Předpisy Národní správy archivů a záznamů v té době vyžadovaly, aby všechny e-maily odeslané nebo přijaté z osobních účtů byly uchovány jako součást záznamů agentury.
Paní Clintonová a její asistenti to však neudělali.
Kolik e-mailů bylo na účtu paní Clintonové, není jasné, stejně jako postup, kterým její poradci určili, které z nich se týkaly její práce na ministerstvu zahraničí, než je předali.
„Je škoda, že to neproběhlo automaticky, když byla ministryní zahraničí, jak by mělo,“ řekl Thomas S. Blanton, ředitel Archivu národní bezpečnosti, skupiny sídlící na Univerzitě George Washingtona, která se zasazuje o transparentnost vlády. „Někdo na ministerstvu zahraničí si zaslouží uznání za to, že převzal iniciativu a požádal o vrácení záznamů. Většinou je k tomu zapotřebí hrozba soudního sporu a ztrapnění.“
Pan Blanton řekl, že vysocí úředníci by měli pracovat tak, jak to dělá prezident Obama, a posílat e-maily ze zabezpečeného vládního účtu, přičemž každý záznam by měl být uchován pro historické účely.
„Osobní e-maily nejsou bezpečné,“ řekl. „Vysocí úředníci by je neměli používat.“
Sankce za nedodržení federálních požadavků na uchovávání záznamů jsou vzácné, protože Národní archiv má jen malé donucovací schopnosti.
Mluvčí paní Clintonové pan Merrill odmítl upřesnit, proč se rozhodla vyřizovat záležitosti ministerstva zahraničí ze svého osobního účtu. Uvedl, že vzhledem k tomu, že paní Clintonová posílala e-maily ostatním úředníkům ministerstva zahraničí na jejich vládní účty, měla „plné očekávání, že budou uchovány“. Nezabýval se e-maily, které paní Clintonová mohla posílat zahraničním představitelům, lidem v soukromém sektoru nebo vládním úředníkům mimo ministerstvo zahraničí.
Odhalení o soukromém e-mailovém účtu je ozvěnou dlouhodobé kritiky, která byla na adresu bývalé ministryně i jejího manžela, bývalého prezidenta Billa Clintona, směřována za nedostatek transparentnosti a sklon k utajování.
Vyjádřil se také k tomu, že paní Clintonová se v minulosti snažila zachovávat mlčenlivost.