20 parasta ryhmäaikataulutustyökalua vuonna 2021

Ajan löytäminen täpötäydessä aikataulussa voi olla haastavaa, varsinkin kun yrität löytää vapaata aikaa sekä omasta aikataulustasi että kymmenestä muusta ihmisestä.

Paras tapa minimoida yksinkertaisiin tehtäviin kuluva ylimääräinen aika on ulkoistaa tämä työ kolmannelle osapuolelle – tässä tapauksessa ryhmäaikatauluttajalle. Ryhmäsuunnittelijan avulla voit vähentää turhia edestakaisia sähköpostiviestejä ja viime kädessä vähentää kitkaa työnkulussasi.

Tässä tutkimme joitakin parhaita ryhmäsuunnittelutyökaluja, joita voit käyttää luodaksesi tehokkaamman aikataulutusprosessin.

Mitä etsiä ryhmäsuunnittelutyökalusta

Ennen kuin aloitat vertailun, on hyödyllistä tietää, mikä tekee ryhmäsuunnittelutyökalusta hyvän. Pelkkä integraatio kalenterisovelluksiin ei riitä.

Hyvässä aikataulutusohjelmassa on nykyään tehokkaat myyntiintegraatiot. Työkalusi pitäisi pystyä integroitumaan:

Useimmat ryhmäaikataulusovellukset pystyvät löytämään yhteisiä tapaamisaikoja, mutta joissakin on lisäominaisuuksia, kuten optimointi mobiilitoiminnoille, yksityisyys, nopeus ja läpinäkyvyys.

Tutustutaan seuraavaksi 19 suosikki-aikataulutustyökaluun. Alla olevat kuvaukset antavat sinulle käsityksen suosikkisovellustemme ominaisuuksista ja laajuudesta.

HubSpot Meetings

HubSpot Meetings yksinkertaistaa ja automatisoi sen, mikä ennen oli hyvin työläs ja usein manuaalinen prosessi.

Täysin integroituna HubSpotin ilmaiseen CRM:ään, Meetings-toiminnon avulla voit mm:

1. Karsia edestakaiset aikataulusähköpostit
2. Tarjota tiimillesi tai potentiaalisille asiakkaillesi avoimuutta ja joustavuutta, jotta he voivat sopia kanssasi tapaamisen, kun näkevät, että olet vapaa
3. Sujuvoittaa liidien hankkimista kysymällä asiakkaaltasi avainkysymyksiä, ennen kuin tapaaminen edes tapahtuu

Työkalun voi sulauttaa omaan sivustoosi, ja sen voi asettaa kuvastamaan brändiäänsi asiakaskohtaisessa viestinnässäsi ja tiimisi viestinnässä. Kun asiakas syöttää tietonsa luodakseen uuden kokouksen, hänen tietonsa kerätään tietokantaan, jota voit käyttää tulevaan yhteydenpitoon ja asiakaskuntasi kasvattamiseen, kun saat lisää yhteyksiä.

HubSpot Meetings tarjoaa myös mahdollisuuden ryhmäkokouslinkkeihin. Voit muuttaa asetuksia niin, että saat ilmoituksia, kun uusia kokouksia luodaan, ja sisällyttää linkkiin kriittisiä kokoustietoja, kuten kokouksen pituuden, aiheen jne.

Kalenteri

Kalenteri on yksi intuitiivisimmista saatavilla olevista aikataulutustyökaluista. Calendar on yhteensopiva PC- ja Mac-tietokoneiden sekä iOS- ja Android-laitteiden kanssa, ja se hyödyntää koneoppimista älykkäiden aikataulutusominaisuuksien tarjoamiseksi.

Kalenterin avulla voit merkitä niin monta henkilöä kuin haluat, ja Kalenteri näyttää vain ajan, jolloin kaikki ovat käytettävissä. Jos sinun täytyy siirtää aikataulua, yhdellä napsautuksella paljastuu, mitkä ajat sopivat kaikille tiimisi jäsenille.

Ilmaispaketti tarjoaa rajoittamattoman aikataulutuksen, kalenteriyhteyden (Gmail, Office 365, Outlook ja iCloud) sekä sähköposti- ja tekstiviesti-ilmoitukset aikataulusta ja aikataulumuutoksista. Muut suunnitelmat sisältävät lisää tiimin jäsenten käyttöoikeuksia, tiimin analytiikkaa, CRM-integraation ja paljon muuta.

