Pozitivní tón: záleží na tom, jak to řeknete

od Leigh Geraghty

Když se jich ptáme na problémy při psaní obchodních sdělení, mnoho účastníků našich seminářů říká, že mají problémy s tónem svého sdělení. Tón je způsob, jak popsat emocionální kvalitu psaní. Odráží postoj pisatele ke čtenáři a ovlivňuje, jak bude čtenář reagovat. Pisatelé mají tendenci vynakládat velké úsilí na to, aby působili kompetentně a profesionálně, ale nejsou si vždy jisti, jak vytvořit pozitivní tón.

Tři možnosti tónu

Pokud jde o tón, máte tři možnosti: pozitivní, negativní nebo neutrální.

Pozitivní tón: Pozitivní tón je vždy nejlepší volbou. Nejde jen o to být milý – pozitivní tón je srozumitelnější a pomáhá nám dělat věci, protože jeho formulace je jednodušší a používá méně slov. Pozitivní formulací sdělení povzbudíte lidi k tomu, aby uvěřili vašim myšlenkám, a navážete dobré vztahy do budoucna. Pozitivní tón zvyšuje důvěryhodnost.

Negativní tón: Negativní tón má tendenci vyvolat ve čtenáři pocit hněvu a obrany a může poškodit vaši profesionální image. Věty obsahující negativní výrazy sice mohou vést k vyhovění, ale málokdy vedou ke spokojené spolupráci. Negativní tón také může ztížit pochopení a zapamatování vašeho sdělení.

Neutrální tón: Neutrální tón je absence pozitivních nebo negativních výrazů. Neutrální tón neobsahuje žádné pocity – pouze fakta. I když se to může zdát dost nevinné, neutrální tón s sebou nese riziko negativní interpretace v závislosti na náladě čtenáře. Ve skutečnosti může neutrální tón působit chladně, nebo dokonce mrazivě.

V obchodním psaní je vždy nejlepší volbou pozitivní tón – i když je sdělení negativní. Vždy pište se zaměřením na snahu pomoci čtenáři a budovat vztah, i když jste naštvaní.

Jak vytvořit pozitivní tón

Tón se vyjadřuje volbou slov a frází, úhlem pohledu a způsobem, jakým slova a fráze skládáte dohromady. Zde je několik tipů, jak psát v pozitivním tónu:

1. Vyhněte se používání negativních spouštěcích slov, jako např:

.

argumentovat špatně ale neopatrně stěžovat si nebezpečně dlužit zkazit

zpoždění obtížné pochybnost námaha chyba neúspěch porucha však

zodpovědnost omyl označený musí ne nikdy zjevný problém

odmítnout smutně měl by přestat strašné bohužel zbytečné špatné

1. Používejte raději tato pozitivní slova:

prospěch bonus jasný jasný

snadný účinný energie zajistit

rychlý soustředěný teď prosím

mocný jednoduchý silný

1. Užívejte kladný tvar věty. Místo věty „Nezapomeňte si rezervovat zasedací místnost“ předejte sdělení pozitivně: „

1. Soustřeďte se spíše než na problém na řešení nebo akci. Například změňte větu: „Je mi líto, že nemůžeme diskutovat o omezení prodejních cen, protože klíčová osoba s rozhodovací pravomocí je k dispozici až v pondělí,“ na větu: „O omezení prodejních cen můžeme diskutovat v pondělí, až bude klíčová osoba s rozhodovací pravomocí k dispozici.“

1. Vyhněte se dlouhému vysvětlování a zaměřte se na řešení. Místo „Od 13. února do 18. února budu mimo město a nebudu se s vámi moci sejít dříve,“ jednoduše řekněte „Mohu se s vámi sejít po 18. únoru.“

1. Použijte antonyma a odstraňte slovo „ne“. Například:

Místo Pomoc nepřijal. Kancelář nebude otevřena. Nebyli přítomni.

Použijte Pomoc odmítl. Kancelář bude uzavřena. Nebyli přítomni.

Tón je přítomen ve všech písemných sděleních, ať už se jedná o volbu nebo o náhodu. Zvolíte-li pozitivní tón, vybudujete a udržíte si pozitivní vztahy, budete působit profesionálním dojmem a snáze dosáhnete svých cílů.

9. ledna 2017 / Kariérní koučink, Psaní e-mailů, Prezentační dovednosti, Schůzky, Dovednosti psaní