Šablona výplatní pásky Excel

Všichni zaměstnanci sice rádi dostávají výplatu, ale výplatní páska, která tyto peníze doprovází, je také nezbytná. Tato šablona Paystub Excel poskytuje podrobnosti o jejich mzdě z daného výplatního období. A přestože výplatní pásky nejsou nařízeny federálními předpisy, více než polovina států vyžaduje evidenci výplatních pásek. Z nich jedenáct států vyžaduje, aby zaměstnavatelé poskytovali fyzickou kopii výplatní pásky namísto digitální.

Ale i když nepodnikáte v některém z těchto států, zákon o spravedlivých pracovních standardech vyžaduje, abyste vedli přesnou evidenci odpracovaných hodin a provedených plateb. Zákon totiž uvádí čtrnáct různých základních záznamů, které musí zaměstnavatel vést pro každého neosvobozeného pracovníka.

Těmito záznamy jsou informace typicky obsažené na výplatní pásce. Takže i když zaměstnancům nepředáváte jejich kopie, přesto musíte vést záznamy. To znamená, že potřebujete systém pro sledování mezd zaměstnavatele, srážek a odpracovaných hodin.

Tato mzdová kalkulačka Excel vám pomůže zefektivnit proces vedení záznamů pomocí jednoduché databáze. A pokud chcete vytvářet výplatní pásky, abyste je mohli vytisknout a předat zaměstnancům, existuje k tomu jednoduchá metoda.

Ačkoli je Excel především tabulkový procesor, lze jej použít i jako jednoduchou databázi. Klíč k tomu, aby tato excelová šablona databáze zaměstnanců správně fungovala, je v těchto databázových funkcích. Výplatní páska pak využívá k čerpání dat z databáze funkci VLOOKUP.

Obsah šablony

Při stažení souboru ZIP této šablony excelové databáze zaměstnanců obdržíte dvě různé tabulky:

• Šablona excelové výplatní pásky s databází podle jména zaměstnance
• Šablona excelové výplatní pásky s databází podle ID zaměstnance

Obě tyto tabulky obsahují více pracovních listů. V každé šabloně výplatní pásky ke stažení najdete:

• Návod k použití,
• Nastavovací list pro přizpůsobení šablony,
• Databázi platů zaměstnanců pro zadání záznamů o zaměstnancích a
• Šablonu výplatní pásky, abyste mohli vytisknout výplatní pásky pro každého zaměstnance

Jediný rozdíl mezi oběma soubory je v šabloně výplatní pásky. Jejich použití je téměř totožné, ale jeden zásadní rozdíl je odlišuje.

V šabloně PayStub Excel s tabulkou Databáze podle jména zaměstnance vytváříte výplatní pásky zaměstnanců na základě jména zaměstnance.

V šabloně PayStub Excel s tabulkou Databáze podle ID zaměstnance je vytváříte pomocí identifikačního čísla zaměstnance.

Budete se muset rozhodnout, co má pro váš systém správy databáze zaměstnanců největší smysl. Jakmile se rozhodnete, můžete začít šablonu přizpůsobovat a začít ji používat.

Návod

Na zadní straně každé šablony najdete pracovní list s návodem k použití. Tyto pracovní listy obsahují zjednodušenou verzi těchto písemných pokynů.

Jsou zde stručné pokyny pro pracovní list Nastavení, pracovní list Mzdový list a pracovní list Databáze. Ke všem třem najdete také užitečné poznámky, abyste mohli pracovní listy používat efektivněji.

Šablona výplatní pásky je opatřena vzorovými údaji, abyste se mohli snáze seznámit s tím, jak šablona funguje a jak můžete vytvářet výplatní pásky pomocí vlastních údajů. Pro vytvoření prázdného formuláře stačí odstranit vzorová data.

Po stažení a rozbalení šablony můžete rychle naskenovat tyto pokyny. Tak budete mít lepší představu o tom, co budete při přípravě výplatních pásek pro zaměstnance dělat.

Nastavení šablony

Pokud jste si přečetli pracovní list Jak používat, můžete přejít na stránku Nastavení. Zde si přizpůsobíte data, názvy a kategorie.

Šablona výplatní pásky pokrývá dvanáctiměsíční období, přičemž každý měsíc je jedna výplatní páska. Názvy měsíců a data převodů můžete upravit podle potřeb vaší společnosti. Datum převodu je datum, kdy vaše společnost posílá peníze zaměstnancům. Obvykle je to jeden až tři pracovní dny před připsáním peněz na bankovní účty vašich zaměstnanců pomocí přímého vkladu.

