Orientace nového zaměstnance plus kontrolní seznam, který vás udrží na správné cestě

Orientace nového zaměstnance je první oficiální zkušeností nových zaměstnanců se zaměstnavatelem po jejich nástupu do týmu. Měla by poskytnout dobré seznámení s firemní kulturou, pracovními povinnostmi zaměstnance a příležitost k vyplnění všech požadovaných dokumentů. Doporučujeme použít kontrolní seznam, abyste zajistili co nejlepší zkušenosti.

Připravili jsme pro vás kontrolní seznam pro orientaci nových zaměstnanců, který vám pomůže zapamatovat si základní úkoly, jako je vyplňování mzdových listů a dokumentů týkajících se dodržování předpisů, nastavení kanceláře a bezpečnostních průkazů, a nejdůležitější úkol – aby se nový zaměstnanec cítil vítaný.

Stáhněte si kontrolní seznam pro nástup nových zaměstnanců ve formátu PDF nebo DOC

Kontrolní seznam pro orientaci nových zaměstnanců pomůže vaší firmě udržet si přehled o úkolech při orientaci nových zaměstnanců, abyste zajistili skvělý start nových zaměstnanců. Obsahuje papíry pro nové zaměstnance, jako jsou formuláře I-9 a W-4, které je třeba vyplnit. Zahrnuje také úkoly, jako je nastavení IT systémů a příprava pracovního místa zaměstnance.

Do procesu orientace nových zaměstnanců byste měli zahrnout minimálně následující činnosti:

• Představení zaměstnance a vedoucího pracovníka
• Informační sezení o společnosti (zázemí, poslání, hodnoty)
• Zaškolení na pracovišti
• Čas na podepsání dokumentů pro nové zaměstnance
• Přehled bezpečnostních postupů
• Balíček výhod
• Procházka pracovištěm (pokud je to vhodné)

Náš kontrolní seznam pro orientaci nových zaměstnanců je ke stažení a můžete si ho upravit podle potřeb vaší firmy. Pomůže vám zajistit, abyste během orientačního procesu nevynechali žádné důležité požadované dokumenty pro nové zaměstnance. Obsahuje všechny základní úkoly při orientaci nového zaměstnance, jako je představení, které je třeba provést, papírování, které je třeba vyplnit, a časové rámce.

Šablonu budete muset upravit tak, aby zahrnovala položky relevantní pro vaši firmu, jako jsou prohlídky kanceláří, parkovací průkazy, objednávání uniforem nebo kroky k získání fotografií pro zaměstnanecký odznak nebo tiskovou zprávu. Stažením naší šablony si ušetříte vytváření vlastního kontrolního seznamu od začátku.

Přijímání a orientace během procesu přijímání nových zaměstnanců

Pokud jste dokončili proces přijímání zaměstnanců, pak vás čekají další kroky: orientace a přijímání. Proces přijímání nových zaměstnanců začíná dlouho před jejich prvním dnem. Začíná, jakmile zaměstnanec přijme vaši nabídku, a pokračuje po celý první rok onboardingem a školením. Obvykle trvá zhruba osm měsíců, než je nový zaměstnanec v práci plně produktivní.

Poskytnutí důkladného onboardingu jako součásti procesu orientace nového zaměstnance zajistí, že čas nebude promarněn a že zaměstnanec pravděpodobně zůstane. Na obrázku níže si prohlédněte základní kroky procesu přijímání nových zaměstnanců a všimněte si, že orientace začíná první den zaměstnance.

Proces přijímání nových zaměstnanců znázorněný v pěti krocích

Všechny tyto kroky jsou zahrnuty ve výše uvedeném kontrolním seznamu pro nové zaměstnance. Níže se budeme některým úkolům věnovat podrobněji, abyste měli přehled o tom, co a kdy máte udělat.

Den první: Přivítání a orientace

V den první musíte u každého nového zaměstnance udělat dvě důležité věci. První úkol – papírování nového zaměstnance – je nejnaléhavější, ale ne nejdůležitější. Nejdůležitější je, aby se nový zaměstnanec cítil vítaný. Na konci prvního dne budete chtít, aby byl nový zaměstnanec přesvědčen, že udělal skvělé rozhodnutí, když nastoupil do vaší firmy.

Vaším úkolem v první den je inspirovat a motivovat ho, aby se vrátil druhý den. Toho dosáhnete tím, že se ujistíte, že je správně vyřízeno veškeré papírování (nejnaléhavější), a že se budou ve vaší firmě cítit vítáni (nejdůležitější).

