Kukaan ei pidä muutoksesta, mutta kun yrityksesi kasvaa, sinulla ei ole muuta vaihtoehtoa kuin hyväksyä se. Sinun on harkittava tehokkaiden ratkaisujen, kuten EDI:n, käyttöönottoa sujuvoittamaan liiketoimia kauppakumppaneiden kanssa. Koska EDI-ohjelmistoja ja -palveluita on kuitenkin nykyään markkinoilla hyvin monenlaisia, voi olla vaikeaa löytää yrityksesi tarpeisiin parhaiten sopivaa ohjelmistoa. Olitpa sitten uusi EDI-alalla tai pitkäaikainen käyttäjä, tämä ostajan opas auttaa sinua ymmärtämään paremmin valintojasi, jotta voit löytää parhaiten soveltuvan EDI-ratkaisun, joka tuo yrityksellesi strategista etua.
Kohtaisesti tässä oppaassa saat tietoa seuraavista aiheista:
Mitä on EDI-ohjelmisto?
Electronic Data Interchange (EDI) -ohjelmisto on vankka teknologia, joka helpottaa liiketoiminta-asiakirjojen vaihtoa tietokoneelta toiselle vakiomuotoisessa sähköisessä muodossa kauppakumppaneiden välillä, jolloin ne voivat työskennellä tehokkaasti yhdessä. EDI-ohjelmiston kautta voidaan lähettää automaattisesti tuhansia vakiomuotoisia liikeasiakirjoja. Joitakin yleisiä esimerkkejä ovat esimerkiksi lähetystilanteet, laskut, ostotilaukset, inventaariodokumentit ja tullitiedot.
EDI-teknologia poistaa manuaalisen B2B-viestinnän, minkä ansiosta yritykset voivat säästää aikaa ja rahaa koko toimitusketjussa, lisätä käsittelynopeutta, vähentää virheitä, parantaa kauppakumppaneiden välistä yhteistyötä ja lisätä asiakastyytyväisyyttä ja -uskollisuutta. Koska EDI on täysin paperiton ja vaatii vain vähän tai ei lainkaan ihmisen toimia, liiketoiminta-asiakirjat kulkevat suoraan lähettäjän tietokonejärjestelmästä (esim. logistiikkajärjestelmä tai ERP-ohjelmisto) vastaanottajan tietokonejärjestelmään (esim, tilaushallintajärjestelmään).
EDI-ohjelmiston ominaisuudet
| Ominaisuus | Kuvaus |
|---|---|
| EDI-käännös | Kirjoittamiseen tarvittavien tietojen tunnistaminen, tarvittavien tietojen hakeminen mistä tahansa vastaavasta järjestelmästä (esimerkiksi ERP-järjestelmästä tai myyntitilauksesta), järjestää tiedot rakenteeseen, jonka myyjä ymmärtää (vastaa heidän järjestelmänsä muotoa tai ennalta sovittua tilausrakennetta), ja lähettää pyynnön myyjälle |
| EDI-kartoitus | Kääntää tiedot muotoon, jota on helpompi käyttää uusissa ympäristöissä. Tähän kuuluvat tasotiedostot, XML ja muut. |
| Transaktioiden suojaaminen | Secured FTP:n ja HTTPS:n kaltaisten protokollien käyttö viestinnän suojaamiseksi ja transaktioiden säilyttämiseksi asianomaisten osapuolten välillä. |
EDI-ohjelmiston hyödyt
EDI-ohjelmisto on ollut käytössä 1960-luvun loppupuolelta lähtien, ja hyödyt ovat aina osoittautuneet dramaattisiksi. Seuraavassa tarkastellaan joitakin EDI-ohjelmistojen etuja:
| Hyöty | Kuvaus |
|---|---|
| Nopeuden paraneminen | Liiketoimintasyklin nopeutuminen noin 61 prosenttia. EDI-viestit voidaan lähettää automaattisesti ennalta määritettyjen työnkulkujen avulla, joten kauppakumppaneiden väliset transaktiot voidaan suorittaa muutamassa minuutissa päivien tai viikkojen sijaan. |
| Tarkkuuden lisääntyminen | Transaktioiden käsittelyssä manuaalisesti on suurempi inhimillisten virheiden riski, mikä voi vaikuttaa suuresti liiketoimintaasi. Asiantuntijat arvioivat, että tietojen laatuongelmat maksavat yhdysvaltalaisille yrityksille noin 3 biljoonaa dollaria vuodessa. EDI:n avulla virheellisiä tapahtumia voidaan vähentää noin 30-40 prosenttia. |
