20 nejlepších nástrojů pro skupinové plánování v roce 2021

Najít čas v nabitém rozvrhu může být náročné, zejména když se snažíte najít volný čas pro sebe i pro deset dalších lidí.

Nejlepším způsobem, jak minimalizovat zbytečný čas strávený jednoduchými úkoly, je zadat tuto práci třetí straně – v tomto případě skupinovému plánovači. Skupinový plánovač vám umožní zmírnit zbytečné zpětné e-maily a v konečném důsledku snížit tření v pracovním procesu.

Podíváme se na některé z nejlepších nástrojů pro skupinové plánování, které můžete použít k vytvoření efektivnějšího procesu plánování.

Co hledat v nástroji pro skupinové plánování

Než začnete porovnávat, pomůže vám vědět, co dělá nástroj pro skupinové plánování dobrým. Pouhá integrace s aplikacemi kalendáře nestačí.

V dnešní době má dobrý plánovač výkonné integrace pro prodej. Váš nástroj by se měl umět integrovat s:

Většina aplikací pro skupinové plánování umí najít společné časy setkání, ale některé mají i další funkce, jako je optimalizace pro mobilní funkce, soukromí, rychlost a přehlednost.

Dále se podíváme na naše oblíbené 19 nástrojů pro plánování. Níže uvedené popisy vám poskytnou představu o možnostech a rozsahu našich oblíbených aplikací.

HubSpot Meetings

HubSpot Meetings zjednodušuje a automatizuje to, co dříve bylo velmi náročným a často ručním procesem.

Funkce Meetings je plně integrovaná s bezplatným CRM HubSpot a umožňuje vám:

1. Odstranit zpětné e-mailové plánování
2. Zajistit transparentnost a flexibilitu pro váš tým nebo potenciální klienty, aby si s vámi mohli naplánovat schůzku, když uvidí, že máte čas
3. Zjednodušit proces získávání potenciálních klientů tím, že jim položíte klíčové otázky ještě předtím, než ke schůzce dojde

Tento nástroj lze vložit na vaše stránky a nastavit tak, aby odrážel vaši značku na komunikaci s klienty a v týmu. Jakmile klient zadá své údaje pro vytvoření nové schůzky, jeho údaje se shromáždí v databázi, kterou můžete použít pro budoucí kontakt s ním a pro růst vaší klientely, protože získáte další kontakty.

HubSpot Meetings nabízí také možnost propojení skupinových schůzek. Nastavení můžete změnit tak, abyste dostávali oznámení po vytvoření nových schůzek, a v rámci odkazu můžete uvést důležité informace o schůzce, jako je délka schůzky, téma atd.

Kalendář

Kalendář je jedním z nejintuitivnějších plánovacích nástrojů. Kalendář, který je kompatibilní s počítači PC a Mac i zařízeními se systémy iOS a Android, využívá strojové učení a poskytuje možnost inteligentního plánování.

S Kalendářem můžete označit libovolný počet lidí a Kalendář zobrazuje pouze čas, kdy jsou všichni k dispozici. Pokud potřebujete změnit plánování, jedním kliknutím zjistíte, jaké časy vyhovují všem členům vašeho týmu.

Bezplatný tarif nabízí neomezené plánování, propojení s kalendářem (Gmail, Office 365, Outlook a iCloud) a e-mailová a SMS oznámení o plánování a jeho změnách. Další plány zahrnují přístup dalších členů týmu, týmovou analýzu, integraci CRM a další funkce.

Zdroj obrázku

Doodle je pravděpodobně nejlepší plánovač dostupný pro chytré telefony na trhu. V současné době je kompatibilní s operačními systémy iOS a Android a při hromadném vyhledávání volných termínů schůzek se do značné míry spoléhá na funkci hlasování.

Doodle vám nejprve umožní nastavit stránku MeetMe, kde můžete zobrazit své volné termíny a vybrat si určenou značku. Můžete nastavit anketu o svých volných termínech a časech a nechat lidi hlasovat o časových úsecích, které jim vyhovují, tím, že jim pošlete odkaz e-mailem nebo je nasměrujete na adresu URL.

Nabízí několik možností odpovědí – nejen binární ano/ne – a umožňuje vybírajícím seřadit nebo vysvětlit odpovědi. Můžete vidět, kdo odpověděl a kdo ne, a v případě potřeby udržovat počet odpovědí na omezeném počtu. Je kompatibilní s většinou běžně používaných kalendářů.