Činnosti, které je vhodné zvážit během prvního týdne orientace, jsou následující:

• Naplánujte individuální schůzky s klíčovými zaměstnanci, se kterými bude nový zaměstnanec pracovat
• Nabídněte pomocné listy, jako je telefonní seznam firmy, mapa kanceláří, nebo pokyny pro hlasovou poštu
• Poskytněte seznam toho, kdo co dělá v jejich oddělení, pro případ, že by měli otázky
• Dejte jim kopii organizačního schématu a vysvětlete jim, jak je společnost strukturována
• Ukažte jim, kde jsou umístěny plakáty s pracovněprávními předpisy, a nabídněte jim zodpovězení otázek
• Zajistěte prohlídku budovy, aby věděli, kde jsou konferenční místnosti, kopírky a nouzové východy
• Popište jim školení, které absolvují, a kdy / kde se bude konat
• Ujistěte se, že vědí, kde najdou uživatelské příručky, dokumenty a referenční materiály
• Nechte je stínovat kolegu, aby viděli, jak vypadá den v životě spolupracovníka
• Ujistěte se, že mají všechny nástroje, které ke své práci potřebují: počítač, VPN, odznaky, klíče, adresy URL webových stránek a průkazy
• Seznámit je s posláním, vizí, hodnotami a strategickým plánem společnosti
• Naplánovat jim čas s nadřízeným, aby si prošli popis své práce a zodpověděli otázky

Přidělit různé členy týmu, manažery a kolegy, kteří jim pomohou s výše uvedenými úkoly. I když nemáte formální mentoringový program, vyberte si kolegu, který bude nového zaměstnance prvních několik týdnů každý den kontrolovat. Tato osoba může být pro nového zaměstnance zdrojem informací, na které se může zeptat – na pracovní i nepracovní věci, například jak poslat fax nebo kam jít na oběd.

HR Tip: Aby se zaměstnanec cítil vítaný a neochladl, zvažte možnost požádat někoho z kolegů, aby ho první týden každý den pozval na oběd. První den můžete dokonce uhradit náklady na oběd, aby je jejich nadřízený nebo peer mentor pozval na oběd. Využijte tento první týden k tomu, abyste novému zaměstnanci pomohli vybudovat si vztahy se spolupracovníky, aby začal pociťovat loajalitu k vaší společnosti a svému týmu.

Papírování nového zaměstnance

Papírování nového zaměstnance je část personalistiky, která nové majitele firem nejvíce odrazuje. Abyste na nic zásadního nezapomněli, pomůže vám kontrolní seznam. Zde je seznam všech dokumentů a formulářů, které může zaměstnanec potřebovat vyplnit, zkontrolovat a/nebo podepsat. Pomocí odkazů níže najdete články, šablony nebo pokyny ke každému z těchto dokumentů, které vám usnadní správu nástupu do zaměstnání.

• I-9: Slouží k ověření způsobilosti k zaměstnání. Požádejte zaměstnance, aby si první den přinesl průkaz totožnosti.
• W-4: Slouží ke shromažďování daňových srážek zaměstnanců. Může existovat verze W-4 pro státní daně, kterou je také třeba vyplnit.
• Příručka zaměstnance:
• Další zásady společnosti: Nechte zaměstnance prostudovat a podepsat příručku pro zaměstnance: Příklady: Zásady sexuálního obtěžování, zásady mateřské dovolené a zásady volna.
• Zaměstnání na základě vlastní vůle:
• Formulář pro přímé platby: Ujistěte se, že zaměstnanec rozumí vašim zásadám zaměstnávání na základě vlastní vůle:
• Formulář údajů o zaměstnanci s kontaktními údaji pro případ nouze: Použijte jej ke shromáždění bankovních údajů pro výplatu mezd zaměstnanců, pokud nabízíte přímé platby:
• Podepsaný nabídkový list:

HR Tip: Vyžádejte si podepsanou kopii, pokud jste ji ještě neobdrželi: Místo toho, abyste novému zaměstnanci předali štos dokumentů a odešli, zvažte rozložení kontroly dokumentů do několika prvních dnů. Zvažte, zda si s novým zaměstnancem neprohlédnete jednotlivé položky, abyste předešli jeho zahlcení. Například můžete první den zkompletovat mzdovou dokumentaci a dokumentaci I-9, druhý den dokumentaci k benefitům, třetí den zásady, čtvrtý den příručku atd.

