Vaikka perinteiset faksilaitteet korvautuvatkin nopeasti sähköposti- ja Internet-faksipalveluilla, on silti tärkeää tietää, miten tätä työpaikan työvälinettä käytetään. Seuraavassa on muutamia perusohjeita faksin lähettämiseen ja vastaanottamiseen.
Faksin lähettäminen:
ilmoitus
ilmoitus
- Varmistaudu siitä, että faksilaite on kytketty virranlähteeseen ja että se on myös kiinni toimivassa puhelinpistokepistokkeessa.
- Kytke faksilaitteeseen virta.
- Hae kohdefaksilaitteen faksinumero.
- Kerää asiakirjat, jotka haluat lähettää, ja aseta ne haluamaasi järjestykseen.
- Täytä erilliselle paperille, jota kutsutaan kansilehdeksi, vastaanottajan nimi, faksinumero/puhelinnumero, sinun nimesi, puhelinnumerosi, lyhyt viesti ja sivujen määrä (kansilehti mukaan lukien).
- Laita asiakirjat kuvapuoli ylöspäin faksilaitteen syöttölokeroon kansilehti päällimmäisenä
- Valitse vastaanottajan faksinumero (soitto-ohjeet ulkomaanpuheluita varten)
- Paina ”faksi”- tai ”lähetä”-painiketta faksilaitteen mallin mukaan
Sen jälkeen faksilaite skannaa jokaisen asiakirjan sivun muistiinsa. Kun kaikki sivut on skannattu, kuulet sarjan faksiääniä. Nämä äänet merkitsevät lähettävän ja vastaanottavan faksilaitteen välistä ”kättelyä”, jolla muodostetaan tietoliikenneyhteys. Odota muutama minuutti, kun faksi lähetetään. Jos faksilaitteessa on pieni näyttö, etsi vahvistus siitä, että faksi meni läpi. Jotkin faksilaitteet tulostavat myös lyhyen vahvistusraportin.
Näin vastaanotat faksin:
- Varmista, että faksilaite on kytketty pistorasiaan, että siihen on kytketty virta ja että se on kytketty toimivaan puhelinliittimeen. Tämä puhelinpistoke voi olla joko tavallinen puhelinlinja tai oma faksilinja. Tärkeintä on, että lähettäjällä on oikea numero.
- Varmista, että faksilaitteen värikasetissa on riittävästi mustetta. Tonerikaseteissa on yleensä jonkinlainen merkkivalo, kun väriaine on vähissä. Useimmat nykyaikaiset faksilaitteet myös ilmoittavat, kun väriaine on vähissä.
- Varmista, että faksilaitteen paperilokeroon on ladattu riittävästi tulostuspaperia. Tuuleta paperia (vedä peukaloa pitkin alaosaa, jolloin yksittäiset sivut erottuvat toisistaan), jotta vältät paperitukokset laitteessa.
- Jos faksilaitteessa on puhelin, puhelin soi. Älä vastaa siihen.
- Odota ”kättelyääniä”, jotka ilmaisevat, että faksilaite keskustelee lähettäjän koneen kanssa.
- Faksilaite alkaa automaattisesti tulostaa faksin jokaista sivua.
- Tarkista kansilehdeltä, että olet saanut niin monta sivua kuin lähetettiin.
- Jos kyseessä on tärkeä asiakirja, toimiston etikettiin kuuluu soittaa tai lähettää sähköpostia lähettäjälle vahvistaaksesi, että olet saanut faksin.
Seuraavalla sivulla kerromme tavallisista faksilaitteen ongelmien vianmäärityksestä.