Přestože tradiční faxy rychle nahrazují e-mailové a internetové faxové služby, je stále důležité vědět, jak tento pracovní stroj používat. Zde je několik základních pokynů pro odesílání a příjem faxu.
Odesílání faxu:
Reklama
Reklama
- Ujistěte se, že je fax zapojen do zdroje napájení a také do funkční telefonní zásuvky.
- Zapněte faxový přístroj.
- Zjistěte faxové číslo cílového faxu.
- Shromážděte dokumenty, které chcete odeslat, a seřaďte je v pořadí, v jakém je chcete přijmout.
- Vyplňte samostatný list papíru, tzv. krycí list, na který uveďte jméno příjemce, číslo faxu/telefonní číslo, své jméno, telefonní číslo, krátkou zprávu a počet stran (včetně krycího listu).
- Položte dokumenty lícem nahoru do podávacího zásobníku faxu s krycím listem nahoře
- Vytočte faxové číslo příjemce (pokyny k vytáčení pro mezinárodní hovory)
- Stiskněte tlačítko „fax“ nebo „odeslat“ v závislosti na konkrétním modelu faxu
Teď fax naskenuje jednotlivé stránky dokumentu do své paměti. Po naskenování všech stránek uslyšíte sérii faxových tónů. Tyto tóny signalizují „handshake“ mezi odesílajícím a přijímajícím faxem a navazují komunikační spojení. Vyčkejte několik minut, než se fax odešle. Pokud je faxový přístroj vybaven malým displejem, vyhledejte potvrzení, že fax prošel. Některé faxy také vytisknou krátkou potvrzovací zprávu.
Podívejte se, jak přijmout fax:
- Ujistěte se, že je faxový přístroj zapojen, zapnut a připojen k funkční telefonní zásuvce. Tato telefonní zásuvka může být buď běžná telefonní linka, nebo vyhrazená faxová linka. Důležité je, aby odesílatel měl správné číslo.
- Ujistěte se, že faxový přístroj má dostatek inkoustu v tonerové kazetě. Tonerové kazety mají obvykle nějaký indikátor, kdy je toner vyčerpán. Většina moderních faxů vás také upozorní na nedostatek toneru.
- Ujistěte se, že je v zásobníku papíru faxu vložen dostatek papíru do tiskárny. Papír větrejte (přejeďte palcem po spodní straně a oddělte jednotlivé stránky), aby nedošlo k zaseknutí papíru v přístroji.
- Pokud je na faxu telefon, bude zvonit. Nezvedejte jej.
- Vyčkejte na tóny „handshake“, které signalizují, že fax hovoří s přístrojem odesílatele.
- Fax začne automaticky tisknout jednotlivé stránky faxu.
- Podívejte se na titulní list, zda jste obdrželi tolik stránek, kolik bylo odesláno.
- Jde-li o důležitý dokument, patří ke kancelářské etiketě zavolat odesílateli nebo mu poslat e-mail a potvrdit, že jste fax obdrželi.
Na další straně si povíme, jak řešit běžné problémy s faxem.
.