Pokud ve stejný den nastupuje více nových zaměstnanců, můžete si s nimi naplánovat společný čas na projití důležitých zásad, jako je zamezení sexuálního obtěžování nebo projití celé příručky pro zaměstnance, a umožnit jim klást otázky. Položky, které se nepoužívají hned, jako například formulář o výdajích zaměstnance, mohou počkat a být zkontrolovány, jakmile si zaměstnanec naplánuje svou první služební cestu.

Pomoci novému zaměstnanci cítit se vítán

Jak již bylo zmíněno, jedná se o cennější část úvodního seznámení nového zaměstnance, protože mu pomáhá cítit se vítán. Může se seznámit se svým týmem, dozvědět se priority svého nadřízeného, pochopit poslání společnosti a cítit se jako její součást.

Nový zaměstnanec se také může cítit ztracený v tom, jak zapadá do celkového obrazu podniku. Pingboard umožňuje vytvořit organizační schéma, které můžete sdílet se všemi zaměstnanci, aby viděli, kam jejich práce v rámci společnosti zapadá. Je zdarma až pro 50 zaměstnanců, automaticky se aktualizuje díky integraci s ADP, BambooHR, Google G Suite a dalším personálním softwarem a promění vaši organizační strukturu v databázi zaměstnanců s možností vyhledávání, která je přístupná prostřednictvím aplikace Pingboard.

Navštivte Pingboard

Onboarding – první týden v práci

První týden v práci je pro většinu nových zaměstnanců nervy drásající. Vaším úkolem je zajistit, aby se cítili vítáni, povzbudit je, že si budou moci osvojit vaše procesy, systém a kulturu, a zajistit, aby měli v prvních dnech k dispozici osobu, která jim pomůže s dotazy.

Otázkou mnoha zaměstnavatelů je, kdo by měl onboarding provádět. Personální oddělení má sice důležitou roli, ale ukazuje se, že noví zaměstnanci chtějí, aby se na tom podíleli různí lidé. Nejdůležitější je management. Není překvapením, že zaměstnanci chtějí vědět, co od nich vedoucí pracovníci podniku v nové práci očekávají. Proto vedoucí pracovníci podniků zvažte naplánování času s novými zaměstnanci.

33 % nových zaměstnanců dává přednost tomu, aby jejich seznámení vedl tým vedoucích pracovníků. Zdroj: MŠMT ČR, s. r. o: BambooHR

Často kladené otázky (FAQ) o orientaci nových zaměstnanců

Jaký je rozdíl mezi orientací a nástupem?

Zaměstnanecká orientace a onboarding jsou si velmi podobné, nicméně orientace probíhá při nástupu zaměstnance do práce – u některých společností trvá jeden den, u jiných týden i déle. Obvykle je strukturovaná – někdy se koná formou výuky – a skládá se z přivítání a představení ve společnosti a z vyplnění všech potřebných dokumentů, například pro mzdy nebo benefity.

Onboarding je spíše průběžný proces, který zaměstnance seznamuje s procesy a pomáhá mu více se zapojit; obvykle pokračuje, dokud se pracovník ve firmě více neusadí.

Můžu provést více orientací zaměstnanců najednou?

Můžete provést více orientací najednou; ve skutečnosti byste se o to měli snažit, kdykoli je to možné. Ušetří vám to čas, který byste museli věnovat opakovanému vedení stejného sezení, a také to dává novým zaměstnancům příležitost navázat kontakt s lidmi, kteří jsou ve firmě noví stejně jako oni. Pokud budete dodržovat strukturovaný formát, který bude fungovat pro všechny pozice (pro specifická školení můžete vždy připravit samostatná minisession), mělo by to fungovat dobře.

Jaká témata by měla být zahrnuta v orientačním programu pro zaměstnance?

Měli byste poskytnout vřelé přivítání a kromě toho projít informace o firemních postupech (bezpečnost a úkoly nesouvisející s bezpečností), výhodách a odměňování, papírování nových zaměstnanců, placeném volnu, školení, uspořádání budovy atd. Program budete muset přizpůsobit své firmě, ale toto jsou obecné informace, které se mohou týkat každé společnosti.

Bottom Line

Zaměstnanci jsou pro vaši společnost přínosem, pokud jsou schopni vykonávat práci, na kterou jste je přijali. Abyste to zajistili, ujistěte se, že vaši noví zaměstnanci dobře začínají. Náš kontrolní seznam pro orientaci nových zaměstnanců zajistí víc než jen to, že zvládnete veškeré papírování s novými zaměstnanci. Pokud jej budete používat, pomůže vám snížit fluktuaci, zaujmout nové zaměstnance a zkrátit dobu, po kterou budou vaši noví zaměstnanci produktivní.