Venngage

Jste někdy součástí projektu, který nevyšel podle plánu?

Není to dobrý pocit.

Promarněný čas, promarněné zdroje. Je to dost frustrující pro všechny zúčastněné.

Proto je tak důležité vytvořit komplexní plán řízení projektu ještě předtím, než se projekt rozběhne.

V této příručce se budeme zabývat tím, jak vytvořit a navrhnout úspěšný plán řízení projektu.

Představíme si také snadno přizpůsobitelné šablony, které si můžete vytvořit ještě dnes v našem nástroji Project Management Plan Maker.

Začněte tvořit ZDARMA

Co je to plán řízení projektu?

Plán řízení projektu je formální dokument, který definuje, jak bude projekt realizován. Nastiňuje rozsah, cíle, rozpočet, časový plán a výstupy projektu a je nezbytný pro udržení projektu na správné cestě.

Plán projektu se píše ve fázi plánování životního cyklu projektu a musí být schválen zúčastněnými stranami, aby mohl projekt přejít do fáze realizace.

Pokud jsou pro vás některé z těchto pojmů nové, můžete se s nimi seznámit v tomto příspěvku o pojmech z oblasti projektového řízení.

To znamená, že váš projektový plán musí být dostatečně poutavý, uspořádaný a důkladný, aby získal podporu zainteresovaných stran.

ZÍSKEJTE TENTO BEZPLATNÝ ŠABLON

Další čtení: Začátečníci v oblasti projektového řízení? Přečtěte si náš příspěvek na blogu o 4 fázích životního cyklu projektu.

Jaké jsou části plánu řízení projektu?

Než začnete sestavovat vlastní plán, měli byste znát hlavní součásti typického plánu projektu.

Plán řízení projektu by měl obsahovat následující části:

• Shrnutí: Stručný popis obsahu zprávy
• Rozsah projektu & Výstupy: Náčrt hranic projektu a popis toho, jak bude projekt rozdělen na měřitelné výstupy
• Harmonogram projektu: Pohled na úkoly a milníky projektu na vysoké úrovni (k tomu se hodí Ganttovy diagramy)
• Zdroje projektu: Rozpočet, personál a další zdroje potřebné ke splnění cílů projektu
• Plán řízení rizik a problémů: Seznam faktorů, které by mohly projekt zhatit, a plán, jak budou problémy identifikovány, řešeny a kontrolovány
• Plán řízení komunikace: Plán, jak bude v průběhu projektu probíhat komunikace mezi týmem a zúčastněnými stranami

Zásadně by měl plán projektu říci zúčastněným stranám, co je třeba udělat, jak se to udělá a kdy se to udělá.

Jak již bylo řečeno, jedna velikost nesedí všem. Každý plán řízení projektu musí být přizpůsoben konkrétnímu odvětví a okolnostem projektu.

Například tento marketingový plán vypadá jako plán pro klienta. Je uzpůsoben tak, aby klientovi prodal agenturu:

ZÍSKEJTE TUTO ŠABLONU

Naopak tento plán komerčního rozvoje se zaměřuje na konkrétní cíle a podrobný časový plán:

ZÍSKEJTE TUTO ŠABLONU

Když máme tyto základy za sebou, pojďme se věnovat několika tipům pro vytvoření plánu řízení projektu, který bude stejně poutavý jako profesionální.

Další čtení: Pokud chcete vytvořit návrh, přečtěte si našeho podrobného průvodce obchodními návrhy. Pak vyzkoušejte naše šablony pracovních nabídek nebo šablony obchodních nabídek.

Jak napsat projektový plán?

1. Zdůrazněte klíčové prvky vašeho projektového plánu ve shrnutí

Shrnutí je stručný popis klíčového obsahu projektového plánu.

Obvykle je to první věc, kterou si zúčastněné strany přečtou, a mělo by působit jako verze celého plánu ve formě Cliffových poznámek.

Může se dotknout hodnotové nabídky projektu, cílů, výstupů a důležitých milníků, ale musí být stručný (koneckonců jde o shrnutí). Nejprve se ujistěte, že jste vytvořili důkaz koncepce.

V tomto příkladu lze shrnutí rozdělit do sloupců, abyste porovnali stávající problém s řešením projektu:

ZÍSKEJTE TUTO ŠABLONU

Dvousloupcový formát s jasnými záhlavími pomáhá rozdělit informace, takže je velmi snadno čitelný na první pohled.

Tady je další příklad shrnutí plánu řízení projektu. Tento vizuálně zvýrazňuje klíčové poznatky pomocí velkého písma a užitečných ikon:

ZÍSKEJTE TUTO ŠABLONU

V tomto případě se zvýrazněná fakta a čísla obzvláště snadno čtou (což jistě potěší vaše zainteresované strany).

Ale vaše shrnutí nebude vždy tak jednoduché.

U větších projektů bude vaše shrnutí delší a podrobnější.