Zdroj obrázku

Kalendář Boomerang

Kalendář Boomerang je rozšíření Google, které se propojí s prohlížečem Firefox nebo Chrome. Po instalaci se připojí ke Kalendáři Google a Gmailu, takže pokud tyto e-mailové služby nepoužíváte, nemusí to být volba pro vás.

Bibi Lauri Raven, zakladatel společnosti BibiBuzz, popisuje Boomerang Calendar takto:

„Je bezproblémový a nepřidává „nepořádek v aplikacích“. Bere také v úvahu různá časová pásma a je integrován do Gmailu, Chrome a mého Kalendáře Google. Zatímco posílám e-mail, mohu snadno vytáhnout svůj kalendář, aby si lidé mohli vybrat nejvhodnější čas k hovoru. Vidí pouze časy, kdy jsem k dispozici, nikoli mé další schůzky a aktivity.“

Jak zmínila, jedná se o nástroj, který je velmi dobře integrován s vaším e-mailem a kalendářem. Když píšete e-mail, můžete svůj rozvrh vložit do těla textu. Existuje i několik dalších metod, ale jeho hlavní kouzlo spočívá v tom, že je centralizovaný a funguje výhradně v rámci vaší e-mailové stránky. Událost se vytvoří, jakmile si pozvaný vybere čas, a tento čas se automaticky zaznamená do vašeho kalendáře.

Zásuvný modul je však trochu rozporuplný – je zaměřen na ochranu soukromí v tom smyslu, že chrání detaily vašeho rozvrhu před zobrazením, ale abyste mohli službu používat, musíte jí udělit přístup k některým svým soukromým informacím, včetně kalendáře, kontaktů a e-mailu.

Tuto službu nemusíte zvolit, pokud vy nebo vaši pozvaní preferujete určitou míru online anonymity.

Zdroj obrázku

Mixmax

Mixmax je plánovač zabudovaný do vašeho e-mailu. Tato platforma, kompatibilní konkrétně s Gmailem, je skvělá zejména pro ty, kteří pracují v oblasti prodeje. Některé z prodejních funkcí, které obsahuje, jsou:

• Integrace se Sales Navigatorem
• Funkce automatického vytváření prodeje
• Dialer prodeje
• Režim Bestie

Mixmax usnadňuje plánování e-mailů. Můžete používat přizpůsobitelné šablony pro odesílání e-mailů, sledovat otevření a kliknutí, odesílat oznámení a používat lomítkové příkazy pro naplánování klientů. Pomocí Mixmaxu můžete do e-mailu dokonce vkládat odkazy a další média.

Takto to popisuje Yura Riphyak, zakladatel a produktový ředitel společnosti YouTeam:

„Tento nástroj pro plánování vyniká z jednoho prostého důvodu: umožňuje plánovat schůzky přímo v těle e-mailu. Nejenže to usnadňuje konverzi v outbound kampaních, ale také snižuje nadbytečné tření ve všech bodech komunikace, které vedou ke schůzce.“

Austin Mullins, zakladatel společnosti Conversion Creatives, také používá Mixmax. Oceňuje možnost hodit odkazy přímo do e-mailů – „Protože potenciální zákazníci nemusí klikat, aby viděli dostupné časy, zvyšuje to pravděpodobnost, že si čas skutečně vyberou,“ říká.“

Zdroj obrázku

WhenIsGood

WhenIsGood je velmi zjednodušená možnost, ale pro skupinové plánování je efektivní. Ačkoli pro ty, kteří potřebují funkčně náročnou službu, mohou být lepší jiné možnosti, pro základní potřeby je to dobrá volba.

Nejprve si vytvoříte účet a nastavíte kalendář pokrývající dny, kdy jste k dispozici. Můžete si vybrat časové intervaly na základě svých požadavků na délku schůzky a vybrat časové okno, kdy jste k dispozici. Po výběru časového okna můžete přidat své informace a vytvořit událost.

