Venngage

Har du någonsin varit delaktig i ett projekt som inte gick som planerat?

Det känns inte bra.

Slöseri med tid och resurser. Det är ganska frustrerande för alla inblandade.

Det är därför det är så viktigt att skapa en omfattande projektledningsplan innan projektet startar.

I den här guiden utforskar vi hur man skapar och utformar en framgångsrik projektledningsplan.

Vi kommer också att visa upp mallar som är lätta att anpassa och som du kan skapa redan idag i vår Project Management Plan Maker.

START CREATING FOR FREE

Vad är en projektledningsplan?

En projektledningsplan är ett formellt dokument som definierar hur ett projekt ska genomföras. Den beskriver ett projekts omfattning, mål, budget, tidslinje och leveranser, och den är viktig för att hålla ett projekt på rätt spår.

Du skriver en projektplan under projektplaneringsfasen i projektets livscykel, och den måste godkännas av intressenterna innan ett projekt kan gå vidare till genomförandeskedet.

Om några av dessa termer är nya för dig kan du komma igång med det här inlägget om termer för projektledning.

Detta innebär att din projektplan måste vara tillräckligt engagerande, organiserad och grundlig för att få stöd av dina intressenter.

Hämta det här kostnadsfria mallen

Fortsatt läsning: Är du ny i projektledning? Läs vårt blogginlägg om de fyra stegen i projektets livscykel.

Vad ingår i en projektledningsplan?

Innan du börjar sammanställa din egen plan bör du känna till huvudkomponenterna i en typisk projektplan.

En projektledningsplan bör innehålla följande avsnitt:

• Sammanfattning: En kort beskrivning av rapportens innehåll
• Projektets omfattning & Leveranserna: En översikt över projektets gränser och en beskrivning av hur projektet kommer att delas upp i mätbara leveranser
• Projektplan: En översikt över projektets gränser och en beskrivning av hur projektet kommer att delas upp i mätbara leveranser
• Projektplan: En översikt över projektets uppgifter och milstolpar (Gantt-diagram är praktiska för detta)
• Projektresurser: En översikt över projektets uppgifter och milstolpar (Gantt-diagram är praktiska för detta)
• Projektresurser: Budget, personal och andra resurser som krävs för att uppnå projektmålen
• Plan för hantering av risker och problem: En lista över faktorer som kan få projektet att spåra ur och en plan för hur problemen ska identifieras, åtgärdas och kontrolleras
• Plan för kommunikationshantering: En plan för hur kommunikationen med teamet och intressenterna kommer att hanteras under projektets gång

En projektplan ska i grund och botten tala om för intressenterna vad som måste göras, hur det ska göras och när det ska göras.

Detta sagt, en storlek passar inte alla. Varje projektledningsplan måste anpassas till den specifika branschen och omständigheterna i projektet.

Den här marknadsföringsplanen ser till exempel ut att vara kundorienterad. Den är skräddarsydd för att sälja in byrån till kunden:

GET THIS TEMPLATE

Då den här planen för kommersiell utveckling fokuserar på specifika mål och en detaljerad tidslinje:

GET THIS TEMPLATE

Med de här grunderna ur vägen, låt oss gå in på några tips för att skapa en projektledningsplan som är lika engagerande som den är professionell.

Fortsatt läsning: Om du vill skapa ett förslag kan du läsa vår djupgående guide för affärsförslag. Prova sedan våra mallar för jobbförslag eller mallar för affärsförslag.

Hur skriver man en projektplan?

1. Lyft fram de viktigaste delarna av din projektplan i en sammanfattning

En sammanfattning är en kortfattad beskrivning av det viktigaste innehållet i en projektplan.

Det är vanligtvis det första som intressenterna kommer att läsa, och det bör fungera som en Cliff’s-notes-version av hela planen.

Den kan beröra projektets värdeerbjudande, mål, leveranser och viktiga milstolpar, men den måste vara kortfattad (det är trots allt en sammanfattning). Se först till att utveckla ett konceptbevis.

I det här exemplet kan en sammanfattning delas upp i kolumner för att kontrastera det befintliga problemet med projektlösningen:

Hämta det här mallen

Det tvåspaltiga formatet med tydliga rubriker hjälper till att bryta upp informationen, vilket gör den extremt lättläst vid ett ögonkast.

Här är ett annat exempel på en sammanfattning av en projektledningsplan. Den här lyfter visuellt fram viktiga saker med stora typsnitt och hjälpsamma ikoner:

Hämta det här mallen

I det här fallet är de framhävda fakta och siffrorna särskilt lätta att läsa av (vilket säkert kommer att göra dina intressenter nöjda).