Tato šablona plánu řízení projektu má textově rozsáhlé shrnutí, ačkoli tučná záhlaví a různé barvy pozadí zabraňují tomu, aby působilo ohromujícím dojmem:

ZÍSKEJTE TUTO ŠABLONU

Je také dobré rozdělit ji do oddílů, přičemž pro každý oddíl bude vyhrazeno zvláštní záhlaví:

ZÍSKEJTE TUTO ŠABLONU

Bez ohledu na to, jak své shrnutí uspořádáte, mělo by zúčastněným stranám poskytnout náhled na to, co bude následovat ve zbytku plánu řízení projektu.

Naplánujte si harmonogram projektu vizuálně pomocí Ganttova diagramu

Pečlivě naplánovaný harmonogram projektu je klíčem k úspěchu každého projektu. Bez něj se váš projekt pravděpodobně rozpadne ve změť nedodržených termínů, špatného řízení týmu a rozšiřování rozsahu.

Naštěstí nástroje pro plánování projektů, jako jsou Ganttovy diagramy a harmonogramy projektů, usnadňují tvorbu harmonogramu projektu. Můžete vizuálně zakreslit jednotlivé úkoly projektu, přidat hlavní milníky a pak hledat případné závislosti nebo konflikty, se kterými jste nepočítali.

Například tato šablona Ganttova diagramu nastiňuje činnosti projektu na vysoké úrovni v průběhu celého čtvrtletí, přičemž úkoly jsou barevně odlišeny podle týmů:

ZÍSKEJTE TUTO ŠABLONU

Pro váš plán řízení projektu pravděpodobně postačí plán na vysoké úrovni, jako je ten výše uvedený. Každý tým se k této časové ose bude moci v průběhu projektu vracet, aby se ujistil, že jde správným směrem.

Před zahájením projektu se však budete muset ponořit do hloubky a rozdělit odpovědnosti za projekt podle jednotlivých členů týmu, jako v tomto příkladu Ganttova diagramu:

ZÍSKEJTE TUTO ŠABLONU

V pozdějších fázích realizace a monitorování projektu si poděkujete za vytvoření podrobné vizuální cestovní mapy, kterou můžete sledovat a upravovat podle toho, jak se věci mění.

Můžete také použít nástroj pro řízení projektů, abyste měli v týmu pořádek.

Další čtení:

Ujasněte si strukturu projektového týmu pomocí organizačního schématu týmu

Jedním z nejtěžších aspektů plánování projektu je sestavení týmu a jeho sladění s vizí projektu.

A sladění týmu je především o komunikaci – sdělování cílů projektu, sdělování požadavků zainteresovaných stran, sdělování zdůvodnění velkých rozhodnutí… seznam je dlouhý.

Tady je klíčová dobrá projektová dokumentace! Musíte vytvořit dokumenty, ke kterým budou mít váš tým a zainteresované strany přístup, když budou mít otázky nebo budou potřebovat poradit.

Jednou z věcí, kterou lze snadno vizuálně zdokumentovat, je struktura vašeho týmu pomocí organizačního schématu, jako je toto:

ZÍSKEJTE TENTO ŠABLON

V organizačním schématu byste měli uvést některé základní informace, jako je hierarchie týmu a kontaktní údaje členů týmu. Díky tomu budou mít zainteresované strany všechny potřebné informace na dosah ruky.

Kromě toho však můžete uvést odpovědnosti jednotlivých členů týmu na vysoké úrovni a komunikační kanály v rámci týmu (aby váš tým přesně věděl, za co je zodpovědný).

Tady je další jednoduchá šablona organizační struktury, kterou můžete použít jako výchozí bod:

ZÍSKEJTE TUTO ŠABLONU

Vytvořte si organizační schéma pomocí našeho nástroje pro tvorbu organizačních schémat.

Uspořádejte rizikové faktory projektu ve struktuře rozdělení rizik

Důležitou součástí plánování projektu je identifikace faktorů, které mohou projekt zhatit, a vymýšlení plánů a postupů, jak se s těmito faktory vypořádat. To se obecně označuje jako řízení rizik.

Prvním krokem při vymýšlení plánu řízení rizik je sestavení seznamu všech faktorů, které jsou ve hře, k čemuž se hodí struktura členění rizik. Struktura členění rizik je hierarchické znázornění rizik projektu uspořádané podle kategorií.

Tato šablona struktury členění rizik například zobrazuje projektová rizika rozdělená na technická rizika, rizika řízení a externí rizika:

ZÍSKEJTE TUTO ŠABLONU

Jakmile sestavíte strukturu členění rizik, budete připraveni provést hloubkovou analýzu každého rizika (posoudit a naplánovat všechny spouštěče a důsledky).

Zjednodušte svůj pracovní postup pomocí softwaru pro řízení podnikových procesů.

Plánujte dopředu: vytvářejte zprávy o stavu projektu, abyste mohli zúčastněným stranám sdělovat informace o pokroku

Jak jsem již zmínil, komunikace je základem každého projektu.

Ale i přesto něco, co projektoví manažeři často opomíjejí, je plán řízení komunikace – plán, jak bude projektový tým komunikovat se zainteresovanými stranami projektu. Příliš často se projektová komunikace odvíjí od ad-hoc e-mailů nebo schůzek na poslední chvíli.

