Nikdo nemá rád změny, ale jak vaše firma roste, nemáte jinou možnost než je přijmout. Musíte zvážit přijetí efektivních řešení, jako je EDI, abyste zefektivnili transakce s obchodními partnery. Vzhledem k široké nabídce softwaru a služeb EDI na současném trhu však může být obtížné najít ten, který nejlépe vyhovuje potřebám vaší společnosti. Ať už jste v oblasti EDI nováčkem, nebo dlouhodobým uživatelem, tento průvodce pro kupující vám pomůže lépe porozumět možnostem volby, abyste mohli najít řešení EDI, které bude pro vaši společnost nejvhodnější a přinese jí strategickou výhodu.
Konkrétně vám tento průvodce poskytne informace o následujících tématech:
Co je to software EDI?
Software pro elektronickou výměnu dat (EDI) je robustní technologie, která usnadňuje výměnu obchodních dokumentů z jednoho počítače do druhého ve standardním elektronickém formátu mezi obchodními partnery a umožňuje jim efektivně spolupracovat. Prostřednictvím softwaru EDI lze automaticky odesílat tisíce standardních obchodních dokumentů. Mezi běžné příklady patří stavy přepravy, faktury, nákupní objednávky, skladové doklady a celní informace.
Technologie EDI eliminuje manuální komunikaci B2B a umožňuje společnostem ušetřit čas a peníze v celém dodavatelském řetězci, zvýšit rychlost zpracování, snížit chybovost, zlepšit spolupráci mezi obchodními partnery a zvýšit spokojenost a loajalitu zákazníků. Protože EDI je zcela bezpapírová a nevyžaduje téměř žádný lidský zásah, obchodní dokumenty proudí přímo z počítačového systému odesílatele (např. logistický systém nebo software ERP) do počítačového systému příjemce (např, systém pro správu objednávek).
Funkce softwaru EDI
| Funkce | Popis |
|---|---|
| Překlad EDI | Identifikuje údaje potřebné k zápisu, načte potřebné informace z jakéhokoli odpovídajícího systému (například ERP nebo objednávky prodeje), uspořádá data do struktury, které prodejce rozumí (splňuje formát jeho systému nebo předem dohodnutou strukturu objednávky), a odešle požadavek prodejci |
| Mapování EDI | Převede informace do formátu, který je snadněji použitelný v nových prostředích. Patří sem ploché soubory, XML a další. |
| Zabezpečení transakcí | Používání protokolů, jako jsou zabezpečené FTP a HTTPS, k zabezpečení komunikace a zachování vašich transakcí mezi zúčastněnými stranami. |
Přínosy softwaru EDI
EDI existuje již od konce 60. let minulého století a přínosy se vždy ukázaly jako dramatické. Podívejte se na některé výhody softwaru EDI:
| Přínos | Popis |
|---|---|
| Zvýšení rychlosti | Zrychlení obchodního cyklu přibližně o 61 procent. Zprávy EDI lze odesílat automaticky pomocí předem nakonfigurovaných pracovních postupů, takže transakce mezi obchodními partnery mohou být dokončeny během několika minut namísto dnů nebo týdnů. |
| Zvýšená přesnost | Při ručním zpracování transakcí existuje větší riziko lidské chyby, což může výrazně ovlivnit vaše podnikání. Odborníci odhadují, že problémy s kvalitou dat stojí americké společnosti přibližně 3 biliony dolarů ročně. EDI může přinést přibližně 30 až 40procentní snížení počtu transakcí s chybami. |
| Snížení transakčních nákladů | Snížíte své transakční náklady přibližně o 35 procent. Kupujícím, kteří zpracovávají velké množství transakcí, umožňuje software EDI ušetřit až miliony dolarů ročně díky slevám za včasné platby. |
| Lepší zákaznická zkušenost | Zajistit synchronizaci očekávání mezi prodávajícím a kupujícím, a tím snížit nejednoznačnost mezi stranami a dosáhnout vyšší úrovně spokojenosti zákazníků. Podle některých odhadů může EDI zkrátit dobu cyklu od objednávky k pokladně přibližně o 20 %, čímž se zlepší transakce a vztahy s obchodními partnery. |
| Zlepšení řízení zásob | Řízení zásob je klíčové, protože ovlivňuje všechny oblasti vašeho podnikání – od skladové haly až po zákaznickou podporu. Automatizací procesu výměny obchodních dokladů můžete snadno zvýšit přehlednost svého dodavatelského řetězce. EDI má funkci sledování, která vám umožní snadno zjistit, jaké zásoby máte a kde se nacházejí. A protože EDI poskytuje aktualizace v reálném čase, můžete efektivně rozdělovat své zdroje, předcházet nedostatkům a prakticky eliminovat nadbytečné zásoby. |
Co vaše firma potřebuje?