Kuvan lähde

Doodle on kiistatta markkinoiden paras älypuhelimiin saatavilla oleva aikataulutusohjelma. Doodle on tällä hetkellä yhteensopiva iOS:n ja Androidin kanssa, ja se luottaa vahvasti kyselytoimintoon, jonka avulla vapaat kokouspäivämäärät saadaan joukkorahoitettua.

Doodlella voit ensin perustaa MeetMe-sivun, jossa voit näyttää vapaat aikasi ja valita nimetyn brändin. Voit perustaa kyselyn vapaista päivistäsi ja kellonajoista ja antaa ihmisten äänestää heille sopivista ajankohdista lähettämällä heille linkin sähköpostitse tai ohjaamalla heidät URL-osoitteeseen.

Se tarjoaa useita vastausvaihtoehtoja – ei vain kyllä/ei-binäärivaihtoehtoa – ja antaa valitsijoille mahdollisuuden asettaa vastaukset paremmuusjärjestykseen tai selittää niitä. Voit nähdä, kuka on vastannut ja kuka ei, ja tarvittaessa pitää vastausten määrän rajoitettuna. Se on yhteensopiva yleisimmin käytettyjen kalenterien kanssa.

Kuvalähde

Boomerangin kalenteri

Boomerangin kalenteri on Googlen laajennus, joka yhdistyy Firefox- tai Chrome-selaimeen. Kun se on asennettu, se kytkeytyy Google-kalenteriisi ja Gmailiin, joten jos et käytä näitä sähköpostipalveluja, tämä ei ehkä ole oikea valinta sinulle.

Bibi Lauri Raven, BibiBuzzin perustaja, kuvailee Boomerang-kalenteria näin:

”Se on saumaton eikä lisää ’sovellussotkua’. Se ottaa myös huomioon eri aikavyöhykkeet ja on integroitu Gmailiin, Chromeen ja Google-kalenteriini. Kun lähetän sähköpostia, voin helposti nostaa kalenterini esiin, jotta ihmiset voivat valita parhaan mahdollisen puheluajan. He näkevät vain ne ajat, jolloin olen käytettävissä, eivät muita tapaamisiani ja aktiviteettejani.”

Kuten hän mainitsi, kyseessä on työkalu, joka on hyvin integroitu sähköpostiin ja kalentereihin. Kun kirjoitat sähköpostia, voit upottaa aikataulusi tekstirunkoon. On olemassa muutama muukin tapa, mutta sen tärkein vetovoima on se, että se on keskitetty ja toimii täysin sähköpostisivusi sisällä. Tapahtuma luodaan, kun kutsuttu valitsee ajan, ja tämä aika kirjataan automaattisesti kalenteriisi.

Lisäohjelma on kuitenkin hieman ristiriitainen – se on yksityisyyssuuntautunut siinä mielessä, että se suojaa aikataulusi yksityiskohtia näyttämiseltä, mutta palvelun käyttäminen edellyttää, että annat sille pääsyn joihinkin yksityisiin tietoihin, kuten kalenteriisi, yhteystietoihisi ja sähköpostiisi.

Tätä palvelua ei ehkä kannata valita, jos sinä tai kutsumasi henkilöt haluavat tietynasteista anonymiteettiä verkossa.

Kuvalähde

Mixmax

Mixmax on sähköpostiin sisäänrakennettu aikataulutusohjelma. Tämä erityisesti Gmailin kanssa yhteensopiva alusta sopii erityisen hyvin myynnissä työskenteleville. Joitakin sen sisältämiä myyntiominaisuuksia ovat:

• LinkedIn Sales Navigator -integraatiot
• Salesforcen automaattiset luontiominaisuudet
• Myynnin soitto-ohjelma
• Beast-tila

Mixmax tekee sähköpostin aikataulutuksesta helppoa. Voit käyttää muokattavia malleja sähköpostien lähettämiseen, seurata avauksia ja klikkauksia, lähettää ilmoituksia ja käyttää vinoviivakomentoja asiakkaidesi ajoittamiseen. Voit jopa upottaa linkkejä ja muuta mediaa sähköpostiin Mixmaxin avulla.