Men din sammanfattning kommer inte alltid att vara så enkel.

För större projekt kommer din sammanfattning att vara längre och mer detaljerad.

Denna mall för projektledningsplan har en texttung sammanfattning, men de feta rubrikerna och de olika bakgrundsfärgerna gör att den inte ser överväldigande ut:

Hämta den här mallen

Det är också en bra idé att dela upp den i sektioner, med en särskild rubrik för varje sektion:

GET THIS TEMPLATE

Oavsett hur du organiserar din sammanfattning bör den ge dina intressenter en förhandsvisning av vad som komma skall i resten av projektledningsplanen.

Plotta din projektplan visuellt med ett Gantt-diagram

En noggrant planerad projektplan är nyckeln till framgång för alla projekt. Utan en sådan kommer ditt projekt troligen att falla sönder i en röra av missade deadlines, dålig teamledning och scope creep.

Turligtvis gör projektplaneringsverktyg som Gantt-diagram och projekttidslinjer det enkelt att skapa ditt projektschema. Du kan visuellt plotta varje projektuppgift, lägga till viktiga milstolpar och sedan leta efter eventuella beroenden eller konflikter som du inte har tagit hänsyn till.

Den här mallen för Gantt-diagrammet beskriver till exempel projektaktiviteter på hög nivå under ett helt kvartal, med uppgifter färgkodade per team:

Hämta den här mallen

En vägkarta på hög nivå som den ovan räcker förmodligen till för din projektledningsplan. Varje team kommer att kunna hänvisa till denna tidslinje under hela projektet för att se till att de är på rätt spår.

Men innan projektet startar behöver du gräva ner dig och dela upp projektansvaret per enskild teammedlem, som i det här Ganttdiagrammet:

Hämta det här mallen

I projektets senare genomförande- och övervakningsfaser kommer du att tacka dig själv för att du har skapat en detaljerad visuell färdplan som du kan spåra och justera när saker och ting förändras.

Du kan också använda ett projektledningsverktyg för att hålla ditt team organiserat.

Fortsatt läsning:

Den här artikeln innehåller exempel på Gantt-diagram och fler tips om hur man använder dem för projektledning.

Den här artikeln innehåller exempel på Gantt-diagram och fler tips om hur man använder dem för projektledning.

Den här artikeln innehåller exempel på Gantt-diagram och fler tips om hur man använder dem för projektledning.

En av de svåraste aspekterna av projektplanering är att sätta ihop ett team och anpassa dem till projektets vision.

Och att anpassa teamet handlar om kommunikation – att kommunicera projektmålen, kommunicera intressenternas önskemål, kommunicera resonemanget bakom stora beslut … listan är lång.

Det är här som bra projektdokumentation är avgörande! Du måste skapa dokument som ditt team och dina intressenter kan få tillgång till när de har frågor eller behöver vägledning.

En enkel sak att dokumentera visuellt är teamets struktur, med ett organisationsschema som det här:

Hämta det här mallen

I ett organisationsschema bör du inkludera en del grundläggande information som teamets hierarki och kontaktuppgifter för teammedlemmar. På så sätt har dina intressenter all information de behöver till hands.

Men dessutom kan du ange varje lagmedlems ansvar på hög nivå och kommunikationskanalerna inom teamet (så att ditt team vet exakt vad de är ansvariga för).

Här är en annan enkel organisationsstrukturmall som du kan använda som utgångspunkt:

Hämta den här mallen

Skapa ett organisationsschema med vår organisationsschematillverkare.

Organisera projektets riskfaktorer i en riskfördelningsstruktur

En stor del av projektplaneringen är att identifiera de faktorer som sannolikt kommer att få projektet att spåra ur, och att ta fram planer och processer för att hantera dessa faktorer. Detta kallas i allmänhet för riskhantering.

Det första steget i arbetet med att ta fram en plan för riskhantering är att lista alla faktorer som spelar in, och det är här som en riskfördelningsstruktur kommer väl till pass. En riskfördelningsstruktur är en hierarkisk representation av projektrisker, organiserade efter kategori.

Denna mall för riskfördelningsstruktur visar till exempel projektrisker uppdelade i teknisk risk, ledningsrisk och extern risk:

Hämta den här mallen

När du har konstruerat din riskfördelningsstruktur är du redo att göra en djupdykning i varje risk (för att bedöma och planera för eventuella utlösande faktorer och resultat).

Strömlinjeforma ditt arbetsflöde med programvara för affärsprocesshantering.

Planera framåt: skapa projektstatusrapporter för att kommunicera framsteg till intressenter

Som jag nämnde tidigare är kommunikation grundläggande i alla projekt.