Vytvoření události vygeneruje tři odkazy. Každý odkaz má svůj účel:

• Jeden slouží k provedení změn v kalendáři
• Jeden slouží k rozeslání s pozvánkami na schůzku
• Jeden slouží k manipulaci s výsledky ankety

Když rozešlete odkaz, aby si lidé mohli vybrat z vaší dostupnosti, vyberou si časy, které jim vyhovují, a synchronizuje se s odkazem na výsledky ankety. Odtud můžete rozhodnout o ideálních časech schůzek pro všechny zúčastněné. Nemá sice nejvíce integrací, ale svůj účel splní.

Kaleigh Moore, mimořádná copywriterka pro firmy SaaS a eCommerce, tento nástroj používá a popisuje, co se jí na něm líbí, zde: „Můj oblíbený plánovač schůzek je velmi nenáročný nástroj s názvem WhenIsGood. Základní verze je zdarma a umí vše, co potřebuji – navíc se velmi jednoduše používá. Nevyžaduje žádné školení, stahování ani nic jiného z žádné strany. Prostě jednoduchý způsob, jak hromadně určit optimální čas schůzky pro dva nebo více lidí.“

Zdroj obrázku

YouCanBook.Me

YouCanBook.Me je další oblíbený nástroj pro skupinové plánování pro týmy. Je to jednoduchý, ale výkonný nástroj. Systém je integrován s aplikacemi GCal, Office 365 a iCal. Nástroj je navíc vhodný pro velké organizace, protože pomocí kalendáře můžete rezervovat více lidí, služeb nebo míst.

Je optimalizovaný pro mobilní zařízení a přizpůsobitelný – barvy a oznámení si můžete přizpůsobit svým potřebám. Jeho systém rezervací zákazníků umožňuje vašim klientům vybrat si zadané časy ve správném časovém pásmu. Mezi schůzky můžete přidávat vyrovnávací paměti a upravovat délku schůzky.

Ryan Farley, spoluzakladatel společnosti LawnStarter, popisuje, proč miluje YouCanBook.Me: „Naprosto miluji používání YouCanBook.Me pro plánování kalendáře. Plánování schůzek bez něj může zabrat půl tuctu e-mailů tam a zpět najednou. Místo toho prostě někomu pošlu svůj odkaz na rezervaci a řeknu: „Abych vám to usnadnil, chcete si tady najít čas, který vám vyhovuje?“. Navíc si mohu v rozvrhu blokovat časy a spravovat délku časových slotů, které chci mít k dispozici.“

Jeroen Corthout, spoluzakladatel společnosti Salesflare, se s tímto názorem ztotožňuje, i když poznamenává, že „design není tak moderní jako u některých jiných nástrojů, ale je vysoce přizpůsobitelný a může vyhovovat jakémukoli pracovnímu postupu, který chcete vytvořit.“

Celkově se jedná o skvělý nástroj pro týmy a skupiny, které chtějí ušetřit několik hodin týdně na zpětných e-mailech.

Zdroj obrázku

24Sessions

24Sessions je funkčně bohatý nástroj pro skupinové plánování, který je oblíbený mezi vysoce funkčními prodejními týmy. Zahrnuje také sdílení videa a obrazovky, což z něj činí skvělý nástroj sloužící k většině funkcí obchodních schůzek.

Klienti si mohou rezervovat schůzky na základě vaší dostupnosti. Kalendář zohledňuje rozdíly v časových pásmech a umožňuje sledování údajů. Synchronizuje se s GCal a Office 365.

Keller Tiemann, zakladatel společnosti Leadsurance, popisuje, proč se mu nástroj líbí:

„Pokrývá ty nejdůležitější věci, jako je integrace kalendáře na naše webové stránky nebo samostatná vstupní stránka pro naše potenciální zákazníky a klienty, aby si mohli naplánovat schůzky. Automaticky také vytváří schůzky v kalendáři a upomínky pro všechny a rozesílá odkazy do místnosti pro videochatové schůzky. Služba 24Sessions nabízí funkce vytáčení, nahrávání schůzek, možnost hostit více účastníků a spoustu dalších funkcí, které nám umožňují používat ji ke všemu od plánování předváděcích akcí až po podporu našich nejsložitějších klientů. Díky němu je pro nás plánování a pořádání efektivních a včasných schůzek zcela bezproblémové.“

Pokud hledáte funkcemi nabitý one-stop-shop pro obchodní týmy a skupinové plánování, je to pro vás dobré řešení.

