Pětikrokový proces strategického plánování

Strategické plány pomáhají určit, čeho se organizace snaží dosáhnout, a mapují nezbytné kroky potřebné k dosažení úspěchu.

Dříve se strategické plány vypracovávaly na deset let, ale dnes se organizace obvykle dívají 2-3 roky dopředu – některá odvětví plánují jen rok po roce.

Vypracování strategického plánu je několikastupňový proces a jeden krok navazuje na druhý.

Pro zahájení procesu musí mít organizace nadšení pro to, co dělá, a jasnou představu o tom, čeho chce dosáhnout.

Tato jasnost umožňuje vypracování strategie.

Postup v 5 krocích při tvorbě strategického plánu

Krok 1: Napište vizi

Vize je prohlášení (obvykle 2-3 věty), které dává čtenáři (a hlavně organizaci) mentální představu o tom, čím se organizace chce stát nebo čeho chce dosáhnout.

Je důležité pochopit, kam organizace směřuje, a teprve poté může vypracovat strategický plán, jak se tam dostat.

Cena prohlášení o vizi spočívá v tom, že dává vedení a zaměstnancům společný cíl.

K usnadnění sezení o vizi:

Svolejte vizionáře do místnosti.

Požádejte je, aby zavřeli oči a popsali mentální obraz, který vidí, až organizace dosáhne svého optimálního stavu.

Dokumentujte myšlenky, které popisují obraz, na flipchart.

Dohodněte se na všem, co je popsáno.

Nějaký čas se věnujte formulaci nebo si s ní pohrajte, dokud nebude přesně popisovat myšlenky.

Příklad prohlášení o vizi

„Čistírna ABC bude přední profesionální prádelnou
v metropolitní oblasti tím, že bude poskytovat bezkonkurenční
obsluhu zákazníkům a čisticí služby, které předčí konkurenci“.

Krok 2: Napište prohlášení o poslání

Poslání je vysvětlení, proč organizace existuje a jakou cestou se vydá, aby dosáhla své vize.

Poslání je obvykle kratší než prohlášení o vizi, ale ne vždy a je specifické pro danou organizaci.

Jedná se o prohlášení, které popisuje, čím se organizace zabývá a proč existuje.

Pro usnadnění procesu tvorby prohlášení o poslání:

Skupina se podívá na prohlášení o vizi a zahájí proces brainstormingu prohlášení o poslání.

Projděte po místnosti a požádejte každého, aby krátce (5-7 slovy) popsal své myšlenky a zdokumentoval své odpovědi na flipchart.

Jakmile všichni zapíší své myšlenky, hledejte podobnosti a obvykle se přirozené prohlášení vyplní samo.

Zformulujte a upřesněte prohlášení, dokud se všichni neshodnou, že odráží poslání organizace.

Příklad prohlášení o poslání

„Existujeme, abychom „pomáhali našim zákazníkům pečovat
a prodlužovat životnost jejich investic do oblečení“.

Krok 3: Proveďte analýzu mezer

Analýza mezer je proces, kterým organizace prochází, aby zjistila mezery mezi svým současným stavem a tím, čeho chce dosáhnout – svou vizí.

Pro provedení analýzy mezer se jednoduše podívejte na to, kde organizace je, a porovnejte to s tím, kde doufá být.

Tento proces obvykle zahrnuje krok zkoumání údajů mimo organizaci a také důkladný pohled na údaje uvnitř organizace.

Příklady mezer, na které by se organizace mohla podívat, jsou následující:

• Podíl na trhu

• Financování

• Vnitřní procesy/systémy

• Vztahy s veřejností

• Spokojenost zákazníků a kvalita výrobků/služeb (ty jsou také považovány za kritické faktory úspěchu).

Příklad současného stavu organizace:

1. Skóre spokojenosti zákazníků 65;
2. Marže zisku 1 %
3. 10 % podílu na trhu
4. 10 % návratnosti nekvalitních úklidů

Krok č. 4: Napište cíle SMART

Napište cíle SMART na 2-3 roky dopředu (některé organizace volí kratší nebo delší období v závislosti na organizaci).

Příklad cílů organizace:

1. Do roku 20xx bude mít čistírna ABC skóre spokojenosti zákazníků 85
2. Do roku 20xx bude mít čistírna ABC ziskovou marži 5 %
3. Do roku 20xx bude mít čistírna ABC 25% podíl na trhu
4. Do roku 20xx bude mít čistírna ABC méně než 2% návratnost nekvalitních úklidů

Tady se setkává guma s cestou.

Cíle jsou skvělá věc, ale pokud nejsou realizovány a někdo za ně nenese odpovědnost prostřednictvím strukturovaného procesu řízení výkonu, nejsou ničím víc než slovy na papíře.

Aby cíle dostaly nějaký náboj, je třeba je přenést na úroveň oddělení a nakonec i na úroveň zaměstnanců. To znamená určit, kdo je bude plnit.

Příklad dokumentu o cílech

Krok 5: Sledování pokroku

Cíle by se měly sledovat alespoň jednou za čtvrtletí.

To může být tak jednoduché, jako požádat odpovědnou osobu, aby poskytla aktuální informace o stavu svých cílů za dané čtvrtletí.

Je velmi důležité, aby se tak dělo, protože všechny organizace jsou dnes tak zaneprázdněné, že každodenní povinnosti mohou někdy stát v cestě plnění dlouhodobých cílů.

Jednou ročně je třeba strategický plán a cíle přezkoumat a aktualizovat tak, aby odrážely aktuální podmínky a změny na trhu, a zajistit tak, aby se cíle zaměřovaly na současný stav organizace.

Pomocí dokumentu o cílech můžete sledovat stav plnění cílů.

O cílech hovořte na každé schůzce zaměstnanců, aby každý pochopil jejich prioritu.

Mnoho organizací nevytváří strategický plán, protože je tento proces zastrašuje.