Men trots det är något som ofta förbises av projektledare en kommunikationshanteringsplan – en plan för hur projektgruppen ska kommunicera med projektets intressenter. Alltför ofta blir kommunikationen i projektledet en tillfällig e-post eller möten i sista minuten.

Du kan undvika detta genom att planera i förväg. Börja med ett projektstartmöte och inkludera en mall för en projektstatusrapport som en del av din kommunikationsplan.

Här är ett exempel på en enkel projektstatusrapport som du kan skicka till intressenterna varje vecka:

Hämta den här mallen

Den här typen av rapport är ovärderlig för att kommunicera uppdateringar om projektets utveckling. Den visar vad du har åstadkommit i ett tydligt och konsekvent format, vilket kan bidra till att flagga för problem innan de uppstår, bygga upp förtroendet hos dina intressenter och göra det enkelt att reflektera över projektets resultat när du har nått dina mål.

Du kanske också vill inkludera en bredare statusrapport för större uppdateringar på månads- eller kvartalsbasis, som den här:

Hämta den här mallen

Med mallen ovan kan du informera intressenterna om större uppdateringar, till exempel nya budgetkrav, reviderade datum för slutförande och bedömningar av projektets prestanda.

Du kan till och med inkludera en visualisering av aktuella projektmilstolpar, som det här exemplet nedan:

Hämta den här mallen

Vill du ha fler tips om hur du kan skapa visuella bilder för att förbättra din kommunikation? Läs vår guide för visuell kommunikation för företag.

Mallar för projektledningsplaner

En projektledningsplan är förmodligen den viktigaste leveransen som dina intressenter får av dig (förutom själva projektet).

Den innehåller all den information som intressenterna kommer att använda för att avgöra om ditt projekt går framåt eller om det får stryka på foten.

Det är därför en bra idé att börja med en mall för projektledningsplan. Med hjälp av en mall kan du organisera din information logiskt och se till att den är tillräckligt engagerande för att hålla intressenternas uppmärksamhet.

Mall för förslag till bygganbud

Ditt förslag till bygganbud konkurrerar förmodligen med flera andra anbudsgivare. Det är därför viktigt att göra rätt.

Start med en noggrann projektöversikt, som på den andra sidan i den här mallen:

Hämta den här mallen

Trots att du kanske tror att det här projektet kommer att likna andra projekt som du har utfört tidigare, är det viktigt att du tar reda på detaljerna.

Detta hjälper dig också att förstå arbetets omfattning så att du kan uppskatta kostnaderna ordentligt och komma fram till en offert som varken är för hög eller för låg. Ontario Construction News har bra råd om den här processen.

Mall för enkel plan för projektledning

Den här enkla mallen för plan för projektledning som tydligt anger all information som dina intressenter kommer att behöva:

Hämta den här mallen

Mall för enkel plan för kommunikation för projektledning

En viktig del av projektledning är att se till att alla är med på noterna. En projektkommunikationsplan säkerställer att alla vet hur, var, vem och när teamet kommer att kommunicera under projektets gång.

Nyckeln är att ta reda på vilken typ av kommunikation som är värdefull för intressenterna och vad som helt enkelt är överväldigande och inte kommer att leda till bättre beslut.

Denna mall beskriver tydligt alla dessa faktorer för att hjälpa till att hantera förväntningar och eliminera förvirring om vad som kommer att kommuniceras och när:

Hämta den här mallen

Mall för projektplan för kommersiell utveckling

Mallen för projektstyrningsplan nedan är enkel och minimal, men använder ändå en unik layout och enkla visuella bilder för att skapa en lättläst, scannerbar projektöversikt.

Den här mallen är perfekt för byggnads- eller konstruktionsledning eller andra tekniska projekt:

Hämta den här mallen

När du väljer en mall för projektplan ska du leta efter en mall som är tillräckligt flexibel för att kunna ta hänsyn till de ändringar som dina intressenter kan begära innan de godkänner projektet. Du vet aldrig vad som kan ändras i projektets tidiga planeringsstadier!

Den som kan tas med:

• Använd rubriker, kolumner, och höjdpunkter för att göra din sammanfattning lättläst
• Planera din projektplan med ett Gantt-diagram (med uppgifter färgkodade per avdelning eller teammedlem)
• Använd visuellt material som organisationsdiagram och riskfördelningsstrukturer för att kommunicera inom teamet och med intressenterna
• Välj en flexibel mall som du kan uppdatera för att anpassa dig till intressenternas önskemål

SKAPA EN PROJEKTPLAN