Jura Riphyak, YouTeamin perustaja ja tuotepäällikkö, ilmaisee asian näin:

”Tämä aikataulutustyökalu erottuu edukseen yhdestä yksinkertaisesta syystä: sen avulla voit aikatauluttaa tapaamisia suoraan sähköpostin runkoon. Tämä ei ainoastaan helpota konversiota outbound outreach-kampanjoissa, vaan se myös vähentää ylimääräistä kitkaa kaikissa viestintäpisteissä, jotka johtavat tapaamiseen.”

Austin Mullins, Conversion Creativesin perustaja, käyttää myös Mixmaxia. Hän arvostaa mahdollisuutta heittää linkkejä suoraan sähköpostiviesteihin – ”Koska potentiaalisten asiakkaiden ei tarvitse klikata läpi nähdäkseen vapaat ajat, se lisää todennäköisyyttä, että he todella valitsevat ajan”, hän sanoo.”

Image Source

WhenIsGood

WhenIsGood on hyvin pelkistetty vaihtoehto, mutta se on tehokas ryhmien aikatauluttamiseen. Vaikka muut vaihtoehdot saattavat olla parempia niille, jotka tarvitsevat ominaisuusintensiivistä palvelua, tämä on hyvä vaihtoehto perustarpeisiin.

Luo ensin tili ja määritä kalenteri, joka kattaa päivät, jolloin olet käytettävissä. Voit valita aikavälejä kokouksen pituusvaatimusten perusteella ja valita aikaikkunan, jolloin olet käytettävissä. Kun olet valinnut aikaikkunan, voit lisätä tietosi ja luoda tapahtuman.

Tapahtuman luominen luo kolme linkkiä. Jokaisella linkillä on oma tarkoituksensa:

• Yksi on tarkoitettu muutosten tekemiseen kalenteriisi
• Yksi on tarkoitettu lähetettäväksi kokouskutsujen kanssa
• Yksi on tarkoitettu käsiteltäväksi gallup-tuloksiin

Kun lähetät linkin, jonka avulla ihmiset voivat valita käytettävyytesi, he valitsevat heille sopivat ajat, ja se synkronoituu gallup-tulosten linkin kanssa. Sieltä voit päättää ihanteelliset kokousajat kaikille osapuolille. Siinä ei ole eniten integraatioita, mutta se tekee tehtävänsä.

Kaleigh Moore, SaaS- ja verkkokauppa-alan yritysten poikkeuksellinen copywriter, käyttää työkalua ja kuvailee, mistä hän pitää siinä täällä: ”Lempikokousaikatauluni on hyvin koruton työkalu nimeltä WhenIsGood. Perusversio on ilmainen ja tekee kaiken tarvitsemani – ja se on lisäksi erittäin helppokäyttöinen. Mitään koulutusta tai lataamista tai mitään muuta ei tarvita miltään taholta. Vain yksinkertainen tapa joukkoistaa optimaalinen tapaamisaika kahdelle tai useammalle henkilölle.”

Kuvan lähde

YouCanBook.Me

YouCanBook.Me on toinen suosittu ryhmäkohtainen aikataulutustyökalu tiimeille. Se on yksinkertainen mutta tehokas työkalu. Järjestelmä integroituu GCaliin, Office 365:een ja iCaliin. Lisäksi työkalu on hyvä suurille organisaatioille, koska kalenterista voi varata useita henkilöitä, palveluita tai sijainteja.

Työkalu on optimoitu mobiilikäyttöön ja muokattavissa – voit räätälöidä värit ja ilmoitukset tarpeisiisi sopiviksi. Sen asiakasvarausjärjestelmän avulla asiakkaasi voivat valita haluamansa ajankohdat oikealla aikavyöhykkeellä. Voit lisätä puskureita tapaamisten väliin ja säätää tapaamisten pituutta.

Ryan Farley, LawnStarterin toinen perustaja, kuvailee, miksi hän rakastaa YouCanBook.Me:tä: ”Rakastan ehdottomasti YouCanBook.Me:n käyttämistä kalenteriaikataulutukseen. Tapaamisten aikatauluttaminen ilman sitä voi viedä puoli tusinaa edestakaista sähköpostiviestiä kerrallaan. Sen sijaan lähetän vain jollekulle varauslinkkini ja sanon: ”Helpottaaksemme asioita, haluatko löytää sinulle sopivan ajan täältä?”.” Lisäksi voin blokata aikoja aikataulussani ja hallita haluamieni aikavälien pituutta.”