Těmto situacím se můžete vyhnout plánováním dopředu. Začněte zahajovací schůzkou projektu a jako součást komunikačního plánu zahrňte šablonu zprávy o stavu projektu.

Uveďte příklad jednoduché zprávy o stavu projektu, kterou můžete zasílat zúčastněným stranám každý týden:

ZÍSKEJTE TUTO ŠABLONU

Tento typ zprávy je neocenitelný pro sdělování aktuálních informací o průběhu projektu. Ukazuje, čeho jste dosáhli, v jasném a konzistentním formátu, což může pomoci upozornit na problémy dříve, než se objeví, budovat důvěru u zúčastněných stran a usnadnit reflexi výkonnosti projektu, jakmile dosáhnete svých cílů.

Možná budete chtít také zahrnout širší zprávu o stavu projektu pro větší aktualizace na měsíční nebo čtvrtletní bázi, jako je tato:

ZÍSKEJTE TUTO ŠABLONU

Výše uvedená šablona vám umožní informovat zúčastněné strany o významnějších aktualizacích, jako jsou nové požadavky na rozpočet, revidované termíny dokončení a hodnocení výkonnosti projektu.

Můžete dokonce zahrnout vizualizaci aktuálních milníků projektu, jako je tento příklad níže:

ZÍSKEJTE TUTO ŠABLONU

Chcete získat další tipy na tvorbu vizualizací pro zlepšení vaší komunikace? Přečtěte si našeho průvodce vizuální komunikací pro firmy.

Šablony plánu řízení projektu

Plán řízení projektu je pravděpodobně nejdůležitějším výstupem, který od vás zainteresované strany obdrží (kromě samotného projektu).

Jsou v něm uloženy všechny informace, na jejichž základě budou zainteresované strany rozhodovat o tom, zda se váš projekt posune dál, nebo bude odkopnut

Proto je dobré začít se šablonou plánu řízení projektu. Použití šablony vám pomůže logicky uspořádat informace a zajistit, aby byly dostatečně poutavé a udržely pozornost zainteresovaných stran.

Šablona návrhu nabídky na stavební práce

Váš návrh nabídky na stavební práce pravděpodobně soutěží s několika dalšími uchazeči. Proto je důležité, aby byl správně zpracován.

Začněte pečlivým přehledem projektu, jako na druhé straně této šablony:

ZÍSKEJTE TUTO ŠABLONU

Ačkoli si možná myslíte, že tento projekt bude podobný jiným, které jste dělali v minulosti, je důležité vypilovat detaily.

To vám také pomůže pochopit rozsah prací, abyste mohli správně odhadnout náklady a dospět k nabídce, která nebude ani příliš vysoká, ani nízká. Ontario Construction News má pro tento proces skvělé rady.

Šablona jednoduchého plánu řízení projektu

Tato jednoduchá šablona plánu řízení projektu, která jasně stanoví všechny informace, které budou vaše zúčastněné strany potřebovat:

ZÍSKEJTE TUTO ŠABLONU

Šablona jednoduchého plánu komunikace při řízení projektu

Klíčovou součástí řízení projektu je zajistit, aby všichni byli v obraze. Komunikační plán projektu zajistí, aby všichni věděli, jak, kde, s kým a kdy bude tým v průběhu projektu komunikovat.

Klíčové je zjistit, jaký druh komunikace je pro zúčastněné strany cenný a jaký je jednoduše zahlcující a nepovede k lepším rozhodnutím.

Tato šablona jasně popisuje všechny tyto faktory, aby pomohla řídit očekávání a odstranila nejasnosti ohledně toho, co a kdy se bude komunikovat:

ZÍSKEJTE TUTO ŠABLONU

Šablona plánu projektu komerčního vývoje

Níže uvedená šablona plánu řízení projektu je jednoduchá a minimální, ale přesto využívá jedinečné rozvržení a jednoduché vizuální prvky, aby vytvořila snadno čitelný a skenovatelný přehled projektu.

Tato šablona je ideální pro řízení staveb nebo konstrukcí nebo jakýchkoli technických projektů:

ZÍSKEJTE TUTO ŠABLONU

Při výběru šablony projektového plánu hledejte takovou, která je dostatečně flexibilní, aby se mohla přizpůsobit případným změnám, které mohou zainteresované strany požadovat před schválením projektu. Nikdy nevíte, co se může v raných fázích plánování projektu změnit!

Závěr: Plán projektu: osvědčené postupy

• Používejte záhlaví, sloupce, a zvýraznění, aby bylo shrnutí projektu přehledné
• Zakreslete harmonogram projektu pomocí Ganttova diagramu (s barevně odlišenými úkoly podle oddělení nebo členů týmu)
• Používejte vizuální prvky, jako jsou organizační schémata a struktury rozdělení rizik, ke komunikaci v rámci týmu a se zúčastněnými stranami
• Vyberte si flexibilní šablonu, kterou můžete aktualizovat podle požadavků zúčastněných stran

Vytvořte si projektový plán.