Zdroj obrázku

TimeTrade

TimeTrade je solidní nástroj pro skupinové plánování. Je optimalizovaný pro mobilní zařízení a můžete v něm přiřazovat klienty k zaměstnancům a službám. Nástroj navíc umožňuje povolit videohovory pro schůzky a můžete TimeTrade propojit s vaším CRM, abyste usnadnili průběh procesů.

Paul Granger, zakladatel společnosti Website Promoter, miluje mobilní zaměření TimeTrade – „Vzhledem k tomu, že 80 % uživatelů mobilních zařízení tvrdí, že nikdy nevycházejí z domu bez svého telefonu, můžete s jistotou říci, že jeden z nejlepších způsobů, jak udělat automatizaci skupinového plánování, bude prostřednictvím jejich oblíbeného zařízení.“

Oznámení snadno povolíte jak vy, tak vaši zákazníci. Pomocí tohoto nástroje si můžete nastavit vlastní pravidla pro plánování schůzek a jejich dostupnost a dokonce i zkontrolovat své analytické údaje.

Zdroj obrázku

Cogsworth

Cogsworth je služba plánování se zaměřením na bezproblémovou práci se zákazníky, která se integruje s Office 365 a GCal. Lze ji přizpůsobit na základě místa, dostupnosti a poskytovaných služeb.

Prostřednictvím procesu postupných otázek můžete plánovat schůzky. Budete muset zadat následující údaje:

• Jaký typ schůzky chcete (a jak dlouho)
• S kým se chcete sejít
• Časové pásmo, datum, a čas
• Vaše jméno
• Vaše telefonní číslo
• Vaše e-mailové číslo
• Potvrdit schůzku

Do kalendáře můžete zařadit vyrovnávací paměti schůzek a časová pásma, rozesílat oznámení, překládat text a zajistit, aby se kalendář vložil do vašich webových stránek.

Zdroj obrázku

Skedify

Skedify je solidní volbou, pokud máte velkou organizaci s rozsáhlými a komplikovanými potřebami plánování. Je docela dobrý pro týmy nebo franšízy, protože můžete přidat dostupný čas určitých týmů a synchronizovat jednotlivé kalendáře v rámci hlavního kalendáře.

umožňuje zvolit:

• Místo konání schůzky
• Čas
• Lidé, kteří se mají schůzky zúčastnit

Skedify nabízí spoustu integrací – umožňuje přiřazovat úkoly a sledovat zkušenosti zákazníků, přičemž dodržuje nezbytná bezpečnostní opatření.

Johan Vandecasteele, spoluzakladatel společnosti LeadStreet, používá Skedify u několika svých klientů. Jak sám říká: „Skvěle funguje při řešení složitých situací. Jeden klient má více než 100 franšíz a schůzku s kterýmkoli z nich si můžete naplánovat přímo z webu. Vytváříme vlastní synchronizaci s HubSpotem, která funguje super hladce.“

Zdroj obrázku

MeetingBird

MeetingBird je rozšíření pro Chrome vytvořené vynálezci aplikace Front, které funguje jako skupinový e-mail pro více lidí. Kalendář se zobrazuje společně s e-mailem. Abyste mohli tento nástroj používat, musíte mít Office 365 nebo Gmail.

Nabízí spoustu stejných provozních schopností jako mnoho dalších aplikací v tomto seznamu – zobrazuje respondentům váš kalendář, vytváří události a oznámení, poskytuje šablony schůzek a nabízí generování anket.

V jednom ohledu však vyniká – umožňuje vám ušetřit čas pro sebe. A o to přece u všech těchto věcí vlastně jde, ne?“

Baptiste Debever, vedoucí oddělení růstu společnosti Feedier, říká: „Je to velmi všestranný a integrovaný nástroj. Hezky si hraje s nástrojem G Suite a lze jej integrovat také se službou Zoom. Celkově se mi tento nástroj líbí a pohání většinu funkcí, které potřebuji, a to zdarma.“

Zdroj obrázku

Calendly

Calendly je pro podnikatele v oblasti technologií velmi častou volbou. Má velmi jednoduché a estetické rozhraní. Je uživatelsky přívětivý a nabízí kompatibilitu s různými softwary, takže je oblíbenou volbou pro externí klienty. Propojuje se s aplikacemi Outlook, Microsoft Office 365, iCal a Kalendář Google.