Ať už je vaše firma malá firma, nezisková organizace nebo nadnárodní korporace, musíte mít přesný, efektivní a včasný způsob výměny obchodních dokumentů s obchodními partnery. To znamená integraci řešení EDI do vašeho stávajícího komunikačního systému B2B. Bez systému založeného na EDI je předávání objednávek a dalších dokumentů obchodním partnerům nákladné, časově náročné a náchylné k chybám.
Existuje mnoho různých typů EDI, včetně přímého EDI (známého také jako point-to-point), webového EDI, EDI sítě a plné B2B integrace. Každý typ EDI má své výhody a nevýhody v závislosti na velikosti a potřebách vašeho podniku.
- Začínající a jiné malé podniky: Startupy a další malé podniky, které si chtějí pořídit řešení EDI, si obvykle vystačí s webovým EDI, ke kterému lze přistupovat a používat jej prostřednictvím webových prohlížečů, jako jsou Google Chrome a Firefox. Pomocí webových prohlížečů můžete jednoduše vyplnit standardizované formuláře s obchodními údaji, které chcete sdílet. Webové EDI je pro malé a střední podniky často nejjednodušší a cenově nejdostupnější způsob, jak začít vyměňovat obchodní data se svými obchodními partnery pomocí EDI. Také proto, že mnoho webových řešení EDI spolupracuje s velkými obchodními řetězci, jako jsou Target a Walmart, se snižuje složitost, která je spojena s typickým nastavením EDI.
- Stávající uživatelé EDI, kteří hledají další funkce: Jak se vaše podnikání rozšiřuje a připojujete se k více zákazníkům, měl by se váš software EDI rozšiřovat bez nutnosti najímat specializované pracovníky pro správu funkcí EDI. Pokud máte nejasné plány růstu, možná budete chtít zvážit pořízení cloudového EDI, které zajistí neomezenou škálovatelnost spojenou se spravovatelnými a flexibilními cenovými strukturami.
- Velké společnosti: Větší společnosti obvykle zpracovávají velký objem transakcí, takže pravděpodobně uplatňují hybridní přístup, v němž kombinují různé typy EDI, aby si zajistily, že budou schopny efektivně pracovat se všemi svými obchodními partnery. Velké společnosti se stále častěji snaží navázat spolupráci s renomovanými poskytovateli EDI, kteří zvládnou každodenní správu jejich systému EDI.
Nejlepší software EDI
Výběr správného řešení EDI pro vaši společnost je poměrně obtížný, protože na trhu existuje široká škála možností. Zatímco některé organizace dávají přednost správě vlastního interního systému EDI, mnohé se snaží spolupracovat s poskytovatelem EDI. Ať už se rozhodnete pro jakoukoli cestu, zde jsou některá oblíbená řešení EDI, která stojí za zvážení:
- TrueCommerce je systém EDI a elektronického obchodu, který poskytuje malým a středním podnikům jedinou platformu, z níž mohou spravovat všechny své transakce EDI. TrueCommerce je navržen tak, aby urychlil procesy dodavatelského řetězce, a propojuje podniky s robustní obchodní platformou s přístupem k více než 10 000 maloobchodníků po celém světě.
- B2BGateway je cenově dostupné a plně spravované řešení EDI, které umožňuje přidávat obchodní partnery, kteří neumí EDI. Přidání obchodních partnerů do systému je velmi snadné, protože musí zaplatit pouze jednorázový poplatek a malý měsíční poplatek za údržbu. Také pokud chcete, aby se vaše EDI a účetní programy propojily, B2BGateway se plně integruje s Microsoft SBA, QuickBooks a Sage 50c.
Běžné bolestivé body EDI
Přestože EDI slibuje mnoho, existují i některé problémy. Zde jsou některé z nejčastějších problémů EDI:
- Obavy o bezpečnost. Ačkoli je EDI dobře zavedeno a používáno v mnoha odvětvích a organizacích, stále existují problémy týkající se sdílení informací s partnery EDI nebo organizacemi EDI třetích stran. Mezi tyto problémy patří nedostatek důvěry, riziko odhalení důvěrných informací v důsledku narušení bezpečnosti a možné právní problémy v důsledku vládních nebo organizačních předpisů.
