Co je to požadavek na nákup?

V oblasti zadávání veřejných zakázek existují pojmy, které jsou si podobné, ale zároveň natolik odlišné, že způsobují zmatek. Častým zdrojem nejasností je rozdíl mezi nákupní poptávkou a objednávkou. Pochopení rozdílu mezi těmito dvěma důležitými dokumenty je nezbytné pro hladký průběh práce ve vaší firmě.

Co je to nákupní požadavek?

Nákupní požadavek je formální dokument, který se používá, když zaměstnanec potřebuje jménem své organizace něco koupit nebo objednat. Tento dokument informuje vedoucí oddělení nebo pracovníky nákupu o rozhodnutí, aby oddělení nákupu mohlo zahájit proces nákupu požadovaných výrobků nebo služeb. Finanční oddělení také použije nákupní požadavek ke koordinaci výkaznictví s účetním oddělením.

Jak se liší nákupní požadavek od nákupní objednávky

Nákupní objednávky (PO) se naopak vystavují po schválení nákupního požadavku. PO slouží jako právně závazný dokument, který se zasílá dodavateli s požadavkem na zboží nebo služby.

„Když vznikne potřeba nákupu, osoba nebo oddělení, které jej potřebuje, vytvoří nákupní požadavek a zašle jej příslušnému týmu ke schválení. Po schválení může být tento požadavek převeden na objednávku.“

Proč musí vaše organizace v procesu nákupu používat nákupní požadavky

V každé společnosti vždy existuje obchodní potřeba, ať už se jedná o základní kancelářské potřeby nebo spotřební materiál, vybavení, suroviny nebo služby.

Pokud vedoucí oddělení mohou zadávat objednávky přímo dodavatelům, zvyšuje se pravděpodobnost podvodů. Aby se tomuto problému předešlo, funguje v mnoha společnostech oddělení nákupu, které má na starosti vyhledávání a prověřování dodavatelů a dohled nad celým procesem objednávání, od požadavku na nákup přes objednávku až po příjem zboží, a poté vše předává k proplacení faktury účetním. Oddělení nákupu vytváří pracovní postup, který zajišťuje prevenci podvodů, což v dlouhodobém horizontu šetří firmě peníze a udržuje nákup přidanou hodnotu pro firmu.

Formulář nákupní poptávky je interní dokument. Pomocí tohoto dokumentu oddělení nákupu neobjednává zboží přímo od dodavatelů, ale zahajuje formální proces. Požadavek pochází z oddělení, kde se bude zboží nebo služby používat, a poté prochází schvalovacím procesem – na základě potřeby, dostupného rozpočtu atd. Tento proces zajišťuje interní kontrolu nad nákupním procesem ve společnosti. Pokud je schvalovací proces dodržen správně a nákupní požadavek je schválen, proces pokračuje převedením požadavku na oficiální nákupní objednávku, která je odeslána dodavateli. Pokud je z nějakého důvodu zamítnuta, z požadavku se nestane oficiální objednávka a žádné peníze nezmění majitele.

Například oddělení IT může mít zájem o nákup nového serverového vybavení, které by zlepšilo zabezpečení a usnadnilo jim práci. Buď vedoucí oddělení IT, nebo určený pracovník nákupu použije formulář žádosti o nákup, aby podal oficiální žádost o servery. Poté bude zaslán potřebným pracovníkům ke schválení. Po schválení zadá nákupní oddělení objednávku dodavateli serverů.

To samé platí, když dochází základní materiál. Vedoucí oddělení vyplní požadavek na nákup a uvede, které materiály jsou potřeba a v jakém množství. Může dokonce navrhnout dodavatele, u kterého by měl být materiál nakoupen. Žádost se odešle na oddělení nákupu, které ji projde a schválí, změní nebo zamítne. Pokud je požadavek změněn nebo zamítnut, musí dodat zdůvodnění, proč k tomuto rozhodnutí došlo. V případě schválení dostane oddělení pokyn k vytvoření nákupní objednávky a formálnímu vyžádání položek od dodavatele.

Nákupní požadavky zahajují nákupní proces

Oddělení v celé organizaci budou čas od času potřebovat věci a tento dokument celý proces zahájí. Nákupní tým bude na základě tohoto dokumentu jednat a rozhodovat. Pokud se vyskytnou nějaké problémy, dokument poslouží jako důkaz komunikace.

Papírové stopy udržují každého zodpovědného

Bez řádného systému kontrol a vyváženosti má každý zaměstnanec možnost dopustit se podvodu – objednat si věci za firemní peníze pro osobní potřebu. Formální nákupní proces tomu zabrání a zajistí přesnost i potřebnost. Vedoucí oddělení se na objednávku podívají, než ji odešlou do oddělení nákupu, aby ji formalizovali u dodavatele.

To je důležité pro účely auditu, protože vidíte, kdo o co žádá, kdo co schvaluje a kdy, abyste se ujistili, že nedochází k problémům s nadměrnými zásobami nebo nepotřebnými položkami. Na doklady lze vždy odkázat, aby bylo možné zjistit fakta, pokud se někdy vyskytne problém.

Podnik je chráněn

Při používání nákupních objednávek je menší možnost před podvody. Není pravděpodobné, že by došlo k situaci, kdy zaměstnanci spolupracují s dodavateli s cílem okrást podnik. Majetek podniku je také chráněn, protože rekvizice je důkazem, že byl majetek objednán. Na základě tohoto dokladu lze sledovat, zda byla dodávka uskutečněna. Používání požadavku na nákup usnadňuje dohledání majetku, pokud by někdy nastal problém.

Pokud věnujete čas centralizaci systému zadávání zakázek a budete vyžadovat, aby všichni zaměstnanci používali formální doklady o požadavku na nákup věcí, které potřebují, pracovní proces se stane efektivnějším a bude snazší jej efektivně řídit. Výhodu mají i nákupčí, protože mohou sdružovat nákupy a využívat výhodnějších podmínek u dodavatelů.

PLANERGY usnadňuje komukoli z vašeho týmu vytvoření požadavku a jeho odeslání ke schválení. Po schválení se požadavek převede na PO a dostane číslo objednávky, které je propojeno s původním požadavkem na nákup, který se pak snadno převede na fakturu k úhradě. Všechny dokumenty jsou propojeny, takže můžete sledovat postup položky pracovním tokem a auditní stopa ukazuje, kdo a kdy provedl jaké úkony.

Ačkoli se může zdát, že nákupní požadavek je „pouhý dokument“, má v procesu zadávání zakázek v organizaci důležité místo. Slouží jako kontrolní nástroj, pomáhá při prevenci podvodů a zajišťuje, že všechny nákupy jsou autorizované.

.