Jeroen Corthout, Salesflaren toinen perustaja, yhtyy tähän näkemykseen, vaikka hän toteaakin, että ”ulkoasu ei ole yhtä moderni kuin joillakin muilla työkaluilla, mutta se on hyvin muokattavissa, ja se voi sopia mihin tahansa työnkulkuun, jonka haluat rakentaa.”

Kaiken kaikkiaan se on loistava työkalu tiimeille ja ryhmille, jotka haluavat säästää muutaman tunnin viikossa edestakaisista sähköpostiviesteistä.”

Kuvan lähde

24Sessions

24Sessions on ominaisuuksiltaan monipuolinen ryhmäaikataulutustyökalu, joka on korkeasti toimivien myyntitiimien suosikki. Se sisältää myös videon ja näytön jakamisen, mikä tekee siitä loistavan työkalun palvelemaan useimpia myyntikokousten toimintoja.

Asiakkaat voivat varata kokouksensa sinun saatavuutesi perusteella. Kalenteri ottaa huomioon aikavyöhyke-erot ja mahdollistaa tietojen seurannan. Se synkronoituu GCalin ja Office 365:n kanssa.

Keller Tiemann, Leadsurancen perustaja, kuvailee, miksi hän rakastaa työkalua:

”Se kattaa tärkeimmät asiat, kuten kalenterin integroimisen verkkosivuillemme tai erilliselle laskeutumissivulle, jotta potentiaaliset asiakkaamme ja asiakkaamme voivat varata tapaamisia. Se luo myös automaattisesti kalenteritapaamisia ja muistutuksia kaikille ja lähettää linkkejä videokeskustelun kokoushuoneeseen. 24Sessions tarjoaa sisäänvalintaominaisuuksia, kokoustallenteita, mahdollisuuden isännöidä useita osallistujia ja monia muita ominaisuuksia, joiden ansiosta voimme käyttää sitä kaikkeen demojen aikatauluttamisesta kaikkein monimutkaisimpien asiakkaidemme tukemiseen. Se on tehnyt tehokkaiden ja oikea-aikaisten kokousten aikatauluttamisesta ja isännöinnistä meille täysin saumatonta.”

Jos etsit ominaisuuksiltaan raskasta keskitettyä palvelua myyntitiimeille ja ryhmäaikataulujen suunnitteluun, tämä on hyvä ratkaisu sinulle.

Kuvalähde

TimeTrade

TimeTrade on vankka ryhmäaikataulutyökalu. Se on mobiilioptimoitu, ja voit sovittaa asiakkaita työntekijöihin ja palveluihin. Lisäksi työkalun avulla voit ottaa videopuhelut käyttöön tapaamisia varten, ja voit liittää TimeTraden CRM:ään helpottaaksesi prosessien kulkua.

Paul Granger, Website Promoter -yrityksen perustaja, rakastaa TimeTraden mobiilipainotteisuutta: ”Kun 80 % mobiililaitteiden käyttäjistä väittää, etteivät he koskaan poistu kotoaan ilman puhelintaan, voit huoletta sanoa, että yksi parhaista tavoista automatisoida ryhmäaikataulutusta olisi heidän suosikkilaitteensa kautta.”

Ilmoitukset on helppo ottaa käyttöön sekä sinulle että asiakkaille. Voit asettaa omat sääntösi kokousten suunnittelulle ja saatavuudelle ja jopa tarkistaa analytiikkasi tämän työkalun avulla.

Kuvalähde

Cogsworth

Cogsworth on sujuvaan asiakaskokemukseen keskittyvä aikataulutuspalvelu, joka integroituu Office 365:een ja GCaliin. Se on muokattavissa sijainnin, saatavuuden ja tarjottujen palveluiden perusteella.

Vaiheittaisen kysymysprosessin avulla voit ajoittaa tapaamiset. Sinun on syötettävä:

• Minkä tyyppisen tapaamisen haluat (ja kuinka kauan)
• Kenen kanssa haluat tavata
• Aikavyöhyke, päivämäärä, ja kellonaika
• Nimesi
• Puhelinnumerosi
• Sähköpostisi
• Vahvista tapaamisesi

Voit orkestroida kalenteriisi tapaamispuskureita ja aikavyöhykkeitä, lähettää ilmoituksia, kääntää tekstiä ja huolehtia siitä, että kalenterisi uppoutuu verkkosivustoosi.