- Aktualizace aplikací mohou způsobit narušení dat. Některý podnikový software může narušit spojení EDI, a to i ta, která v minulosti dobře fungovala. Software pro řízení vztahů se zákazníky, programy pro plánování podnikových zdrojů, účetní software a mnoho dalších pokročilých systémů může dostávat pravidelné aktualizace nebo vylepšení, které je činí nekompatibilními se softwarem používaným vašimi obchodními partnery.
- Problémy s integrací softwaru. Řešení EDI mohou zahltit vaše IT zdroje nebo zatížit společnost velkou školící režií. Bez řádného školení a striktního dodržování nového protokolu může být přechod z manuálního sdílení dokumentů na EDI nepřehledný. Také proto, že při zavádění EDI existuje několik standardů, může být pro malé podniky obtížné vyměňovat si data s většími společnostmi, které využívají nejnovější verzi standardu dokumentů.
- Náklady na implementaci a údržbu. Přestože EDI přináší obrovské úspory nákladů, přepracování a implementace softwarových aplikací tak, aby se EDI vešlo do stávajícího systému, může být poměrně nákladné, zejména pro malé a střední podniky. Nákladná může být i údržba systému EDI, zejména pokud objem zpracovávaných dat rychle roste.
Trendy na trhu se softwarem EDI
- Stále častější využívání EDI v cloudu. S tím, jak si cloud computing razí cestu do širšího spektra podnikových činností, se očekává nárůst využití systému EDI založeného na cloudu, a to zejména u malých a středních podniků. Stále více podniků se dnes snaží migrovat spojení, aplikace, data a integraci do cloudu. Cloud computing mění pravidla pro implementaci technologií EDI a modely spotřeby služeb.
- Mobilní EDI. Mobilní zařízení, jako jsou chytré telefony a tablety, mění způsob, jakým podniky komunikují se svými obchodními partnery. Některé společnosti začínají vyvíjet aplikace, které pomáhají mobilizovat jejich dodavatelský řetězec. Protože podnikové aplikace se nyní stávají populárními, je jen otázkou času, kdy si z obchodů s aplikacemi budete moci stáhnout mobilní aplikaci související s EDI.
Výběr služeb a softwaru EDI
Pochopení toku dokumentů EDI je klíčové pro zvážení různých nabídek služeb a softwaru, které jsou na trhu k dispozici:
- V účetním systému nebo systému ERP je vytvořen obchodní dokument.
- Obchodní dokument je převeden z nativního formátu účetního systému do souboru dokumentu EDI.
- Nový dokument EDI je odeslán poskytovateli EDI VAN (síť s přidanou hodnotou).
- Poskytovatel EDI VAN elektronicky doručí dokument do schránky EDI určeného příjemce
- Příjemce dokumentu přeloží dokument EDI zpět do čitelného obchodního dokumentu a zpracuje jej.
Vzhledem k počtu kroků v toku dokumentů EDI není překvapivé, že existují poskytovatelé, kteří se zaměřují na jednotlivé kroky. Existují také poskytovatelé komplexních řešení. Některé systémy ERP totiž obsahují EDI jako integrovaný modul, který je součástí základního systému.
Prvním krokem toku dokumentů EDI je převod obchodního dokumentu do souboru EDI. Mnoho softwarových řešení na trhu poskytuje převod EDI. Důležitým hlediskem při posuzování softwaru pro překlad EDI je kompatibilita s vaším účetním/ERP softwarem. Interoperabilita je klíčovým problémem při hodnocení nabídek pro překlad EDI.
Poskytovatelé EDI VAN se starají o doručení dokumentu EDI. Poskytovatel VAN zmapuje dokument podle standardů příjemce, poskytne služby testování a zajistí správné doručení souboru.
Jedním z nejdůležitějších hledisek při nákupu řešení EDI je rozsah služeb. Ať už hledáte překladatelský software, poskytovatele VAN, se kterým budete spolupracovat, nebo kompletní řešení ERP, které zahrnuje funkce EDI, existuje velké množství možností, které může vaše společnost zvážit. Pokud chcete odhalit ty, které jsou vhodné pro vaši firmu, zvažte využití naší bezplatné služby vyhledávání softwaru.