| Vähentyneet tapahtumakustannukset | Vähentää tapahtumakustannuksia noin 35 prosenttia. Lukuisia transaktioita käsitteleville ostajille EDI-ohjelmisto mahdollistaa jopa miljoonien dollarien säästöt vuosittain varhaismaksualennusten ansiosta. |
| Parempi asiakaskokemus | Varmista odotusten synkronointi myyjän ja ostajan välillä ja vähennä siten osapuolten välisiä epäselvyyksiä ja saavuta suurempi asiakastyytyväisyys. Joidenkin arvioiden mukaan EDI voi lyhentää tilauksesta maksuun -sykliä noin 20 prosentilla, mikä parantaa liikekumppaneiden liiketoimia ja suhteita. |
| parempi varastonhallinta | Varastonhallinta on ratkaisevan tärkeää, sillä se vaikuttaa liiketoimintasi jokaiseen osa-alueeseen varastosta asiakastukeen. Automatisoimalla liiketoiminta-asiakirjojen vaihtoprosessin voit helposti lisätä toimitusketjun näkyvyyttä. EDI:ssä on seurantaominaisuus, jonka avulla voit helposti määrittää, mitä varastoa sinulla on ja missä se on. Ja koska EDI tarjoaa reaaliaikaisia päivityksiä, voit jakaa resurssisi tehokkaasti, ehkäistä puutteita ja käytännössä poistaa ylimääräisen varaston. |
Mitä yrityksesi tarvitsee?
Olipa yrityksesi sitten pienyritys, voittoa tavoittelematon järjestö tai monikansallinen yritys, sinulla on oltava tarkka, tehokas ja oikea-aikainen tapa vaihtaa liiketoiminta-asiakirjoja kauppakumppaneidesi kanssa. Tämä tarkoittaa EDI-ratkaisun integroimista nykyiseen B2B-viestintäjärjestelmääsi. Ilman EDI-pohjaista järjestelmää tilausten ja muiden asiakirjojen välittäminen kauppakumppaneille on kallista, aikaa vievää ja virhealtista.
EDI:tä on monia eri tyyppejä, kuten suora EDI (tunnetaan myös nimellä point-to-point), verkkopohjainen EDI, EDI-verkko ja täydellinen B2B-integraatio. Jokaisella EDI-tyypillä on hyötynsä ja haittansa riippuen yrityksesi koosta ja tarpeesta.
- Aloittavat yritykset ja muut pienet yritykset: Aloittavat yritykset ja muut pienet yritykset, jotka haluavat ostaa EDI-ratkaisun, pärjäävät yleensä verkkopohjaisella EDI:llä, jota voi käyttää ja käyttää verkkoselaimilla, kuten Google Chromella ja Firefoxilla. Web-selaimilla voit yksinkertaisesti täyttää vakiomuotoisia lomakkeita, joissa on ne liiketoimintatiedot, jotka haluat jakaa. Web-pohjainen EDI on usein pienille ja keskisuurille yrityksille helpoin ja edullisin tapa aloittaa liiketoimintatietojen vaihto kauppakumppaneidensa kanssa EDI:n avulla. Koska monet verkkopohjaiset EDI-ratkaisut toimivat yhteistyössä suurten vähittäiskauppiaiden, kuten Targetin ja Walmartin, kanssa, tyypilliseen EDI-asetukseen liittyvät monimutkaisuudet vähenevät.
- Nykyiset EDI-käyttäjät, jotka etsivät lisätoimintoja: EDI-ohjelmiston pitäisi skaalautua, kun liiketoimintasi laajenee ja otat yhteyttä yhä useampiin asiakkaisiin ilman, että sinun tarvitsee palkata erityistä henkilökuntaa EDI-ominaisuuksien hallintaan. Jos kasvusuunnitelmasi ovat epäselvät, kannattaa harkita pilvipohjaisen EDI:n hankkimista, jotta voit varmistaa rajattoman skaalautuvuuden yhdistettynä hallittaviin ja joustaviin hinnoittelurakenteisiin.