Kuvalähde

Skedify

Skedify on hyvä vaihtoehto, jos sinulla on suuri organisaatio, jolla on laajoja ja monimutkaisia aikataulutustarpeita. Se on melko hyvä joukkueille tai franchiseille, koska voit lisätä tietyn joukkueen käytettävissä olevan ajan ja synkronoida yksittäiset kalenterit pääkalenterin sisällä.

Sen avulla voit valita:

• Kokouksen sijainnin
• Ajan
• Henkilöt, joiden tulisi osallistua

Skedify tarjoaa runsaasti integraatioita – sen avulla voit määrittää tehtäviä ja seurata asiakaskokemuksia ja samalla noudattaa tarvittavia turvatoimenpiteitä.

Johan Vandecasteele, LeadStreetin toinen perustaja, käyttää Skedifyta muutaman asiakkaansa kanssa. Hän sanoo: ”Se toimii loistavasti monimutkaisissa tilanteissa. Yhdellä asiakkaalla on yli 100 franchising-yritystä, ja tapaamisen voi sopia minkä tahansa kanssa suoraan verkkosivustolta. Rakennamme HubSpotin kanssa mukautetun synkronoinnin, joka toimii erittäin sujuvasti.”

Kuvalähde

MeetingBird

MeetingBird on Frontin keksijöiden luoma Chrome-laajennus, joka toimii ryhmäsähköpostina useille ihmisille. Kalenteri näkyy sähköpostin yhteydessä. Jotta voit käyttää tätä työkalua, sinulla on oltava Office 365 tai Gmail.

Se tarjoaa paljon samoja toiminnallisia kykyjä kuin monet muutkin tämän luettelon sovellukset – kalenterin näyttäminen vastaajille, tapahtumien ja ilmoitusten luominen, kokousmallien tarjoaminen ja kyselyjen luominen.

Se erottuu kuitenkin ainutlaatuisesti yhdellä tavalla – sen avulla voit säästää aikaa itsellesi. Ja sehän on oikeastaan kaikkien näiden asioiden tarkoitus muutenkin, eikö niin?

Baptiste Debever, Feedierin kasvujohtaja, sanoo: ”Se on erittäin monipuolinen ja integroitu työkalu. Se toimii hienosti G Suite -työkalun kanssa, ja se voidaan integroida myös Zoomiin. Kaiken kaikkiaan pidän työkalusta, ja se tehostaa suurimman osan tarvitsemistani ominaisuuksista ilmaiseksi.”

Kuvalähde

Calendly

Calendly on hyvin yleinen valinta teknologiayrittäjille. Sillä on hyvin yksinkertainen ja esteettisesti miellyttävä käyttöliittymä. Se on käyttäjäystävällinen ja tarjoaa ohjelmistorajat ylittävää yhteensopivuutta, mikä tekee siitä suositun valinnan ulkoisille asiakkaille. Se muodostaa yhteyden Outlookiin, Microsoft Office 365:een, iCaliin ja Google-kalenteriin.

Työkalun käyttäminen edellyttää, että syötät vain saatavuutesi Calendlyyn, jonka jälkeen saat linkin kalenteriisi. Kun olet yhteydessä ihmisiin, joiden kanssa haluat sopia tapaamisen, lähetä heille vain linkkisi, ja se näyttää heille ajat, jolloin olet käytettävissä.

He voivat sitten valita tapaamisen nimen, ajan, keston ja paikan. Tämä luo kokouksen kalenteriisi, ja siitä lähetetään ilmoitus, joka muistuttaa sinua ja kutsujia ennen kokouksen alkamista.

Kuvalähde

ScheduleOnce

ScheduleOnce on hyvä työkalu myyntitiimeille. Se asettaa etusijalle yrityksesi mahdollisuuksien ja myyntitiimin välisen helpon yhteyden, joka syöttää suoraan suppiloon.

Se on helppo upottaa verkkosivustoon, markkinointiin ja sähköpostimarkkinointikampanjoihin, joten sen sijaan, että se vain mahdollistaisi liidien kaappaamisen, mahdollisuutesi voi heti varata ajan ensimmäisestä yhteydenottopisteestään.