V další části můžete sledovat příjmy a srážky. V této databázi jich můžete sledovat až osm.

V kolonce „Tituly mezd“ můžete dokumentovat, jaké příjmy a srážky je třeba zaúčtovat. Ve sloupci „Platová kategorie“ pak pomocí rozevírací nabídky určete, zda je každý konkrétní platový titul výdělkem nebo srážkou.

Všechny změny, které provedete ve formuláři Nastavení, se promítnou do databáze Excel a do generátoru výplatních pásek zaměstnanců.

Databáze platů zaměstnanců

Pokud máte správně zadané měsíce, data převodu, platové tituly a platové kategorie, dokončili jste úvodní proces nastavení. Nyní můžete začít pracovat s databází zaměstnanců.

Přehled

Pokud databázi otevřete poprvé, může být trochu nepřehledná. Protože je tento formulář určen ke sledování mezd zaměstnanců za celý rok, je zde dvanáct různých měsíčních oddílů pro záznam mezd. K dispozici je také oddíl pro přidání základních informací o každém zaměstnanci. Zde je zvětšený obrázek části této rozsáhlé databáze.

Tato šablona má prostor pro 50 zaměstnanců. Můžete přidat další řádky, ale musíte tak učinit před posledním řádkem databáze. Tímto způsobem se automaticky přidají i vzorce.

Pokud nepotřebujete 50 řádků, můžete také řádky z databáze odstranit. Při vkládání nebo mazání řádků postupujte podle pokynů v tomto příspěvku:

Vkládání nebo mazání řádků a sloupců

Zamrazení panelů, abyste vždy viděli záhlaví sloupců a řádků

Protože je tento pracovní list tak velký, může být pro vás výhodné panely zmrazit. Tím uzamknete vybrané řádky a sloupce, takže budou vždy viditelné, i když se budete posouvat. Zamrazení panelů může urychlit zadávání dat, protože si nebudete muset pamatovat, k čemu slouží jednotlivé buňky, ani se nebudete muset vracet k záhlavím.

Pro uzamčení panelů postupujte podle pokynů v tomto článku:

Zamrazení panelů pro uzamčení řádků a sloupců

Barevná záhlaví

Aby vám pomohla udržet pořádek a rozlišit jednotlivé části databáze, jsou na řádku záhlaví barvy. Fialová sekce je určena pro záznam informací o zaměstnancích. Jednotlivé měsíce se pak střídají v barvě teal a hnědé, abyste snadno zjistili, kde který měsíc končí a kde začíná další.

Minimalizace a maximalizace skupin měsíců

Pro lepší přehlednost tabulky Excel můžete také minimalizovat měsíce, které nepoužíváte. Nad každou měsíční sekcí jsou v řádku se záhlavím sloupce umístěna znaménka plus (+) a minus (-). Kliknutím na ně jednotlivé skupiny rozbalíte nebo minimalizujete.

Jak používat

Po zmrazení panelů a minimalizaci měsíců, se kterými nepracujete, můžete začít zadávat informace do fialové části formuláře.

Pro každého zaměstnance zaznamenáte jeho:

• Identifikační číslo zaměstnance
• Jméno
• Titul
• Oddělení
• Ředitel/manažer
• Název banky
• Název bankovního účtu
• Číslo bankovního účtu

Při zadávání těchto údajů buďte opatrní, abyste zajistili přesné zadání údajů.

Dále můžete přejít na skupinu měsíců pro aktuální měsíc. Zde zadáte všechna čísla pro mzdy a benefity vašich zaměstnanců. Pro každý z výdělků a srážek, které jste uvedli na stránce Nastavení, je zde sloupec. Pokud potřebujete provést nějaké změny v záhlaví těchto sloupců, změňte je na stránce Nastavení. Tak se změny projeví v celé databázi, a ne jen v aktuálním měsíci.

Po zadání všech údajů pro výplatní období můžete začít vytvářet výplatní pásky zaměstnanců.

Výplatní páska

Výplatní páska je určena jako šablona výplatní pásky a umožňuje tisknout vlastní výplatní pásku pro každého člena vašeho týmu.

Takto vypadá šablona výplatní pásky:

Budete chtít aktualizovat buňku s nápisem „Stránka tabulky“ v levém horním rohu tak, aby zobrazovala název vaší společnosti. Můžete jej zadat přímo nebo nahrát logo.

Po změně této buňky je výplatní páska připravena k použití. Vytáhne všechny informace o mzdě, které jste zadali pro tohoto zaměstnance, a vytvoří důvěrnou výplatní pásku.