- Suuryritykset: Suuremmat yritykset käsittelevät tyypillisesti suuria transaktiomääriä, joten ne todennäköisesti noudattavat hybridi-lähestymistapaa, jossa ne yhdistelevät eri EDI-tyyppejä varmistaakseen, että ne pystyvät työskentelemään tehokkaasti kaikkien kauppakumppaneidensa kanssa. Suuret yritykset etsivät yhä useammin yhteistyökumppaneita hyvämaineisten EDI-toimittajien kanssa, jotka voivat hoitaa niiden EDI-järjestelmän päivittäisen hallinnoinnin.
Paras EDI-ohjelmisto
Oikean EDI-ratkaisun valitseminen yrityksellesi on melko vaikeaa, sillä markkinoilla on tarjolla laaja valikoima vaihtoehtoja. Vaikka jotkut organisaatiot hallinnoivat mieluummin omaa sisäistä EDI-järjestelmäänsä, monet haluavat tehdä yhteistyötä EDI-toimittajan kanssa. Valitsitpa minkä polun tahansa, tässä on muutamia suosittuja EDI-ratkaisuja, joita kannattaa harkita:
- TrueCommerce on EDI- ja sähköisen kaupankäynnin järjestelmä, joka tarjoaa pienille ja keskisuurille yrityksille yhden alustan, jolta ne voivat hallita kaikkia EDI-tapahtumiaan. TrueCommerce on suunniteltu nopeuttamaan toimitusketjun prosesseja, ja se yhdistää yritykset vankkaan kaupankäyntialustaan, jolla on pääsy yli 10 000 jälleenmyyjään maailmanlaajuisesti.
- B2BGateway on edullinen ja täysin hallinnoitu EDI-ratkaisu, jonka avulla voit lisätä kauppakumppaneita, jotka eivät ole EDI-kykyisiä. Kauppakumppanien lisääminen järjestelmään on erittäin helppoa, sillä niiden on maksettava vain kertamaksu sekä pieni kuukausittainen ylläpitomaksu. Lisäksi, jos haluat, että EDI- ja kirjanpito-ohjelmasi liitetään toisiinsa, B2BGateway integroituu täysin Microsoft SBA:n, QuickBooksin ja Sage 50c:n kanssa.
EDI:n yleiset kipupisteet
Vaikka EDI:ssä on paljon lupauksia, siinä on myös joitakin haasteita. Tässä muutamia yleisimpiä EDI-ongelmia:
- Turvallisuusongelmat. Vaikka EDI on vakiintunut ja sitä käytetään monilla toimialoilla ja monissa organisaatioissa, tietojen jakamiseen EDI-kumppaneiden tai ulkopuolisten EDI-organisaatioiden kanssa liittyy edelleen ongelmia. Tällaisia kysymyksiä ovat luottamuksen puute, riski luottamuksellisten tietojen paljastumisesta tietoturvaloukkausten vuoksi ja mahdolliset oikeudelliset ongelmat, jotka johtuvat valtion tai organisaation määräyksistä.
- Sovelluspäivitykset voivat aiheuttaa tietohäiriöitä. Jotkin yritysohjelmistot voivat häiritä EDI-yhteyksiä, jopa aiemmin hyvin toimineita yhteyksiä. Asiakassuhteiden hallintaohjelmistot, yrityksen resurssien suunnitteluohjelmat, kirjanpito-ohjelmistot ja monet muut kehittyneet järjestelmät saattavat saada säännöllisesti päivityksiä tai parannuksia, jotka tekevät niistä yhteensopimattomia kauppakumppaneidesi käyttämien ohjelmistojen kanssa.
- Ohjelmistojen integrointiongelmat. EDI-ratkaisut voivat sitoa tietotekniikkaresursseja tai aiheuttaa yritykselle suuren koulutuskustannuksen. Ilman asianmukaista koulutusta ja uuden protokollan tiukkaa noudattamista siirtyminen manuaalisesta asiakirjojen jakamisesta EDI:hin voi olla sotkuista. Koska EDI:n käyttöönottoon liittyy myös useita standardeja, pienillä yrityksillä voi olla vaikeuksia vaihtaa tietoja sellaisten suurempien yritysten kanssa, jotka käyttävät asiakirjastandardin uusinta versiota.