Používání nástroje spočívá v tom, že do aplikace Calendly jednoduše zadáte svou dostupnost a ta vám následně poskytne odkaz na váš kalendář. Při komunikaci s lidmi, se kterými potřebujete domluvit schůzku, jim stačí poslat svůj odkaz a zobrazí se jim časy, kdy jste k dispozici.

Mohou si pak vybrat název schůzky, čas, délku a místo. Tím se v kalendáři vygeneruje schůzka a před jejím začátkem se vám a pozvaným osobám odešle upozornění, které ji připomene.

Zdroj obrázku

ScheduleOnce

ScheduleOnce je dobrý nástroj pro obchodní týmy. Upřednostňuje snadné propojení mezi potenciálními zákazníky a prodejním týmem vaší společnosti, aby se mohli přímo zapojit do trychtýře.

Snadno se vkládá do vašich webových stránek, marketingových a e-mailových marketingových kampaní, takže místo toho, aby pouze umožňoval zachycení potenciálních zákazníků, může váš potenciální zákazník okamžitě naplánovat schůzku od prvního kontaktu.

Poté automaticky distribuuje informace o schůzce příslušným členům týmu. Tyto události budou synchronizovány v kalendářích všech účastníků.

Zdroj obrázku

Acuity Scheduling

Funkce služby Acuity Scheduling jsou rozsáhlé, ale čím více si zaplatíte, tím více ze služby získáte.

Všechny placené plány jsou kompatibilní s aplikacemi Google Apps, Office 365, Exchange a Outlook. Důraz je kladen i na videokonference, takže jsou integrovány služby Zoom, GoToMeeting a Join.me.

Nástroj neslouží pouze k vložení plánovače do webu, i když to umožňuje. Umožňuje také ovládat fakturaci, účetnictví, platby a hromadné zasílání e-mailů. Vaši klienti mohou vidět váš rozvrh a sami si rezervovat čas návštěvy. Díky snadnému přístupu je jednodušší změnit rozvrh a zaplatit vám online.

V některých ohledech je to švýcarský armádní nůž mezi plánovači.

Takto popisuje John Doherty, zakladatel společnosti Credo, své rozhodnutí přejít na Acuity: „Vyzkoušeli jsme většinu plánovacích nástrojů a nedávno jsme se rozhodli, že veškeré naše plánování přesuneme na Acuity Scheduling, protože nám dává možnost API dělat vlastní integrace pro naši platformu, stále umožňuje vlastní přesměrování pro sledování cílů a umožňuje nám přidávat více uživatelů na více typů schůzek podle potřeby.“

Zdroj obrázku

Rallly (Web)

Na rozdíl od funkce Boomerang Calendar zmíněné dříve v tomto seznamu je Rallly nejlepší volbou pro ty, kteří se obávají odhalení svých soukromých informací.

Má však i své nevýhody – například nedostatečně rozšířenou integraci s elektronickou poštou, nemožnost volby času a obecně nedostatek možností hlubokého přizpůsobení.

Je založen na anketě, stejně jako mnoho dalších aplikací a doplňků v tomto seznamu, ale na rozdíl od ostatních umožňuje Rallly svým respondentům zachovat anonymitu, i když se rozhodnou zapojit do diskusní části. Po vytvoření ankety můžete lidi pozvat sdílením odkazu nebo zasláním e-mailu.

Zdroj obrázku

FreeBusy

FreeBusy je často oblíbenou možností pro společnosti B2B, zejména proto, že se integruje s mnoha různými službami. Funguje jako rozšíření Chrome nebo zásuvný modul pro e-mailovou aplikaci Outlook.

Tady jsou kalendáře, které podporuje:

• Outlook
• Oracle
• Microsoft Exchange
• Office 365
• OwnCloud
• Salesforce

.

• Google
• IBM Verse
• iCloud
• Yahoo
• Zimbra
• Zoom (pro videohovory)

Při registraci, získáte jedinečnou adresu URL, na které je umístěn váš kalendář. Tento odkaz můžete poslat lidem, kteří si s vámi chtějí naplánovat schůzku, a oni se mohou zaregistrovat na vaší stránce, nebo můžete přidat účastníky na vámi vytvořenou schůzku a nabídnout jeden z vašich volných časů.