Se jakaa sitten automaattisesti kokoustiedot asianmukaisille tiimin jäsenille. Nämä tapahtumat synkronoidaan kaikkien osallistujien kalentereihin.

Kuvalähde

Acuity Scheduling

Acuity Scheduling -palvelun toiminnallisuus on laaja, mutta mitä enemmän maksat, sitä enemmän saat palvelusta irti.

Kaikki maksulliset paketit ovat yhteensopivia Google Appsin, Office 365:n, Exchangen ja Outlookin kanssa. Myös videoneuvotteluita korostetaan, joten Zoom, GoToMeeting ja Join.me on integroitu.

Työkalu ei ole pelkkä aikataulutusohjelman upottaminen sivustoosi, vaikka se mahdollistaa sen. Sen avulla voit myös hallita laskutusta, kirjanpitoa, maksuja ja massasähköpostitusta. Asiakkaasi näkevät aikataulusi ja voivat varata oman aikansa tapaamiseesi. Helppo pääsy helpottaa ajanvarauksen siirtämistä ja maksamista verkossa.

Jollain tapaa se on ajanvaraajien sveitsiläinen armeijan veitsi.

Näin Credon perustaja John Doherty kuvailee heidän päätöstään siirtyä Acuityyn: ”Olemme kokeilleet useimpia tarjolla olevia aikataulutustyökaluja, ja päätimme hiljattain, että siirrämme kaiken aikataulutuksemme Acuity Schedulingiin, koska se antaa meille API-kyvyn tehdä mukautettuja integraatioita alustallemme, sallii edelleen mukautetut uudelleenohjaukset tavoitteiden seurantaa varten ja antaa meille mahdollisuuden lisätä useita käyttäjiä useisiin kokoustyyppeihin tarpeen mukaan.”

Kuvan lähde

Rallly (Web)

Toisin kuin aiemmin tässä luettelossa mainittu Boomerang Calendar -toiminto, Rallly on paras vaihtoehto niille, jotka ovat huolissaan yksityisten tietojensa paljastumisesta.

Sillä on kuitenkin huonoja puolia – kuten laajamittaisen sähköposti-integraation puute, kyvyttömyys valita kellonaikoja ja yleensäkin syvien räätälöintimahdollisuuksien puute.

Se on kyselyyn perustuva, kuten monet muutkin tämän listan sovellukset ja liitännäisohjelmat, mutta muista poiketen Rallly sallii kyselyyn vastanneiden säilyttää nimettömyytensä, vaikka he päättäisivätkin osallistua keskusteluosioon. Kun olet luonut gallupin, voit kutsua ihmisiä jakamalla linkin tai lähettämällä heille sähköpostia.

Image Source

FreeBusy

FreeBusy on usein B2B-yritysten suosikkivaihtoehto, erityisesti siksi, että se integroituu niin moniin eri palveluihin. Se toimii Chrome-laajennuksena tai lisäosana Outlook-sähköpostille.

Tässä ovat kalenterit, joita se tukee:

• Outlook
• Oracle
• Microsoft Exchange
• Office 365
• OwnCloud
• Salesforce

.

• Google
• IBM Verse
• iCloud
• Yahoo
• Zimbra
• Zoom (videopuheluihin)

Kun rekisteröidyt, saat yksilöllisen URL-osoitteen, joka isännöi kalenteriasi. Voit lähettää tämän linkin henkilöille, jotka haluavat sopia kanssasi aikataulusta, ja he voivat ilmoittautua sivullasi, tai voit lisätä osallistujia luomallesi kokoukselle ja tarjota yhtä vapaista ajoistasi.

Jos tämä ei toimi, he voivat viitata URL-osoitteeseesi. Voit myös sisällyttää kokouksiisi puskuriaikoja, jotta sinulla ei ole kiire. Lisäksi voit rajoittaa tiettyjä henkilöitä pyytämästä kokousaikoja.

Kuvalähde

Vyte.in

Vyte.in on aikataulutusohjelma, joka toimii parhaiten iOS:n kanssa. Se on kyselyyn perustuva järjestelmä, jonka avulla käyttäjät voivat äänestää ehdotetuista kokousajoista ja päivämääristä, kun he saavat sinulta sähköpostiviestin, jossa on tietoja.