- Käyttöönoton ja ylläpidon kustannukset. Vaikka EDI tarjoaa valtavia kustannussäästöhyötyjä, ohjelmistosovellusten uudelleensuunnittelu ja käyttöönotto EDI:n sovittamiseksi nykyiseen järjestelmään voi olla varsin kallista erityisesti pienille ja keskisuurille yrityksille. Myös EDI-järjestelmän ylläpito voi olla kallista, varsinkin jos käsiteltävä tietomäärä kasvaa nopeasti.
EDI-ohjelmistojen markkinatrendit
- Pilvipohjaisen EDI:n käytön lisääntyminen. Pilvipohjaisen EDI-järjestelmän käytön odotetaan lisääntyvän erityisesti pienten ja keskisuurten yritysten keskuudessa, kun pilvipohjainen tietojenkäsittely tekee tuloaan yhä laajempiin yritystoimintoihin. Yhä useammat yritykset haluavat nykyään siirtää yhteydet, sovellukset, tiedot ja integraation pilveen. Pilvilaskenta muuttaa EDI-teknologian käyttöönoton ja palvelujen kulutusmallien sääntöjä.
- Mobiili EDI. Mobiililaitteet, kuten älypuhelimet ja tabletit, muuttavat yritysten tapaa olla vuorovaikutuksessa kauppakumppaneidensa kanssa. Jotkin yritykset ovat alkaneet kehittää sovelluksia, joiden avulla ne voivat mobilisoida toimitusketjunsa. Koska yrityssovelluksista on nyt tulossa suosittuja, on vain ajan kysymys, milloin sovelluskaupoista voi ladata EDI:hin liittyvän mobiilisovelluksen.
EDI-palveluiden ja -ohjelmistojen valinta
EDI-asiakirjavirtojen ymmärtäminen on avainasemassa, kun pohditaan markkinoilla saatavilla olevia erilaisia palvelu- ja ohjelmistotarjouksia:
- Liiketoiminta-asiakirja luodaan kirjanpito- tai toiminnanohjausjärjestelmässänne.
- Liiketoiminta-asiakirja käännetään natiivista, kirjanpitojärjestelmänsä tiedostomuodosta EDI-asiakirjaan.
- Uusi EDI-asiakirja lähetetään EDI VAN (value-added network) -palveluntarjoajalle.
- EDI VAN -palveluntarjoaja toimittaa asiakirjan sähköisesti aiotun vastaanottajan EDI-postilaatikkoon.
- Asiakirjan vastaanottaja kääntää EDI-asiakirjan takaisin luettavaan liiketoiminta-asiakirjaan ja käsittelee sen.
Kun otetaan huomioon EDI-asiakirjan kulun vaiheiden määrä, ei ole yllättävää, että on olemassa palveluntarjoajia, jotka keskittyvät jokaiseen vaiheeseen. On myös kokonaisratkaisujen tarjoajia. Itse asiassa joihinkin toiminnanohjausjärjestelmiin sisältyy EDI integroituna moduulina, joka on osa taustalla olevaa järjestelmää.
EDI-asiakirjavirran ensimmäinen vaihe on liikeasiakirjan muuntaminen EDI-tiedostoksi. Monet markkinoilla olevat ohjelmistoratkaisut tarjoavat EDI-kääntämisen. Tärkeä näkökohta EDI-käännösohjelmistoa tarkasteltaessa on yhteensopivuus kirjanpito-/ERP-ohjelmiston kanssa. Yhteentoimivuus on tärkein huolenaihe EDI-käännöstarjouksia arvioitaessa.
EDI VAN -palveluntarjoajat huolehtivat EDI-asiakirjan toimittamisesta. VAN-palveluntarjoaja kartoittaa asiakirjan vastaanottajan standardien mukaiseksi, tarjoaa testauspalveluja ja varmistaa tiedoston asianmukaisen toimituksen.
Yksi tärkeimmistä seikoista EDI-ratkaisua hankittaessa on palvelun laajuus. Etsitpä sitten käännösohjelmistoa, VAN-palveluntarjoajaa yhteistyökumppaniksi tai täydellistä ERP-ratkaisua, joka sisältää EDI-ominaisuudet, yrityksesi käytettävissä on suuri määrä vaihtoehtoja harkittavaksi. Jos haluat löytää yrityksellesi sopivat vaihtoehdot, harkitse ilmaisen ohjelmistohakupalvelumme hyödyntämistä.