pelkästään ensimmäisenä vuonna $247,239.00. Tämä merkitsee huomattavaa parannusta toimintakustannuksissamme ja on selkeä osoitus siitä hyödystä, joka tästä hankkeesta koituu yritykselle.

Vaihtoehtoanalyysi

Kaikkeihin liiketoimintaongelmiin voidaan vastata millä tahansa määrällä vaihtoehtoisia hankkeita. Vaikka liiketoiminta-asiakirja on tulosta yhden tällaisen vaihtoehdon valinnasta, siihen olisi sisällytettävä myös lyhyt yhteenveto harkituista vaihtoehdoista – yksi niistä olisi oltava status quo eli ei mitään tekemättä jättäminen. Myös syyt siihen, miksi vaihtoehtoja ei ole valittu, olisi mainittava.

Liiketoimintaongelman ratkaisemiseksi on harkittu seuraavia vaihtoehtoisia vaihtoehtoja. Näitä vaihtoehtoja ei valittu useista syistä, jotka myös selitetään jäljempänä.

.

Ei hanketta (status quo)	Syyt vaihtoehdon valitsematta jättämiseen
Päätietokoneen vanhan järjestelmän säilyttäminen	Tarpeetonta rahankäyttöä henkilöstömäärän kasvattamiseen Jatkuu. Tietovirheiden suuri määrä Puutteellinen ja epähetkellinen raportointi Automaation puute
Vaihtoehto	Vaihtoehdon valitsematta jättämisen syyt
Toteutuksen ulkoistaminen web-tietokantaan
.	Merkittävästi korkeammat kustannukset Asiantuntemusta on jo talossamme Toimittajan puutteellinen perehtyneisyys sisäiseen vaatimukset
Vaihtoehto	Syyt, miksi vaihtoehtoa ei valittu
Kehitetään ohjelmisto itse	Pätevien resurssien puute Ohjelmiston suunnitteluun liittyvät merkittävät kustannukset Tarvittava aikataulu on liian pitkä

Hyväksynnät

Liiketoiminta-asiakaskertomus (business case) on dokumentti, jonka avulla projektin luomiselle annetaan tai evätään lupa. Siksi asiakirjan tulisi saada hyväksyntä tai hylkääminen sen johtoryhmältä

Alhaalla olevien henkilöiden allekirjoitukset osoittavat, että allekirjoittajat ovat ymmärtäneet tämän liiketoiminta-asiakirjan tarkoituksen ja sisällön. Allekirjoittamalla tämän asiakirjan osoitatte, että hyväksytte tässä liiketoiminta-asiassa esitetyn hanke-ehdotuksen ja että seuraavat vaiheet voidaan toteuttaa virallisen hankkeen luomiseksi tässä esitettyjen yksityiskohtien mukaisesti.

Hyväksyjän nimi	Titteli	Allekirjoitus	Päiväys
Black, J.	Presidentti ja COO
Brown, A.	Johtava varatoimitusjohtaja