Vyte.in muistaa vastaajan saatavuuden ja ehdottaa sitten kokousaikoja sinulle. Se kirjaa kokousajan kalenteriisi, kun kaikki ovat sopineet yksityiskohdista. Vastaajat voivat tietysti myös vain katsoa kalenteriasi Vyte.inin luoman mukautetun URL-osoitteen avulla.

Pro-ominaisuus on se, missä se todella loistaa – Pro antaa sinulle mahdollisuuden rakentaa puskureita (aivan kuten FreeBusy) tapaamisten välille ja estää sinua ylibuukkaamasta itseäsi mahdollistamalla päivämäärien kirjaamisen, vaikka ne olisivat alustavia.

Image Source

Meetin.gs

Meetin.gs on henkilökohtainen aikataulutusohjelma, joka on yhteensopiva Googlen sovellusten ja Office 365:n kanssa. Se toimii parhaiten Android- ja iOS-käyttöjärjestelmillä toimivien mobiililaitteiden kautta. Kuten monet muutkin sovellukset, sen avulla voit tehdä oman sivun – jossa on ainutlaatuinen URL-osoite, jonka voit lähettää – joka on omistettu kalenterillesi. Voit mukauttaa haluamasi kokouksen pituuden, paikan ja tyylin ja lähettää sitten kutsuja.

Tämän sovelluksen avulla käyttäjä näkee kaikki kokouksensa aikajanalla ja tekee esityslistan tai kokousmuistiinpanoja sovelluksen sisällä kaikkien saataville. Joukkoistamisen ja jakamisen ansiosta muistiinpanoja tai esityslistoja on helppo välittää työnantajille tai työntekijöille.

Kuvalähde

X.ai

X.ai on kiistatta yksi tämän listan ainutlaatuisimmista sovelluksista, sillä sitä pyörittää täysin tekoäly. Jälleen kerran, jos yksityisyys on huolenaiheesi, tämä ei ehkä ole sinulle sopiva palvelu, mutta jos haluat tehokkuutta, tämä on hyvä vaihtoehto.

Se on yhteensopiva Googlen sovellusten, Ocktan ja Outlookin kanssa. Kun rekisteröit tilisi, sallit pääsyn kaikkiin asiaankuuluviin tietoihin – kalenteriin, yhteystietoihin, sähköpostiin, tunnuksiin jne.

Kun perustat tapahtuman, lähetä kutsuttavalle sähköpostia ja CC:nä botin sähköpostiosoite, joka annetaan sinulle perustamisen yhteydessä. Kirjoita sähköpostiin botin nimi ja sitten tapahtuman ohjeet. Jos tarvitaan lisäselvityksiä, botti voi lähettää kutsutulle sähköpostia, jossa kerrotaan aikataulusi saatavuus, jolloin yksityiskohdat voidaan selvittää. Kun tapaamisesta on sovittu, kutsu lähetetään kaikille osapuolille.

Max Benz, EasyContentin perustaja, selittää, miksi työkalu on erityisen hyödyllinen: ”Saatat ajatella, että termiä ’tekoäly’ käytetään liian usein, ja saatat olla oikeassa, mutta tämä työkalu ratkaisi ehdottomasti kipupisteeni. Työkalun avulla voin sopia kokouksia sähköpostin tai Slackin kautta. X.ai antaa minun luoda tapaamisia suoraan, mutta se myös ottaa keskustelun haltuunsa ja etsii tarvittaessa sopivan päivämäärän ja kellonajan tapaamiselle. Periaatteessa se toimii henkilökohtaisena ’tekoälyavustajanani’ … mikä oli aluksi hieman outoa (mutta tulokset puhuvat puolestaan).”

Kuvan lähde

Vaihtoehtoja on loputtomasti ryhmien aikataulutustyökaluille. Valinta on sinusta kiinni, mikä niistä sopii henkilökohtaiseen työnkulkuusi. Riippumatta siitä, arvostatko yksityisyyttä, tehokkuutta tai läpinäkyvyyttä, mikä tahansa näistä palveluista olisi tutkimisen arvoinen yrityksesi kannalta.

Jos etsit nopeaa ja helppoa tapaa aikatauluttaa kokouksia tai tapaamisia, tutustu HubSpot Meetingsiin.