Pracovní výkaz. Ačkoli to zní jednoduše, sepsat ho správně není snadný úkol. Nic však není pro úspěch projektu zásadnější. Pokud je prohlášení o práci příliš vágní, příliš široké nebo příliš obecné, může ponechat prostor pro různé interpretace, což může vést k problémům v budoucnu. To platí pro interní projekt a dvojnásob to platí, pokud jsou do něj zapojeni dodavatelé.
„Nesprávné provedení prohlášení o práci je často důvodem, proč se strany dostanou do sporu,“ říká David M. Greenberg, právník ve skupině pro technologie, média a telekomunikace v newyorské kanceláři Greenberg Traurig LLP.
Chcete-li, aby váš projekt proběhl správně hned napoprvé, řiďte se těmito pokyny pro sepsání efektivního prohlášení o provedení práce neboli SOW, jak se mu s oblibou říká.
Pochopte, co je to SOW.
SOW definuje rozsah požadované práce a čas, ve kterém má být provedena. Je to „základní kámen smlouvy“, říká Nick Scafidi, manažer nákupu IT u dodavatele energie National Grid USA ve Westboro ve státě Massachusetts. „Stanovuje očekávání, výsledky, co je přijatelné, cenu a cenový harmonogram. Bez toho je to jako říct dodavateli: „Postavte mi dům“ a říct mu, kdy, jaký nebo jak velký.“
Zjistěte, co je třeba zahrnout.
Bruce Russell, který podepsal mnoho SOW, když byl provozním ředitelem ve společnosti zabývající se vývojem softwaru, říká, že dobrá SOW obsahuje tyto věci:
- Hlavní výstupy a kdy se očekávají.
- Úkoly, které podporují výstupy, a také to, která strana – najímající společnost nebo poskytovatel služeb – bude tyto úkoly provádět.
- Proces řízení projektu spolu s tím, jak často se budou scházet řídící výbory.
- Jaké zdroje jsou pro projekt potřeba, jaká zařízení budou použita a čí vybavení bude potřeba, stejně jako požadavky na testování.
- Kdo a kdy zaplatí jaké náklady.
„Pracovní výkaz spojuje všechny prvky na začátku,“ říká Russell, nyní výkonný profesor na Northeastern University’s College of Business v Bostonu. „A čím přesnější a kvantitativnější ho můžete udělat, tím lépe.“
Definice úspěchu.
Prohlášení o práci by mělo všem stranám objasnit, co představuje úspěch nebo neúspěch, říká Melise R. Blakeslee, právnička ve skupině transakcí v oblasti duševního vlastnictví, médií a technologií ve společnosti McDermott Will & Emery LLP ve Washingtonu.
„Musíte dostatečně popsat, co je to práce, a kritéria, jak se oba shodnete“, že je něco úspěšně dokončeno, říká Ruth Anne Guerrero, manažerka standardů ve společnosti Project Management Institute Inc. v Newtown Square v Paříži a bývalá manažerka IT projektů.
Podle jejích slov, pokud například očekáváte, že váš dodavatel vypracuje uživatelské požadavky, měla by vaše SOW uvádět, že dodavatel musí provést rozhovor s konkrétními skupinami uživatelů a nechat si požadavky schválit, než bude práce považována za hotovou. To definuje úspěch lépe než pouhé konstatování: „Prodejce vypracuje uživatelské požadavky.“.
Definice úspěchu závisí na projektu, říká Guerrero. Vedoucí IT projektů musí specifikovat, zda je úspěšná implementace definována rychlostí, dobou odezvy, snadností použití nebo všemi třemi a poté je kvantifikovat v SOW.
Nezapomeňte na časový plán.
Úspěšnou implementaci však nelze definovat pouze rychlostí nebo snadností odezvy systému. Vždyť k čemu je skvělá aplikace, když její vytvoření trvá deset let? Proto musí SOW obsahovat časové prvky. Guerrero doporučuje používat spíše jazyk, který umožňuje určitou flexibilitu než pevné datum v kalendáři. V SOW by mělo být například uvedeno, že požadavky na koncového uživatele mají být předloženy dva měsíce po podpisu smlouvy – formulace, která stále umožňuje posunout projekt kupředu a zároveň zohledňuje možné problémy, jako je zpoždění při podpisu smlouvy.
SOW by také měla určovat konkrétní časy pro formální kontroly, aby si všichni zúčastnění mohli potvrdit, že jdou podle plánu, říká Matt Liberatore, profesor na katedře rozhodovacích a informačních technologií a John F. Connelly Chair in management na College of Commerce and Finance na Villanova University ve Villanově v Paříži.
Vázat platby na milníky.
Další klíčovou složkou pro udržení práce na správné cestě je stanovení konkrétních milníků v SOW a vázání platby na úspěšné dokončení, říká Blakeslee.
Když Scafidi sepíše SOW, stanoví, že platby dodavatelům budou provedeny po převzetí klíčových výstupů. Upozorňuje také, že si ponechá část platby, dokud dodavatel neprokáže, že všechny výstupy fungují společně.
Používejte jazyk, kterému každý rozumí.
Oddělení IT a jeho dodavatelé nejsou jediní, kdo používá SOW, říká Blakeslee. Nepište ji tedy tak, jako by ji viděli jen lidé z IT. „Měla by být srozumitelná koncovým uživatelům, dodavatelům služeb, managementu i soudci,“ říká.
Buďte konkrétní.
Přestože výkazu práce musí rozumět řada stran, buďte při popisu rozsahu projektu a požadavků přesní, říká Blakeslee. Setkala se s dokumenty, které stanovovaly vágní cíle, například „bude pracovat podle svých nejlepších schopností“. Přirovnává to k situaci, kdy si majitel domu najme malíře s instrukcemi, aby „vynaložil co největší úsilí“.
„Pokud to malíř udělá, ale namaluje váš dům fialově místo bíle, pak byste vůči němu neměli nárok,“ říká.
Scafidi si takovou radu vzal k srdci. Místo toho, aby uvedl, že úkol bude trvat „přiměřenou dobu“, píše Scafidi: „Uvedený úkol nebude trvat déle než čtyři hodiny“.
„Advokáti se cítí dobře, když máme v takových věcech jasnou a jednoznačnou definici,“ říká.
Pamatujte na postprodukční potřeby.
Guerrero doporučuje zahrnout požadavky na postprodukci do SOW. Vysvětlete, jaké testování a podporu budete od dodavatele potřebovat, říká. A pokud plánujete, že po instalaci budou systém podporovat interní pracovníci, měla by SOW řešit, zda dodavatel vyškolí vaše zaměstnance. Taková formulace podle ní zaručí, že dodavatel „jen nedodá systém a neodejde“.
Prattová je přispěvatelkou časopisu Computerworld ve Walthamu ve státě Massachusetts. Kontaktujte ji na adrese [email protected].
.