Pokud to nepůjde, mohou se odkázat na vaši adresu URL. Můžete také zahrnout vyrovnávací časy kolem svých schůzek, abyste nebyli ve spěchu. Navíc můžete určitým osobám omezit možnost žádat o čas schůzky.

Zdroj obrázku

Vyte.in

Vyte.in je plánovač, který nejlépe funguje se systémem iOS. Jedná se o systém založený na hlasování, který umožňuje uživatelům hlasovat o navrhovaných časech a datech schůzek, jakmile od vás obdrží e-mail s informacemi.

Vyte.in si pamatuje dostupnost respondenta a poté vám navrhne časy schůzek. Jakmile se všichni dohodnou na podrobnostech, zaznamená čas schůzky do vašeho kalendáře. Respondenti se samozřejmě mohou také jen podívat do vašeho kalendáře pomocí vlastní adresy URL, kterou Vyte.in vygeneruje.

Funkce Pro je místem, kde opravdu září – Pro umožňuje vytvářet vyrovnávací paměti (podobně jako FreeBusy) mezi schůzkami a zabraňuje tomu, abyste se přeplácali tím, že umožňuje zapisovat termíny, i když jsou předběžné.

Zdroj obrázku

Meetin.gs

Meetin.gs je osobní plánovač, který je kompatibilní s aplikacemi Google a Office 365. V případě, že se jedná o osobní schůzku, můžete si ji naplánovat sami. Nejlépe funguje prostřednictvím mobilních zařízení, která fungují na systémech Android a iOS. Stejně jako mnoho jiných aplikací umožňuje vytvořit vlastní stránku – s jedinečnou adresou URL, kterou můžete odeslat – věnovanou vašemu kalendáři. Můžete si přizpůsobit požadovanou délku, místo a styl schůzky a poté rozeslat pozvánky.

Tato aplikace umožňuje uživateli zobrazit všechny své schůzky na časové ose a pořizovat agendu nebo poznámky ze schůzek v rámci aplikace, aby k nim měli všichni přístup. Díky crowd-sourcingu a funkci sdílení můžete snadno předávat poznámky nebo agendy svým zaměstnavatelům nebo zaměstnancům.

Zdroj obrázku

X.ai

X.ai je pravděpodobně jednou z nejunikátnějších aplikací v tomto seznamu, protože je zcela řízena umělou inteligencí. Opět platí, že pokud vám jde o soukromí, nemusí to být služba pro vás, ale pokud dáváte přednost efektivitě, je to dobrá volba.

Je kompatibilní s aplikacemi Google, Okta a Outlook. Při registraci účtu povolíte přístup ke všem svým relevantním informacím – kalendáři, kontaktům, e-mailu, ID atd.

Když nastavíte událost, pošlete pozvaným e-mail a CC e-mailovou adresu svého bota, kterou dostanete při nastavení. V e-mailu napište jméno bota a poté pokyny k události. Pokud je potřeba další upřesnění, může bot poslat pozvanému e-mail s vaším rozvrhem dostupnosti a odtamtud se můžete domluvit na podrobnostech. Jakmile je schůzka dohodnuta, všem zúčastněným stranám se odešle pozvánka.

Max Benz, zakladatel společnosti EasyContent, vysvětluje, proč je tento nástroj obzvláště užitečný: „Možná si myslíte, že termín „umělá inteligence“ se používá příliš často, a možná máte pravdu, ale tento nástroj rozhodně vyřešil můj bolavý bod. Nástroj mi umožňuje organizovat schůzky prostřednictvím e-mailu nebo služby Slack. X.ai mi umožňuje přímo vytvářet schůzky, ale také v případě potřeby převezme konverzaci a najde vhodné datum a čas schůzky. V podstatě funguje jako můj osobní „AI“ asistent … což bylo zpočátku trochu divné (ale výsledky mluví samy za sebe).“

Zdroj obrázku

Možností nástrojů pro plánování skupin je nakonec nekonečně mnoho. Záleží jen na vás, který z nich bude vyhovovat vašemu osobnímu pracovnímu postupu. Ať už si ceníte soukromí, efektivity nebo transparentnosti, každá z těchto služeb by stála za prozkoumání pro vaši firmu.

Pokud hledáte rychlý a snadný způsob plánování schůzek nebo jednání, podívejte se na HubSpot Meetings.

.