To zahrnuje:

• Výdělky (mzda, stravné, doprava, zdravotní příspěvek atd.),
• Srážky (pojištění, daň atd.),
• Hrubá mzda (šablona používá pevnou mzdu, nikoli hodinovou mzdu),
• Čistá mzda,
• Výplatní období (výchozí je měsíční, ale v případě potřeby můžete šablonu přizpůsobit tak, aby odpovídala dvoutýdennímu výplatnímu období),
• Datum převodu (datum, kdy byl proveden přímý vklad mzdy),
• Bankovní údaje a
• Údaje o pozici (její název, oddělení a vedoucí).

Pro každého zaměstnance budete muset vygenerovat samostatnou výplatní pásku a vytisknout je postupně. Jedná se o jednoduchý proces, který vyžaduje pouze jeden ruční zápis.

Chcete-li začít tisknout výplatní pásky, musíte vědět, kterou verzi sešitu pro zpracování mezd používáte.

Generování výplatní pásky podle jména zaměstnance

Používáte-li šablonu výplatní pásky Excel s databází podle jména zaměstnance, zobrazí se vedle pole Jméno zaměstnance rozbalovací šipka:

Jednoduše vyberete správného zaměstnance z rozbalovacích možností a všechny ostatní údaje o této osobě se automaticky vyplní. Poté je tento formulář připraven k tisku.

Pak vyberte nové jméno a vytiskněte další výplatní pásku. Tento postup výběru a tisku budete opakovat pro každého zaměstnance ve firmě.

Generování výplatní pásky podle identifikačního čísla zaměstnance

Pokud používáte šablonu výplatní pásky Excel s databází podle identifikačního čísla zaměstnance, zobrazí se vedle pole ID zaměstnance rozbalovací šipka:

Jednoduše vyberete identifikační číslo zaměstnance, které chcete zobrazit, a poté formulář vytisknete. Tento postup můžete provést pro každého zaměstnance.

Přidat informace o mzdě zaměstnance každý měsíc

Po dokončení tisku výplatních pásek pro každého zaměstnance můžete právě ukončený měsíc minimalizovat. Když pak přijde čas znovu spustit šablonu výplatní pásky, můžete další měsíc maximalizovat.

K přípravě výplatní pásky každý měsíc musíte:

• Aktualizovat všechny osobní nebo platební údaje zaměstnanců,
• Aktualizovat výplatní období,
• Přidat všechny nové zaměstnance,
• Zadat všechny srážky a výdaje,
• Vytvořit výplatní pásku pro každého zaměstnance a
• Vytisknout výplatní pásku pro každého zaměstnance.

Díky uchovávání celoročních záznamů v této jediné databázi se můžete snadno vrátit zpět a zodpovědět případné dotazy týkající se mezd zaměstnanců. Potřebné informace budete mít snadno k dispozici.

Udržujte formulář důvěrný

Jelikož se jedná o oficiální záznam o mzdě zaměstnance, musíte databázi zabezpečit. Nechcete, aby v ní jen tak někdo prováděl změny.

Abyste zajistili, že v ní nebudou prováděny žádné neoprávněné změny, můžete zvážit ochranu dokumentu heslem a přístup k němu udělit pouze svým mzdovým pracovníkům. Chcete-li vytvořit chráněný pracovní list, postupujte podle pokynů v tomto příspěvku:

Chránit pracovní list

Chránění pracovního listu zabrání lidem provádět změny. Stále však budou moci soubor otevřít a zobrazit důvěrné informace. Abyste zabránili otevření listu nepovolaným osobám, můžete dokument aplikace Excel chránit na úrovni souboru.

V závislosti na nastaveném technologickém systému můžete zvážit:

• zašifrování souboru,
• požadování hesla pro otevření souboru nebo
• omezení přístupu k souboru pomocí oprávnění pro správu informačních práv.

Podrobnější informace o zabezpečení tabulek aplikace Excel naleznete v tomto příspěvku:

Ochrana a zabezpečení v aplikaci Excel

Sledujte mzdy zaměstnanců

Po nastavení ochrany budete mít k dispozici důvěrný způsob sledování mezd zaměstnanců. To vám pomůže dodržovat státní a místní zákony o zaměstnanosti a zaznamenávat údaje o mzdě každého zaměstnance.

Každý rok můžete zahájit novou šablonu a dát zaměstnancům možnost aktualizovat své platební údaje. Poté můžete začít používat šablonu pro generování výplatních pásek pro každou osobu na výplatní pásce.